1. ENVIAR Y RECIBIR E n esta lección vamos a seguir viendo más opciones del correo electrónico. Empezaremos repasando para qué sirven las distintas carpetas del componente Correo de Outlook. En la Bandeja de entrada se mostrarán los mensajes recibidos en las cuentas de correo que tengas definidas. Ya sabes que en la Bandeja de salida se guardan los mensajes que se tienen que enviar, pero que aún no se han enviado por cualquier motivo. Cuando los mensajes se envíen, se quitarán de la Bandeja de salida, situándose entonces en Elementos enviados. En la carpeta Borrador se guardan los mensajes que estás creando, pero que aún no has acabado. De esta forma, puedes empezar a escribir un mensaje, guardarlo en esta carpeta, completarlo más adelante y mandarlo entonces. A medida que vas escribiendo un mensaje, Outlook lo guarda en esta carpeta Borrador cada tres minutos. Puedes cambiar este intervalo de tiempo o la carpeta donde se guarda a través de las opciones de Correo, desde el cuadro de las Opciones de Outlook. En Elementos eliminados se almacenan los elementos que hayas borrado. Al eliminar cualquier elemento de Outlook (mensajes, contactos, citas, etc.), éste se mueve a esta carpeta, por si te has equivocado o quieres recuperarlo más adelante. A través de la sección Favoritos del panel de navegación también puedes acceder a la Bandeja de entrada, a los Elementos enviados y a los Elementos eliminados. Volviendo al tema del correo electrónico, para enviar y recibir el correo hacia y desde el servidor de correo, pulsa el botón de la ficha Inicio de la Cinta de opciones. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 1
Desde la ficha Enviar y recibir de la Cinta de opciones, además El botón del botón, disponemos de más opciones relativas al envío sirve para enviar y recibir mensajes en la carpeta en la que te encuentres, por lo que solo se activará dependiendo de la carpeta en la que te encuentres, cuando tenga sentido esta acción. y recepción del correo electrónico. El botón envía todo el correo pendiente de enviar, mientras que desde las opciones del menú del botón puedes enviar y recibir el correo de todas las cuentas de correo electrónico que tengas creadas o seleccionar la cuenta en concreto para enviar y recibir los mensajes de dicha cuenta. En el proceso de envío y recepción primero se enviarían los mensajes pendientes (es decir, los que estuvieran en la Bandeja de salida) y luego se leerían los mensajes desde el servidor de correo, colocándolos en la Bandeja de entrada. Cuando tienes mensajes no leídos en alguna carpeta, ésta se ve en negrita, indicándote dicha circunstancia. Además, en el apartado Mensajes de Outlook para hoy, se ve el número de mensajes no leídos que tienes en las carpetas indicadas. Después de recibir los mensajes, si te pones en la Bandeja de entrada podrás ver los mensajes nuevos. En la lista de mensajes puedes ver el remitente, la fecha y hora y el asunto de los mensajes, así como también aparece señalada su importancia, si tienen alguna marca o fichero adjunto, etc. Los distintos iconos que aparecen a la izquierda de los mensajes indican si ya los hemos leído ( ) o si todavía no los hemos leído ( ). 2 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO
Desde el botón de la ficha Inicio puedes elegir si quieres ver todos los mensajes, los mensajes sin leer o con archivos adjuntos, los mensajes recibidos en la última semana o en el último mes, los que hayas marcado o los importantes, entre otras opciones. Como siempre, desde el grupo de comandos Vista actual de la ficha Vista puedes elegir o cambiar el modo de ver los mensajes, mientras que desde Organización puedes ordenar la lista, ver los mensajes agrupados por fecha, remitente, marca de seguimiento..., expandir o contraer los grupos, etc. En esta carpeta, al igual que ocurre en otras, puedes activar o desactivar el panel de lectura, a través del que puedes ver el mensaje seleccionado. Inicialmente, este panel aparece en la parte derecha de la ventana. Desde las opciones del botón del grupo de comandos Diseño (en la ficha Vista de la Cinta de opciones) puedes poner el panel de lectura en la parte derecha o inferior de la ventana, así como desactivarlo, para ver el contenido del mensaje como más te guste. Además de poder ver los mensajes en el panel de lectura, también puedes abrirlos en una ventana haciendo doble clic en ellos. A través de la columna Estado de marca puedes asignar a los mensajes una marca de seguimiento, de la misma forma que podrías hacer desde la opción. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 3
Puedes ver las tareas desde el componente o carpeta Tareas y también desde la barra de tareas pendientes, que aparece por defecto en la parte derecha de la ventana de Outlook. Desde el botón del grupo de comandos Diseño de la ficha Vista puedes configurar esta barra. Si haces clic en la columna Estado de marca de un mensaje se pondrá una marca roja en la misma, que indica que has marcado el mensaje como una tarea: es decir, que debes hacer alguna acción relativa a este mensaje. De esta forma, te puede ser más fácil localizar o agrupar los mensajes pendientes. Si luego pulsaras otra vez, se pondría una marca de completado, que te podría indicar que ya has realizado las acciones pertinentes asociadas al mensaje. Al pulsar con el botón derecho del ratón sobre la columna Estado de marca de un mensaje, se mostrará un menú desde el que puedes elegir la marca que se asociará al mismo, cambiar la fecha de la marca, personalizarla, añadir un aviso o borrarla. Por defecto, al hacer clic en la columna de la marca, se establece una marca de seguimiento para Hoy. Si quieres cambiar la marca que se debe establecer al pulsar en esta columna, selecciónala desde la opción Establecer clic rápido. 2. DESCARGAR ENCABEZADOS E n Outlook puedes decidir cuándo quieres enviar y recibir los mensajes de correo electrónico. Esto se establece en la configuración del correo. Además, al usar una cuenta de correo de tipo POP3, puedes descargar los encabezados de los mensajes, en lugar de los mensajes completos, y después indicar cuáles quieres recuperar y cuáles no. Desde la ventana que aparece con la opción Definir grupos de envío o recepción en el menú del botón (en la ficha Enviar y recibir de la Cinta de opciones) puedes establecer la configuración de envío y recepción para los mensajes de correo electrónico. Como ves, puedes especificar que Outlook realice automáticamente el envío y recepción de mensajes cada x minutos o que realice esta operación al salir del programa. 4 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO
Esta ventana también está accesible a través del cuadro de las Opciones de Outlook, pulsando el botón Enviar y recibir que se encuentra en la sección Avanzado. Si pulsas el botón Editar podrás modificar más configuraciones y opciones de envío y recepción. En la parte izquierda de la ventana puedes ver las cuentas de correo electrónico que tengas definidas. Si activas la casilla Descargar sólo encabezados, al realizar una operación de enviar o recibir solo se descargarán los encabezados de los mensajes. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 5
Sin embargo, puedes trabajar con los encabezados directamente desde Outlook, sin cambiar la configuración del correo. Si pulsas el botón del grupo de comandos Servidor (en la ficha Enviar y recibir), Outlook descargará del servidor los encabezados de los mensajes nuevos que aún no habías recibido, mostrándolos en la Bandeja de entrada. Los datos que figuran en los encabezados de los mensajes incluyen el remitente, el asunto, la importancia, si tiene datos adjuntos, la fecha y hora y su tamaño. Al marcar un mensaje para descargarlo, el icono se transforma en el icono, para indicarte dicha circunstancia. El icono que aparece a la izquierda del encabezado del mensaje indica que solo se trata del encabezado de los mensajes, y que el mensaje en sí sigue en el servidor de correo. Una vez tengas marcados aquellos mensajes que quieras recibir, vuelve a conectarte para recogerlos finalmente. Para marcar un mensaje, selecciónalo y pulsa en el botón del grupo de comandos Servidor; de esta forma estás indicando que quieres recuperar este mensaje. En caso contrario, puedes simplemente eliminarlo, con el botón Eliminar de la ficha Inicio o con la tecla, de forma que después, al conectarte de nuevo, solo recibirás los mensajes que realmente te interesan. Con el menú del botón puedes indicar si quieres descargar el mensaje, eliminándolo del servidor de correo (que es la opción predeterminada), o descargar una copia del mensaje, dejando el mensaje en el servidor de correo, con lo que se descargará la próxima vez que se realice un envío o recepción. El botón permite desmarcar el encabezado del mensaje actual o de todos los mensajes marcados, para que no se descarguen del servidor. Una vez has seleccionado los mensajes que quieres recibir, es el momento de volver a conectarse al servidor de correo y recibirlos. Para ello, pulsa en el botón. 6 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO
3. RESPONDER EL CORREO C uando recibes mensajes de correo electrónico, es posible que el remitente del mensaje espere una respuesta al mismo. En este caso, lo habitual es incluir el mensaje recibido como parte del propio mensaje de respuesta, para que, así, el remitente sepa que recibiste correctamente su mensaje y además se centre en el mensaje que estás respondiendo. Outlook permite responder únicamente al remitente o a todos los destinatarios situados en los campos Para, CC y CCO del mensaje. Estas opciones de Responder, Responder a todos y Reenviar también se encuentran disponibles desde el menú contextual de los mensajes (el que aparece al pulsar con el botón derecho del ratón sobre ellos). Para contestar el mensaje solo al remitente, utiliza el botón de la ficha Inicio, mientras que, si quieres responder a todos los destinatarios, haz clic en el botón. Outlook creará un nuevo mensaje en el que el destinatario ya estará introducido y en el que aparecerá, dentro del cuerpo del mensaje, el mensaje que está siendo respondido. Solo tendrías que incluir lo que quieras como respuesta a dicho mensaje. Con podrás enviar de nuevo un mensaje que ya fue enviado con anterioridad y que podrías tener en la carpeta Elementos enviados. De todas formas, si al responder o reenviar quisieras enviar el mensaje a más personas, con copia o con copia oculta, podrías indicarlo también en los campos apropiados de la ventana del mensaje. Al responder o reenviar un mensaje, el icono de dicho mensaje cambia, indicando que se ha respondido o reenviado. En el panel de lectura también aparece un texto que indica que has respondido o reenviado el mensaje seleccionado. Si accedes al cuadro de las Opciones de Outlook (desde la vista Backstage), desde la sección Correo puedes establecer toda la configuración relacionada con los mensajes de correo electrónico: formato por defecto, firmas, diseño, opciones relativas a guardar o enviar los mensajes, etc. En la lista Respuestas o reenvíos del cuadro que se abre desde el botón Firmas se indica que no se debe introducir ninguna firma de manera predeterminada al responder o reenviar mensajes. Si quieres cambiar esta característica, puedes hacerlo desde aquí. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 7
Además, desde la ficha Diseño de fondo personal de este cuadro de diálogo podrás elegir la fuente que se usará por defecto al responder y reenviar los mensajes, así como la fuente que se utilizará para los mensajes de texto sin formato. En el apartado Respuestas y envíos del cuadro de las Opciones de Outlook podrás especificar el formato de texto que emplearás en los mensajes a los que respondas y reenvíes: si incluyes el mensaje original o no, si se incluye como un fichero adjunto, como texto con sangría o con un prefijo... Finalizaremos el capítulo hablando de la organización de los mensajes en conversaciones. Esto permite agrupar los mensajes que tienen el mismo asunto en grupos llamados conversaciones, que pueden expandirse para ver todos los mensajes o contraerse. 8 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO
El concepto de conversaciones también se utiliza en sistemas de correo ampliamente extendidos, como Gmail, por lo que, si has usado este servicio de correo, probablemente hayas trabajado con este sistema. Para organizar los mensajes de este modo, activa la casilla Mostrar mensajes en conversaciones de la ficha Vista de la Cinta de opciones. Podrás elegir si quieres ver los mensajes agrupados por conversación en la carpeta actual o en todas las carpetas. De esta manera, los mensajes con el mismo asunto formarán una conversación, que podremos expandir para ver todos los mensajes incluidos en la misma. Una conversación expandida nos muestra una relación visual entre los mensajes, incluyendo los mensajes enviados, las respuestas y los mensajes relacionados de otras carpetas. Los mensajes que se encuentran dentro de cada conversación se ordenan colocando el mensaje más reciente en el primer lugar de la lista de la conversación. Además, las conversaciones pueden incluir mensajes de varias carpetas. De la misma forma que con los mensajes individuales, puedes responder a un mensaje incluido en una conversación, reenviarlo, asignarle una categoría, etc. En el grupo de comandos Eliminar de la ficha Inicio de la Cinta de opciones se encuentran algunos comandos relativos a este concepto: el botón Omite la conversación elimina la conversación, moviendo los mensajes actuales y los futuros de la conversación seleccionada a la carpeta de Elementos eliminados, mientras que Limpiar sirve para reducir el tamaño de una conversación, borrando todos los mensajes de la conversación excepto los no leídos, los que estén marcados o categorizados o el mensaje más reciente. Finalmente, desde el botón puedes establecer algunas opciones para cambiar la forma como se muestran las conversaciones: expandir las conversaciones siempre, mostrar los remitentes antes del asunto, etc. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 9
4. ADMINISTRAR MENSAJES A medida que vayas recibiendo y enviando mensajes de correo electrónico, te puede resultar muy útil el separarlos y organizarlos según distintos criterios: mensajes del trabajo y personales, mensajes de una determinada empresa o persona, etc. Para ello, puedes crear distintas carpetas en Outlook e ir distribuyendo los mensajes en su carpeta correspondiente. Para crear una carpeta, pulsa el botón de la ficha Carpeta de También puedes crear una nueva carpeta desde el menú contextual de la carpeta sobre la que se creará (el que se muestra al pulsar el botón derecho del ratón sobre la carpeta). la Cinta de opciones. En la ventana que aparecerá, introduce el nombre de la nueva carpeta. En la lista Contenido de la carpeta indicarás el tipo de elementos que vas a guardar en la carpeta, mientras que en Seleccionar ubicación de la carpeta puedes seleccionar la carpeta bajo la cual se situará la nueva carpeta que estás creando. Para mover, copiar, eliminar o cambiar el nombre de una carpeta, ponte en ella y utiliza los comandos del grupo de comandos Acciones de la ficha Carpeta o las del menú contextual de la carpeta. Si quisieras añadir o quitar cualquier carpeta de la sección Favoritos del panel de navegación, no tienes más que usar el menú contextual de la carpeta. Para mover o copiar un elemento a una de las nuevas carpetas que hayas creado o a otras carpetas, selecciona dicho elemento e indica la carpeta de destino desde el menú del botón, que se encuentra en la ficha Inicio de la Cinta de opciones. Las opciones de este menú también están accesibles desde el submenú Mover del menú contextual del mensaje. Otra forma de mover mensajes, que quizás te pueda resultar más cómoda, es pulsar en el mensaje y arrastrarlo hasta la carpeta adecuada. 10 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO
Por supuesto, dentro de cada carpeta puedes ordenar, agrupar o filtrar los mensajes como quieras, pulsando el botón derecho del ratón en una zona de la carpeta sin mensajes y eligiendo la opción adecuada. Las carpetas de búsqueda son carpetas virtuales que muestran los mensajes que cumplen los criterios de búsqueda que tiene especificados dicha carpeta. Desde el botón puedes crear tus propias carpetas de búsqueda, para poder ver en cualquier momento y de una manera rápida los mensajes que cumplan los criterios que indiques. Para cambiar los criterios de una carpeta de búsqueda existente, selecciona la opción Personalizar esta carpeta de búsqueda desde el menú contextual de la misma o desde la ficha Carpeta, pulsa el botón Criterios y, a continuación, cambia los criterios. Con la última opción de esta lista podrás elegir libremente los criterios de búsqueda de la carpeta de búsqueda que crearás. Ten en cuenta que, en realidad, los mensajes no se almacenan en las carpetas de búsqueda, sino que estas carpetas son una especie de filtro de los mensajes del resto de carpetas, para mostrar los mensajes correspondientes. Por lo tanto, si borras una carpeta de búsqueda, no se eliminan los mensajes de correo que se mostraban en ella. Sin embargo, si eliminas algún mensaje desde una carpeta de búsqueda, este mensaje sí que se borrará de la carpeta de Outlook donde estuviera guardado. Desde el grupo de comandos Pasos rápidos de la ficha Inicio puedes acceder a algunos de los comandos más usuales con mensajes: crear un nuevo mensaje, moverlo a una carpeta, responder y eliminarlo, etc. Además, también puedes crear tus propias acciones, que realicen los pasos que uses con más frecuencia. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 11
5. REGLAS O tra herramienta útil de Outlook son las reglas. Con las reglas puedes realizar automáticamente acciones con los mensajes, al llegar éstos a la Bandeja de entrada o al enviar un mensaje. Por ejemplo, puedes hacer que todos los mensajes de un emisor o con un asunto determinado pasen a una carpeta en concreto, se reenvíen a otra persona o se marquen con una marca de cierto color. Para ver, crear, eliminar o modificar las reglas de Outlook, selecciona la opción Administrar reglas y alertas del botón (en la ficha Inicio de la Cinta de opciones). También puedes cambiar el orden en el que se aplican. Si quieres crear una nueva regla a partir de otra existente, pulsa el botón, mientras que, para crear una nueva regla, pulsa el botón. Al crear una regla, puedes ver cómo Outlook dispone de varias plantillas predefinidas para crear reglas de una manera sencilla: mover a una carpeta o marcar los mensajes de una persona, reproducir un cierto sonido o mandar un mensaje al móvil al recibir mensajes de cierta persona, etc. Siguiendo los pasos del asistente, podrás indicar las características de la regla, así como modificar sus criterios. 12 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO
También puedes crear una nueva regla desde cero, desde la sección Iniciar desde una regla en blanco, indicando tú mismo los criterios a seguir en la misma. Al crear la regla, indica la condición o condiciones que quieres comprobar, especificando los valores concretos pulsando en el texto subrayado del cuadro de la parte inferior de la ventana. Después indicarías qué quieres hacer con los mensajes que cumplan los criterios indicados en el anterior paso del asistente. También puedes agregar excepciones a las reglas, para tener en cuenta circunstancias especiales. Aunque se cumplan los criterios definidos, una regla no se aplica a un mensaje si se cumple cualquiera de las excepciones especificadas. Para finalizar, debes indicar el nombre de la nueva regla, si dicha regla se va a aplicar a los mensajes que se encuentren en la carpeta actual y si quieres activar o no la regla. La nueva regla se añadirá a la lista de reglas. Para activarla o desactivarla, simplemente tienes que marcar o desmarcar la casilla que se encuentra delante de la regla. Seleccionando la opción Reglas - Crear regla del menú contextual de cualquier mensaje, podrás crear una regla de forma rápida basada en las condiciones del mensaje seleccionado (remitente, destinatario y asunto). Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 13
Para agregar más condiciones, acciones o excepciones a la regla, pulsa en Opciones avanzadas y sigue los pasos del asistente. Ya sabes que desde el grupo de comandos Vista actual de la ficha Vista puedes crear nuevas vistas, cambiar la vista actual, configurarla (orden, filtro, columnas...) o restablecer la configuración predeterminada de la vista actual. Desde el botón puedes acceder al Formato condicional, desde donde puedes crear reglas de formato condicional, que permite cambiar el formato según determinadas condiciones. Por ejemplo, podrías indicar un color de fuente distinto para los mensajes recibidos de una determinada persona o para los mensajes enviados solo a ti. Además de los colores, recuerda que Outlook te muestra los encabezados de los mensajes no leídos en negrita y los leídos en texto normal (sin negrita). Si seleccionas uno o varios mensajes, puedes marcarlos como leídos o como no leídos de nuevo a través de las opciones correspondientes del grupo de comandos Etiquetas de la ficha Inicio o del menú contextual de los mensajes. 14 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO
Para finalizar, indicarte que Outlook tiene un filtro de correo electrónico no deseado, que permite localizar los mensajes no deseados (o spam) y moverlos a la carpeta de Correo electrónico no deseado, para que puedas revisarlos cuando quieras. Para seleccionar el nivel de protección que quieras contra el correo no deseado, dependiendo de la cantidad de spam que recibas y de lo estricto que quieras que funcione el filtro, pulsa en el botón Correo no deseado (que está en la ficha Inicio de la Cinta de opciones) y selecciona Opciones para el correo electrónico no deseado. Si activas la casilla Confiar también en correo electrónico de mis Contactos, en la parte inferior de la ficha Remitentes seguros, las direcciones de las personas que tengas en tu lista de contactos serán tratadas como remitentes seguros, por lo que sus mensajes no se considerarán como correo electrónico no deseado. A través de las otras fichas de este cuadro de diálogo puedes añadir direcciones de correo o dominios a las listas de remitentes seguros, destinatarios seguros o remitentes bloqueados, para que los mensajes procedentes o dirigidos a estas personas no se traten nunca o se traten siempre como correo electrónico no deseado. También puedes seleccionar un mensaje y acceder a las distintas opciones del botón Correo no deseado (también disponibles desde el menú contextual de los mensajes) para añadir rápidamente el remitente o el nombre de dominio a las listas de remitentes seguros, destinatarios seguros o remitentes bloqueados. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 15
Conforme vayas trabajando con el correo en Outlook, recuerda revisar de vez en cuando la carpeta de Correo electrónico no deseado. Si, efectivamente, se trata de spam, puedes borrar los mensajes. Si hay alguno que no sea spam, puedes pasarlo a la Bandeja de entrada con la opción Correo que desea recibir. En esta carpeta de Correo electrónico no deseado es aconsejable desactivar el panel de lectura, a través de la opción adecuada del botón de la ficha Vista, para evitar la lectura de mensajes sospechosos o que puedan contener virus. 16 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO