Manual de usuario Sistema de Recepción de Facturas Carga de facturas electrónicas de Proveedores. Versión 1.0.2
INDICE PAGINA I. Acceso al Portal 2 II. Registro de Proveedor 3 III. Regenerar contraseña 4 IV. Sistema de Recepción de Facturas 6 V. Mensajes de Error 9 1
ACCESO AL PORTAL Al acceder al portal http://hacienda.sonora.gob.mx/se selecciona el Apartado Proveedores y después el campo denominado Facturación Recepción, y esperamos que se despliegue la siguiente página: En dicha pantalla, se captura el número de proveedor (Obtenido previamente en el Departamento de Adquisiciones). Y la contraseña recibida en el correo electrónico proporcionado en el apartado de Registro Proveedores. 2
REGISTRO DE PROVEEDOR En la página de inicio del Portal se selecciona el recuadro Registro Proveedores y se accede a la siguiente página. Se capturan todos los campos de Proveedor (Obtenido previamente en el Departamento de Adquisiciones), RFC, Correo Electrónico, contraseña, (La contraseña debe contener entre 8 y 10 caracteres, una letra mayúscula, una letra minúscula, un dígito y un caracter especial como # * - / % por lo menos), se confirma la contraseña y por último se captura la suma del validador. Dar clic en Registrar Usuario y si los datos son correctos, se muestra la siguiente pantalla: 3
REGENERAR CONTRASEÑA Para el caso de que no cuente con su contraseña, en la página de inicio se selecciona, la liga Regenerar contraseña? y se capturan los datos siguientes: Una vez capturada su información (número de Proveedor, RFC y la suma del validador), seleccionar Recuperar Contraseña. 4
Si los datos son correctos, se recibe el mensaje siguiente: La contraseña se enviará a su correo electrónico, con el siguiente mensaje: En caso de no recibir el mensaje de correo electrónico, se recomienda buscar en la carpeta de correos no deseados y/o verificar que el correo que registró en el sistema sea el mismo que está consultando. 5
SISTEMA DE RECEPCION DE FACTURAS ELECTRONICAS (Facturación Recepción) MI EMPRESA, S.A. DE C.V. 1. Al acceder al sistema, del lado izquierdo se encuentra el menú, en el cual se dispone de las opciones Consulta, Cargar XML y Modificar Datos. 2. Al utilizar el Apartado denominado Consulta, se tienen 4 opciones: por rango de fechas (un lapso máximo de 3 meses), número de Pedido, número de mercancía y referencia. MI EMPRESA, S.A. DE C.V. 1. Por fecha: La cual está limitada por la información capturada en los campos de Fecha Inicial y Fecha Final, permitiendo un rango máximo de consulta de 3 meses. La fecha a buscar es la fecha de timbrado del XML. 2. Por número de pedido: Esta opción solo requiere la captura del número de pedido para realizar la consulta. 3. Por número de mercancía: Esta opción solo requiere la captura del número de mercancía para realizar la consulta. 4. Por número de referencia: Esta opción solo requiere la captura del número de referencia para realizar la consulta. 6
3. Para la opción Cargar XML se deben capturar los campos mostrados en la siguiente pantalla: MI EMPRESA, S.A. DE C.V. La orden de compra o también conocido como Pedido, es obtenido por parte del Administrador de la Dependencia a la que se está facturando. Por lo regular es un número que empieza con 45000. El documento de mercancía, al igual que la orden de compra, es proporcionado por parte del Administrador de la Dependencia a la que se está facturando. Por lo regular empieza con 50000. El tercer paso es seleccionar el archivo con terminación.xml que corresponda a la orden de compra y al documento de mercancía. Dar clic al botón Cargar XML y, después de procesar un momento, se muestra el mensaje de carga exitosa: Dicha carga se puede verificar en el apartado de Consulta. 7
4. En la opción Modificar Datos, se localiza el cambio de contraseña. En caso de requerirlo, se deberá capturar la nueva contraseña, su confirmación y dar clic en Actualizar. Es importante señalar que la contraseña debe contener entre 8 y 10 caracteres, una letra mayúscula, una letra minúscula, un dígito y un carácter especial como # * - / % por lo menos. 8
MENSAJES DE ERROR Cuando se intenta registrar el usuario y éste ya se encuentra registrado, se mostrará el siguiente mensaje: Cuando una factura (.XML) haya sido cargada con anterioridad, se mostrará el siguiente mensaje, que incluye la fecha de carga: 9
Cuando se intenta recuperar la contraseña, y exista algún problema con su correo, se mostrará el mensaje siguiente: Cuando esto suceda, es necesario intentar más tarde o comunicarse con el Administrador de la Dependencia a la que se factura. En caso de que la búsqueda sea por rango de fecha, al no encontrar XML con fecha de timbrado dentro del rango buscado, se mostrará la siguiente pantalla: Cabe mencionar que si se cuenta con el número de pedido, número de mercancía o referencia se podrá buscar sin capturar un rango de fechas. En caso de no mostrar información, favor de comunicarse con el Administrador de la Dependencia a la que se factura. 10