ESTUDIO DE NECESIDAD, CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD Procede el Gerente de proyectos del programa Guajira mipyme digital de la Cámara de Comercio de La Guajira, por orden del señor Presidente Ejecutivo a realizar el estudio de necesidad, conveniencia y oportunidad para contratar REALIZACIÓN DEL LANZAMIENTO Y EVENTOS SECTORIALES DEL PROYECTO GUAJIRA MIPYME DIGITAL EN EL MUNICIPIO DE RIOHACHA, EN EL MARCO DEL CONVENIO DE ASOCIACIÓN 040 DE 2013. En el marco de las normas vigentes de contratación estatal, el Manual de Contratación y Compras de la Cámara de Comercio de La Guajira y el Manual de Contratación Vive Digital Regional Documento 6. NORMAS A APLICAR Y PROCEDIMIENTO DE LA CONTRATACION Para el futuro contrato de prestación de servicios se deben aplicar, además de los principios de la contratación estatal contenidos en la Constitución Política y demás normas especiales de contratación, el manual de contratación Vive Digital Regional Documento 6 y demás normas de derecho privado aplicables, los cuales regulan todo lo relacionado con la Contratación de la Cámara de Comercio de La Guajira, para el proyecto Guajira mipyme digital DEFINICIÒN DE LA NECESIDAD Dentro del marco del presente proyecto, pretendemos cerrar la brecha digital del uso de las TIC en las Mipymes beneficiadas, implementando herramientas y killers aplications que permitirán mejorar su actividad productiva. El acceso a las TIC permite que las Mipymes de La Guajira (beneficiarias de este proyecto) mejoren sus procesos de gestión y producción aumentando sus índices de competitividad en el mercado. Las TIC son la herramientas que permiten la creación y apoyo a nuevas oportunidades de desarrollo económico y al fortalecimiento de la productividad y la competitividad, por ende este proyecto busca fomentar el uso creativo de las TIC y en el supuesto técnico según el cual el uso de estas está íntimamente asociado con los procesos de innovación empresarial (Sistema de recaudos e inventarios on-line). Estas killer aplications le darán a las Mipymes la oportunidad de transformar actividades comerciales, financieras y de gestión. Las Pymes permanentemente deben modernizar su aparato productivo para ser competitivas en este mundo globalizado y obtener grandes beneficios en el modelo de negocios y gestión de compañía.
El argumento tecnológico es decisivo para el sector Pymes en Colombia, pues le permite a las pequeñas y medianas empresas simplificar sus gestiones operativas y de seguridad, dedicarse al mejoramiento de sus negocios y acelerar su crecimiento y competitividad. Se incluye como killer aplications las cámaras de seguridad (que están conectadas a internet y cuya grabación se guarda en la nube) la cual permite a los beneficiarios del proyecto tener herramientas físicas tangibles en caso de robos o atracos, realizar los correspondientes procesos judiciales (pruebas tangibles de los criminales) para la respectiva judicialización. Este proyecto está alineado con el plan de desarrollo nacional: Productividad empresarial: El Gobierno Nacional fomentara el uso y aprovechamiento de las TIC en el sector empresarial, como base para promover las inversión, mejorar la productividad, consolidar empresas más competitivas, haciendo especial énfasis en la Mipymes y los sectores de clase mundial. Se crearan programas para promover el acceso, uso y adopción de la TIC a las Mipymes, así como para su aprovechamiento en la capacitación de empresarios. Plan de desarrollo nacional 2010-2014. Dentro del plan de desarrollo de La Guajira está contemplado: Masificar el uso de internet y apropiación de la tecnología para llevar al departamento hacia la prosperidad para todos. Promover y estimular la masificación de la apropiación de tecnología para reducir el desempleo, la desigualdad, la pobreza y aumentar la competitividad del departamento. Impulsar y ejecutar los proyectos necesarios para alcanzar las metas locales y nacionales, desarrollando las diferentes estrategias de Guajira vive digital, apoyados en los lineamientos del ministerio de las tecnologías y las comunicaciones, con el plan vive digital (gobierno en línea, nativos digitales, apropiación y vive digital regional). Para iniciar el proyecto Guajira mipyme digital se hace necesario realizar un lanzamiento del programa con el fin de divulgar de manera impactante a los posibles beneficiarios del proyecto todos los aspectos positivos de este proyecto. También se pretende realizar unos eventos sectoriales para reforzar la información suministrada en el lanzamiento. Estos eventos servirán como trampolín para las empresas que quieran participar del proyecto y también servirá como indicador del número aproximado de empresas interesadas en participar del programa.
DEFINICIÓN TECNICA 2.1. INTRODUCCIÓN El contratista seleccionado deberá realizar todas las actividades necesarias y suficientes, para obtener los objetivos específicos mencionados. En especial deberá tener en consideración los siguientes aspectos metodológicos, los cuales se dividen en lineamientos generales, requerimientos obligatorios y lineamientos opcionales. 2.2 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS El contrato tiene por Objeto la Realización del Lanzamiento y Eventos Sectoriales del Proyecto Guajira Mipyme Digital en el Municipio de Riohacha, en el Marco del Convenio de Asociación No. 040 de 2013, debe comprender las siguientes actividades generales: ÍTEM DESCRIPCIÓN CANTIDAD 1 Evento de lanzamiento en el municipio de 1 Riohacha 2 Eventos sectoriales en específicos 3 LINEAMIENTOS GENERALES a) Deberá conocer al detalle estos términos de referencia y todas las disposiciones complementarias emitidas. b) Es responsabilidad del contratista considerar todos los trabajos que se requieran en el sitio, el desconocimiento de dichas características en ningún caso servirá posteriormente para aducir justificaciones o posibles incumplimientos del contrato o para solicitar bonificaciones al precio consignado de su propuesta. c) Presentación de informes finales de los eventos realizados. d) Presentación de informe final de la estrategia de socialización implementada e) Entregar a la CCG los formularios diligenciados durante el desarrollo de los eventos
Lugar de actividades. a) Las actividades se desarrollarán en la ciudad de Riohacha (evento de promoción y lanzamiento) b) Los eventos sectoriales se efectuarán en la ciudad de Riohacha. Confidencialidad de la información. El contratista tiene prohibido divulgar o revelar cualquier información reservada o confidencial a la que pueda tener acceso a la ejecución del contrato, a menos que la Cámara de Comercio de la Guajira (CCG) le haya dado autorización escrita en sentido contrario la Consultora tendrá prohibido utilizar o divulgar a terceros con excepción del Banco, cuales quiera de los documentos que prepare para la CCG. 2.3 REQUERIMIENTOS OBLIGATORIOS Informes Se presentará un informe por escrito y en magnético la propuesta detallada de trabajo definiendo las metodologías a ser utilizada y estableciendo las fechas de entrega de los productos en forma de borrador y final, también propondrá la agenda de las reuniones de seguimiento que deben estar asociadas al cronograma de entrega de productos. La propuesta detallada mencionada debe presentar un guion del informe final del contratista. a) El informe inicial se presentará a la Cámara de Comercio de la Guajira (CCG) dentro de los primeros cinco días, calendario a partir de la formalización de contrato. b) La fecha de inicio de los trabajos será un día después de la aceptación del informe inicial por parte de la CCG. c) Designar a un responsable para permitir una eficiente comunicación entre el contratista y la CCG. d) Presentar programa calendarizado de actividades, mismo que debe contener el manejo técnico, recursos materiales, humanos y de infraestructura a utilizarse a lo largo de la ejecución de los trabajos.
e) El contratista deberá realizar la gestión pertinente correspondiente a los permisos y de más, ante las entidades encargadas para la realización de los eventos contratados. Requerimientos técnicos generales mínimos para llevar a cabo el censo El contratista presentará los requerimientos técnicos mínimos necesarios que se establecen a continuación: a) Personal técnico para la logística de los eventos b) Material y equipo necesario para cada uno de los eventos (se requiere presentación de una propuesta para el evento) c) Medidas de seguridad. Señalización y delimitación del área en la cual se realizara cada uno de los eventos Equipo en buenas condiciones del operador. d) En cada uno de los eventos el contratista deberá ofrecer un refrigerio a los asistentes Ficha de asistencia mínima para los eventos: 1. Evento de promoción y lanzamiento (Riohacha): Se espera una asistencia mínima de 2.000 personas 2. 3 Eventos sectorizados en corregimientos específicos: Se espera una asistencia mínima de 300 personas en cada uno de los eventos sectorizados Características mínimas de los eventos: 1. El evento contemplará como mínimo: a. Palabras del presidente de la CCG exponiendo los beneficios del proyecto b. Un espacio donde los asistentes a través de los formularios se inscribirán al programa c. Entrega del refrigerio a los asistentes d. Video Beam para la presentación e. Pantallas f. Sonido amplificado g. Sillas para 2.000 asistentes h. Espacio delimitado para invitados de prensa i. Diseño e impresión de invitaciones para beneficiarios y periodistas de la región j. Diseño e impresión de material para la promoción de los eventos k. Diseño de escenografía l. Diseño e impresión de información relevante del proyecto para cada uno de los asistentes.
El proponente debe presentar una propuesta temática para cada uno de los eventos. Apoyo a la supervisión. La supervisión de los eventos realizados, la llevará a cabo un funcionario que delegue la Cámara de Comercio de la Guajira. Informe final El contratista entregará a la CCG un informe final al término del contrato. Deberá entregar el producto final con las siguientes características: a) Los informes deberán entregarse de manera escrita y en magnético ( formato Word y PDF) b) Original de los formatos y/o formularios diligenciados c) Registro fotográfico en CD. d) Planillas de pago de seguridad social y honorarios de cada uno de los trabajadores inmersos en la ejecución del contrato. e) Informe de implementación de la estrategia de socialización. 2.4 REQUISITOS a) El contratista presentará en su propuesta técnica (actividades puntuales y cronograma) y económica para la ejecución de los eventos 2.5 ENTREGA DE PRODUCTOS Se mencionará la presentación de los productos indicados en los objetivos específicos conforme al programa de trabajo detallado que el contratista presentará, teniendo en consideración los periodos indicados en el cuadro siguiente: PRODUCTO SEMANAS 1 2 3 4 5 6 7 Entrega del cronograma y actividades a desarrollar X Coordinación con autoridades para la normal ejecución de los eventos planteados X X Coordinación de logística X X X Adecuación de X
instalaciones donde en coordinación con la CCG se realizarán los eventos mencionados Realización del evento de lanzamiento Realización de eventos sectoriales Entrega de informe final de los eventos y formularios diligenciados X X X X Este cronograma está sujeto a cambios Cada producto deberá entregarse terminado al 100%; en el caso de los documentos, éstos se entregarán a revisión del contratante, para realizar posteriormente las correcciones indicadas. Al aprobarse, se entregarán 3 ejemplares de tamaño carta en papel membrete contratista debidamente encuadernado y CD s con el contenido del Informe, planillas de pagos de seguridad social y/o cuenta cobro por concepto de honorarios de todos los operarios y/o trabajadores que participen en la ejecución de dicho contrato, el contenido de las figuras y/o gráficas en Excel. En el caso de gráficas, figuras, fotografías y otros elementos, se aprobará en el Informe Inicial el formato para su integración dentro de los informes respectivos, siempre presentando una calidad totalmente nítida aún en el caso de copias con el fin de lograr la mayor precisión y claridad en la información contenida. Para la Promoción y lanzamiento del proyecto Guajira Mipyme Digital la CCG dispone de $57.100.000 (Cincuenta y siete millones cien mil pesos) pesos colombianos, por lo cual las propuestas presentadas no deben superar este monto. Los proponentes deben presentar la propuesta económica a todo costo, incluyendo impuestos de ley.
CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO 1. OBJETO: REALIZACIÓN DEL LANZAMIENTO Y EVENTOS SECTORIALES DEL PROYECTO GUAJIRA MIPYME DIGITAL EN EL MUNICIPIO DE RIOHACHA, EN EL MARCO DEL CONVENIO DE ASOCIACIÓN 040 DE 2013. 2. DURACIÓN DEL CONTRATO: : El contrato a celebrar tendrá una duración de siete (07) semanas, contados a partir de la firma y perfeccionamiento del mismo 3. VALOR DEL CONTRATO: El contrato tendrá como valor la suma de CINCUENTA Y SIETE MILLONES CIEN MIL PESOS ($57 100.000,oo) M/L; correspondiente a la actividad A01, del proyecto Guajira Mipyme Digital. 4. FORMA DE PAGO: El valor del contrato, es decir la suma de CINCUENTA Y SIETE MILLONES CIEN MIL PESOS ($57 100.000,oo) M/L; correspondiente a la actividad A01, del proyecto Guajira Mipyme Digital, se realizaran de la siguiente forma: 1). Un anticipo del 50% del valor aprobado en el Plan de Trabajo No. 01 de la Actividad A01 del proyecto, correspondiente a VEINTIOCHO MILLONES QUINIENTOS CINCUENTA MIL PESOS ($28 550.000,oo) M/L, con la firma y legalización del contrato. 2). Un pago final, del 50% del valor aprobado en el Plan de Trabajo No. 01 de la Actividad A01 del proyecto, correspondiente a VEINTIOCHO MILLONES QUINIENTOS CINCUENTA MIL PESOS ($28 550.000,oo) M/L, a la entrega del informe final con un avance del 100% de la ejecución del contrato debidamente aprobado y recibido a satisfacción por el gerente del proyecto y el supervisor designado por la Cámara de Comercio de La Guajira. Los informes deben ir acompañados de una cuenta de cobro, certificación bancaria a nombre del contratista y constancia de pago al sistema de seguridad social y ARL. Los desembolsos serán realizados por la Fiducia del Banco BBVA, una vez sea aprobado por el Comité Directivo en el Acta de Desembolso. De igual manera el contratista para el pago deberá acreditar el cumplimiento de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes parafiscales, de conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002.
5. CRITERIOS DE HABILITACIÓN: Para las ofertas presentadas serán criterios de habilitación: Experiencia Capacidad Jurídica Capacidad Financiera Cumple No cumple Cumple No cumple Cumple No cumple 5.1 EXPERIENCIA: Para la experiencia del proponente se verificará si Cumple. Se debe aportar máxima una (1) certificación de contratos celebrados en los últimos cinco (5) años con entidades públicas o privadas cuyo objeto sea igual o similar al objeto del contrato y que su valor sea igual o superior a una (01) vez el presupuesto oficial expresado en SMMLV. En el caso de consorcio o uniones temporales los integrantes que la conformen deben cumplir con este requerimiento. 5.2 CAPACIDAD JURÍDICA: Se evaluará la totalidad de los documentos solicitados. Se verificará si CUMPLE NO CUMPLE dependiendo de si aporta o no la totalidad de los documentos requeridos. 5.3 CAPACIDAD FINANCIERA: El proponente deberá acreditar esta información aportando el RUP actualizado con la información en firme, donde se pueda verificar lo siguiente, se verificará si CUMPLE NO CUMPLE dependiendo de si aporta o no la totalidad de los documentos requeridos. Registro único de proponentes (RUP). Los proponentes deberán adjuntar el registro único de proponentes vigente, expedido por la cámara de comercio con fecha de expedición no superior a cuarenta y cinco (45) días anteriores a la fecha prevista para el cierre del proceso e inscrito como proveedor. Actividad comercial. El proponente deberá tener clasificación del UNSPSC: CLASIFICACIÓN UNSPSC SG FM CL 80 14 16 80 14 19
Experiencia probable. Capital de Trabajo: Deberá ser superior al (100%) del valor del presupuesto oficial de la presente convocatoria. Capital de Trabajo = Activo Corriente Pasivo Corriente. Índice de liquidez: Deberá ser mayor a dos (2) Liquidez= Activo Corriente Pasivo Corriente > 2 Nivel de Endeudamiento: Deberá ser menor o igual al sesenta por ciento (60 %). Nivel de Endeudamiento = Pasivo Total Activo Total = < ó = 60 % Será necesario que en la verificación de la capacidad financiera, las propuestas hayan sido consideradas ADMISIBLE para poder continuar en el proceso de evaluación. SERÁN RECHAZADAS, la(s) oferta(s) que no cumpla(n) con la totalidad de los porcentaje mínimo exigido en el presente criterio de verificación 6. CRITERIOS DE EVALUACIÓN: Además de lo anterior, se evaluaran dos (2) aspectos: Aspectos Económicos 250 Puntos Aspectos Técnicos 250 Puntos TOTAL..500 Puntos 6.1 ASPECTOS ECONÓMICOS: La propuesta económica corresponderá a las necesidades formuladas por la Cámara de Comercio de La Guajira. Para una mejor evaluación en este aspecto deberá discriminarse el costo unitario de cada uno de los ítem solicitados: se asignarán 250 puntos a la propuesta que presente mejor oferta económica, con respecto al presupuesto oficial del Proyecto Riohacha Vive Digital de la Cámara de Comercio de La Guajira; 150 puntos a la segunda y 50 puntos a la tercera. No se aceptarán propuestas con precios artificialmente bajos.
6.2 ASPECTOS TÉCNICOS: Se asignarán puntajes de acuerdo con la siguiente tabla de requerimientos. Ítem Criterios de Evaluación Puntaje Máximo 1 Si el proponente aporta hoja de vida y contrato de vinculación o de prestación de servicio de un (01) trabajador social o afines con un mínimo de dos (2) años de experiencia en proyectos similares al del objeto del contrato, el cual garantice el acompañamiento en el proceso. 100 2 El proponente que mejore las características técnicas en cada uno de los componentes del proyecto y ofrezca valores agregados a la propuesta, las cuales serán evaluadas por el comité y se otorgará puntaje, a criterio de este, dependiendo del grado de beneficio e impacto para el desarrollo del mismo proyecto. 150 7. CRITERIOS DE DESEMPATE. En el caso de que dos o más ofertas presenten igual puntaje, la Cámara de Comercio seleccionará al oferente teniendo en cuenta el puntaje obtenido en el factor técnico; en caso de que continúe el empate se escogerá al proponente que haya celebrado contratos con mayor valor en los últimas dos (2) años, siempre y cuando esté debidamente acreditado. 8. RIESGOS DE LA CONTRATACIÓN: Para amparar los riesgos que se puedan presentar en la ejecución del Contrato, y para la protección y seguridad de la Cámara de Comercio de la Guajira, se exigirá al contratista constituya las pólizas que para este tipo de contrato aparece en el estatuto General de Contratación de la entidad ejecutora que son entre otras: Garantía de cumplimiento, amparo de anticipo (en el evento que se pacte), calidad del servicio y salario y prestaciones sociales.
9. VEEDURIAS: Se invita a todas las veedurías existentes en la Cámara de Comercio de La Guajira para que participen en el proceso de selección del contratante, en los términos de los acuerdos vigentes. Riohacha, 03 de Junio de 2014. ALVARO ROMERO GUERRERO PRESIDENTE EJECUTIVO CAMARA DE COMERCIO DE LA GUAJIRA