TEMA 7: EL TRATAMIENTO DOCUMENTAL DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA 1.EL DERECHO A LA INFORMACIÓN Normas reguladoras: Constitución, art. 105.b: La ley regulará: b) El acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos y la intimidad de las personas. Desarrollo: Ley de Bases del Régimen Local. Ley del Patrimonio Histórico Español. Regula el acceso al patrimonio documental y bibliográfico del Estado. Ley Orgánica de Protección Civil del Derecho al Honor, a la Intimidad Personal y Familiar y a la Propia Imagen: Limita la divulgación de información sobre hechos, datos o expresiones relativos a la vida privada de las personas. Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Púbicas y del Procedimiento Administrativo Común (en lo sucesivo LRJAP-PAC): Art. 35: Los ciudadanos, en sus relaciones con las Administraciones Públicas, tienen los siguientes derechos: A) A conocer, en cualquier momento, el estado de la tramitación de los procedimientos en los que tengan la condición de inter esados, y obtener copias de documentos contenidos en ellos. G) A obtener información y orientación acerca de los requisitos jur ídicos o técnicos que las disposiciones vigentes impongan a los proyectos, actuaciones o solicitudes que se propongan realizar. H) Al acceso a los registros y archivos de las Administraciones Públicas en los términos previstos en la Constitución y en ésta u otras Leyes. Desarrollo reglamentario: Real Decreto 208/96, por el que se regulan los servicios de información administrativa y atención al ciudadano. Finalmente, se deben consultar las regulaciones específicas de las Comunidades Autónomas. En Madrid: el Decreto 217/2002 de atención al ciudadano. 1
Principio de Publicidad: Ley de Secretos Oficiales, art. 1. Administración Pública Los órganos del Estado estarán sometidos en su actividad al principio de publicidad de acuerdo con las normas que rijan su actuación, salvo en los casos en que por la naturaleza de la materia, sea ésta declarada expresamente clasificada, cuyo secreto o limitado conocimiento queda amparado por la presente ley. Es decir, el principio general es que toda la documentación administrativa es pública, salvo que la propia administración decida lo contrario, clasificando como secreta o de acceso limitado la documentación que considere pertinente. Derecho al conocimiento de la actuación administrativa: LRJAP-PAC, art. 37: 1. Los ciudadanos tienen derecho a acceder a los registros y a los documentos que, formando parte de un expediente, obren en los archivos administrativos, cualquiera que sea la forma de expresión, gráfica, sonora o en imagen o el tipo de soporte material en que figuren, siempre que tales expedientes correspondan a procedimientos terminados en la fecha de la solicitud. 2. El acceso a los documentos que contengan datos referentes a la intimidad de las personas estará reservado a éstas, que, en el supuesto de observar que tales datos figuran incompletos o inexactos, podrán exigir que sean rectificados o completados, salvo que figuren en expedientes caducados por el transcurso del tiempo, conforme a los plazos máximos que determinen los diferentes procedimientos, de los que no pueda derivarse efecto sustantivo alguno. 3. El acceso a los documentos de carácter nominativo que sin incluir otros datos pertenecientes a la intimidad de las personas figuren en los procedimientos de aplicación del derecho, salvo los de carácter sancionador o disciplinario, y que, en consideración a su contenido, puedan hacerse valer para el ejercicio de los derechos de los ciudadanos, podr á ser ejercido, además de por sus titulares, por terceros que acrediten un inter és legítimo y dir ecto. 4. El ejercicio de los derechos que establecen los apartados anteriores podr á ser denegado cuando prevalezcan razones de inter és púb lico, por inter eses de terceros más dignos de protección o cuando así lo disponga una L ey, debiendo, en estos casos, el órgano competente dictar resolución motivada. 5. El derecho de acceso no podrá ser ejercido respecto a los siguientes expedientes: A) Los que contengan información sobre las actuaciones del Gobier no del Estado o de las Comunidades Autónomas, en el ejercicio de sus competencias constitucionales no sujetas a Derecho Administrativo. B) Los que contengan información sobre la Defensa Nacional o la Seguridad del Estado. C) Los tramitados para la investigación de los delitos cuando pudiera ponerse en peligro la protección de los derechos y libertades de terceros o las necesidades de las investigaciones que se estén realizando. D) Los relativos a las materias protegidas por el secreto comercial o indust rial. E) Los relativos a actuaciones administrativas derivadas de la política monetar ia 1. 1 Como ya he explicado en clase, esta cláusula está vacía de contenido, en tanto que la política monetaria ha pasado a ser competencia del Sistema Europeo de Bancos Centrales-Banco Central Europeo. 2
6. Se regirán por sus disposiciones específicas: A) El acceso a los archivos sometidos a la normativa sobre mater ias clasificadas. B) El acceso a documentos y expedientes que contengan datos sanitar ios personales de los pacientes. C) Los archivos regulados por la legislación del régimen electoral. D) Los archivos que sirvan a fines exclusivamente estadí sticos dent ro del ámbito de la fu nción estadística públ ica. E) El Regis tro Civi l y el Regist ro Cent ral de Penados y Rebe ldes y los registros de carácter públ ico cuyo uso esté regulado por una Ley. F) El acceso a los documentos obrantes en los archivos de las Administraciones Públicas por parte de las personas que ostenten la condición de Diputado de las Cortes Gener ales, Senador, miembr o de una Asa mb lea legislativa de Comunidad Autónoma o de una Corp oración Lo cal. G) La consulta de fondos documentales existentes en los Ar chivos Históricos. (Recomiendo la lectura del resto del artículo). En resumen, las leyes reconocen: El derecho general a la obtención de información y orientación técnica y jurídica y al acceso a los archivos y registros públicos. El derecho especial de los interesados al conocimiento de la tramitación de los procedimientos que les conciernen. Se es interesado cuando: Se es titular de un derecho subjetivo frente a una Administración Pública. Se tiene un interés legítimo, directo y personal en el asunto de que se trate. Tipos de información administrativa. La información puede ser: interna y externa. La externa se subdivide en: información general y particular. 2.TRATAMIENTO ADMINISTRATIVO DE LA DOCUMENTACIÓN. El documento administrativo. Definición: Ley del Patrimonio Histórico Español (LPHE). Artículo 49: 1. Se entiende por documento, a los efectos de la presente Ley, toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos. Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones. Componentes del documento: 3
Soporte. Estructura. Contenido o mensaje. Clases de documentos administrativos: a) Documentos endógenos. Informe: documento que contiene la opinión de un órgano administrativo (órgano asesor) sobre un determinado asunto, emitido de cara a la resolución del mismo por otro órgano diferente (órgano decisor). Propuesta de resolución: documento elaborado por el encargado de instruir un procedimiento. Contiene su pronunciamiento sobre la decisión a adoptar, siendo elevado al órgano decisor para que éste resuelva. Resolución: documento en el que el órgano decisor fija la posición de la Administración sobre el asunto objeto del procedimiento. Nota interior: documento utilizado para comunicaciones entre órganos de la misma Administración. Acta: documento en el que un funcionario público deja constancia de los pormenores de un acto o suceso; por ejemplo: reuniones y acuerdos de un órgano colegiado. Minuta: copia de un documento generado por Ia Administración, utilizada para dejar constancia del acto administrativo que recoge dicho documento en el archivo del órgano gestor. b) Documentos exógenos. Instancia o solicitud: documento en el que un ciudadano formula alguna clase de solicitud a la Administración instándole a resolverla. Suele estructurarse en tres partes bien diferenciadas: nombre y circunstancias personales del solicitante, exposición sucinta de los hechos y fundamentos de derecho, y petición en que se concretan las demandas del solicitante. Denuncia: documento en el que se comunica a la Administración competente la comisión de alguna infracción. Puede ser formulada por un ciudadano otro órgano administrativo. Notificación o traslado: documento utilizado para poner en conocimiento del interesado la resolución recaída en un procedimiento, u otros actos administrativos que afecten a sus derechos e intereses. Recurso: documento en el que un ciudadano solicita la revisión de una resolución administrativa desfavorable a sus intereses. Certificación: documento en el que la Administración competente, a instancia del interesado, da fe de algún hecho jurídico-administrativo relativo al mismo. Oficio: documento que emplea la Administración para comunicarse con los ciudadanos, empresas ocualquier otro órgano administrativo. 4
Expediente Administración Pública Conjunto ordenado de documentos que sirven de antecedentes y fundamentos a un pronunciamiento administrativo. La razón de ser de los expedientes reside en la dependencia que existe entre los distintos documentos que están relacionados entre sí al tratar de un mismo asunto. Ninguno de ellos tiene significado por sí solo. LRJAP-PAC: Art. 35: Los ciudadanos, en sus relaciones con las Administraciones Públicas, tienen los siguientes derechos: F) A no presentar documentos no exigidos por las normas aplicables al procedimiento de que se trate, o que ya se encuentren en poder de la Administración actuante. De este derecho se deriva la existencia de expedientes no autosuficientes, ya que pueden constar determinados documentos en otro expediente, lo que obligaría (cuando se ejerce este derecho) a contar con un sistema de archivo ágil y moderno. 3.PARTICIPACIÓN DE LOS CIUDADANOS EN LA ADMINISTRACIÓN La Constitución de 1978 ha reconocido el derecho de los ciudadanos a participar tanto en la gestión de la administración pública como a ser tenidos en cuenta en la actividad administrativa. Parte de ese derecho ya lo hemos visto en los epígrafes anteriores (derecho a la información y acceso a la misma). Ahora veremos hasta dónde se ha desarrollado el derecho a la participación en la gestión pública. Colaboración en la toma de decisiones de la Administración Constitución, art. 105: La ley regulará: a) La audiencia de los ciudadanos, directamente o a través de las organizaciones y asociaciones reconocidas por la ley, en el procedimiento de elaboración de las disposiciones administrativas que les afecten. () c) El procedimiento a través del cual deben producirse los actos administrativos, garantizando, cuando proceda, la audiencia del interesado. La Constitución reconoce el derecho a ser oído durante la toma de decisiones de la Administración (disposiciones administrativas), a fin de que individuos y grupos con intereses comunes puedan defender sus intereses (art. 105-a), así como la participación en el procedimiento administrativo a través de la fase de audiencia (art. 105-c), lo que veremos en otro tema. La inclusión institucionalizada de representantes en la Administración. La Constitución también contempla la participación de grupos de interés en la gestión de aquellas instituciones de alto interés social, como por ejemplo, el artículo 129.1 (participación de los interesados en la Seguridad Social). Otras instituciones de nivel estatal donde se da esta participación 5
son: El Consejo Escolar de Estado. El Consejo Económico y Social. Esta participación se da también en otras administraciones. Por ejemplo: los consejos de participación ciudadana de algunos ayuntamientos, los Consejos Escolares de los centros de enseñanza, donde pueden tener representantes las asociaciones de madres y padres de alumnos, los ayuntamientos, etc. 4.INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA Y ATENCIÓN AL CIUDADANO El derecho de los ciudadanos a la información se canaliza a través de los Centros de Información y Atención al Ciudadano, regulados en la LRJAP-PAC, a los que se les encomienda las siguientes funciones: Información particular al ciudadano. Recepción y registro de peticiones. Información general al ciudadano, lo que implica: Crear y mantener actualizada la base de datos de información administrativa. Aportar apoyo documental y técnico al resto de unidades administrativas. Impulsar y supervisar al intercambio de material informativo. Participar en la elaboración y distribución de publicaciones y demás medios de difusión informativa, etc. Cada administración será responsable del funcionamiento de sus propios centros de atención al ciudadano. 5.ACTIVIDADES 1. Enumera cinco leyes que hagan referencia al derecho a la información de los ciudadanos. 2. Qué condición debería tener el particular que quiera conocer el estado de tramitación de un procedimiento administrativo? 3. En qué consiste la información interna? 4. Define: documento, solicitud, oficio, expediente. 5. En qué procedimientos administrativos pueden ser oídos los ciudadanos? 6. Qué derechos de los estudiados en esta materia están constitucionalmente garantizados? 7. Cita tres derechos relacionados con el acceso a documentos públicos. 8. Admite el Derecho Español soportes distintos del papel para comunicarse oficialmente con los ciudadanos? 9. A qué documentos públicos se tendría restringido el acceso? 10. A qué se debe la necesidad de agrupar la documentación administrativa en forma de expedientes? 11. Qué documentación te pidieron en una solicitud que hayas efectuado en una administración pública (matrícula, solicitud de becas, etc.)? te has acogido alguna vez al derecho regulado en el art. 35, F) de la LRJAP-PAC? 6