VICERRECTORÍA ACADÉMICA División de Admisiones y Registro Académico Área de Registro Académico PROCESO DE PROGRAMACIÓN ACADÉMICA DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES El siguiente es el procedimiento para realizar el Proceso de Programación Académica de cada periodo Académico en el sistema S.R.A: Definición Franjas Fijas Las siguientes franjas horarias se han establecido para las asignaturas que requieren aulas comunes, por lo cual se deben tener en cuenta a la hora de programar e ingresar dicha información al SRA: HORARIOS FIJOS PARA ASIGNATURAS QUE REQUIERAN AULA COMÚN Horas Sesiones de 3 Horas 2 Horas 1 Hora 7-8 7-9 8-9 7-10 9-10 10-11 11-12 12-13 10-13 9-11 11-13 13-14 13-14 14-15 14-15 14-16 15-16 14-17 16-17 17-18 15 18 * 16-18 * Asignaturas dirigidas a estudiantes de programas Vespertinos 17-18 Actividades 1. Creación y Modificación de Asignaturas en el Catálogo. El procedimiento completo para esta actividad se encuentra descrito en el Memorando VRAC- 145-08 de abril 16 de 2008 emitido por la Vicerrectoría Académica, y establece que serán estipulas dos fechas en el año para realizar este procedimiento. La División de Admisiones y Registro Académico publicará de manera oportuna las fechas. 2. Determinación y difusión de horarios para asignaturas de servicio en franjas horarias. El Área de Registro Académico y las Unidades Académicas de las Facultades o Institutos que ofrecen asignaturas obligatorias comunes a varios programas (Cálculo, Física, Álgebra Lineal,
Constitución Política, Inglés, Deporte Formativo, Español, etc.) definen las franjas horarias en las cuales se ofrecerán tales asignaturas. La información respecto a estas franjas se ha hecho llegar vía correos electrónicos a las Direcciones de Programa, Jefaturas de Escuela y Departamentos. En la siguiente dirección encontrarán, tanto las franjas horarias establecidas para asignaturas de servicio, como los manuales de usuario e información del proceso de programación y matrícula: http://registro.univalle.edu.co 3. Reporte de necesidades de asignaturas Previo al reporte de las necesidades, cada Dirección de Programa deberá realizar el análisis de la demanda de asignaturas del respectivo Programa Académico. Para ello, se publicará en la red, como herramienta de consulta y con el objetivo de facilitar la estimación de las asignaturas y cupos a ser solicitados, los reportes de las asignaturas matriculadas por los estudiantes del Programa Académico en los últimos cuatro períodos. Los reportes de los períodos anteriores finalizados incluirán, aparte del total de matriculados, el total de estudiantes reprobados. El Director del Programa Académico con base en los horarios determinados para las Asignaturas Comunes, ingresará el reporte de necesidades. Adicionalmente se podrá colocar para cada asignatura, el semestre al cual corresponde. Esta información también estará disponible para las Jefaturas de Unidad Académica. En esta etapa se deben realizar todas las solicitudes que se tengan pendientes, ya que una vez concluida esta actividad no podrá modificarse el reporte en el SRA. Esto deberá hacerse directamente en la Unidad Académica que ofrece las asignaturas requeridas. 4. Pre-programación de cupos a ofrecer por grupos o Franjas Horarias Previo al registro de la Oferta Académica, cada Jefatura de Unidad deberá analizar y determinar cuáles de las necesidades reportadas por los Programas Académicos pueden ser satisfechas. La información sobre las necesidades de asignaturas podrá ser consultada desde el inicio del Reporte de Necesidades y consolidada una vez finalice esa actividad. Se deben tener en cuenta las Franjas Horarias inicialmente difundidas, con las cuales, una vez concluida la Matrícula Académica de los estudiantes, se podrán conformar grupos con la certeza del número de estudiantes matriculados; esto permite reducir el desperdicio de cupos en los grupos y definir si se amplían cupos para el proceso de Adiciones y Cancelaciones. En los casos que se considere que el número de cupos ofrecidos para determinada asignatura no amerita establecer franjas horarias, se programarán los grupos con cupos determinados. El Área de Registro Académico ha dispuesto información adicional sobre la utilización y programación de cupos, a la cual podrán acceder a través del enlace:. Se sugiere que en el momento de registrar la Programación previa en el sistema, no se coloque el nombre del docente, en su reemplazo se podrá incluir la opción Sin Docente
Asignado y una vez pasada la matricula y se tenga la confirmación del nombre del docente se registre en el SRA, ya que esto evitará modificaciones posteriores. 5. Matrícula Académica La fecha de esta actividad depende de lo establecido en la Resolución de Calendario Académico para cada periodo. 6. Consolidación de la Programación Académica posterior a la Matrícula En esta etapa del proceso los Jefes de Escuela o Departamento podrán realizar modificaciones de acuerdo al número de estudiantes matriculados, de la siguiente forma: Se pondrán fusionar grupos Aumentar cupo para disponerlos como genéricos para el proceso de Adiciones Cambio de aula (si es propia) aunque tenga estudiantes matriculados. La opción de cancelación de grupo con estudiantes matriculados la realizará Registro Académico, y se debe hacer llegar la solicitud con el visto bueno del director de Programa al que pertenecen los estudiantes. El nombre del docente asignado se podrá digitar en esta etapa y la opción de modificarlo, estará disponible hasta antes de generar contraseñas para calificaciones del período académico. 7. Asignación de Aulas Las aulas comunes que se encuentran a cargo de la División de Admisiones y Registro Académico, serán asignadas en primera instancia, a grupos de estudiantes de primer semestre, a asignaturas de servicio (cálculo, álgebra lineal, física, español, inglés, etc.), Electivas Complementarias y a los Institutos y Facultades que no tienen aulas. Igualmente, Registro Académico dará prioridad a los grupos que tengan más del 30% de cupos matriculados, siguiendo los lineamientos de la Resolución No. 029 de 1997 del Consejo Superior. Para las asignaturas propias se utilizarán las aulas a cargo de las Unidades, considerando como propias, no sólo las que la Unidad ofrece a sus Programas, si no las que ofrece para otros Programas. El Sistema proporcionará reportes que faciliten el proceso de asignación en un horario determinado. 8. Inicio de Clase La fecha de esta actividad depende de lo establecido en la Resolución de Calendario Académico para cada periodo.
9. Solicitud de Ajustes de cupos Debido a que en algunos casos, sólo hasta después del inicio de clase es posible determinar necesidades en los cupos en la programación académica, se ha dispuesto como plazo máximo el Martes de la tercera semana de clase (semana previa a adiciones y cancelaciones) para que la Dirección del Programa Académico recopile, examine y remita las solicitudes de cupos pertinentes a las Unidades Académicas que ofrecen las asignaturas. En consecuencia, se recomienda que cada Programa establezca fecha límite para recibir y canalizar las solicitudes de los estudiantes y así evitar contratiempos de último momento. En este sentido es importante considerar que las Unidades Académicas no recibirán solicitudes enviadas directamente por estudiantes y/o con posterioridad al plazo ya mencionado. 10. Ajuste de cupos en la Oferta Académica Una vez recibidas todas las solicitudes de modificaciones de cupo, cada Unidad Académica examinará la viabilidad de cada solicitud (verificando condiciones como: tamaño de aula, metodología, docente, etc) y procederá a registrar los cambios en el Sistema de Información el día Viernes de la tercera semana de clase (semana previa a adiciones y cancelaciones) 11. Adición de asignaturas para casos especiales Cada Dirección de Programa podrá realizar la adición de asignaturas de estudiantes con situaciones particulares y que necesiten ser atendidos antes del comienzo del Proceso de Adiciones y Cancelaciones. Para este fin, las Direcciones podrán ingresar de forma exclusiva al Sistema de información el lunes de la cuarta semana de clase. 12. Adiciones y cancelaciones El proceso de adiciones y cancelaciones se llevará a cabo a partir del día martes y hasta el viernes de la cuarta semana de clases, y podrá ser realizado por los estudiantes a través de la página Web: http://matricula.univalle.edu.co o en las Direcciones de Programa, según el horario de atención establecido. A lo largo de estos cuatro días, tanto estudiantes como directores, podrán adicionar y cancelar asignaturas. Restricción a Direcciones de Programa para matricular asignaturas sin prerrequisito aprobado A partir del proceso de adiciones y cancelaciones del período agosto diciembre de 2008, los prerrequisitos de las Asignaturas registrados en el Catálogo, serán requeridos para todo tipo de usuario. Por lo tanto, si en algún caso especial la Dirección de Programa requiere matricular una asignatura a estudiantes que no cumplan los prerrequisitos, deben remitir la solicitud aprobando dicho trámite al Área de Registro Académico, a través del correo electrónico registro@univalle.edu.co ó comunicación impresa, dirigida a la Coordinación del
Área de Registro Académico o vía fax al 3391707, dentro de las fechas establecidas para los tramites de matrículas o adiciones y Cancelaciones. El Proceso de Programación Académica completo se encuentra conformado por las siguientes actividades: # Actividad Responsable Observaciones 1 2 3 4 Creación y modificación de Asignaturas Determinación y difusión de horarios para asignaturas de servicio en franjas horarias Reporte de necesidades de asignaturas Pre-programación de cupos a ofrecer por grupos o Franjas Horarias 5 Matrícula Académica 6 Consolidación de la Programación Académica porterior a la Matrícula 7 Asignación de Aulas Jefatura de Unidad, Consejo de Facultad / Instituto Área de Registro Académico y Unidades Académicas Jefatura de Unidad Académica, Registro Académico Estudiantes / Direcciones de Programa Académico Jefatura de Unidad Área de Registro Académico y Coordinaciones Académicas 8 Inicio de Clase Estudiantes Solicitud de Ajustes de 9 cupos * Ajustes de Cupos en la 10 Programación * Adición de asignaturas a 11 estudiantes en casos especiales * 12 Adiciones y Cancelaciones Jefatura de Unidad Estudiantes / Direcciones de Programa Académico Consultar procedimiento Memorando VRAC- 145-08 Pueden ser consultadas en: http://registro.univalle.edu.co El procedimiento puede ser consultado en: Actividad realizada a través de la página Web: http://matricula.univalle.edu.co Procedimiento puede ser consultado en: Actividad realizada a través de la página Web: http://matricula.univalle.edu.co Fecha establecida según Resolución de Calendario Académico Procedimiento descrito en este documento y publicado en: * Actividades nuevas o modificadas en el Proceso de Programación Académica