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Soluciones que Generan Valor 1 Qué es? Cómo se envía? y su Obligatoriedad pág. 4-2 Contabilidad Electrónica para el Sector Primario pág. 7 Balanza de Comprobación pág. 7 4 Catálogo de Cuentas pág. 10 6 Auxiliar de folios pág. 12 7 Auxiliar de cuentas pág. 12 8 Multas pág. 12 9 PSRDD pág. 1 Índice LA CONTABILIDAD ES UNA DISCIPLINA ENCARGADA DE ANALIZAR LA INFORMACIÓN FINANCIERA Y PERSONAL CON EL OBJETIVO DE REGULAR, MEDIR E IDENTIFICAR LOS GASTOS ECONÓMICOS. Pólizas pág. 10 2
Soluciones que Generan Valor La contabilidad es esencial para conocer con exactitud la situación económica de cualquier contribuyente sea persona moral o física. 1 En nuestro país la contabilidad electrónica es obligatoria desde el 2014 para personas morales y físicas según indicaciones del Reglamento del Código Fiscal de la Federación así como las disposiciones emitidas por el SAT. Todos los meses los contribuyentes deberán de enviar la balanza de comprobación y el catálogo de cuentas a la autoridad mientras que las pólizas, el auxiliar de folios y el auxiliar de cuentas se enviarán sólo cuando el SAT lo solicite o en caso de una devolución. A continuación te presentamos las fechas a partir de las cuales se deben de enviar el catálogo de cuentas y la balanza de comprobación: Con este cambio surgió la necesidad para todos los contribuyentes de registrar su contabilidad en medios electrónicos y enviarla una vez al mes a la autoridad fiscal a través de su página de internet con su firma electrónica. Para esto, las personas pueden generar, con medios propios o con ayuda de algún software, sus archivos XML para el envío al SAT. Las personas obligadas a llevar su contabilidad son las empresas o personas morales con fines no lucrativos, contribuyentes del sector primario, aquellos contribuyentes que hayan tenido ingresos acumulables menores a 4 millones de pesos en el ejercicio 201, personas inscritas al RFC durante el 2014 y 201, aquellos que se inscriban al RFC en el 2016, así como las personas físicas arrendadoras y aquellas con actividad empresarial y profesional con ingresos de dos millones de pesos o superiores. Es importante recordar que las personas arrendadoras pueden optar también por la opción de la deducción ciega en vez de llevar a cabo la contabilidad electrónica la cual implica deducir el % de los ingresos por arrendamiento así como el impuesto predial de los inmuebles arrendados correspondientes al periodo durante el cual obtuvieron los ingresos. Por otro lado, aquellas personas físicas con actividades empresariales y profesionales, con ingresos menores a dos millones de pesos, las que reciben ingresos por adquisición, intereses, premios, dividendos y las que pertenecen al Régimen de Incorporación Fiscal están exentas de enviar su contabilidad electrónica a través de la página de internet y tienen el beneficio de llevar su contabilidad a través del portal del SAT Mis Cuentas. Aún cuando se trate de personas que no están obligadas a enviar su contabilidad electrónica, deben de conservar cualquier documentación que tenga que ver con esta obligación pues existen casos en los que la autoridad podría requerirla de manera comprobatoria. Cada uno de los documentos que se envían al fisco deben de estar en formato XML. En total hay cinco documentos esenciales que conforman la contabilidad electrónica: Para poder enviar la contabilidad electrónica a través de la página de Internet del SAT es necesario contar con la firma electrónica vigente y tener todos los archivos electrónicos en formato XML comprimidos en formato.zip con la nomenclatura establecida por la autoridad fiscal. El envío de esta documentación se puede hacer desde la sección de trámites o bien desde el buzón tributario en el portal del SAT seleccionando la información que se quiere enviar además de indicar alguno de los siguientes motivos: 1 2 4 Balanza de comprobación Catálogo de cuentas Pólizas de Periodo Auxiliar de folios fiscales Auxiliar de cuentas o subcuentas Envío Mensual Acto de Fiscalización Fiscalización Compulsa Devolución Compensación Una vez adjuntada la documentación deseada el sistema requiere la confirmación de este envío. Es importante que el contribuyente consulte los acuses que recibió (de recepción, aceptación o rechazo) para verificar si la información ingresada fue correcta y aceptada o rechazada y debe corregirse. En los acuses se incluirán el número de folio, el periodo, la fecha, hora, RFC del contribuyente, nombre del archivo, tipo de archivo, estatus y motivo. 4
Soluciones que Generan Valor 2 Anteriormente los contribuyentes del sector primario no estaban obligados a enviar la contabilidad electrónica, sin embargo a partir del año 2016 estos contribuyentes deberán de cumplir con esta obligación. Todas las personas físicas y morales dentro del sector primario que hayan optado por hacer pagos provisionales de ISR en forma semestral enviarán la contabilidad electrónica de los meses enero, febrero, marzo, abril, mayo y junio en el mes de agosto así como la contabilidad de julio, agosto, septiembre, octubre, noviembre y diciembre en el mes de febrero del siguiente año. Cabe recordar que los contribuyentes AGAPES tienen el beneficio de solicitar las devoluciones de IVA de manera mensual siempre y cuando realicen el envío de retenciones de ISR, IVA y IEPS también de manera mensual. LOS CONTRIBUYENTES DEDICADOS A LAS ACTIVIDADES AGRÍCOLAS, SILVÍCOLAS, GANADERAS O DE PESCA DEBERÁN ENVIAR SU INFORMACIÓN CONTABLE A PARTIR DEL 2016 Los contribuyentes pueden llevar la documentación que integra su contabilidad así como comprobatoria en otro idioma que no sea el español para su traducción, las autoridades fiscales pueden solicitar ayuda de un perito autorizado; en caso de tratarse de devoluciones o compensaciones la documentación correspondiente deberá de ir acompañada de su traducción en español. Uno de los documentos que los contribuyentes debemos de enviar mensualmente a la autoridad fiscal es la Balanza de Comprobación el cual es un documento contable en forma de lista que contiene los saldos deudores y acreedores de todas las cuentas con la finalidad de comprobar su igualdad y detectar errores dentro de un periodo determinado antes de efectuar los estados Financieros. La Balanza de Comprobación se realiza para comprobar si todos los cargos y abonos de los asientos del Diario se registraron en las cuentas del Mayor, siempre respetando la partida doble y debe de llevar el siguiente formato: 1. Versión del formato 2.RFC del contribuyente.número de cuentas que se envíen en el archivo 4. Mes de la balanza. Año de la balanza 6. Cada cuenta deberá de llevar: 6.1 Cuenta contable 6.2 Saldo inicial de la cuenta en el mes 6. Total de movimientos deudores 6.4 Haber de movimientos acreedores 6. Saldo final de la cuenta en el mes Los movimientos de la Balanza deben de ser sumados. Recuerda que las cuentas que ya fueron saldadas no se deben de considerar. En el caso de que la suma de los movimientos deudores y acreedores no sean iguales quiere decir que existe un error que puede ser porque se sumaron incorrectamente los movimientos de la Balanza, el saldo de las cuentas era equivocado, los movimientos deudores y acreedores se registraron mal, el registro de la información del Diario al Mayor se hizo de manera incorrecta. La Balanza de Comprobación que se envía al SAT deberá de ser del nivel de cuenta de mayor así como subcuenta a primer nivel y debe incluir saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de todas las cuentas de activo, pasivo, capital, resultados y cuentas de orden. Aún cuando en un mes no se registró ningún movimiento se debe de hacer el envío. 6 7
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Soluciones que Generan Valor 4 El catálogo de cuentas es una de las herramientas más importantes para la captura de registros contables y uno de los documentos que se envían una vez como parte de la contabilidad electrónica y cada vez que sea modificado. Este documento enlista analítica y sistemáticamente todas las cuentas que integran la Contabilidad y está ordenado por niveles escalonados dependiendo de las operaciones del ente por ejemplo: 1. Cuenta 2 Subcuenta Subsubcuenta 4 Cuenta auxiliar El envío de este catálogo se hace a través del Buzón Tributario de la página de internet del SAT con la firma electrónica del contribuyente y en formato.xml. Los niveles que se deberán de enviar son los dos primeros: Cuenta y subcuenta y deberán de contener la siguiente información: 1. Versión 2. RFC. Total de cuentas del catálogo 4. Mes en el que inicia la vigencia del catálogo para la balanza de comprobación. Año en el que inicia la vigencia del catálogo para la balanza de comprobación 6. Código agrupador de cuentas 7. Número de la cuenta 8. Descripción de la Cuenta 9. Subcuentas con la clave de la cuenta a la que pertenece 10. Nivel de la Subcuenta 11. Y si es Deudora o Acreedora Recuerda que con cada cambio que se haga en el catálogo, sin importar en qué nivel, se debe de notificar al SAT máximo días después. De igual manera es importante que esta información sea agrupada como lo pide el SAT. Al igual que los otros documentos que conforman la contabilidad electrónica, las pólizas deberán de entregarse de manera electrónica en formato XML. Los contribuyentes entregarán esta información cuando el SAT realice facultades de comprobación o en el caso de que el contribuyente haya solicitado alguna devolución. Este documento registra todas las operaciones de una empresa y se debe de crear a más tardar días después de la actividad realizada. EL OBJETIVO DE HACER TODOS LOS TRÁMITES DE MANERA ELECTRÓNICA ES PERMITIR EL INTERCAMBIO EFICIENTE ASÍ COMO LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS Y PROCESOS ENTRE PERSONAS FÍSICAS Y MORALES CON EL SAT Existen tres tipos de pólizas: Diario: Registro de entradas o salidas de dinero en efectivo Ingresos: Entradas de dinero en efectivo Egresos: Salidas de dinero en efectivo Las pólizas que se entregan deberán de contener la siguiente información: detalles por transacción, cuenta, subcuenta y auxiliares, monedas, bancos, todos los impuestos con distintas tasas, cuotas y actividades deberán de distinguirse y cualquier información relacionada con un tercero incluyendo su RFC. Es importante recordar que esta documentación deberá de incorporar el folio de los CFDIs relacionados con las operaciones realizadas y no se deberán de enviar los CFDIs como tal. 10 11
Soluciones que Generan Valor Los contribuyentes que coticen en la Bolsa Mexicana de Valores enviarán su información en archivos mensuales por cada trimestre. Lo que quiere decir que los meses de enero, febrero y marzo se enviarán en mayo y así subsecuentemente. 6 El auxiliar de folios es un reporte que se presenta cuando los folios de los CFDIs no se pueden integrar en las pólizas o sea más fácil para el contribuyente enviar la información de los comprobantes fiscales de manera independiente. En este reporte se documenta la fecha y referencia a la póliza que soporta, métodos de pago así como información específica de los comprobantes nacionales y extranjeros. Este documento se entrega únicamente cuando la autoridad lo solicita que es por lo general en caso de las devoluciones de impuestos. Es muy importante recordar que en el caso de auxiliar de folios la información deberá siempre de estar vinculada con el número de póliza con el cual se registró el folio contablemente. 7 Los auxiliares de cuentas detallan todos los movimientos de las cuentas y subcuentas. Es una información que se envía a la autoridad fiscal en formato.xml en caso de que la requiera por ejemplo en caso de solicitar una devolución. Para enviar la información al SAT es importante que el periodo contable haya sido cerrado y no se modifiquen posteriormente. 9 Uno de los objetivos que tiene el SAT es agilizar todo tipo de obligación y trámites que deben de realizar los contribuyentes; esto como parte de sus estrategias para terminar con la evasión fiscal. Con base a esto y debido a la constante saturación de la página de internet del SAT se creó una nueva figura llamada Prestador de Servicios de Recepción de Documentos Digitales. Para esto la autoridad fiscal invitó a todos los Proveedores Autorizados de Certificación a formar parte de esta nueva figura en la que recibirán todos los documentos digitales de los contribuyentes, validarán esta información, asignarán un folio que identifique al contenido, sellarán la información con un sello digital del SAT y notificarán al contribuyente mediante un acuse de recibo o de rechazo. Las personas morales podrán aplicar para ser Prestador de Servicios de Recepción de Documentos Digitales a través del trámite 176/CFF. Para ello deberán de estar al corriente con todas sus obligaciones fiscales, tener un capital suscrito y pagado de mínimo diez millones de pesos y dictaminar sus estados financieros para efectos fiscales. De igual manera deberán de cumplir con la protección de datos personales de toda la información recibida, conservarlos durante meses y proporcionar acuses electrónicos. En el 2016 se trabajará para que los PSRDD puedan ser receptores no sólo de declaraciones de IVA pero también de contabilidad electrónica, pagos provisionales y declaraciones anuales. En Ekomercio estamos comprometidos con la evolución de la tecnología y desarrollo de nuestro país y por lo que estamos en proceso de convertirnos en Prestador de Servicios de Recepción de Documentos Digitales con el objetivo de ayudarle a todos los contribuyentes a realizar sus trámites de manera fácil y segura. De igual manera nuestra solución de Contabilidad Electrónica le permitirá a todos los contribuyentes, que tienen que enviar su contabilidad a través de la página del SAT, a generar los cinco documentos que necesitan para cumplir con esta obligación a tiempo y evitar cualquier clase de multas. Qué esperas? Conoce nuestra plataforma ahora. 8 Desde el 1 de enero del 2014 los contribuyentes tienen la obligación de ingresar su información contable de manera mensual a través de la página de internet del SAT. Sin embargo, hasta el día de hoy no existe multa alguna por incumplimiento de esta obligación. Más información Una de las novedades fiscales que tendremos en el 2016 serán las sanciones que se aplicarán en caso de alguna omisión de envío de la contabilidad electrónica. Cabe resaltar que esta multa no sólo se concederá al momento en el que no se envíe la contabilidad sino que también se dará cuando la información ingresada tenga errores, archivos dañados, con alteraciones que impiden su lectura o se ingrese después del plazo establecido. En los artículos 81 y 82 del Código Fiscal de la Federación se estipula que al no ser ingresada la información a través de la página de internet del Servicio de Administración Tributaria dentro de los plazos establecidos, ingresarla a través de archivos con alteraciones que impidan su lectura, no ingresarla bajo las reglas de carácter general o que no cumplan con los requerimientos de información o documentación formulados por las autoridades, se aplicará una multa con una suma de $,000 hasta $1,000. 12 1