1 de 6 ÍNDICE 1. OBJETIVO 2 2. ALCANCE 2 3. DEFINICIONES 2 4. CONTENIDO 3 4.1. GENERALIDADES 3 4.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3 5. FLUJOGRAMA 5 6. DOCUMENTO DE REFERENCIA 6 7. REGISTROS 6 8. CONTROL DE CAMBIOS 6 9. ANEXOS 6 Elaborado por Erika Restrepo Urzola Firma: Cargo Jefe Oficina de Sistemas de Información y Telemática Revisado por Emma Paola Gómez Támara Firma: Cargo Jefe Oficina de Aseguramiento de la Calidad Aprobado por Jorge Ortega Montes Firma: Cargo Vicerrector Administrativo
2 de 6 1. OBJETIVO Garantizar el adecuado funcionamiento de las tecnologías de información y comunicación (software y hardware) en las diferentes dependencias de la Institución, así como para los Procesos del Sistema Integral de Gestión de Calidad (SIGEC) de la Universidad de Córdoba, mediante la realización del mantenimiento de hardware y software con asistencia técnica preventiva y correctiva. 2. ALCANCE El siguiente procedimiento aplica a las tecnologías de información y comunicación (software y hardware) de cada una de las dependencias de la Institución. 3. DEFINICIONES Hardware: Conjunto de elementos materiales que conforman una computadora, en informática se aplica a los periféricos de computador tales como el disco duro, CD-ROM, disquetera (floppy), etc. En dicho conjunto se incluyen los dispositivos electrónicos y electromecánicos, circuitos, cables, armarios o cajas, periféricos de todo tipo y cualquier otro elemento físico involucrado. El hardware se refiere a todos los componentes físicos (que se pueden tocar), en el caso de una computadora personal serían los discos, unidades de disco, monitor, teclado, la placa base, el microprocesador, étc. Revisión Física: Esta revisión consta de un análisis del funcionamiento del hardware, por ejemplo: Computadores, equipos activos de red, medios de transmisión, servidores y periféricos. Revisión lógica: Esta revisión consta de un análisis del funcionamiento del Software: sistema operativo, software utilitario y software especializado. Software: equipamiento lógico o soporte lógico a todos los componentes intangibles de una computadora, es decir, al conjunto de programas y procedimientos necesarios para hacer posible la realización de una tarea específica, en contraposición a los componentes físicos del sistema (hardware). Esto incluye aplicaciones informáticas tales como un procesador de textos, que permite al usuario realizar una tarea, y software de sistema como un sistema operativo, que permite al resto de programas funcionar adecuadamente, facilitando la interacción con los componentes físicos y el resto de aplicaciones.
3 de 6 4. CONTENIDO 4.1. GENERALIDADES La función principal del procedimiento de Mantenimiento de Hardware y Software es la atención a los requerimientos de las dependencias de la Institución, lo mismo que a los procesos del Sistema Integral de Gestión de Calidad (SIGEC) de la Universidad de Córdoba. Los grupos de apoyo técnico de Hardware y software en la Universidad surgen como un mecanismo de soporte en medio de un proceso de expansión y cobertura de la plataforma informática y de comunicación de la Institución. Las principales funciones son: Atender solicitudes de servicios de mantenimiento de los procesos solicitantes, de acuerdo con el impacto del incidente (crítico - no crítico) y con la disponibilidad de recursos tecnológicos, humanos y financieros. Efectuar el diagnóstico de la falla real o potencial tanto del Hardware como el Software. Identificar y efectuar mejoras tanto del hardware como del software. Realizar la instalación, configuración y pruebas de hardware y software Realizar pruebas de funcionamiento y verificación de las características de hardware y software antes de ser entregado al usuario final. 4.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Pasos Responsable Descripción 1 Solicitante Solicita al Grupo de Mantenimiento realizar el servicio de mantenimiento de Hardware o software. Estas pueden ser a través de vía telefónica, vía e-mail o escrita. Identifica las novedades de mantenimiento. Se 2 Profesional Operativo diligencia el Formato de Reporte de Novedades y Mantenimiento (FINF-001). 3 Profesional Operativo 4 Profesional Operativo Establece las prioridades del mantenimiento correctivo como son: Proceso o Dependencia solicitante, impacto de la necesidad de mantenimiento, orden de llegada de la solicitud del servicio. Realiza la revisión lógica y física. Esta revisión lógica y física revela un diagnóstico del funcionamiento de Hardware y software.
4 de 6 5 Profesional Operativo Verifica si se cuenta con los recursos necesarios para ejecutar el mantenimiento correctivo apropiado. Si no se cuenta con los recursos, se le informa al Solicitante para que realice la solicitud de compra a través del proceso de Compras y adquisiciones. 6 Profesional Operativo Ejecuta las actividades correctivas. 7 Profesional Operativo Diligencia el recibido del servicio en el Formato de Reporte de Novedades Mantenimiento (FINF-001) para dejar constancia de la conformidad del mismo.
5 de 6 5. FLUJOGRAMA
6 de 6 6. DOCUMENTO DE REFERENCIA No aplica 7. REGISTROS Código Nombre Responsable de Diligenciarlo Lugar de Archivo Medio de Archivo Tiempo de Archivo Disposición FINF-001 Registro de Reporte de Novedades y Mantenimiento Profesional operativo Archivo de Gestión Físico 1 año Destrucción 8. CONTROL DE CAMBIOS No Aplica 9. ANEXOS No aplica