Facturación Electrónica en Adquira Marketplace ANEXO Pedidos de BBVA facturables electrónicamente, no facturables electrónicamente y mixtos (VERSIÓN 02) Septiembre 2006 1 de 17
Propiedad Intelectual La presente obra ha sido divulgada y editada por ADQUIRA ESPAÑA S.A. correspondiéndole por tanto la totalidad de los derechos sobre la misma. En virtud de lo anterior, corresponden a ADQUIRA ESPAÑA S.A. los derechos de explotación sobre la presente obra en cualquier forma, y en particular los derechos de reproducción, distribución y transformación que no podrán ser realizadas sin autorización expresa y escrita de ADQUIRA S.A. 2 de 17
Índice 1. Introducción... 4 2. Alcance... 4 3. Tipología de pedidos emitidos por BBVA... 4 3.1. Pedido no facturable electrónicamente... 4 3.2. Pedido facturable electrónicamente... 5 3.3. Pedido mixto (con líneas facturables electrónicamente y líneas no facturables electrónicamente)... 5 4. Novedades en la visualización de pedidos... 6 4.1. Listados de pedidos... 6 4.2. Consulta de pedidos... 7 4.3. Impresión de pedidos... 9 4.4. Búsqueda avanzada de pedidos... 10 4.5. Informes de pedidos... 11 5. Novedades en la Facturación Electrónica... 13 6. Implicaciones para los proveedores... 15 6.1. Si usted recibe pedidos de BBVA en Adquira Marketplace y está incorporado al servicio de Facturación Electrónica de Adquira Marketplace para pedidos de BBVA... 15 6.2. Si usted recibe pedidos de BBVA en Adquira Marketplace y NO está incorporado al servicio de Facturación Electrónica de Adquira Marketplace para pedidos de BBVA... 16 6.3. Si usted recibe pedidos de BBVA por otros medios diferentes a Adquira Marketplace (por mail o teléfono)... 16 6.4. Si usted recibe pedidos de otras empresas compradoras (diferentes de BBVA) en Adquira Marketplace, esté o no incorporado al servicio de Facturación Electrónica de Adquira Marketplace... 16 3 de 17
1. Introducción A partir del próximo 18/09/2006, se activará una nueva funcionalidad en Adquira Marketplace para los pedidos emitidos por la empresa compradora BBVA. El objetivo de este documento es describir dicha funcionalidad de tal forma que los proveedores de BBVA tengan el conocimiento necesario para interpretar la nueva información que se publicará en Adquira Marketplace asociada a los pedidos emitidos por BBVA. 2. Alcance La nueva funcionalidad descrita en el presente documento afecta a todos los proveedores de BBVA, es decir aquellos proveedores que reciben actualmente pedidos de BBVA a través de Adquira Marketplace, independientemente de que estén emitiendo o no facturas electrónicas para BBVA a través de Adquira Marketplace. Esta nueva funcionalidad sólo se refleja en los pedidos emitidos por la empresa compradora BBVA y publicados en la plataforma Adquira Marketplace. Esta nueva funcionalidad no afectará a los pedidos emitidos por otras empresas compradoras (empresas del Grupo Telefónica, Repsol, Iberia, Saint Gobain, Michelin) y publicados en Adquira Marketplace. 3. Tipología de pedidos emitidos por BBVA Al enviar pedidos a sus proveedores a través de Adquira Marketplace, BBVA quiere publicar información adicional para que sus proveedores sepan: Qué pedidos y/o líneas de pedido deben facturar electrónicamente en Adquira Marketplace. Qué pedidos y/o líneas de pedido deben facturar por fuera de Adquira Marketplace, en formato papel y envío por correo ordinario. Para ello, en los pedidos de BBVA, aparecerán como nuevos datos un indicador de facturación a nivel de cabecera y un indicador de facturación a nivel de línea de pedido. En función de los valores de estos indicadores se distinguen tres tipos de pedidos BBVA: 3.1. Pedido no facturable electrónicamente El indicador de facturación a nivel de cabecera del pedido es No FE (No facturable electrónicamente). El indicador de todas las líneas vigentes del pedido es No FE (No facturable electrónicamente). BBVA NO notificará en Adquira Marketplace ningún movimiento de mercancías (recepciones, devoluciones, anulaciones de recepciones) relativo a este pedido, por lo que el pedido quedaría en estado Aceptado. 4 de 17
IMPORTANTE - Estos pedidos se deberán facturar por fuera de Adquira Marketplace en formato papel y envío por correo ordinario. No se podrá emitir ninguna factura electrónica en Adquira Marketplace para este pedido. 3.2. Pedido facturable electrónicamente El indicador de facturación a nivel de cabecera del pedido es FE (facturable electrónicamente). El indicador de todas las líneas vigentes del pedido es FE (facturable electrónicamente). BBVA notificará en Adquira Marketplace todos los movimientos de mercancías (recepciones, devoluciones, anulaciones de recepciones) relativos a este pedido, pasando el pedido a los estados Parcialmente Recibido > Recibido. Se deberán facturar electrónicamente en Adquira Marketplace todos los movimientos de mercancías asociados a este pedido que aparezcan como facturables al acceder a la funcionalidad de Crear Factura. No se deberá emitir ninguna factura por fuera de Adquira Marketplace en formato papel y envío por correo ordinario, para este pedido. 3.3. Pedido mixto (con líneas facturables electrónicamente y líneas no facturables electrónicamente) El indicador de facturación a nivel de cabecera del pedido es Mix (pedido mixto con posiciones facturables electrónicamente y posiciones no facturables electrónicamente). El indicador de algunas líneas vigentes del pedido es FE (facturable electrónicamente). El indicador del resto de líneas vigentes del pedido es No FE (No facturable electrónicamente). BBVA notificará en Adquira Marketplace todos los movimientos de mercancías (recepciones, devoluciones, anulaciones de recepciones) relativos a las líneas FE, pasando estas líneas a los estados Parcialmente Recibido > Recibido. BBVA NO notificará en Adquira Marketplace ningún movimiento de mercancías (recepciones, devoluciones, anulaciones de recepciones) relativo a las líneas No FE, por lo que estas líneas quedarían en estado Aceptado. El estado global del pedido vendrá determinado por el conjunto de sus líneas FE. Por ejemplo: si todas las líneas FE vigentes del pedido estuvieran en estado Recibido, el estado global del pedido sería también Recibido, independientemente de que existieran líneas No FE en estado Aceptado. Se deberán facturar electrónicamente en Adquira Marketplace todos los movimientos de mercancías asociados a las líneas FE de este pedido que aparezcan como facturables al acceder a la funcionalidad de Crear Factura. IMPORTANTE - Se deberán emitir facturas por fuera de Adquira Marketplace en formato papel y envío por correo ordinario, para las líneas No FE de este pedido. 5 de 17
4. Novedades en la visualización de pedidos 4.1. Listados de pedidos En el menú de la izquierda, en el apartado de Pedidos, se pueden consultar los pedidos existentes en función de su estado. Al pinchar en cualquier de estos estados, se obtiene el listado de pedidos que se encuentran en el estado correspondiente. En esta pantalla, en la columna Id. FE aparece el identificador de facturación electrónica de cada pedido, tal como se muestra a continuación: 6 de 17
Pudiendo mostrarse los siguientes valores: FE (pedido facturable electrónicamente) No FE (pedido no facturable electrónicamente) Mix (pedido mixto, con líneas facturables electrónicamente y líneas no facturables electrónicamente) 4.2. Consulta de pedidos Desde cualquier listado de pedidos, se puede consultar un pedido en concreto, seleccionándolo y pulsando el botón Ver o bien pinchando directamente sobre el número de pedido. Se accede a la pantalla general de visualización del pedido. Aparece el identificador de facturación del pedido, a pié de pedido, en el bloque de datos Detalles de Facturación, en el campo Indicador de Facturación, tal como se muestra a continuación: 7 de 17
Pudiendo mostrarse los siguientes valores: Facturable electrónicamente No facturable electrónicamente Mixto (posiciones facturables y posiciones no facturables) Aparece el identificador de facturación de cada línea de pedido, en la columna Id. FE, tal como se muestra a continuación: Línea 1 del pedido Línea 2 del pedido Pudiendo mostrarse los siguientes valores: FE (línea de pedido facturable electrónicamente) No FE (línea de pedido no facturable electrónicamente) 8 de 17
4.3. Impresión de pedidos Los pedidos publicados en Adquira Marketplace se pueden imprimir, pulsando el botón Imprimir disponible a nivel de cabecera, en la pantalla general de visualización de un pedido. Como consecuencia, se abre una nueva ventana con la vista previa del pedido a imprimir, donde el identificador de facturación electrónica del pedido y de cada una de sus líneas aparecen tal como se muestra a continuación: 4.3.1. A nivel de cabecera del pedido: Pudiendo mostrarse los siguientes valores en el campo Indicador de Facturación del pedido: Facturable electrónicamente No facturable electrónicamente Mixto (posiciones facturables y posiciones no facturables) 4.3.2. A nivel de líneas de pedido: 9 de 17
Línea 1 del pedido Línea 2 del pedido Pudiendo mostrarse los siguientes valores en la columna Id. FE, que representa el identificador de facturación de cada línea de pedido: FE (línea de pedido facturable electrónicamente) No FE (línea de pedido no facturable electrónicamente) 4.4. Búsqueda avanzada de pedidos Desde cualquier listado de pedidos, se puede acceder al motor de búsqueda de pedidos, pulsando la opción de Búsqueda Avanzada. En la pantalla con los criterios de selección para ejecutar la búsqueda de pedidos, se dispone del indicador de facturación del pedido como criterio de selección adicional, con un desplegable con todos los valores posibles. 10 de 17
Al pulsar sobre Buscar se obtiene el listado de pedidos que cumplen con todos los criterios de selección informados. 4.5. Informes de pedidos En caso de tener acceso al módulo de informes de Adquira Marketplace, se accedería a través del menú de la izquierda Informes de Pedidos : En la pantalla con los criterios de selección para ejecutar la generación de un informe, se dispone del indicador de facturación del pedido como criterio de selección adicional, con un desplegable con todos los valores posibles. 11 de 17
Al pulsar sobre Ver informe se obtiene un informe con todos los pedidos que cumplen con todos los criterios de selección informados. En este informe aparecerán los indicadores de facturación de los pedidos y de cada una de sus líneas. En el ejemplo a continuación, se han seleccionado pedidos con indicador de facturación mixto. 12 de 17
Pedido 1 Pedido 2 5. Novedades en la Facturación Electrónica En la selección de pedidos facturables en Adquira Marketplace se tiene en cuenta el indicador de facturación de cada pedido y de cada una de sus líneas. Así, se consideran pedidos facturables electrónicamente a través de Adquira Marketplace aquellos que cumplan todas y cada una de las siguientes condiciones: 13 de 17
El indicador de facturación del pedido debe ser FE (facturable electrónicamente) o Mix (mixto, con posiciones facturables electrónicamente y posiciones no facturables electrónicamente). Al menos una línea del pedido debe tener indicador de facturación FE (facturable electrónicamente) y estar en estado Recibida o Parcialmente Recibida. Se pueden crear facturas electrónicas con referencia a pedidos publicados en Adquira Marketplace desde alguna de las siguientes dos opciones. 1) Botón Crear Factura en la pantalla principal de Adquira Marketplace En este caso se obtendrá un listado de pedidos facturables. Al seleccionar uno de ellos, se obtendrá el listado de movimientos de mercancías facturables para ese pedido. 2) Botón Crear Factura en un listado de pedidos 14 de 17
En este caso se obtendrá directamente el listado de movimientos de mercancías facturables para ese pedido. 6. Implicaciones para los proveedores Como entidad proveedora dada de alta en Adquira Marketplace, usted debería enmarcarse en uno o varios de los siguientes apartados. Si usted es proveedor de BBVA en Adquira Marketplace, debería acogerse al apartado 6.1 o 6.2. Además, podría acogerse al apartado 6.3 y/o 6.4. Si usted no es proveedor de BBVA en Adquira Marketplace, debería acogerse únicamente al apartado 6.4. 6.1. Si usted recibe pedidos de BBVA en Adquira Marketplace y está incorporado al servicio de Facturación Electrónica de Adquira Marketplace para pedidos de BBVA En Adquira Marketplace podrá recibir: Pedidos de BBVA FE (facturables electrónicamente): Estos pedidos deberán ser facturados electrónicamente en Adquira Marketplace. Pedidos de BBVA No FE (no facturables electrónicamente): Estos pedidos deberán ser facturados por fuera de Adquira Marketplace en formato papel y envío por correo ordinario. Pedidos de BBVA Mix (pedidos mixtos, con posiciones facturables electrónicamente y posiciones no facturables electrónicamente): o Las líneas facturables de estos pedidos deberán ser facturadas electrónicamente en Adquira Marketplace. o Las líneas NO facturables de estos pedidos deberán ser facturadas por fuera de Adquira Marketplace en formato papel y envío por correo ordinario. 15 de 17
Como norma general, usted deberá facturar electrónicamente en Adquira Marketplace todos los pedidos y movimientos de mercancías asociados que aparezcan como facturables, cuando acceda a la funcionalidad de Crear Factura. 6.2. Si usted recibe pedidos de BBVA en Adquira Marketplace y NO está incorporado al servicio de Facturación Electrónica de Adquira Marketplace para pedidos de BBVA En Adquira Marketplace recibirá: Pedidos de BBVA No FE (no facturables electrónicamente): Estos pedidos deberán ser facturados por fuera de Adquira Marketplace en formato papel y envío por correo ordinario. En el caso de que se le comunique formalmente (mail de comunicación de Adquira) su incorporación al servicio de Facturación de Adquira Marketplace para pedidos BBVA a partir de una fecha determinada, pasaría al caso anterior 6.1. 6.3. Si usted recibe pedidos de BBVA por otros medios diferentes a Adquira Marketplace (por mail o teléfono) Estos pedidos no aparecerán publicados en Adquira Marketplace por lo que sólo podrán ser facturados por fuera de Adquira Marketplace en formato papel y envío por correo ordinario. 6.4. Si usted recibe pedidos de otras empresas compradoras (diferentes de BBVA) en Adquira Marketplace, esté o no incorporado al servicio de Facturación Electrónica de Adquira Marketplace En Adquira Marketplace recibirá pedidos de esas empresas compradoras (empresas del Grupo Telefónica, Repsol, Iberia, Saint Gobain, Michelin) como hasta ahora, sin indicador de facturación, a nivel de pedido o a nivel de línea de pedido. La nueva funcionalidad descrita en el presente documento no afectará a estos pedidos. Si está incorporado al servicio de Facturación Electrónica de Adquira Marketplace para una de estas empresas compradoras (porque ha recibido un mail de comunicación de Adquira comunicándoselo formalmente), deberá facturar electrónicamente en Adquira Marketplace todos los pedidos que reciba en Adquira Marketplace de dicha empresa. Si NO está incorporado al servicio de Facturación Electrónica de Adquira Marketplace para alguna de estas empresas compradoras, deberá facturar por fuera de Adquira Marketplace en formato papel y envío por correo ordinario, todos los pedidos que reciba en Adquira Marketplace de dicha empresa. 16 de 17
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