Activos Son todos los bienes y derechos propiedad de la empresa. El criterio de clasificación de todo el activo es el grado de disponibilidad que tiene para la empresa un determinado bien. Tipos de activos: Activo circulante: aquello que en determinado momento se puede hacer efectivo. Activo fijo: lo que adquirió la empresa para conseguir su objetivo. Activo diferido: pagos cuyo beneficio se va a recibir en el futuro. Definición de los activos circulantes: Caja: dinero en efectivo, monedas, billetes, cheques, giros postales, bancarios y telegráficos recibidos de otras entidades. Bancos: representa el valor del dinero depositado en el banco propiedad de la entidad. Representa el valor de los depósitos hechos en instituciones bancarias a favor de la entidad. Clientes: representa el valor de las ventas a crédito que la empresa tiene derecho de cobrar. Entidades que deben a la empresa por haberles vendido mercaderías a crédito, sin exigir una garantía documental. Deudores: representa el importe de los adeudos que no sean por venta de mercaderías. A crédito que la empresa tiene derecho de cobrar. Son las entidades que le deben a la empresa por un concepto distinto al de venta de mercaderías. Valores negociables: representa el valor nominal de las letras de cambio y pagares que la empresa tiene el derecho de cobrar. Son los títulos de crédito a favor de la entidad, letras de cambio y pagarés. Inventario: bienes destinados a la venta en el curso normal de los negocios. Definición de activos fijos: Tangibles: elementos que pueden ser tocados. Terrenos: representa el precio de la adquisición de los terrenos propiedad de la empresa. Son predios propiedad de la entidad. Edificios: representa el precio de costo de los edificios propiedad de la empresa. Son propiedades fijas, tales como locales comerciales, bodegas, estacionamientos, etc. propiedad de la empresa. Mobiliario y equipo: representa el precio de costo del mobiliario y equipo propiedad de la empresa. Es el conjunto de muebles y utensilios, tales como escritorios, sillas, mesas, libreros, mostradores, vitrinas, básculas, máquinas de oficina, entre otros, propiedad de la empresa. Equipo de cómputo: representa el precio de costo del equipo de cómputo electrónico propiedad de la empresa. Equipo de transporte: Representa el precio de costo del equipo de entrega o reparto propiedad de la empresa. Son vehículos de transporte aéreo, terrestre y marítimo que son propiedad de la empresa. Intangibles: que incluye cosas que no pueden ser tocadas materialmente. Patentes: una patente es un conjunto de derechos exclusivos concedidos por un Estado al inventor de un nuevo producto susceptible de ser explotado industrialmente, por un período limitado de tiempo a cambio de la divulgación de la invención. Marcas: una marca es un título que concede el derecho exclusivo a la utilización de un signo para la identificación de un producto o un servicio en el mercado. Pueden ser marcas las palabras o combinaciones de 1
palabras, imágenes, figuras, símbolos, gráficos, letras, cifras, formas tridimensionales (envoltorios, envases, formas del producto o su representación) Derechos de autor: es un conjunto de normas jurídicas y principios que regulan los derechos morales y patrimoniales que la ley concede a los autores (los derechos de autor), por el solo hecho de la creación de una obra literaria, artística, musical, científica o didáctica, esté publicada o inédita. Definición de los activos diferidos: Los activos diferidos, a pesar de estar clasificados como un activo, no son otra cosa que unos gastos ya pagados pero aún no utilizados, cuyo objetivo es no afectar la información financiera de la empresa en los periodos en los que aun no se han utilizado esos gastos. Por diferentes circunstancias, la empresa decide comprar o pagar algunos gastos que no utilizará de forma inmediata, sino que los irá utilizando, consumiendo con el transcurso del tiempo, y mientras esto sucede, permanecen en calidad de activos. Algunos de los gastos que suelen ser pagados de forma anticipada son los arrendamientos, seguros, papelería, etc. En la media en que estos activos se vayan utilizando se van llevando al gasto, para que la contabilidad refleje la realidad de los hechos. Y precisamente este es el objetivo de los activos diferidos. Los gastos aun no utilizados por la empresa deben permanecer en el activo, y una vez ese activo diferido empiece a contribuir en la generación del ingreso, deberá irse reconociendo como gasto, en aplicación de uno de nuestros principios de contabilidad [Principio de asociación], según el cual, el gasto debe asociarse al ingreso al que ha contribuido a generar, o lo que es lo mismo, a cada ingreso se debe asociar su respectivo gastos, en el entendido que no puede haber un ingreso sin haber incurrido en un gasto. Si los gastos pagados de forma anticipada se llevaran al gasto y no al activo, estaríamos imputando unos gastos que no tienen ninguna relación con el ingreso, puesto que un gasto no utilizado no podrá contribuir de forma alguna a la generación de ingresos. Supongamos que en enero se ha pagado el arrendamiento por 12 meses. Si en enero se lleva al gasto el arrendamiento de todo el año, los ingresos de febrero a diciembre no estarán relacionados con gasto alguno, y en cambio, los ingresos de enero serán afectados por gastos que corresponden a otros meses, lo cual en nada corresponde a la realidad de la empresa. No activar los gastos que se han pagado con anticipación, afectaría el resultado del ejercicio en el cual no se ha hecho uso de esos gastos, a la vez que los resultados posteriores carecerán de un gasto en el que efectivamente se ha incurrido, por tanto, la utilidad reflejada resulta sencillamente irreal en los dos casos. 2
Pasivos En contabilidad, un pasivo es una deuda o un compromiso que ha adquirido una empresa, institución o individuo. Por extensión, se denomina también pasivo al conjunto de deudas de una empresa. Mientras el activo comprende los bienes y derechos financieros de la empresa, que tiene la persona o empresa, el pasivo recoge sus obligaciones: es el financiamiento provisto por un acreedor y representa lo que la persona o empresa debe a terceros, como el pago a bancos, proveedores, impuestos, salarios a empleados, etc. El criterio de clasificación del pasivo es el grado de obligación o de exigibilidad para con la empresa. Tipos de pasivos: Pasivo circulante: todas las deudas a corto plazo, menor a un año. Pasivo fijo (a plazo): son obligaciones que se vencen a plazos mayores de 12 meses. Pasivo diferido: percepciones por las cuales se contrajo la obligación de dar un beneficio o servicio a otra persona física o moral. Definición de pasivo circulante: En contabilidad, el pasivo circulante (o pasivo exigible a corto plazo) es la parte del pasivo que contiene las obligaciones a corto plazo de la empresa. En este contexto se entiende por corto plazo un periodo de vencimiento inferior a un año. Proveedores: representa el importe de las compras de mercaderías efectuadas a crédito que la empresa tiene la obligación de pagar. Son las entidades a quienes la empresa les debe por haberles comprado mercaderías a crédito sin darles ninguna garantía documental. Acreedores diversos: representa el valor de los adeudos que no proceden de la compra de mercaderías que la empresa tiene la obligación de pagar. Son las entidades a quienes la empresa les debe por un concepto distinto de la compra de mercaderías. Impuestos: son los impuestos generados o causados, devengados que están pendientes de pago a cargo de la empresa. Definición de pasivo fijo: Deudas u obligaciones que son exigibles en un plazo mayor de un año, a partir de la fecha de su contratación. Cuentas que lo integran. Crédito hipotecario: Contrato por el que una entidad financiera (Banco, Caja de ahorros...) concede una línea de financiación, o préstamo hipotecario, a un titular de la que éste puede ir disponiendo cantidades, según sus necesidades. Esta es una de las principales diferencias con respecto a un préstamo convencional (donde la cantidad inicial es fija y sólo hay una entrega de dinero por parte de la entidad). El titular debe devolver la cantidad prestada en los plazos y condiciones pactadas entre las partes. En el caso de que el beneficiario incumpla, la entidad puede ejecutar el bien hipotecado ante un juez para saldar la deuda. El crédito se formaliza en escritura pública para poder ser inscrito en el Registro de la Propiedad. Crédito refaccionario: Este tipo de crédito está enfocado a fortalecer o incrementar los activos fijos del negocio. El crédito se concede a personas físicas o morales de los sectores industrial, agrícola o ganadero. El solicitante se obliga a utilizar el crédito para la adquisición de maquinaria y equipo, construcción o realización de obras necesarias para el crecimiento de la empresa. 3
Crédito de habilitación y avío: es una operación de crédito que se instrumenta mediante un contrato de apertura de crédito de habilitación o avío y que se otorga a empresas y personas físicas dedicadas a la industria, agricultura, ganadería o servicios, para el fomento de sus actividades productivas. Crédito prendario: el préstamo prendario es un crédito en el que el cliente otorga en garantía o prenda, bienes o mercancías, que se deberán tomar a un porcentaje no mayor del 70% de su valor comercial; estos bienes cedidos en prenda deben ser de fácil realización, no perecederos, ser propiedad del acreditado y estar depositados en almacenes generales de depósitos autorizados. Definición de pasivo diferido: El grupo de pasivo diferido comprende aquellas obligaciones que tiene la empresa, por efectivos recibidos en forma anticipada, para prestar un servicio o realizar una venta en varios ejercicios en los cuales debe ser aplicado o distribuido. Estos pasivos esperan una oportunidad para ser realizados como obligación exigible a través de la consolidación de una operación pactada con anterioridad, la cual se constituye en su momento como un ingreso del período. Cuentas que lo integran: Anticipos de clientes: representa el importe de los anticipos recibidos de clientes a cuenta de pedidos de mercaderías o de servicios que la empresa tiene la obligación de devolver a los clientes sino cumple oportunamente con la entrega de lo convenido en el contrato. Su finalidad es contar con recursos para producir los artículos solicitados y, a la vez tener una mayor seguridad de la venta de su producción. Rentas cobradas por anticipado: representa el valor de las rentas que la empresa ha cobrado por anticipado, por las cuales tiene la obligación con el arrendatario de continuar proporcionando el inmueble. 4
Capital El capital de las empresas se puede ver desde tres aspectos: el contable, financiero y económico, lo que representa los recursos que tiene la organización para producir y realizar sus labores cotidianas. Desde el punto de vista económico, se le considera uno de los factores de la producción, que se encuentra representado con los bienes que tiene la empresa para producir riqueza. El capital, en el aspecto financiero, se considera la capacidad de dinero que se invierte con el objeto de producir una renta o un interés. El capital contable es la diferencia entre los activos y los pasivos. De acuerdo a la Comisión de Principios de Contabilidad del Instituto Mexicano de Contadores Públicos (IMCP), el capital contable es el derecho de los propietarios sobre los activos netos, que surgen por aportaciones de los dueños, por transacciones y otros eventos o circunstancias que afectan una entidad y el cual se ejerce mediante reembolso o distribución. De acuerdo a su origen, el capital contable está formado por capital contribuido y capital ganado o déficit en su caso. El capital contribuido lo forman las aportaciones de los dueños y las donaciones recibidas por la entidad, así como también los ajustes a estas partidas por la repercusión de los cambios en los precios. El capital ganado corresponde al resultado de las actividades operativas de la entidad y de otros eventos o circunstancias que le afecten. De acuerdo con su definición, los conceptos que generalmente incluye el capital contable son los siguientes: Capital Contribuido: 1. Capital Social. 2. Aportaciones para futuros aumentos de capital. 3. Prima en ventas de acciones. 4. Donaciones. Capital ganado: 1. Utilidades retenidas 2. Pérdidas acumuladas Capital social: El capital social está representado por títulos que han sido emitidos a favor de los accionistas o socios como evidencia de su participación en la entidad. De esta manera, el capital social (que se registra en una partida contable) otorga a los socios distintos derechos según su participación y supone una garantía frente a terceros. Utilidades retenidas: Las utilidades retenidas hacen referencia a la parte de los dividendos no distribuidos entre socios o accionistas. Cuando se determina la utilidad de un año determinado, se procede a distribuirlas entre los socios de la empresa, y en algunos casos, la asamblea de socios o de accionistas decide no distribuir todas las utilidades, dejando parte de ellas o incluso todas, retenidas. 5
Una de las razones por las que se retienen las utilidades, es para proteger la liquidez de la empresa. Al no entregar todas las utilidades a los socios, la empresa puede incrementar su capital de trabajo para realizar inversiones o para pagar obligaciones financieras disminuyendo así los costos financieros. La retención de utilidades es una de las formas más sencillas de financias la empresa, pues evita la salida del dinero. Es mucho mejor que repartir la plata y luego salir a buscar prestada para no afectar el curso normal de los negocios de la empresa. Las utilidades retenidas permanecen en el patrimonio de la empresa hasta tanto no sean distribuidas a los socios. Aspecto jurídico del capital: La cifra de capital también tiene gran relevancia desde una óptica jurídica, puesto que ésta garantiza a los acreedores que cobrarán las deudas que la empresa contrajo con ellos aun en condiciones desfavorables para la entidad, puesto que, en principio, la cuantía de capital se hallará materializada en activos. 6
Estado de resultados El Estado de Resultados, es el instrumento que utiliza la administración de la empresa para reportar las operaciones efectuadas durante el periodo contable. De esta manera la utilidad (pérdida) se obtiene restando los gastos y/o pérdidas a los ingresos y/o ganancias. Ahora, desde el punto de vista del inversionista (sea acreedor o accionista), el estado de resultados es visto como el instrumento que lo provee de un "Índice de eficiencia". Las utilidades son, generalmente, asociadas con eficiencia en las operaciones, y las pérdidas, al contrario, se asocian con ineficiencia. La contabilidad financiera utiliza el enfoque de ingresos y gastos para determinar la utilidad del ejercicio. Formas de presentación El estado de resultados muestra, un resumen de los resultados de operación de un negocio concernientes a un periodo de operaciones. Su objetivo principal es medir u obtener una estimación de la utilidad o pérdida periódica del negocio, para permitir al analista determinar qué tanto ha mejorado dicho negocio durante un periodo de tiempo, generalmente un año, como resultado de sus operaciones. En lo que se refiere a la forma de presentar el estado de resultados existen, básicamente, dos formas. Formato sencillo: la primera y la más sencilla consiste en un formato de una sola resta en la cual se agrupan por un lado todos los ingresos y/o ganancias y por otro todos los gastos y/o pérdidas. Al total de ingresos y/o ganancias se le resta el total de gastos y/o pérdidas y se obtiene la utilidad neta. Empresa XXXX Estado de resultados del XX al XX de XX de XXXX Ingresos por honorarios $ 1 600.00 Gastos: Arrendamiento Sueldos Gastos totales Utilidad neta $ 200.00 $ 400.00 $ 600.00 $ 1000.00 Formato usual: la segunda forma que es la más útil, y que generalmente es más usual, se presenta en un formato en el que las partidas son agrupadas según las funciones a las que pertenecen. En este formato se presentan varias cifras de utilidad según se van restando los diferentes grupos de gastos y/o pérdidas. Además se busca hacer una separación entre lo que son los resultados provenientes de operaciones normales y los que resultan de otro tipo de operaciones que no constituyen el giro de la empresa. VN Cía. XYZ, S.A. Estado de resultados Del de al de de Ventas Netas: ventas totales - rebajas, descuentos, bonificaciones sobre ventas menos CV Costo de ventas: inventario inicial + compras netas inventario final (comercial) materias primas + mano de obra + gastos de fabricación (de transformación) igual UB Utilidad bruta menos GO Gastos de operación: gastos de ventas + gastos de administración + gastos generales igual UO Utilidad de Operación mas OP Otros productos: todos los ingresos que recibe la empresa, pero que no son producto de su giro principal menos OG Otros Gastos: todos los gastos que no son propiamente de la operación igual UNAI Utilidad neta antes de impuestos menos ISR Impuesto sobre la renta menos RUT Reparto de utilidades a los trabajadores igual UNDI Utilidad neta después de impuestos 7
Ventas brutas y Ventas netas Únicamente los ingresos provenientes de las operaciones normales se deben mostrar. Las ventas brutas de mercancías o servicios deben mostrarse con deducción (devoluciones y descuentos sobre las ventas enunciados específicamente, obteniendo como resultado las ventas netas. Los ingresos derivados de las operaciones ordinarias o principales de un negocio comprenden la venta de mercancías y/o servicios al público tanto en una empresa comercial como en una manufacturera. Costo de Ventas En una empresa esta sección muestra las compras de mercancías y las devoluciones y descuentos sobre las mismas, los inventarios iníciales y finales, así como las cuentas relacionadas con las mercancías adquiridas tales como gastos de transportación sobre las compras e impuestos sobre la transportación. Utilidad Bruta El excedente de las ventas netas sobre el costo de ventas se denomina utilidad bruta. Si el costo de ventas fuera mayor que las ventas netas, la cantidad resultante podrá titularse "Excedente del costo de ventas sobre las ventas netas" o "Pérdida bruta". La cifra de utilidad bruta permite al analista calcular el margen de utilidad bruta (utilidad bruta/ventas netas) para conocer la proporción que de las ventas netas representa la utilidad. Generalmente, el costo de ventas es un renglón muy importante dentro del Estado de Resultados. Gastos de operación Representan todos aquellos gastos ocasionados por las funciones de compras, ventas y administración del negocio en general. Los estados de resultados muestran generalmente dos categorías de gastos de operación: GASTOS DE VENTA: Comprenden los gastos relacionados directamente con la venta y la entrega de mercancías, ejemplos de éstos son: los gastos de publicidad, gastos de entrega como salarios, gasolina, depreciación del equipo de reparto, gastos del edificio destinado a ventas, sueldos a los gerentes de ventas, gastos de la oficina de ventas, sueldos a vendedores, gastos de embarques, transportación sobre ventas, gastos de viaje de los vendedores, etcétera. GASTOS GENERALES Y ADMINISTRATIVOS: Comprenden los gastos de supervisión y administración en general, los de llevar los registros y el control contable, gastos de correspondencia, compras, etcétera. Algunos ejemplos son los honorarios de auditoría y contabilidad, gastos de crédito y cobranzas, depreciación del equipo y mobiliario de oficina, gastos de edificio y oficinas de la administración, nómina de oficina, artículos de escritorio, papelería y correo, teléfono y telégrafo, etcétera. Utilidad de operación El excedente de la utilidad bruta sobre los gastos de operación se denomina utilidad de operación. Esta cantidad representa la utilidad generada por las operaciones normales de la compañía antes de deducir otros gastos y sumar otros ingresos. A este nivel del estado de resultados se calcula el margen de utilidad de operación (utilidad de operación/ventas netas). De acuerdo con el formato presentado al principio de este capítulo, este renglón representa el resultado neto de las operaciones normales, es decir de la explotación del giro de la empresa. Otros ingresos y otros gastos Otros ingresos: todos los ingresos que recibe la empresa, pero que no son producto de su giro principal ejemplo: ingreso por renta, ingreso por intereses, etc. Otros gastos comprenden todas las partidas de gastos que no son generados por las operaciones regulares de la compañía. 8
Utilidad antes de impuesto sobre la renta y participación de los trabajadores en las utilidades Constituye la cifra de utilidad contable que estaría sujeta a los gravámenes fiscales. Impuesto sobre la renta y participación de los trabajadores en las utilidades En este renglón del estado de resultados se presenta el importe del impuesto a cargo de la empresa, así como el monto correspondiente a la participación de los trabajadores en las utilidades de la empresa (PTU). El ISR y el PTU del año deben deducirse de la "Utilidad antes del impuesto sobre la renta y participación de los trabajadores en las utilidades", la cifra resultante deberá llamarse "Utilidad neta del ejercicio después de ISR y PTU. 9