TEMA 3. LA FACTURA 3.1. Introducción En el proceso de compraventa la factura es el documento que acredita legalmente una operación de compraventa o prestación de servicios Las facturas se elaboran a partir de los datos que aparecen en el pedido y en el albarán. Por lo tanto, la obligación de expedir y entregar facturas está regulada por ley. 3.2. El IVA El IVA es un impuesto sobre el consumo de bienes y servicios, por lo tanto, grava todas las operaciones que supongan la realización de entrega de bienes y/o prestación de servicios. Este impuesto se trasmite de una empresa a otra recayendo en el último eslabón de la cadena: el consumidor final del bien o servicio. El Impuesto sobre el Valor Añadido entró en vigor en España en el año 1986 convirtiéndose en poco tiempo en uno de los impuestos más importantes de nuestro país. Su llegada a España se debió principalmente a las necesidades de adaptación con la normativa de la Comunidad Europea. Es decir, el IVA no es un coste ni un gasto para las empresas. El IVA es un impuesto que grava el consumo y que, por ello, paga el consumidor. El IVA que soportan las entidades lo repercuten o trasladan a los clientes (consumidores), liquidando la diferencia positiva o negativa a la Hacienda Pública. El origen del nacimiento de la obligación de pagar un tributo es el hecho imponible. Hay que recordar que el ámbito de aplicación del IVA es el territorio peninsular español e islas Baleares, el mar territorial hasta el límite de 12 millas y el espacio aéreo correspondiente al dicho ámbito. No se aplicará IVA en las operaciones realizadas en Canarias, Ceuta y Melilla. En estas provincias se aplica el Impuesto Indirecto Canario y el Impuesto General sobre el Tráfico de Empresas. La normativa básica que regula el IVA es: 3.1
Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del impuesto sobre Valor Añadido (BOE de 29 de diciembre). Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido (BOE de 31 de diciembre). Real Decreto-ley 20/2012, de 13 de julio, de medidas para garantizar la estabilidad presupuestaria y de fomento de la competitividad. Los tipos impositivos: Tipo general 21%, que se aplicará en todos los casos en que no proceda un tipo especial. Tipo reducido 10% (nutrición, edificios de viviendas, transportes, hostelería, etc) Tipo IVA superreducido el 4%. Este tipo es el que se aplica a bienes y servicios de primera necesidad: pan, leche, quesos, huevos, frutas, verduras, libros, periódicos, medicamentos para uso humano, vehículos para personas de movilidad reducida, prótesis, viviendas de protección oficial, servicios de teleasistencia a personas en situación de dependencia, etc 3.3. La factura La obligación de expedir, entregar y conservar los justificantes de las operaciones que una empresa realice viene regulada por el REAL DECRETO 87/2005, de 31 de enero, por el que se modifican el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, aprobado por el Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, el Reglamento de los Impuestos Especiales, aprobado por el Real Decreto 1165/1995, de 7 de julio, y el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre. Los empresarios o profesionales están obligados a expedir y entregar, en su caso, factura u otros justificantes por las operaciones que realicen en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional, así como, a conservar copia o matriz de aquellos. Igualmente están obligados a conservar las facturas u otros justificantes recibidos de otros empresarios o profesionales por las operaciones de las que sean destinatarios y que efectúen en desarrollo de la 3.2
actividad citada. Asimismo, otras personas y entidades que no tengan la condición de empresarios o profesionales están obligadas a expedir o conservar facturas u otros justificantes de las operaciones que realicen en los términos establecidos en el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación según el Real Decreto 1496/2003. Vamos a ver algunas de las características de las facturas: Emisión y envío Duplicados y copias Conservación Registro Rectificación Emisión y envío: Si el destinatario de la factura es un consumidor final emitiremos la factura en el momento de realización de la operación Aunque si el destinatario es un empresario o profesional, la expedición y el envío de la factura la efectuaremos en el plazo de 30 días, a partir del momento en que se realiza la operación, o del último día del mes o periodo, cuando se incluyan en una factura todas las operaciones realizadas para un mismo destinatario. Duplicados y copias: Únicamente podremos expedir un original de cada factura o documento sustitutivo, excepto cuando concurran dos destinatarios y en los supuestos de pérdidas del original. Sin embargo, haremos constar en cada ejemplar la expresión duplicado y el motivo de su expedición. Conservación: Las personas que desarrollan actividades empresariales o profesionales deben conservar las copias de las facturas, tickets o vales emitidos por aquellos durante un periodo de 6 años, contados a partir de la finalización del plazo para ejecutar la emisión de dichos documentos. A medida que vayamos recibiendo facturas, debemos numerarlas correlativamente, aunque podemos establecer series diferentes cuando compremos a través de varios centros. Registro: Los empresarios o profesionales sujetos al IVA obligatoriamente deberán llevar dos libros de registros: el de facturas emitidas y el de facturas 3.3
recibidas. Rectificación: Los empresario s o profesionales deberán rectificar las facturas en los siguientes supuestos: Se produce algún error. Varían las circunstancias que determinaron la contraprestación, como pueden ser descuentos por volumen de operaciones. Devoluciones de mercancías, envases, etc. Se producen circunstancias que varían la cuota del IVA repercutido. Quedan sin efecto las operaciones. La rectificación se efectuará inmediatamente después de advertirse cualquiera de los supuestos anteriores, pero siempre antes de 5 años contados desde el momento en que se devengó el IVA. Podemos diferenciar tres tipos de facturas: Factura completa: Nº y, en su caso, serie cuando existan diferentes centros de facturación. La numeración ha de ser correlativa. Nombre y apellidos o denominación social, NIF y domicilio tanto del expedidor como del destinatario. Descripción de los bienes o servicios objeto de la factura. Contraprestación total de la operación y demás datos necesarios para el cálculo de la base imponible. Tipo de IVA y cuota. En el caso de que existan distintos tipo de IVA debemos diferencias la parte de la operación sujeta a cada tipo. Lugar y fecha de emisión. Las sociedades deberán hacer constar en la factura los datos identificativos de su inscripción en el registro Mercantil. Factura simplificada: Cuando la contraprestación no supere los 90.15 y el destinatario no sea empresario o profesional en el ejercicio de su actividad. Cuando sólo se refleje el tipo de IVA y la cuota se repercute dentro del precio o la expresión IVA incluido en los casos previstos en el reglamento del IVA.. 3.4
Tickets o vales: Las facturas podrán ser sustituidas por talonarios de vales numeroso o por tickets de máquinas registradoras, siempre y cuando el comprador no sea un empresario o profesional en el ejercicio de su actividad para el que las cuotas del IVA soportadas vayan a ser deducibles total o parcialmente, que su importe no exceda de 3005.06 y se trate de alguna de las siguientes operaciones: Ventas o servicios realizados en forma ambulante. Transporte de personas Suministros de bebidas o comidas para su consumo en el acto de prestados por bares y establecimientos similares. Ventas al por menor, incluso realizadas por fabricantes. Ventas o servicios a domicilio. Las demás que autorice el centro de gestión y cooperación tributaria. Debe contener los siguientes datos: Número y, en su caso, serie. La numeración será correlativa. NIF del vendedor Tipo impositivo aplicado o la expresión IVA Incluido Contraprestación total La factura siempre ha de ser comprobada por el departamento de compras ante de su aceptación, dándole conformidad a la misma, es decir, aprobarla y estar de acuerdo con su contenido, tras comprobar que este se ajusta a lo indicado en el pedido y en el albarán. Una vez finalizado este proceso de control, será remitida al departamento de contabilidad para su registro y pago. Factura electrónica Según la Orden Ministerial de 22 de marzo de 1996, se entiende por factura electrónica un conjunto de registros lógicos, almacenados en soportes suceptibles de ser leídos por equipos electrónicos de procesamiento de datos, que documentan las operaciones empresariales o profesionales. 3.5
3.4. Medios de Pago Cobro y pago de la compraventa Los contratos de compraventa generan obligaciones para las partes contratantes; para el vendedor la entrega y puesta a disposición del bien o servicio y para el comprador el pagar por ella un precio establecido. El pago del precio pactado es la principal obligación del comprador, pues sin ella no existe compraventa. El tiempo y el lugar del pago serán pactados en el contrato, y en su defecto, el pago deberá efectuarse en el tiempo y lugar que se haga entrega de las mercancía vendida. Según lo establecido en el Código de Comercio, si hay demora en el pago del precio estará obligado el comprador a pagar el interés legal de la cantidad que aún no haya satisfecho al vendedor; lo que dará lugar a dos formas de pago: al contado y aplazado o a crédito. Medio de cobro y pago al contado Veamos algunos de los medios de pago y cobro que nos podemos encontrar: Dinero: Cuando el pago se efectúa con dinero (moneda de curso legal) se está realizando un pago en efectivo, normalmente esta acción se justifica con un documento que se denomina recibo. Cheque: Medio de pago que sustituye al dinero y contiene una orden de pago, de una cantidad determinada de dinero, dirigida a un banco o entidad de depósito donde el emisor del título tiene fondos disponibles. Transferencia bancaria: Operación mediante el cual se realiza un traspaso de fondos entre dos cuentas corrientes. Tarjeta de crédito: Documento que permite a su titular adquirir bienes y servicios y pagar ene el momento, sin necesidad de utilizar monedas de curso legal. Medio de cobro y pago a crédito Abono en cuenta: Cosiste en ingresar una determinada cantidad en la cuenta de otro particular, a través de un impreso bancario. 3.6
Giro postal: Es el envío del dinero, a través del servicio postal de Correos. Letra de cambio: Documento cambiario de carácter ejecutivo, por el que el librador (persona física o jurídica) ordena al librado (persona física o jurídica) que pague una cantidad en fecha y lugar determinados a favor del tenedor (persona designada) del documento. Pagaré: Título o documento que contiene la promesa de pagar una cantidad determinada en euros o moneda extranjera convertible admitida a cotización oficial, así como la indicación del vencimiento. Recibo normalizado: Comprobante del pago que acredita este hecho extintivo de las obligaciones. Se utiliza para los trámites de cobro, cuando el pago se realiza a través de la domiciliación bancaria. 3.7