UNIDAD DIDÁCTICA IMPRESIÓN Los objetivos de este tema son: 1. Conocer las diferentes vistas de la hoja de cálculo y las zonas de impresión con las que poder trabajar. 2. Aprender a especificar las áreas de impresión. 3. Preparar los márgenes y orientación de la página para imprimir la hoja de cálculo. 4. Configurar un encabezado, pie de página y poner numeración a las páginas. 5. Realizar una vista preliminar de la hoja y configurar la impresora antes de imprimir la hoja de cálculo. 12.1. INTRODUCCIÓN Una vez finalizada la tarea de confeccionar la hoja de cálculo, de comprobar que funciona correctamente y que tiene una presentación correcta, en ocasiones será necesario imprimirla en un folio, en un documento Pdf, compartirla con otros usuarios a través del correo electrónico o de la red de la empresa, o publicarla en la Web. Para ello debes conocer las formas que Excel 2010 ofrece para una correcta preparación de la vista e impresión de la hoja. 12.1
12.1. VISTAS Y ZONAS DE IMPRESIÓN Hasta ahora hemos trabajado sólo con el libro en modo de vista normal, la hoja de cálculo es una cuadrícula formada por filas y columnas, que contiene los datos, pero en esta vista no se ve cómo queda esa hoja de cálculo a la hora de imprimir. En la parte inferior derecha de la ventana de Excel, junto con la barra de control de zoom hay varios botones que permiten ver el libro de diferentes formas. Estos mismos botones los podemos encontrar también dentro de la ficha Vista grupo Vistas de libro. Otra forma de ver el libro es a través del botón Diseño de página, de esta forma se puede ver una o más hojas completas, además de ajustar el zoom en la barra de control de zoom para ver más hojas. Con esta vista aparece la cuadrícula de la hoja, los datos y en la parte superior e inferior la opción de añadir un encabezado y pie de página que veremos más adelante. 12.2
En la parte izquierda y superior se puede ver que aparece una regla que indica el tamaño de papel y los márgenes establecidos actualmente, si se hace clic con el ratón y se arrastra se pueden variar los márgenes de la hoja viendo en el momento cómo quedará la hoja para imprimir. Si la hoja de cálculo ocupa varias hojas, puedes desplazarte con las barras de desplazamiento, además se puede trabajar con la información de la hoja de cálculo realizando modificaciones de datos, cambiando formatos, etc. También se puede ver el libro de Excel con los saltos de página desde el botón Vista previa de salto de página páginas de una forma rápida y sencilla., puede ser útil para ajustar la división entre Al activar esta opción aparece una ventana contando cómo trabajar con los saltos de página. 12.3
Aparecen unas líneas discontinuas de color azul, éstas señalan la separación de unas páginas a otras, además aparece como marca al fondo de la hoja el número de página. Para ajustar el contenido de la hoja de cálculo a la página de impresión simplemente haciendo clic en el salto de página y arrastrándolo con el ratón hasta donde se quiera que se incluya la impresión de la página. El nuevo ajuste permitirá imprimir la información que se desee en una hoja, hay que tener en cuenta que al reajustar el tamaño de la página el contenido se reajustará también, de forma que puede que se reduzca el tamaño de la letra, celdas, etc. Además como en la vista Diseño de página, con esta vista también se puede trabajar con la información de la hoja de cálculo realizando modificaciones de datos, cambiando formatos, etc. 12.4
PROFUNDIZA También se puede trabajar con el Zoom de la hoja con los botones de la ficha Vista grupo Zoom. O bien pulsando la tecla CTRL y moviendo la rueda de desplazamiento del ratón, para aumentar el tamaño de la vista. Otra opción que ofrece Excel para poder mantener visibles filas o columnas mientras te desplazas por la hoja de cálculo es el botón Inmovilizar paneles, que se encuentra dentro de la ficha Vista grupo Ventana. Esta opción permitirá inmovilizar las filas y columnas a partir de la selección actual, es decir si por ejemplo está seleccionada la celda B6 al marcar esta opción Excel inmovilizará la fila 5 y la columna A, de forma que si se mueven las barras de desplazamiento se podrá ver que permanecen fijas la fila y columnas dichas. Para cancelar la inmovilización de paneles se repiten los mismos pasos anteriores, en esta ocasión sólo aparece la opción Movilizar paneles. 12.5
12.3. ESPECIFICACIONES DE LAS ÁREAS DE IMPRESIÓN En este apartado vamos a ver cómo ajustar las áreas de impresión de la hoja de cálculo para que quede una impresión y presentación correcta de la hoja. Como primer paso se debe configurar la orientación de la página, bien de forma Horizontal o Vertical dependiendo de los datos que se tengan y cómo se quiere que se vean se puede elegir una opción u otra. Configurar la orientación de la página se puede hacer desde el botón Orientación de la ficha Diseño de Página grupo Configurar página. o bien, desde el botón iniciador del cuadro de diálogo del grupo Configurar página. En un segundo paso se puede trabajar con el grupo Ajustar área de impresión de la ficha Diseño de página, donde se puede ajustar el botón Escala, aumentando o disminuyendo el resultado de impresión en un porcentaje de su tamaño real, por ejemplo si los datos de la hoja no caben en la página quizás reduciendo la escala si lo hagan, pero hay que tener en cuenta que se reducirá también el tamaño de los datos. También se puede reducir o aumentar con los botones Ancho o Alto el resultado de la impresión ajustándolo a un número de páginas. Por ejemplo una forma rápida de preparar una hoja de cálculo para imprimir sería ajustando el ancho y alto a una página de forma que se ajuste todo el contenido en una sola página, además el botón escala se desactiva. Otra opción que se debe tener en cuenta a la hora de imprimir es el tamaño de papel sobre el que se quiere imprimir, para ello debes elegir el botón Tamaño de la ficha Diseño de página dentro del grupo Configurar página. 12.6
Si se hace clic en el desplegable se puede elegir entre diferentes opciones de tamaños, aparece el tamaño en centímetros, en la opción Más tamaños de papel, también se puede elegir otros tamaños. También se puede elegir la opción de imprimir sólo una parte de la hoja, por ejemplo se puede imprimir el rango A6:D15, de tal forma que en la página sólo aparezca impreso ese rango. 12.7
Para ello se selecciona el rango a imprimir, se hace clic en el botón Área de impresión dentro de la ficha Diseño de página grupo Configurar página y se selecciona la opción Establecer área de impresión. Para cancelar la impresión del área simplemente haciendo clic en la opción Borrar área de impresión. Por último el botón Fondo, permite poner una imagen como fondo de la hoja de cálculo, como por ejemplo el Logotipo de la empresa, éste no se imprimirá en la página. Al seleccionarlo se abre el cuadro de diálogo Fondo de hoja, donde sólo se tiene que elegir el archivo con la imagen. 12.4. CONFIGURAR PÁGINA 12.4.1. Márgenes Dentro de la misma ficha de Diseño de página en el grupo Configurar página, está la posibilidad de configurar los márgenes de impresión en el botón Márgenes. Los márgenes son el espacio en blanco que hay desde el borde del papel, hasta el inicio del área de impresión y la configuración de éstos se realiza desde las cuatro partes del papel, margen inferior, superior, izquierdo y derecho. El espacio se mide en centímetros y se puede ver y modificar este espacio en la Vista diseño de página, además de las opciones prefijadas en Excel en el desplegable del botón si se eliges la opción Márgenes personalizados, aparece el cuadro de diálogo Configurar página. 12.8
Haciendo clic en cada uno de los márgenes se podrá configurar, incrementando o disminuyendo el tamaño, también se puede escribir directamente. 12.4.2. Encabezados y pies de páginas El encabezado y pie de página, es el área en la parte superior e inferior de la hoja impresa que contienen texto, imágenes, datos de fechas, números de páginas o nombre del archivo, y que se puede modificar y que se repite dentro de la hoja de cálculo en todas las hojas que se impriman. Por ejemplo, en un encabezado se podría poner al principio de la hoja a imprimir el nombre de la empresa y su logotipo, y al final de la hoja como pie de página el número de página, la fecha y hora. En Excel 2010, se puede poner un encabezado y pie de página desde la vista Diseño de página de la ficha Vista, o también desde la ficha Insertar grupo Texto botón Encabezado y pie de página que abre la misma opción de vista diseño de página. 12.9
De cualquiera de las formas en la parte superior o inferior de la hoja aparece la frase Haga clic para agregar encabezado o Haga clic para agregar pie de página, además está dividido en tres secciones Izquierda, Central y Derecha, que pueden editarse independientemente. Al seleccionar cualquiera de las secciones se activará la barra de Herramientas para encabezado y pie de página. Esta nueva barra de herramientas facilita mediante botones la inserción de diferentes elementos predefinidos en el encabezado o pie de página, sólo hay que hacer clic en la sección y elegir el botón con el elemento. También el desplegable que aparece bajo Encabezado o Pie de página permite elegir de forma rápida un tipo de dato. En cuanto a los botones del grupo Elementos de encabezado y pie de página añaden un dato predefinido por Excel, el código de ese elemento escrito entre corchetes. Se puede añadir el Número de página, (la página de la hoja que imprime), Número de páginas (el total de páginas de la hoja a imprimir), Fecha actual (la del sistema), Hora actual (del sistema), Ruta de acceso al archivo (la ubicación completa del archivo, es decir dónde se encuentra el libro dentro de nuestro ordenador), Nombre del archivo (el nombre del libro y extensión del archivo) Nombre de la hoja (el nombre de la etiqueta), y por último el botón Imagen permite insertar una imagen como por ejemplo el logotipo de la empresa, además una vez que se inserta una imagen se activa el botón Dar formato a la imagen que permite ajustar el tamaño de ésta y retocar el color por ejemplo. 12.10
Si lo que se quiere es escribir un texto dentro de cualquiera de las secciones, se hace clic sobre ella, el cursor parpadeará en la zona a escribir, se escribe el texto y se modifica de la misma manera. Para modificar o eliminar cualquier parte del encabezado o pie de página simplemente haciendo clic sobre la parte de la sección a modificar y escribiendo o insertando los nuevos elementos; para eliminar se pulsa la tecla SUPR. Por último también se pueden modificar los márgenes del encabezado y pie de página en el cuadro de diálogo Configurar página. En la siguiente demostración vamos a ver cómo añadir un encabezado y pie de página para ello vamos a partir del ejemplo anterior en la vista Diseño de página. Añadimos como hemos visto anteriormente en el encabezado, el nombre del curso en la sección izquierda Curso Excel 2010, y el logotipo de Excel 2010 en la sección derecha. 12.11
En el pie de página añadiremos el número de página y páginas en la sección izquierda, el nombre del archivo y el de la hoja en la sección central, y en la sección derecha la fecha y hora, escribiremos un guión entre los elementos para diferenciarlos claramente ( &[Archivo] - &[Ficha] ). Además daremos formato al texto con un color verde claro, para ello basta con seleccionar el texto y aplicar el formato desde la ficha Inicio. Cada página ahora tiene su encabezado y pie de página. 12.12
Quedarían por conocer algunas opciones que afectan al Encabezado y pie de página, dentro de la barra de Herramientas para encabezado y pie de página, como pueden ser los botones Ir al encabezado e Ir al pie de página, que se pueden utilizar para moverse de uno a otro de forma rápida. También el botón Opciones permite configurar otras opciones como por ejemplo que el encabezado o pie de página sean diferentes en las páginas pares e impares. PROFUNDIZA Otra forma de configurar el Encabezado y pie de página es desde el botón iniciador del cuadro de diálogo, del grupo Configurar página. Se abrirá el cuadro de diálogo Configurar página y desde la etiqueta Encabezado y pie de página, se puede realizar una personalización de forma similar a la anterior, haciendo clic en los botones Personalizar encabezado Personalizar pie de página Este cuadro de diálogo es igual en versiones anteriores de Excel, si se trabaja con otras versiones que la mayoría de las opciones vistas en este tema las puedes configurar en este cuadro de diálogo. 12.13
12.5. VISTA PRELIMINAR La vista preliminar permite visualizar las hojas del libro tal y como van a quedar a la hora de imprimir. Esta opción permitirá tener de forma rápida una vista de cómo quedará la hoja impresa, de forma que podamos realizar las modificaciones necesarias antes de enviarla a la impresora. En Excel 2010, las opciones de impresión y vista preliminar están dentro de la ficha Archivo seleccionando Imprimir, también desde el botón, vista preliminar en la barra de herramientas de acceso rápido. Esa nueva ventana permite realizar todas las configuraciones necesarias de la hoja de forma sencilla y rápida. 12.14
A la derecha aparece una Vista preliminar de la hoja, donde se puede ver cómo quedará dentro del folio, además en los botones que aparecen en la esquina inferior de abajo está la opción Mostrar márgenes que permite ver los márgenes de la hoja en la vista preliminar, posicionando el cursor del ratón sobre uno de los márgenes, haciendo clic y arrastrando, se puede modificar el tamaño de éstos de forma rápida. También se pueden modificar el ancho de las columnas, así como los márgenes del encabezado y pie de página. 12.15
12.5.1. Formas de impresión Excel 2010 ofrece dentro de esta ventana la posibilidad de realizar una configuración rápida de las formas de impresión, vamos a hacer un repaso rápido de las diferentes opciones: 1. El botón Imprimir hojas activas, permite imprimir la hoja activa, es decir, la hoja actual que está seleccionada, haciendo clic en el desplegable se encuentra la opción de Imprimir todo el libro de forma que se impriman todas las hojas que contiene el libro, o Imprimir selección es decir el rango que se tenga seleccionado en la hoja activa. 12.16
2. El botón Páginas, permite imprimir el número de páginas que se desee, de forma que si la hoja de cálculo ocupa varias hojas, poder elegir las hojas a imprimir. 3. Orientación horizontal y Orientación vertical, permite configurar la impresión de la hoja de forma horizontal o vertical. 4. El botón Márgenes personalizados permite elegir una opción de configuración de los márgenes de la página, igual que viste en la ficha Diseño de página. 5. El botón Ajustar hoja en una página, permite ajustar el contenido de la hoja de cálculo a una página, bien ajustando filas y columnas o sólo una de las opciones. Debes tener en cuenta que esta opción reducirá el tamaño de los datos de las celdas. 12.17
Por último el botón Configurar página abre el cuadro de diálogo del mismo nombre, donde poder realizar modificaciones en la configuración página, márgenes, encabezado y pie de página y hoja. 12.5.2. Configuración de la impresora Después de estudiar las diferentes opciones de configuración de la página, sólo queda imprimir la hoja, para ello se debe tener instalada una impresora en el ordenador o red, o también imprimir el documento como Pdf. La elección de la impresora se realizará con el botón Impresora, dónde se puede elegir en el desplegable la impresora con la que imprimir la copia. En Propiedades de impresora se puede configurar la calidad de la impresión, color, tamaño, acabado, etc. 12.18
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RESUMEN Excel 2010 ofrece una correcta preparación de la vista e impresión de la hoja. Se puede configurar la orientación de la página, bien de forma Horizontal o Vertical dependiendo de los datos que se tengan y de cómo se quiere que se vean. Excel también tiene la posibilidad de configurar los márgenes de impresión en el botón Márgenes. Los márgenes son el espacio en blanco que hay desde el borde del papel, hasta el inicio del área de impresión y la configuración de éstos se realiza desde las cuatro partes del papel, margen inferior, superior, izquierdo y derecho. El encabezado y pie de página, es el área en la parte superior e inferior de la hoja impresa que contienen texto, imágenes, datos de fechas, números de páginas o nombre del archivo, que se puede modificar y que se repite dentro de la hoja de cálculo en todas las hojas que se impriman. La vista preliminar permite visualizar las hojas del libro tal y como van a quedar a la hora de imprimir. Esta opción permitirá tener de forma rápida una vista de cómo quedará la hoja impresa, de forma que podamos realizar las modificaciones necesarias antes de enviarla a la impresora. 12.20