1. INTRODUCCIÓN E n Excel podemos incluir dibujos e imágenes en las hojas de cálculo, para mejorar su presentación y su diseño. Además, también tenemos la posibilidad de incluir elementos gráficos en las hojas de cálculo para ver de otra forma los valores que hay en una tabla de datos. El añadir este tipo de elementos gráficos no es simplemente para mejorar la presentación de la hoja. Muchas veces es mucho más sencillo entender e interpretar un gráfico que estudiar una tabla con montones y montones de cifras. Un gráfico en Excel representa de una forma visual los datos de una hoja de cálculo. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 1
Lo normal es seleccionar rangos rectangulares de celdas, pero también puedes seleccionar celdas no adyacentes, que no estén seguidas (recuerda que, para esto, puedes utilizar la tecla ). Los gráficos se pueden incrustar en una hoja de cálculo o bien crearlos en una hoja distinta (normalmente llamada hoja de gráfico); en este segundo caso, esta hoja se comporta igual que cualquier otra hoja de Excel (tiene su propio nombre, puedes copiarla o eliminarla, etc.). Los datos que se utilizan al crear un gráfico se vinculan automáticamente a la hoja de cálculo, de forma que cualquier cambio que hagas en los datos de la hoja se verá también reflejado en el gráfico. Cuando vayamos a crear un gráfico, lo primero es seleccionar los datos que se mostrarán en el gráfico. En el gráfico se representa el valor que hay en las celdas de la hoja de cálculo, de forma que puedes analizar de una forma rápida y sencilla los datos, compararlos entre ellos, ver las posibles tendencias, etc. Los datos de cada una de las celdas se llaman puntos de datos, y aparecen en los gráficos en forma de líneas, columnas, etc. (dependiendo del tipo de gráfico de que se trate). Estos puntos de datos se agrupan en series de datos, y se distinguen entre sí por sus colores o diseños. 2. CREACIÓN DEL GRÁFICO También se usan los gráficos incrustados cuando quieres mostrar más de un gráfico en la misma hoja de cálculo. U n gráfico incrustado es un elemento más de la hoja de cálculo, al igual que el texto, una imagen o cualquier otro elemento gráfico. Por lo tanto, podrás cambiar su tamaño, la posición donde está en la hoja, etc., seleccionándolo y arrastrando con el ratón. Este tipo de gráficos se suelen utilizar cuando quieres ver o imprimir un gráfico y otra información en una misma hoja (por ejemplo, la tabla de origen, otros datos, otros gráficos u otros objetos). Antes de crear el gráfico, tenemos que seleccionar los datos a partir de los que se creará dicho gráfico. Tienes que incluir en la selección los rótulos o títulos de las distintas series de datos de la tabla, si quieres que se muestren en el gráfico. Si no incluyes los títulos, posteriormente podrás añadirlos, si lo deseas. 2
En el grupo de comandos Gráficos de la ficha Insertar de la Cinta de opciones están los tipos de gráficos que tiene Excel. Al pulsar en uno de los botones de un tipo, se abrirá un menú con los subtipos de gráficos, para que selecciones el que quieras utilizar. Como ves, podemos crear gráficos de columnas, de líneas, circulares y otros tipos (radiales, de anillo, de burbuja...). Con la opción Todos los tipos de gráfico (o pulsando el Iniciador de cuadro de diálogo de este grupo de comandos Gráficos) se abrirá un cuadro de diálogo con todos los tipos de gráfico disponibles, para que puedas seleccionar el tipo desde allí. Además, muchas veces habrá subtipos en dos dimensiones y subtipos tridimensionales. Selecciona el que más te interese para cada ocasión. Aunque el tipo pueda ser el detalle más importante del gráfico, no te preocupes si después no te gusta el que has elegido, ya que podrás cambiarlo fácilmente. Al seleccionar el tipo que queramos, se creará directamente el gráfico en la hoja. A continuación podremos modificarlo de la forma que queramos, añadirle o eliminarle elementos, cambiar su formato, etc., para personalizarlo completamente. Al seleccionar un gráfico, aparecen en la Cinta de opciones tres fichas: Diseño, Presentación y Formato. Estas herramientas contextuales de gráficos permiten trabajar con el gráfico seleccionado y todos sus elementos. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 3
Desde la ficha Diseño puedes seleccionar distintas opciones de diseño y formato del gráfico, así como cambiar el tipo de gráfico, su ubicación o los datos que está mostrando. La ficha Presentación se utiliza para mostrar, ocultar o cambiar la posición de los elementos del gráfico, mientras que desde Formato podemos cambiar el formato de los distintos elementos (colores, estilos de línea, efectos especiales...). Supongamos que no nos gusta cómo se muestra el gráfico con el tipo seleccionado o que quieres ver cómo quedaría con otro tipo. Pues bien, puedes cambiar su tipo desde el botón. En el cuadro que aparece puedes seleccionar el tipo y subtipo de gráfico que quieres utilizar en el gráfico. Puedes situar un gráfico en cualquier lugar de la hoja, así como cambiar su tamaño y otras características. Al seleccionar un gráfico, Excel resalta en la hoja de cálculo cuál es el rango que está siendo representado en el mismo. Además, también se señalan las celdas que se utilizan en otros elementos del gráfico, como las que actúan de rótulos de las series de datos y las que representan a las distintas categorías de valores. 4
Según lo que te interese comprobar en los datos de la hoja, será más conveniente poner los datos representados de una forma u otra. Ten en cuenta que, a veces, la información que tengas en la hoja de cálculo solo tendrá sentido de una determinada forma. Con el botón puedes cambiar los datos de los ejes del gráfico: los datos que se han colocado en el eje vertical se mueven al eje horizontal y viceversa. De la misma forma que cualquier otro objeto de Excel, también puedes eliminar un gráfico. Primero selecciónalo y luego pulsa la tecla. Ten en cuenta que, al hacer clic con el ratón en alguno de los elementos del gráfico (leyenda, títulos, área de trazado...), se selecciona este elemento y no el gráfico mismo: debes hacer clic en alguno de los lados o en una zona libre del gráfico para seleccionarlo. Luego veremos más detenidamente los distintos elementos de un gráfico. 3. CAMBIAR EL ASPECTO E l tipo de gráfico es la característica que más puede influir en el aspecto general del gráfico, aunque también podemos realizar otros cambios en el mismo que pueden cambiar radicalmente su diseño. Excel proporciona varios diseños y estilos predefinidos (desde los grupos de comandos Diseños de gráfico y Estilos de diseño de la ficha Diseño de la Cinta de opciones), de manera que puedes aplicarlos para cambiar rápidamente el gráfico, en lugar de ir añadiendo o cambiando cada uno de los elementos del gráfico manualmente. El eje vertical del gráfico también se llama eje Y o valor, mientras que el eje horizontal también se llama eje Y o categoría. Hay diseños con título del gráfico, con leyenda, con títulos en los ejes, etc. Para cambiar el título del gráfico o los títulos que puedas añadir al eje vertical y al horizontal, pulsa en dicho título para seleccionarlo y, a continuación, haz clic otra vez para que aparezca el cursor de texto. En cuanto a los estilos de diseño del gráfico, de manera similar a los estilos de la hoja de cálculo, son combinaciones de colores y formatos que se aplican de forma conjunta al gráfico, cambiando su aspecto general. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 5
Aunque hayas aplicado un diseño o un estilo determinado al gráfico, siempre puedes personalizarlo, añadiendo o eliminando los elementos que quieras o cambiando el formato de los ya existentes. Normalmente pondrás un gráfico en una hoja de gráfico cuando quieras ver un gráfico separado de los datos de la hoja de cálculo en los que se basa. También puede ser útil si quieres ver o cambiar gráficos de gran tamaño o muy complejos, porque así podrás trabajar mejor con ellos. Otra característica que podemos establecer es la ubicación del gráfico, es decir, dónde estará situado. Podemos incrustarlo como un objeto más de la hoja de cálculo o en otra hoja aparte, en cuyo caso estará situado en una hoja de cálculo independiente que solo tendrá el gráfico, llamada hoja de gráfico. Tras seleccionar el gráfico o seleccionar la hoja de gráfico en la que se encuentra el gráfico, el comando gráfico incrustado en una hoja de gráfico o al revés. permite transformar un Al poner un gráfico en una hoja de gráfico, Excel crea esta hoja situándola delante de la hoja de cálculo donde están los datos que se representan en el gráfico. Tras seleccionar unos datos en una hoja de cálculo, puedes utilizar la tecla para crear directamente un gráfico basado en el tipo predeterminado en una hoja de gráfico con estos datos (la combinación de teclas + crea directamente un gráfico incrustado). 6
Puedes cambiar el tipo de gráfico predeterminado seleccionando el tipo y subtipo de gráfico adecuado en el cuadro de diálogo donde aparecen todos los tipos de gráfico y pulsando el botón Establecer como predeterminado. 4. ELEMENTOS DEL GRÁFICO V amos a centrarnos ahora en los elementos que podemos mostrar en el gráfico. Hemos comentado que desde la ficha Presentación de la Cinta de opciones puedes mostrar, ocultar o cambiar los elementos del gráfico. Por ejemplo, puedes mostrar u ocultar el título del gráfico o de los ejes, la leyenda, el área de trazado, etc. Por ejemplo, desde el botón puedes seleccionar si quieres mostrar o no el título del gráfico, así como si mostrarlo encima del gráfico o superpuesto en el mismo. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 7
Desde las opciones del botón puedes mostrar u ocultar las líneas de la cuadrícula del gráfico, que son líneas horizontales o verticales que parten desde los ejes y se extienden por el área de trazado del gráfico. Estas líneas sirven para facilitar la lectura de los datos del gráfico. Las etiquetas de datos muestran los valores adecuados en los puntos de datos del gráfico, que son los valores que se están representando en estos puntos. También puedes incluir la tabla de datos en un gráfico incrustado, aunque la mayoría de veces no tendrá mucho sentido hacerlo, porque normalmente incrustarás un gráfico en la misma hoja de cálculo donde tengas los datos representados. Otra característica que a veces se suele utilizar al crear una hoja de gráfico es la de mostrar, a la vez que el gráfico, la tabla de datos correspondiente. Para esto puedes utilizar el botón. De esta forma se mostrará, pegada a la parte de abajo del gráfico, la tabla de datos que está siendo representada. Además de utilizar la opción Ninguno de los menús de los botones de esta ficha Presentación, si quieres eliminar algún elemento del gráfico también puedes seleccionarlo y pulsar la tecla. 8
5. FORMATO DE ELEMENTOS A parte de elegir los elementos que quieres mostrar o no en el gráfico, puedes configurarlos y cambiar su formato, para que se tengan el aspecto que quieras. Una forma de hacer esto es a través del cuadro de diálogo que aparece al acceder a la opción Más opciones, dentro del menú del elemento adecuado, en los botones de esta ficha Presentación. También puedes acceder al cuadro con las opciones de formato de un determinado elemento del gráfico haciendo doble clic en dicho elemento. En cada categoría de este cuadro de diálogo existen distintas opciones, desde las que puedes configurar prácticamente cualquier característica del elemento de que se trate. Otra forma de cambiar el aspecto de un elemento del gráfico es seleccionar este elemento y, a continuación, utilizar los controles de la ficha Formato de las herramientas contextuales del gráfico. Desde el grupo de comandos Estilos de forma puedes seleccionar algún estilo predefinido para el elemento seleccionado, así como indicar tú mismo su relleno, contorno o el efecto que se le aplicará. Desde el botón puedes seleccionar el color de la línea del contorno del elemento, así como el grosor de esta línea y el tipo de línea (continua, a puntos, a rayas...). Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 9
Desde el botón, además de elegir un color como relleno del elemento, puedes seleccionar un degradado, una imagen o una textura como relleno. En la lista del grupo de comandos Selección actual se muestra el elemento del gráfico que tienes seleccionado en cada momento, para que sepas sobre lo que estás trabajando. También puedes utilizar esta lista para seleccionar los distintos elementos del gráfico. Ya hemos dicho que, para seleccionar un elemento del gráfico, debes pulsar sobre él. Con el teclado también puedes seleccionar los distintos componentes del gráfico: pulsando las teclas o pasarás de un elemento a otro, mientras que con las teclas accederás a los elementos de una misma categoría. Desde el botón, que está en el grupo de comandos Selección actual (tanto en la ficha Formato como en Presentación), también puedes cambiar el formato del elemento seleccionado desde un cuadro de diálogo. Cuando quieras hacer un proceso con un determinado elemento (cambiarlo de color, aplicarle algún efecto tridimensional o alguna otra característica de formato), deberás seleccionarlo primero, ya sea haciendo utilizando el ratón o con el teclado. De cualquiera de estas formas podríamos establecer las propiedades que quisiéramos para todos los elementos del gráfico, si no nos gusta las que pone Excel según el estilo seleccionado. y 6. AÑADIR DATOS S i, una vez creado un gráfico, quieres representar en este gráfico otras series de datos, no es necesario volver a crearlo. Desde el botón del grupo de comandos Datos de la Cinta de opciones (en la ficha Diseño) puedes cambiar el rango de celdas que se representarán gráficamente, cambiando las celdas a las que se hace referencia en el campo Rango de datos del gráfico de este cuadro de diálogo. 10
Desde el apartado Entradas de leyenda (Series) puedes cambiar el orden en el que se muestran las series en el gráfico, lo que puede ser útil en ocasiones. Este cuadro también permite intercambiar los datos representados en las filas y columnas del gráfico. Para agregar o añadir datos a un gráfico ya existente también puedes utilizar el ratón para extender el rango de los datos representados en el gráfico. Al seleccionar un gráfico, Excel te indica, con un rectángulo azul, el rango de datos representados, y con un rectángulo verde, los rótulos de las series de datos. Para agregar más datos, haz que estos datos que quieres incorporar al gráfico entren en el rango, arrastrando uno de los controladores de tamaño del rango (es decir, uno de los pequeños cuadrados que aparecen en las esquinas del rango). Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 11
El tamaño del gráfico no cambia al añadir más datos al mismo, por lo que es posible que, al añadir nuevos datos, tengas que cambiar manualmente el tamaño, para que el gráfico quede más claro. Por ejemplo, si en la imagen anterior quisieras incorporar la serie del tercer trimestre al gráfico, lo único que tendrías que hacer es pulsar en el controlador de tamaño inferior derecho y arrastrarlo hacia la derecha, para que abarque también estos datos. Otra forma de añadir datos a un gráfico es mediante los comandos de Copiar y Pegar: tendrías que copiar las nuevas series de datos que quisieras añadir al gráfico, seleccionar el gráfico y pegarlas. Si cambias los datos en la hoja de cálculo, Excel actualizará inmediatamente el gráfico. Si eliminas un rango de datos en la hoja que estás representando en el gráfico, el gráfico se actualizará. No obstante, si se elimina una serie en el gráfico, no se elimina el rango en la hoja de datos. 12