Paquetería contable
1 Sesión No. 7 Nombre de la sesión: Intelisis Business Intelligence Contextualización: Llegamos al tema de los sistemas contables o de paquetería contable basados en los sistemas conocidos como ERP (Enterprise Resource Planning, por sus siglas en inglés), que tienen aproximadamente un poco más de 15 años en el mercado nacional y mundial y que son sistemas de planificación de los recursos de las empresas basados en la información origen de todas y cada una de las operaciones de los negocios integrándolos de manera gerencial conforme a las necesidades de información de la misma, ya sea en productos o en servicios. Los sistemas ERP en su esencia son desarrollados considerando desde la planeación, producción, operación y contabilidad principalmente de una manera modular, podemos encontrar bastante información al respecto y muchos términos técnicos, podemos resumir que este sistema proviene de empresas de manufactura, donde el uso de materiales es la principal actividad, es decir provienen de una planificación de recursos materiales de manufactura. El software ERP interviene en el control de las actividades de la empresa como ventas, compras, pagos, producción, administración de inventarios, contabilidad, presupuestos y la administración del capital humano. Estos sistemas ERP los podemos encontrar en los sistemas de negocios electrónicos tales como comercio electrónico, administración electrónica, telecomunicaciones electrónicas y finanzas electrónicas; es un sistema que trata directamente con los proveedores.
2 Introducción al Tema: Intelisis es un sistema ERP de gestión empresarial que integra y automatiza todas las áreas de tu empresa, brindando la posibilidad de ser más eficiente y rentable, reduciendo el tiempo de los procesos y los costos de operación de tu compañía. Este sistema desarrollado por Intelisis, empresa mexicana de clase mundial, con más de 20 años de experiencia, implementando exitosamente soluciones de negocio basadas en tecnologías de información, se ubica en la ciudad de México, pero cuenta con sucursales en: Guadalajara, Monterrey, Morelia y Tijuana, y su presencia en todo el país a través de los socios de negocio de la empresa. Y también a nivel internacional cuenta con sucursales en: El Salvador, Guatemala, Honduras y Panamá como centro de operaciones para Centro y Sur de América. Su metodología de trabajo está documentada para garantizar que todos los colaboradores de cada sucursal cuenten con un sistema de trabajo consistente y así mismo garantizar la satisfacción total del cliente, ofrece soluciones para cualquier empresa sin importar la industria en que se encuentre.
3 Explicación: 5.1 Módulo de ventas El primer módulo a revisar es el correspondiente a ventas, el cual nos permite realizar el registro de todas las operaciones de comercialización de la empresa y tener control sobre ellas. Este control sobre los movimientos puede venir desde la generación de una cotización, un pedido, etc., dando seguimiento detallado de afectación, por ejemplo desde los inventarios y hasta la conclusión o fin del ciclo en cuentas por cobrar y en tesorería. Intelisis ERP permite configurar el grado de participación del usuario, definiendo perfiles y el tipo de acciones que va a realizar dependiendo de su responsabilidad laboral que desempeñe en la empresa, en este módulo particularmente podemos definir las reglas del negocio para el cliente final y tener el control de las ventas mediante los catálogos de cuentas relacionados, así como cualquier otra operación que afecte directamente el proceso del módulo. Este módulo tiene interacción directa con los módulos de cuentas por cobrar, tesorería, contabilidad, almacenes y fiscal. A este módulo de Ventas se le agrega el de servicios y devoluciones ofreciendo las siguientes ventajas: Manejar de manera fácil y segura las transacciones de comercialización, servicios y devoluciones del producto o servicio.
4 Administrar la operación de los movimientos que generan ingresos y reingresos a la empresa. Controlar los ingresos y reingresos así como las características de cada uno de ellos. Controlar y dar seguimiento a clientes y proveedores (internos y externos). Facilitar la emisión de facturas, remisiones, notas, registro de ingresos y devoluciones. Controlar los servicios y devoluciones generadas por área, sucursal o empresa. Facilitar la administración de servicios y devoluciones internas y externas. Facilitar la consulta rápida de los movimientos a través de reportes específicos, los cuales reflejan el comportamiento diario de esta actividad. Transportar datos a Excel y Acrobat. Los datos de entrada serán aquellos que provienen directamente del módulo de ventas con el movimiento tipo venta, especificando lugar de entrega, fechas, condiciones y cantidades solicitadas que se entregarán al cliente. 5.2 Módulo de finanzas Como cualquier otro sistema, toda la información generada por la empresa se convierte en información contable y financiera, este ERP hace integral la operación para el uso del modulo de finanzas o financiero, se requiere tener el control en áreas que obtienen información desde otros módulos como lo es ventas, embarques, etc.
5 En este módulo encontrarás los procesos que corresponden a las finanzas la cual incluye: Tesorería. Cuentas por cobrar. Cuenta por paga Activos fijos. Control presupuestal. Contabilidad. Conciliaciones. 5.3 Módulo de embarque Este modulo se utiliza para registrar la información y actividades relacionadas con el traslado de productos que fabrica o manufactura una empresa y que además los vende o comercializa, como fecha de operación, fecha de salida, número de pedido, agente, ruta y destino de los productos. Los datos de entrada serán aquellos que provienen del módulo de ventas con el movimiento tipo factura que contiene los siguientes datos: lugar de entrega, fechas, condiciones y cantidades solicitadas que se entregan al cliente, algunos otros datos provienen del módulo de cuentas por cobrar cuando se trata del movimiento orden de cobro.
6 También el módulo de embarques recibe información del módulo de inventarios por medio de los movimientos orden de traspaso, transferencia y algún otro referido a esta área que son utilizados para enviar la mercancía entre almacenes o sucursales. Compras también es utilizado para generar movimientos de información, ya que permite hacer embarques desde la orden de compra y requisición. Podemos mencionar como ventajas de este módulo las siguientes: Registro y asignación de rutas de entrega. Registro de entregas realizadas y revisadas. Control total en el proceso de embarques, incluso entre sucursales. Permite consultar el estatus en el que se encuentran los embarques. Control de las salidas de cantidades y de los destinos. Consulta fácil de los embarques a partir de reportes específicos (diarios). Permite exportar datos a Excel y Acrobat.
7 Conclusión: El sistema Intelisis es una solución de software de tipo ERP o sistema ERP (Enterprise Resource Planning Planeación de Recursos Empresariales) integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de la empresa en una misma aplicación, involucra a los departamentos funcionales que están en la operación o producción, desde las ventas, fabricación, distribución, administración de inventarios, facturación, contabilidad, etc. El principal propósito de un software ERP es agilizar los tiempos de respuesta dentro de la empresa, así como un manejo eficiente de información que permita tomar decisiones oportunamente y una disminución de los costos totales de operación. El sistema intelisis desarrollado en base a un ERP nos muestra los procesos tal vez diferente con las anteriores paqueterías, el manejo de los conceptos, su programación y estructura requiere un mayor grado de capacitación, mayor involucramiento en el proceso por parte del personal operativo, esto ocasiona un grado importante de participación, el no cumplir con los requerimientos de registro causarán el tener información incompleta a demás de tener el riesgo de que la operación se vea afectada. El desarrollo e implementación de este tipo de sistemas son muy detallados y requiere configurar cada módulo así como su interacción.
8 Para aprender más Revisa los videos explicativos de la paquetería que a continuación se enlistan, así como la liga del sitio sobre Intelisis.. Leal, P. (2012) Qué es un ERP? Dinámica de negocios URL http://brd.unid.edu.mx/que-es-un-erp/ Ardila, I. (2010) Ingreso Sistema Intelisis. http://brd.unid.edu.mx/ingreso-sistema-intelisis/ esemanal Periodismo del Canal TIC (2011) Intelisis, negocios bien pensados. http://brd.unid.edu.mx/intelisis-negocios-bien-pensados/ Intelisis. http://www.intelisis.com/
9 Actividad de Aprendizaje: En esta séptima sesión deberás trabajar en las siguientes actividades: -Realizar la tarea o actividad individual 7 y que tus respuestas estén bien justificadas. 1. Explica brevemente que es un sistema ERP. 2. Menciona cuántos y cuáles módulos integra el sistema de Intelisis. Requisitos de entrega: Esta es una actividad individual, deberás entregar la tarea en un archivo de Word y subirla a la plataforma en el lugar indicado.
10 Bibliografía: Ardila, I. (2010) Ingreso Sistema Intelisis. Obtenido de http://www.youtube.com/watch?v=u6ejqcht-os esemanal Periodismo del Canal TIC (2011) Intelisis, negocios bien pensados. Obtenido de http://www.youtube.com/watch?v=mbjhcf5ai7m Intelisis. http://www.intelisis.com/ Leal, P. (2012) Qué es un ERP? Dinámica de negocios URL. Obtenido de http://www.youtube.com/watch?v=bho5bbxkix4