Sea un Buen Presidente desde el Primer Día Comience por reconocer el buen trabajo que ya se ha hecho. Infórmese de cómo funcionan las cosas antes de empezar hacer cambios. Pregunte a los funcionarios y voluntarios que es lo que piensan, el equipo es mejor cuando todos los miembros han sido parte de las decisiones. Comunique sus expectativas dejándoles saber qué es lo que espera de ellos y escuchar las expectativas que ellos tienen. Motivar a otros miembros del equipo a hacer el mejor trabajo posible. Sea un líder y dejar que otros cumplan con sus propias obligaciones y responsabilidades. Si parece que alguien está teniendo dificultad con su deberes, reúnase con él/ella y discuta qué se puede hacer para ayudarle. De el ejemplo, haga lo que diga que va hacer, respete las opiniones de los demás, sea honesto, mostrar gratitud, y reconocer el buen trabajo. Asumir la responsabilidad-reconocer si se ha cometido un error. Asegurarse de que las responsabilidades están claramente definidas y de que cada persona está cumpliendo con su parte. Mantenga los canales de comunicación abierta en todo momento y en todas las direcciones (entre administradores, maestros y personal, padres y voluntarios, y los oficiales de la PTA). Un equipo fuerte es un equipo bien informado.
Responsabilidades de los Oficiales/Presidentes Todos los miembros de mesa directiva y el presidente deben: Aceptar el oficio o cargo sólo si están dispuestos a defender las políticas y procedimientos de la PTA del Estado y Nacional; Aceptar el puesto sólo cuando este dispuestos a prepararse para cumplir con las responsabilidades de tal. Estudiar y acatar las normas de funcionamiento de la unidad y las reglas permanentes; Asistir y participar en las reuniones Revisar y mantener el libro de procedimientos y archivos para el puesto; Respetar la voluntad de la mayoría Respetar la privacidad de los asuntos de la mesa directiva Proteger la privacidad de sus miembros y no distribuir la lista de los miembros a personas externas Cumplir con todos los plazos y completar las labores a tiempo; Dar cuenta exacta y en detalle de todo el dinero que se les encomienda; Deje que otros hagan el trabajo en lugar de hacer todo usted mismo; Desarrollar y fortalecer el liderazgo; Asistir a conferencias, talleres y congresos Asegurar una buena transición y entregar todos los recursos y registros; y Renunciar si no puede realizar las tareas requeridas de la oficina. La PTA del Estado de California no reconoce co-oficiales. "Co-oficial" implica a dos personas de igual rango que comparten un mismo puesto. En la PTA, un solo nombre puede aparecer en cada cargo, y sólo una persona puede votar. Las normas de funcionamiento podrán ser modificados para incluir a oficiales adicionales para que puede compartir la carga de trabajo. Las normas de funcionamiento detallan el mes para la elección anual y la fecha en que comienza el plazo. Todos los oficiales y presidentes están obligados a estudiar y acatar las normas de funcionamiento y las reglas permanentes de la PTA. Ellos también son responsables de revisar, así como cuidar el libro de procedimiento mientras están a cargo, (Libro de Procedimiento 2.3.4, 38) específico a su oficina.
TIPOS DE REUNIONES DE LA PTA Se asignan funciones específicas a varios grupos de cada PTA y cada grupo tiene autoridad especial para actuar y cumplir con las obligaciones asignadas. Las Normas de Funcionamiento de la PTA detallan la frecuencia de las reuniones de la mesa directiva y asociación, al igual cómo se pueden convocar reuniones especiales, y los requisitos de quórum. ASOCIACIÓN: La asociación es la que puede votar por todas las decisiones, incluyendo la aprobación de las normas de funcionamiento, el programa y el presupuesto para el año, la elección del comité de nominaciones, y de los oficiales y la aprobación de todos los contratos que se firmaron y gastos. Los Miembros de la PTA votan en una reunión de la asociación. MESA DIRECTIVA La mesa directiva de la PTA está compuesta por funcionarios electos y designados, el director, el representante de maestros y los presidentes de los comités. La mesa directiva se reúne cada mes para administrar la transacción necesaria e indicada de los asuntos entre las reuniones de la asociación. La mesa directiva es responsable de aceptar y estudiar las recomendaciones que se presentará a la asociación para que sean aprobadas. Las normas de funcionamiento detallan las responsabilidades de la mesa directiva. Puede haber invitados en una reunión de la mesa directiva, así como en una reunión de los miembros. Un asiento de cortesía es concedido por el presidente a los invitados presentes. El invitado puede compartir información con el grupo. Sin embargo, los invitados no pueden participar en la discusión o votar y deben salir después de que presenten su información. COMITES: El comité puede ser un comité permanente con responsabilidades regulares, en curso durante el año PTA o puede ser un comité organizado para una sola una actividad a corto plazo. Los comités se reúnen para hacer recomendaciones a la mesa directiva en relación con la actividad asignada. Puede haber un invitado en una reunión del comité para que el presente la información. ACTAS DE LAS REUNIONES: Las reuniones de cada grupo PTA deben preservarse en las actas. La reunión de cada grupo es diferente y requiere diferente actas. La reunión de la mesa directiva no se puede combinar con la reunión de la asociación.
Doce Cosas QUE HAY QUE SABER O HACER 1. Cada PTA debe presentar las cuotas de afiliación a través de canales por lo menos el número mínimo requerido de miembros. Las cuotas deben ser recibidas en la oficina de la PTA antes de diciembre. 2. Cada PTA debe presentar a través de los canales la prima anual del seguro, la forma de compensación al trabajador, los informes financieros y el informe anual de horas de trabajo voluntario antes de la fecha límite. 3. Ahora cada PTA debe ahora presentar de declaración de impuestos anualmente al IRS y Estado de California. Si el año fiscal de su PTA terminó el 30 de junio, la fecha de vencimiento para presentar su declaración es el 15 de noviembre. 4. Tener por lo menos 3 oficiales requeridos por el IRS (presidente, tesorero y secretario) y asegúrese de que su información de contacto se ha enviado a través de los canales apropiados para que puedan recibir el apoyo, los recursos y la información a la que tienen derecho. 5. Convocar al menos 3 reuniones generales anuales: a principios de año la PTA para aprobar el presupuesto, el informe financiero anual, la auditoría de fin de año, el programa(s) para el año en curso; a mediados de año de la PTA para elegir a un comité de nominaciones y adoptar la auditoría de mitad de año; y a principios de la primavera para elegir a los oficiales para el próximo año. 6. Presente un presupuesto para obtener la aprobación de los miembros en la primera reunión general de la asociación. Gastar el dinero sólo que fue aprobado por los miembros en la reunión general y que fueron debidamente registrados en las actas de la PTA. 7. Obtenga dos firmas válidas en todos los cheques e incluya los recibos de todos los pagos de cualquier tipo. Nunca pague facturas o reembolsar en efectivo. 8. Solo hacer actividades que fueron aprobadas por los miembros en una reunión general y después de que fueron correctamente registradas en las actas de la PTA. 9. Siga las directrices para las actividades apropiadas de la PTA como se resume en la sección de luz roja/amarilla/verde en la Guía del Seguros a la Prevención y Perdidas. 10. Leer las normas de funcionamiento, al menos, una vez al año. Pedir a la mesa directiva que las lean juntos esto una gran manera de orientarles con todos los requisitos y los plazos de sus puestos. Actualizarlas al menos cada tres años 11. Hacer auditorías dos veces al año, en enero y julio, o de acuerdo como lo indican las normas de funcionamiento, y presentar copias de sus informes financieros aprobados, (incluyendo lista de verificación de auditoría y recomendaciones, el informe financiero de fin de año, el presupuesto por medio de los canales adecuados. 12. Trabajar unidos - los padres, directores, maestros y el personal son todos un equipo!
En cuanto tomo el cargo/verano Presidente El trabajo - mes a mes Los oficiales/presidentes asisten oportunidades de capacitación proporcionados por la PTA del estado, distrito y/o consejo. Trabajar con el predecesor para entender las responsabilidades del trabajo. Preparar el presupuesto preliminar y obtener autorización para los gastos de verano Distribuir materiales de la PTA al oficial / presidente apropiada Asegúrese de que los oficiales/presidentes reciban los libros de procedimiento Preparar las actividades de regreso a la escuela Preparar la reunión del presupuesto Consultar con consejo/distrito las fechas y horarios de las reuniones y oportunidades de formación Enviar la lista de los miembros de la mesa directiva con información completa del presidente a través de canales Trabajar con la mesa directiva que estar por terminar su término para garantizar una buena transición Fijar metas La mesa desarrolla y adopta el presupuesto preliminar para el próximo año. Presentar el presupuesto a los miembros en la última reunión de la asociación del año para obtener su aprobación preliminar Repasar las normas de funcionamiento junto con la nueva mesa directiva Consulte con consejo/distrito para ver las fechas de las reuniones y oportunidades de formación Confirmar cómo recibir la correspondencia de la PTA Nacional durante el verano Leer la correspondencia de la PTA Estatal y compartir con la mesa directiva Septiembre/Octubre Presentar el por segundo vez el presupuesto actual, el informe financiero final del año anterior y la auditoría a la asociación y enviar por medio de los canales apropriados. Preparar la primera reunión de la asociación; recordar a los oficiales cuáles son sus responsabilidades en la reunión. La secretaria necesita tener las actas de reunión de la asociación previas para que sean aprobadas,
el tesorero debe presentar el presupuesto y el informe del tesorero, el auditor tiene que presentar la auditoría del año fiscal anterior. Recordar al tesorero de enviar la per cápita mensual con la documentación adecuada Noviembre/Diciembre Enviar las resoluciones propuestas a tiempo si se requiere que el consejo consejo/distrito tome medidas Recordar al tesorero de enviar la per cápita, los formularios de seguro y de compensación al trabajador Presentar la declaración de todos los impuestos antes de 11/15, sin excepción dependiendo del cierre del año fiscal. Los oficiales financieros deben prepararse para la auditoría Enero/Febrero Llevar a cabo la elección del comité de nominaciones en una reunión de la asociación Preparar el programa para el Día de los Fundadores; también puede incluir las presentaciones del Premio de Servicio Honorario Recordar al tesorero de enviar el per cápita final del año a través de los canales para cumplir con el cierre del año de membresía Empezar a planificar para la representación del congreso Marzo/Abril Llevar a cabo la elección de la Mesa Directiva en la reunión anual Trabajar con el historiador para que prepare el informe anual de la unidad Comenzar la transición con el presidente electo Mayo/June Preparar la reunión final asociación o Proponer que la mesa directiva pague las cuentas de verano y designar a un comité para que lea y apruebe las actas de la última reunión Presentar el libro de procedimientos al presidente electo; Pedirle a los oficiales/presidentes que hagan lo mismo Trabajar con el presidente electo para planificar la instalación al cargo. Estar disponible para asesorar - cuando se le pida