JUAN IGNACIO VARELA CIO Befesa 48 bspreviews OCTUBRE 2014
No hubiera sido posible hacer esto sin contar con cloud En abril de 2013, Abengoa cierra la venta de su filial Befesa al grupo inversor Triton Partners. A partir de ese momento, los responsables de esta nueva organización dispusieron de un año para poner en marcha su propia infraestructura de TI e ir desconectando de forma paulatina todos y cada uno de los servicios que hasta el momento le venían prestando los sistemas centralizados de Abengoa. Juan Ignacio Varela es el director de tecnología de Befesa y el responsable de definir la estrategia que les ha permitido crear la IT de una compañía grande desde cero, y en un período tan reducido. Befesa es una compañía internacional especializada en el reciclaje y la gestión de residuos industriales, acero y aluminio especialmente. Cuenta con cerca de 2.000 empleados y plantas en Alemania, España, Reino Unido, Francia, Suecia, Turquía y Corea del Sur, así como en Chile, Argentina, México y Perú. Cuando Befesa se separa de Abengoa, Juan Ignacio Varela recibe la tarea de montar una nueva TI desde cero, porque todos los sistemas que usaba Befesa, al igual que el resto de unidades de negocio, eran centralizados y compartidos. No tenían nada, ni siquiera equipo. La estrategia que se siguió a partir de ese momento fue muy meditada: El primer mes me lo pasé pensando. No ejecuté prácticamente ninguna decisión. Lo dediqué a diseñar la estrategia y hacer números. En el análisis inicial cabía cualquier posibilidad, incluido el típico modelo de servicios basado en insourcing y en sistemas propios, pero el modelo de negocio que tenía Befesa, unido a la experiencia personal y el convencimiento de Juan Ignacio, les llevó a decantarse por un entorno con el mayor nivel de outsourcing y con la máxima utilización posible del cloud. Lo bonito de este proyecto es que hemos podido decidir qué camino coger. Si hubiéramos tenido alguna herencia, probablemente nos hubiera condicionado. Nosotros partíamos de cero. De hecho, no había sistemas propios, ni personal de IT. Befesa venía de una gran corporación con una estructura y un carácter muy centralizado, y con un mapa de aplicaciones enorme. El análisis inicial nos llevó a buscar un sistema de gestión estricto, que controle cualquier aspecto del negocio en cualquiera de nuestras filiales internacionales, pero que permitiera descentralizar parte de la capacidad de decision. Mapa de aplicaciones Ese análisis les llevó a repensar esa estructura de TI para adaptarla al nuevo contexto de Befesa y a poner en marcha un importante proceso de optimización del mapa de aplicaciones. Por ejemplo, en el sistema origen había alrededor 600 usuarios de IT, utilizaban principalmente como ERP el de SAP, cuentas de correo con Lotus Notes Todo on-premise, centralizado en distintos CPD y gestionado por equipos internos. Y la evolución les ha llevado a cloud. Decidimos que había que ir a la nube siempre que fuera posible, pero no a nivel de infraestructuras, sino que llegara a la capa de aplicaciones, a la capa de servicios. Lógicamente, solo en aquellos casos en los que tuviéramos las garantías de que el producto estuviera maduro. SAP es un claro ejemplo. Lo bonito de este proyecto es que hemos podido decidir qué camino coger. Si hubiéramos tenido alguna herencia, probablemente nos hubiera condicionado En estos momentos tienen SAP en la nube, así como el correo y toda la gestión documental, para la que utilizan la plataforma Office 365 de Microsoft. Han llevado también a cloud los sistemas de gestión de intercambio de documentación con administraciones públicas, la gestión de nómina y de recursos humanos (desarrollo, formación, gestión), etc. Lo único que tenemos propio, el CPD de Befesa, ocupa un rack que está gestionado íntegramente por un proveedor externo. Y, además, nos sobra medio porque debimos utilizar la otra mitad durante el proceso de migración de SAP. Si tenemos en cuenta que venimos de un sistema origen con decenas de racks repartidos por diferentes países, el proceso de optimización ha sido muy importante. Una de sus máximas ha sido la de, siempre que sea posible, no comprar servidores. Lógicamente, al final la realidad les llevó a adquirir un nodo de comunicaciones, controlador de dominio, servidor de ficheros Pero, para todo lo demás hemos montado un entorno virtualizado que está gestionado por nuestro partner. Ante cualquier nueva necesidad, primero OCTUBRE 2014 bspreviews 49
analizamos si se puede montar en la nube, y si no, entonces lo hacemos dentro. Para cualquier paso que se quiera dar, la primera pregunta es: se puede hacer en la nube? Por qué la nube? No sólo la nube porque sí. La nube porque permite un rápido despliegue, un pago por uso real (controlar y convertir toda la inversión en OPEX), flexibilidad para adaptarse a las demandas de rendimiento sin necesidad de invertir en nuevos servidores. Nosotros no tenemos esa dependencia. Befesa pertenece a un fondo de inversión y si en algún momento se decide hacer alguna desinversión, el corte es sencillo. Y tiene que ser posible deshacerse de ese coste sin necesidad de apagar máquinas, que has pagado y que quedan sin uso. Juan Ignacio provenía de la empresa que, dentro de Abengoa, gestionaba toda la IT del grupo y había vivido experiencias anteriores en la separación de unidades de negocio. El análisis de coste de este tipo de procesos se realizaba teniendo en cuenta la filosofía de uso de infraestructura propia y sistemas centralizados. Cuando me encargan la tarea de implementarlo desde el lado de Befesa me doy cuenta de que eso no es lo que quiero hacer. Y ahí es cuando vemos lo que nos propone la nube. Conseguimos rebajar esa inversión inicial en aproximadamente un 80% o incluso más, porque todo se convierte en gasto. Es una reducción lógica porque estamos hablando de pago por uso, pero, por ejemplo, en el caso de SAP debemos diferenciar por un lado soporte y por el otro el coste del cloud. Si hablamos únicamente de cloud, el ahorro existe y se mantiene en el tiempo porque la vida útil de un entorno SAP es de cinco años y el coste de renovación de una plataforma SAP es elevadísimo. experiencia que les trasladan los usuarios en cuanto a la mejora evidente en los tiempos de respuesta de la aplicación con respecto al sistema anterior. Incluso también en lo relacionado con el servicio. Hay mucha afinidad. El contacto que tenemos con el proveedor de cloud es muy bueno. Si detectamos algún tipo de ralentización enseguida lo miran y el problema se suele solucionar rápidamente. Si hablamos de cloud, el ahorro existe y se mantiene en el tiempo. La vida útil de un entorno SAP es de cinco años y el coste de renovación de una plataforma SAP es elevadísimo El ERP es un sistema crítico para la organización y aquí surge el problema del miedo a la pérdida de control sobre la información. Juan Ignacio se muestra sumamente tranquilo en ese aspecto, ya que todo está regido por contratos, en los que viene recogido todo lo relativo a la confidencialidad. Se siente cómodo. Yo creo que esto es un tema psicológico. Durante mi vida profesional he experimentado que, efectivamente, se hacen esfuerzos en torno a la seguridad, se toman medidas para la protección de los datos, etc. Pero estoy convencido de que, en el escenario actual, las soluciones que proponen, por ejemplo, SAP o Microsoft en la nube son más seguras que muchos de los entornos de grandes empresas, porque se han diseñado para eso. A la hora de elegir ir hacia la nube es importante hacer una buena elección del partner para asegurarse de que el proveedor transmita la tranquilidad necesaria en este aspecto. Pero, a partir de ahí, en cuanto a Si en algún momento se decide hacer alguna desinversión, el corte es sencillo. Y tiene que ser posible deshacerse de ese coste sin necesidad de apagar máquinas Según mi experiencia, en contextos on-premise se debe hacer frente a sistemas que se van quedando obsoletos, a ampliaciones de almacenamiento... Estamos hablando de proyectos muy costosos en tiempo, en recursos y en desgaste de toda la compañía. Por supuesto, también en dinero. Donde no ha existido ahorro ha sido en todo lo relacionado con el mantenimiento, pero por una cuestión puramente de volumen: han reducido el número de horas al mes de soporte y el precio unitario ha aumentado con relación al volumen de horas que era capaz de negociar el anterior propietario con sus proveedores. Pero si todo lo metes dentro de la misma tarta, el coste global de IT de Befesa es muy inferior a lo que estimábamos. SAP en cloud Cuando hablamos de los resultados que están obteniendo utilizando SAP en modo cloud, uno de los temas que hay que destacar es la Resumen del proyecto de SAP El sistema origen parte de una base de datos del entorno SAP de producción con 6TB, 472 sociedades y 26.000 usuarios. ORACLE/AIX, SAP, BI, XI y Portal. Para el SLO se clonó SAP, XI, BI y el portal en una plataforma auxiliar con el mismo SO y base de datos que el sistema origen. Se ejecutaron tres iteraciones de borrado del SLO, para asegurar que la eliminación era correcta y que toda la funcionalidad de negocio de cada sociedad se mantenía. Se ejecutó el borrado de la base de datos (SLO) y con los datos de Befesa se realizó una migración heterogénea a cloud. De esta forma queda la siguiente estructura: base de datos entorno SAP de producción: 1TB, 34 sociedades, 350 usuarios. SYBASE/LINUX, SAP, BI, XI, portal. El proyecto comenzó en noviembre de 2013 y la última iteración de SLO se ejecutó durante la Semana Santa, del 17 al 22 de abril de 2014. Befesa arrancó con el nuevo SAP el 24 de abril de 2014. Para cada uno de los sistemas de SAP cuentan con entornos de desarrollo, de calidad y de producción, con un total de 12 sistemas en modalidad cloud. 50 bspreviews OCTUBRE 2014
seguridad del dato, el cloud de Fujitsu tiene muchísimas más garantías que el CPD de algunas de las empresas por las que he pasado. Otro punto candente de los beneficios que aporta cloud en el ámbito de SAP se descubre al hablar de la evolución de los sistemas. Con un modelo en la nube haces una desconexión respecto a todo ese tipo de asuntos que antes suponían un verdadero quebradero de cabeza en cuanto al control de versiones, subidas de parches, actualizaciones... Esto es un verdadero problema cuando trabajas en un sistema on-premise. Ahora debemos tenerlo en cuenta pero nuestra mayor preocupación es consensuar las fechas en las que hay que hacer alguno de estos procesos. Nuestro proveedor es el encargado de este tipo de tareas. De hecho, antes necesitaban varios recursos que estuviera totalmente dedicados a todo lo relacionado con SAP Basis y ahora sólo se encargan de gestionar la información acerca de los procesos pendientes. El proveedor te informa sobre el impacto que puede tener y buscamos la fecha más propicia para llevarlo a cabo. Conclusión Es evidente que Juan Ignacio es un convencido del modelo en la nube. Es cierto que la de Befesa es una situación que no se da de forma habitual y, en este caso, la única opción sensata es el cloud. De hecho, ha vivido experiencias anteriores desde el grupo matriz en las que la empresa resultante no fue capaz de realizar ese despliegue en el tiempo pactado. Teníamos un año para no tener ningún tipo de servicio ni dependencia de nuestro anterior propietario en cuanto a IT. No hubiera sido posible hacer esto sin contar con cloud. Con el matiz de que en estos momentos sí es posible. Hace cinco años quizá no, pero ahora cloud está suficientemente maduro. Con un modelo en la nube haces una desconexión respecto a asuntos que antes suponían un verdadero quebradero de cabeza: control de versiones, subidas de parches, actualizaciones... En lo referente a la evolución, Befesa se encuentra en estos momentos en un proceso de revisión de todo el modelo que tienen en SAP, para tener muy claros todos los procesos de negocio y tratar de eliminar aquellos condicionantes que tenían generados desde el sistema origen. Y este será el paso previo para plantear nuevas soluciones, por ejemplo, en el ámbito de la movilidad. 52 bspreviews OCTUBRE 2014
núm. 11 OCTUBRE 2014 LA APUESTA ES CLOUD Gestión empresarial como servicio HABLAMOS CON Juan Ignacio Varela, CIO de Befesa ENTREVISTA Manuel Pimentel, presidente de la AEC SOLUCIONES Hybris. Omnichannel Customer Experience RETRATO Meg Whitman, CEO de Hewlett Packard