APLICATIVO INFORMATICO PARA LA GESTIÓN DE LA VIGILANCIA MÉDICA OCUPACIONAL Superintendencia Nacional de Administración Aduanera y Tributaria Autor: Avila Bastidas William Michael Lima, 30 de Julio del 2016 1
TABLA DE CONTENIDO Resumen... 3 1. Introducción... 4 2. Definiciones... 4 3. Metodología... 5 4. Resultados... 11 5. Discusión... 12 6. Conclusiones... 13 7. Referencias bibliográficas... 14 8. Anexo... 15 2
Resumen El presente trabajo consiste en la implementación de un aplicativo informático a través de MACROS, la cual permite realizar el seguimiento y control de la Gestión de la Vigilancia Medico Ocupacional para una institución pública de alrededor 13000 trabajadores a nivel nacional. Este aplicativo permite realizar las siguientes actividades: Programación al Examen Médico Ocupacional. Notificación de asistencia al Examen Médico Ocupacional. Recordatorio al Examen Médico Ocupacional. Recordatorio de revisión de resultados de Examen Médico Ocupacional. Notificación de No aptitud medica ocupacional (Observados). Notificación de aptitud medica ocupacional. 3
1. Introducción La SUNAT realiza la Vigilancia Medico Ocupacional a través de la División de Seguridad y Salud en el Trabajo, la cual cuenta con un Médico Ocupacional y además cuenta con un servicio externo que se encarga de realizar los exámenes médicos ocupacionales de ingreso, periódico y cese. Cuenta además con alrededor de 13000 trabajadores y una rotación anual de 1800 trabajadores. El servicio externo contratado por la SUNAT inicia en agosto del 2015 y termina en Septiembre del 2017. 4
2. Definiciones EMO. Examen Médico Ocupacional. Observaciones. No aptitud medica ocupacional. 3. Metodología 3.1. Antecedentes. Problemática identificada antes de la implementación del proyecto El EMO realizado en el 2013 al 2015, no contaba con un mecanismo que permita asegurar el seguimiento y control al proceso de los exámenes médicos ocupacionales, desde su programación hasta el levantamiento de las observaciones. La SUNAT requiere realizar la vigilancia de la Salud Ocupacional cuando se detecte resultados con observaciones en el EMO del periodo 2015 al 2017. Sin embargo no se cuenta con una herramienta informática que permita realizar el seguimiento y control al levantamiento de las observaciones, para los 13000 trabajadores. Ello derivo en: Falta de seguimiento y control al proceso EMO. Repercusión en rendimiento laboral. Labor manual, remisión de correo por confidencialidad de uno en uno. Porcentaje estacionario de trabajadores observados. Desmedro de la salud del trabajador. 3.2. Proceso de la institución involucrado y Unidades Operativas participantes en la implementación Proceso: Cumplimiento del programa de vigilancia médica ocupacional. 5
Unidad Operativa: División de Seguridad y Salud en el Trabajo y todos los colaboradores de forma trasversal. 3.3. Descripción del proyecto implementado Como se observa en el flujo se envían 5 notificaciones en cada una de las fases de nuestro proceso, elaborando una base de datos de seguimiento y control. Luego de superar todas las etapas se obtiene la buena condición de salud, para ello en las notificaciones se brinda orientación, números de contacto para soporte médico especializado y de software, acceso a la plataforma Comunícate, recomendaciones médicas y administrativas. 6
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3.4. Estrategias desarrolladas A través de las herramientas informáticas EXCEL MACROS y OUTLOOK se buscó administrar el proceso de realización del examen médico ocupacional. Buscando cubrir todo el proceso. 8
o Con respecto a la planificación se buscó: Alcance a nivel trasversal, contacto personalizado y confidencialidad. o Con respecto a la ejecución se buscó: Aplicabilidad al proceso completo, en todas las etapas. o Con respecto a seguimiento y control se buscó: Optimiza seguimiento a todos los niveles, mejora condición de salud. o Con respecto a la dirección se buscó: Eficiencia, desarrollo de la gestión. 9
3.5. Dificultades y acciones desarrolladas para superarlas Dificultad 1: Contar con la data fehaciente para el seguimiento. Solución: Realizar cruce entre base de datos actualizada y la base del proveedor. (para desechar las bajas en el tiempo). Dificultad 2: Contar con la capacitación del personal a cargo para la ejecución. Solución: Realizar capacitación a los trabajadores de la División. Dificultad 3: Asegurar adherencia al proceso. Solución: Involucrar a jefes inmediatos superiores, manteniendo la confidencialidad. 3.6. Sostenibilidad Se presentó un instructivo con flujograma interno en nuestra División, designando responsables, finalidad, objetivo, frecuencia y el modelo referencial de las notificaciones, como se presenta a continuación. 10
4. Resultados Permite mantener Salud institucional. Facilita el seguimiento desde la evaluación hasta obtener la Aptitud Medica Ocupacional. Optimiza relación personalizada con trabajador SUNAT. Brinda eficiencia al proceso levantamiento de observaciones. Adherencia al EMO en un 97%. 11
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5. Discusión Impacto en el marco del Nuevo Paradigma Nuevo paradigma: o "Hacia un servicio de clase mundial". Las características del proceso permiten implementar las ventajas de las herramientas informáticas, usando la nueva tecnología para brindar un servicio de alta calidad, efectividad y haciendo realzar nuestros principio como institución. Se ha creado un aplicativo el cual ha logrado agilizar el Seguimiento de la Vigilancia de Salud Ocupacional de los trabajadores. Para la SUNAT tanto la Seguridad como la Salud Ocupacional son muy importantes y los considera como prioritarios dentro de su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo 13
6. Conclusiones Los beneficios obtenidos de la implementación del Aplicativo Informático para la gestión de la Vigilancia Médica fueron los siguientes: Alcance a nivel trasversal.- Se pudo llegar a los 13 000 trabajadores que por motivos de distancia no era tan fácil el acceso Contacto personalizado.- Se cuenta con un contacto personalizado a través de la línea online, contacto vía telefónica, correo- Confidencialidad.- Se mantiene la confidencialidad debido que cada persona ingresa al aplicativo con su usuario y contraseña Aplicabilidad al proceso.- El proceso es aplicable a toda Empresa, Institución que desarrolle un seguimiento y control al proceso de los Exámenes Médico Ocupacionales. Optimiza seguimiento a todos los niveles.- Se hace un seguimiento constante de cada trabajador de la SUNAT a todo nivel Promueve la mejora en la condición de salud.- Logramos mejorar la salud del trabajador y en consecuencia el rendimiento en el trabajo mejora Eficiencia.- Es una herramienta que da muy buenos resultados Desarrollo de la gestión-.se logra mantener una buena Gestión de Salud Ocupacional de todos los trabajadores 14
7. Referencias bibliográficas No aplica 15
8. Anexo Anexo 1. Programación de asistencia al EMO Estimado(a) Colaborador(a) LUZ MARIA RAMOS CUADROS 8A4100 - DIVISION DE SST La presente es para informar que su Examen Médico Ocupacional ha sido programado para el 4 de Febrero del 2016, en la Clínica SG NATCLAR SAC ubicada en Av. El Maestro N 600 - Comas (se adjunta croquis para llegar). La atención en la Clínica es a partir de las 07:00 a.m. Para realizar esta importante actividad que es de carácter obligatorio debe seguir las recomendaciones brindadas en el documento adjunto Recomendaciones para acudir a EMO. La institución ha dispuesto de movilidad para trasladar al personal desde la Sede Wilson a la Clínica en los siguientes horarios: 1ra Salida: 07:00a.m. / 2da Salida: 09:00a.m. / Retorno: 01:00p.m. De tener dudas o consultas adicionales hacerlas llegar a los Médicos Ocupacionales de la División de Seguridad y Salud en el Trabajo: Luis Bozzo Cumpa: lbozzo@sunat.gob.pe / Anexo 50923 Zayda Itzel Dávila Cáceres: zdavila@sunat.gob.pe / Anexo 50516 Se adjunta un documento con preguntas frecuentes que ayudarán a tener mayor información sobre el proceso. Saludos Division de Seguridad y Salud en el Trabajo 16
Anexo 2. Recordatorio revisión de resultados EMO Estimado(a) Colaborador(a) RAMOS CUADROS LUZ MARIA La presente es para recordarle que debe ingresar al Portal Web de la Clínica NATCLAR a fin de revisar los resultados de su Examen Médico Ocupacional. Para revisar la información de su EMO debe seguir los siguientes pasos: 1. Ingresar a: http://natclaronline.natclar.com.pe/ 2. Hacer click sobre Acceso a Trabajadores 3. Digitar el usuario y clave que le fue entregado al finalizar su EMO Cabe señalar que los resultados estarán disponibles de la siguiente manera: Lima: 3 días después de realizado su EMO. Provincia: 7 días después de realizado su EMO. En caso haya perdido su usuario y clave o tenga dificultades para el ingreso remitir un correo electrónico a: cliente.sunat@natclar.com.pe De tener dudas o consultas adicionales hacerlas llegar a los Médicos Ocupacionales de la División de Seguridad y Salud en el Trabajo: - Dr. Luis Bozzo Cumpa: lbozzo@sunat.gob.pe / Anexo 50923 - Dra. Zaida Itzel Davila Caceres: zdavila@sunat.gob.pe / Anexo 50516 Saludos Division de Seguridad y Salud en el Trabajo 17
Anexo 3.- No asistencia al EMO Estimado(a) Directivo(a) WILLIAM AVILA 8A4100 La presente es para informar que el siguiente personal no asistió a su Examen Médico Ocupacional en la fecha programada. Registro Apellidos y Nombres AVILA BASTIDAS WILLIAM MICHAEL RAMOS CUADROS LUZ MARIA Se solicita lo siguiente: 1. Justificar inasistencia de personal 2. Reprogramar con caracter de urgente la nueva fecha de EMO 3. Asegurar que el personal asista en la fecha programada De tener dudas o consultas adicionales hacerlas llegar a la División de Seguridad y Salud en el Trabajo: Dr.Luis Bozzo Cumpa: lbozzo@sunat.gob.pe / Anexo 50923 Dra.Zaida Itzel Davila Caceres: zdavila@sunat.gob.pe / Anexo 50515 Saludos Division de Seguridad y Salud en el Trabajo 18
Anexo 4.- Recordatorio de Observaciones EMO y solicitud de implementación de recomendaciones Estimado(a) Colaborador(a) RAMOS CUADROS LUZ MARIA La presente es para informarle que presenta observaciones en su Examen Médico Ocupacional, las cuales deben ser subsanadas a fin de salvaguardar su seguridad y salud durante el desarrollo de sus actividades laborales. En ese sentido solicitamos realizar lo siguiente: 1. Seguir las recomendaciones médicas señaladas en los resultados de su EMO. 2. Enviar vía correo electrónico las indicaciones y recomendaciones de su médico tratante al Medico Ocupacional de la División de Seguridad y Salud en el Trabajo La información del punto 2 será utilizada para cambiar la Aptitud Médica Ocupacional de acuerdo a lo indicado en los numerales 7.5 y 7.6 del Procedimiento de Exámenes Médicos Ocupacionales (revisar aquí Procedimiento de Examen Medico Ocupacional ) De tener dudas o consultas adicionales hacerla llegar al Médico Ocupacional de la División de Seguridad y Salud en el Trabajo: - Dr. Luis Bozzo Cumpa: lbozzo@sunat.gob.pe / Anexo 50923 - Dra. Zaida Itzel Davila Caceres: zdavila@sunat.gob.pe / Anexo 50516 Saludos Division de Seguridad y Salud en el Trabajo 19
Anexo 5.- Comunicación de cambio de aptitud Estimado(a) Colaborador(a) RAMOS CUADROS LUZ MARIA La presente es para informarle que con la información enviada se confirma el levantamiento observaciones en su Examen Médico Ocupacional, se recomienda continuar con la implementación de las recomendaciones de su medico tratante. De tener dudas o consultas adicionales hacerla llegar al Médico Ocupacional de la División de Seguridad y Salud en el Trabajo: - Dr. Luis Bozzo Cumpa: lbozzo@sunat.gob.pe / Anexo 50923 - Dra. Zaida Itzel Davila Caceres: zdavila@sunat.gob.pe / Anexo 50516 Saludos Division de Seguridad y Salud en el Trabajo 20