Colegio Dominicano De La Salle Términos de referencia para licitación de la cafetería PLIEGO DE CONDICIONES PARA LA CONVOCATORIA DE PRESTACIÓN DE SEVICIOS DE DE LA CAFETERÍA Por medio del presente documento invitamos a toda la Comunidad Educativa e interesados a participar de la Convocatoria que tiene como objetivo la adjudicación del contrato de prestación de servicios de la Cafetería del Colegio Dominicano De La Salle para el año escolar 2013-2014, para atender una población escolar de 1,110 educandos y 148 empleados correspondientes a la jornada de la mañana más los servicios para la jornada de la tarde en las actividades extracurriculares. NECESIDAD Se hace necesario organizar el servicio de cafetería, para atender las necesidades de estudiantes y profesores durante las jornadas escolares de mañana y tarde. El colegio requiere poder ofrecer a la comunidad educativa por medio de la cafetería los siguientes servicios: Calidad y manejo en los alimentos Precios competitivos Variedad en el valor nutricional de los alimentos Higiene en los alimentos OPORTUNIDAD Para que toda la comunidad tenga la misma oportunidad de acceder a este beneficio, se debe establecer un mecanismo de selección equitativo no excluyente. Al iniciar la organización del año escolar, se deben hacer los ajustes que permitan corregir errores y mejorar los procesos. Es oportuno establecer un procedimiento de licitación que ampare por igual y dé las mismas oportunidades de contratar a la comunidad que quiera participar del proceso. MODALIDAD El contrato se suscribirá bajo la modalidad de arrendamiento con inversión (total o conjunta) a determinada cantidad de años para amortizar la inversión.
CRONOGRAMA Aviso de la convocatoria 14 de Enero de 2013 Publicación de pliegos de condiciones 14 de Enero de 2013 www.lasalle.edu.do Secretaria de la Dirección General Recepción de propuestas: 1 al 28 de Febrero del 2013 Secretaria de la Dirección General Evaluación de Propuesta 1 al 15 de Marzo del 2013 Consejo de Dirección + Asesores Aclaraciones, sugerencias y respuestas a 18 al 22 de Marzo del 2013 observaciones Adjudicación 5 de Abril del 2013 REQUISITOS Presentar en la secretaría de la Dirección General en un sobre sellado: PERSONAS FÍSICAS 1. Hoja de vida donde conste experiencia y competencias para la prestación del servicio 2. Cartas y certificación de contratos de trabajo anteriores donde conste la idoneidad personal y profesional. (Mínimo 2 años) 3. Lista de los productos a vender con sus respectivos precios 4. Lista de los proveedores de dichos productos. 5. Lista de los servicios a ofrecer con sus respectivos precios. 6. Especificar claramente la oferta económica para la Institución. 7. Especificar claramente los beneficios para los alumnos. 8. Carta bancaria que refleje capacidad económica y financiera. 9. Certificado no antecedente penales 10. Estructura organizativa sobre el funcionamiento de la cafetería. PERSONAS JURIDICAS 1. Copia de estatutos 2. Certificado de la DGII donde conste que se encuentra al día con sus impuestos 3. Certificado de la TSS donde conste que se encuentra al día con sus pagos 4. Curriculum y copia de cédulas de los accionistas de la compañía.
5. Cartas y certificación de contratos de trabajo anteriores donde conste la idoneidad personal y profesional. (Mínimo 2 años) 6. Lista de los productos a vender con sus respectivos precios 7. Lista de los proveedores de dichos productos. 8. Lista de los servicios a ofrecer con sus respectivos precios. 9. Especificar claramente la oferta económica para la Institución 10. Especificar claramente los beneficios para los alumnos 11. Carta bancaria que refleje capacidad económica y financiera de la empresa 12. Certificado no antecedente penales de los accionistas CONDICIONES GENERALES 1. La cafetería del colegio, no es establecimiento comercial, sino un servicio privado exclusivo, con destino a satisfacer las necesidades complementarias de alimentación y refrigerios de la comunidad educativa. 2. La cafetería funcionará en las instalaciones físicas del Colegio Dominicano de la Salle 3. Los activos de la cafetería propiedad del Colegio serán entregados al adjudicatario bajo inventario. 4. La Cafetería se adjudicará, mediante convocatoria y acta de adjudicación aprobada y firmada por el Consejo de Dirección. 5. La Dirección del Colegio o en su defecto un delegado, tendrá la facultad en su representación al acceso a las instalaciones de la Cafetería, con el fin de verificar los precios, la calidad de los productos y demás requisitos de manipulación, higiene y seguridad, lo cual se hará en presencia del adjudicatario. 6. El contrato será a partir del 1 de Mayo del 2013 y se entregará la cafetería el 3 de julio del 2013. 7. Todas las remodelaciones deben estar lista para el 15 de Agosto del 2013 8. El adjudicatario se supeditará a los horarios y calendario de la Institución. De igual manera, conocerá de manera directa las normas del Manual de Convivencia de la Institución y se comprometerá a cumplirlas y solicitar su cumplimiento por parte de la Comunidad Educativa. Tendrá en cuenta que su conducta y comportamiento deben corresponder a un acompañante del proceso formativo de niños y jóvenes en una institución educativa. 9. Los precios de los productos y servicios deben ser aprobado por el Consejo de Dirección 10. La introducción de nuevos productos y servicios deben ser aprobado por el Consejo de Dirección. 11. Otorgar facilidades y créditos a los empleados.
12. Los contratos firmados con los suplidores se harán tomando en cuenta beneficios para el colegio y el adjudicatario. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES PARA CONTRATAR 1. Familiares directos de los miembros del Consejo de Dirección 2. Empleados del colegio 3. Familiares directos de empleados del colegio 4. Miembros de la Directiva de una entidad relacionada: Coopsalle, Apasalle, etc. 5. Personas con antecedentes penales OBLIGACIONES Y PROHIBICIONES 1. Ofrecer productos que respondan a las características del proyecto de Alimentación saludable, es decir, dar preferencia a bebidas y alimentos naturales, sin químicos, preservativos ni colorantes, bajos en grasa, preferiblemente horneados, dulces de fruta natural, preparados diariamente, así como ensaladas de frutas y cantidades de porciones adecuadas a la edad. Los Padres de Familia conocerán por anticipado el menú de los almuerzos y estos contendrán el balance nutricional requerido. 2. Iniciar su funcionamiento con una lista de precios debidamente ubicada a la vista de todos los clientes, validada por la administración del Colegio. 3. Los daños ocasionados a los enseres del inventario entregado para el funcionamiento de la misma, correrán por cuenta del adjudicatario, los cuales deberán reponerse en su mismo estado. 4. Los proveedores prestarán el servicio a la cafetería únicamente en horario vespertino para garantizar seguridad en la Institución. 5. Las personas que presten los servicios en la cocina de la cafetería, deberán contar con certificación de manipulación de alimentos y cumplir los requisitos de salubridad en todo momento: delantal, tapabocas, gorro, uñas de manos cortas, limpias, sin esmalte y sin joyas, guantes, etc. 6. El adjudicatario deje mantener en excelente condiciones de limpieza la zona de la cafetería. 7. De todos los empleados de la cafetería debe constar los datos generales en el departamento de recursos humanos y en ningún caso se aceptará un empleado con antecedente penales. 8. El adjudicatario es responsable de contratar todos los servicios necesarios para su correcto funcionamiento. 9. Almacenar o expender bebidas embriagantes, cigarrillos y demás sustancias prohibidas por la Ley
10. Alterar precios, sin previa autorización del Consejo de Dirección 11. Admitir estudiantes, profesores u otro personal, dentro del espacio de la venta y manipulación. 12. El adjudicatario no podrá arrendar o subarrendar la cafetería Escolar, como tampoco efectuar reformas y mejoras al local, salvo previa autorización de la Administración del Colegio. 13. El adjudicatario no podrá utilizar las instalaciones de la Cafetería para pernoctar. No se podrá permanecer en ella en otros horarios diferentes a los establecidos, salvo los tiempos de aseo y mantenimiento que deberán ser informados con anticipación. 14. Queda totalmente prohibido la venta de medicamentos de todas las especies. CRITERIOS DE EVALUACION 1. Calidad: 30 puntos a. Variedad de los productos (10 puntos) b. Precio de los productos (10 puntos) c. Valor nutritivo de los productos (10 puntos) 2. Diseño o distribución del espacio de la cafetería: 15 puntos a. Lay out interno del funcionamiento de la cafetería (5 puntos) b. Lay out externo de uso general del público (5 puntos) c. Decoración (5 puntos) 3. Experiencias: 15 puntos: a. Actividad igual o similar 4. Criterios de aporte económico a la Institución: 30 puntos a. Valor pagado al colegio mensualmente 5. Solidez Financiera: 10 puntos. a. Solvencia económica PROCESO Y RESPONSABLE 1. Depositar documentación requerida Participantes 2. Preselección de ternas Equipo de licitación 3. Entrevistas y aclaraciones con el Equipo Equipo y Participantes de Licitación 4. Selección del adjudicatario Equipo de licitación 5. Retroalimentación de resultados a Equipo de licitación participantes 6. Adjudicación de licitación Equipo de licitación 7. Firma de contrato Equipo de licitación y Adjudicatario 8. Inicio de operaciones Adjudicatario
DATOS IMPORTANTES SOBRE EL COLEGIO Existen copias de los planos de la cafetería del colegio disponible en la administración de Empleados: 148 divido en las siguientes categorías o 96 docentes o 52 empleados administrativo y de apoyo Horario de clases o Inicial y básica hasta el 6to curso: 7:30 a.m. a 1:15 p.m. o Básica desde 7mo hasta cuarto de Media: 7:30 a.m. a 1:30 p.m. o Este horario es para los días lunes, martes, jueves y viernes o Los miércoles todo el colegio sale a las 12:15 p.m. pues desde la 12:30 p.m. a 1:30 p.m. se utiliza ese período para formación de los maestros Horario y duración de recreos o Inicial y básica hasta el 6to curso: Lunes, martes, jueves y viernes 9:45 a.m. a 10:15 a.m. Miércoles 9:30 a.m. a 10:00 a.m. o Básica desde 7mo hasta cuarto de Media: Lunes, martes, jueves y viernes 10:40 a.m. a 11:20 a.m. Miércoles 10:00 a.m. a 10:30 a.m. 90 alumnos en academias deportivas en las tardes: 100 alumnos en actividades pastoral los viernes en la tardes 300 alumnos en las clases sabatinas de 8:30 a.m. a 12:00 p.m. que imparte el Instituto Cultural Dominico Americano (ICDA) en el colegio
COLEGIO DOMINICANO DE LA SALLE de estudiantes actuales Nivel Inicial Edad (años) Estrellitas 2 2 6 6 12 Prekínder 3 2 12 10 22 Kínder 4 2 20 18 38 PrePrimario 5 2 16 16 32 Sub-Total 8 54 50 104 Nivel Básica I Edad (años) Primero 6 3 29 24 53 Segundo 7 3 45 27 72 Tercero 8 3 38 23 61 Cuarto 9 3 33 31 64 Sub-Total 12 145 105 250 Nivel Básica II Edad (años) Quinto 10 3 47 28 75 Sexto 11 3 48 37 85 Séptimo 12 3 52 36 88 Octavo 13 3 40 41 81 Sub-Total 12 187 142 329 Nivel Medio Edad (años) Primero B. 14 3 61 49 110 Segundo B. 15 3 64 44 108 Tercero B. 16 3 61 42 103 Cuarto B. 17 3 63 43 106 Sub-Total 12 249 178 427 Totales: 44 635 475 1110