Migración de Microsoft Access a Microsoft SQL Server Introducción Por qué migrar la información de Access a SQL Server? Seguramente en estos momentos el sistema Software SICOSS en plataforma de bases de datos de Microsoft Access, le ha sido funcional y por ello para que cambiar a otra plataforma como Microsoft SQL Server; he aquí algunos puntos del porque debe cambiar de plataforma. Límite de Almacenamiento. SQL Server permite la creación de bases de datos sin un límite determinado (excepto algunas versiones gratuitas como SLQ Express que permite el tamaño de la base hasta 4 GB), mientras que Microsoft Access sólo le permite 1 GB (cuando la base llega a este límite, puede ser bastante susceptible a dañarse). Velocidad. SQL Server esta diseñado para el manejo de bases de datos robustas y por ello mejora con respecto a la velocidad de búsqueda, grabación y edición de los registros, reduciendo ampliamente el tiempo de los procesos del sistema como: Cálculo de nómina, Liquidación del Seguro Social, confronta IMSS etc. Seguridad. A diferencia de Microsoft Access, SQL Server cuenta con normas de seguridad más eficaz, lo que garantiza que no cualquier persona tendrá acceso al contenido de la misma, evitando así la posible alteración de la información. Registro de Transacciones. SQL Server, además de la base de datos, brinda un archivo en el cual se registra los movimientos que se realizan dentro de la base fortaleciendo más aún la seguridad de la misma. Copias de Seguridad. SQL Server cuenta con la opción de crear respaldos de seguridad. Versión Gratuita. Existen varias versiones de SQL como: SQL Server 2000/2005 y 2008; las cuales son manejadas mediante licencias de uso; si actualmente la empresa no cuenta con alguna aplicación que utilice alguna de estas versiones de SQL, puede hacer uso de alguna versión gratuita como SQL Server Express With Advanced Services, la cual permite el uso de base de datos hasta por 4GB. Y mejoras del Sistema. Grupo SICOSS continua mejorando el Software SICOSS con nuevas opciones dirigidas únicamente a la plataforma SQL Server como: Altas y bajas Masivas, Confronta IMSS en formato Zip y MDB y uso de Campos Adicionales, además de considerar el desarrollo de futuras opciones sobre esta plataforma. Por estas y muchas razones más le invitamos a realizar la migración de su base de datos de Microsoft Access a la plataforma de SQL Server para que continúe disfrutando de los beneficios que le brinda esta plataforma en conjunto con el sistema Software SICOSS. Importante: Este documento tiene el objetivo de mostrar los pasos para realizar la migración de los registros existentes de la(s) base(s) de datos correspondientes al Software SICOSS en plataforma Microsoft Access (Emp001.mdb, Emp002.mdb Emp00n.mdb) a bases de datos de SQL Server 2005 Express; no se pretende enseñar el manejo completo de SQL Server 2005 Express. 1
Migración de Access a SQL Server Requisitos de Software para Realizar la Migración. Para poder realizar la correcta migración se requiere de lo siguientes programas previamente instalados y en completo funcionamiento: SQL Server 2005 Express Edition with Advanced Services Microsoft SQL Server 2005 Express Edition with Advanced Services es una nueva versión gratuita y fácil de usar. Requisitos del sistema: Sistemas operativos compatibles: Windows 2000 Service Pack 4; Windows Server 2003 Service Pack 1; Windows XP Service Pack 2 Equipo con procesador Intel Pentium III o compatible a 500 MHz o más rápido (se recomienda 1 GHz o más rápido). 512 MB de memoria RAM como mínimo (se recomienda 1 GB o más). 600 MB de espacio disponible en disco duro. Nota: SQL Server Express with Advanced Services requiere IIS 5.0 o posterior para ejecutar Reporting Services. Nota: esta versión no admite Windows XP Embedded Edition. Advertencia: debe eliminar todas las versiones Beta o Community Technology Preview (CTP) de SQL Server Management Studio Express del sistema antes de instalar este paquete. De lo contrario, la instalación de este paquete generará un error. Nota Es importante actualizar SQL Server con el Service Pack 3 de Microsoft SQL Server 2005 Express Edition with Advanced Services (KB955706) Descargar Microsoft SQL Server 2005 Express Edition with Advanced Services desde la página de Microsoft. 2
SQL Server Migration Assistant for Access (SSMA for Access) SQL Server Migration Assistant For Access (SSMA for Access), es una aplicación gratuita proporcionada por Microsoft para migrar la información de bases de datos de Access a SQL Server de una manera fácil y rápida. Requisitos del Sistema: Sistemas Operativos Soportados: Windows Server 2003; Windows Server 2008; Windows Vista; Windows XP Requerimientos para SSMA 2005 for Access: Microsoft Windows Installer versión 3.1 o superior. Microsoft.NET Framework versión 2.0 o superior. La capacidad de poder acceder a la computadora que tendrá alojada la instancia de SQL Server 2005. El Ace OleDB provider version 12.0. Y al menos 1 GB de memoria RAM. Para descargar SQL Server Migration Assistant for Access (SSMA for Access) desde la página de Microsoft. Creación de Base de Datos Ahora el siguiente paso es crear la base de datos que utilizará dentro de SQL Server Express, para ello realice lo siguiente: Abra el Administrador del Servidor SQL Studio Express, el cual, permitirá la administración de las bases de datos, esto activando el menú Inicio/Programas/Microsoft SQL Server 2005/ SQL Server Management Studio Express. 3
Migración de Access a SQL Server Ya abierto el SQL Server Management, elija en el explorador de objetos la sección Bases de Datos y haga clic con el botón derecho del mouse sobre esta opción y elija Nueva Base de Datos. Se mostrará la pantalla de configuración para la nueva base, en este ejemplo se utiliza el nombre Sicoss32 para la base pero puede asignar el nombre que más le beneficie. Ya configurado los parámetros realice clic en el botón Aceptar para iniciar la creación de la base de datos. 4
La base se puede observar dentro del Microsoft SQL Server Management. Creación de Tablas Ahora proceda a la creación de las tablas para la base de datos para ello realice lo siguiente: Abra el Explorador de Windows y busque la ruta donde se encuentra instalado el sistema SICOSS y dentro de la carpeta Sicoss2000 el archivo Sicoss2000SUA.sql (le sugerimos solicitar con alguno de nuestros ejecutivos de Soporte técnico la versión más reciente de este archivo y guardarlo en la misma ruta indicada), seleccione el archivo y realice doble clic sobre este para abrirlo. Nota Le recomendamos preferentemente solicite el archivo Sicoss2000SUA.sql con alguno de nuestros asesores para contar con el más actualizado y almacenarlo en la misma ruta anteriormente indicada. 5
Migración de Access a SQL Server Ya abierto el archivo, se mostrará dentro del Microsoft SQL Server Management, antes de ejecutar la consulta asegúrese de tener seleccionada la base de datos correspondiente a su empresa, en este ejemplo se trata de la base Sicoss32 (vea el punto 1 de la imagen); inicie la ejecución del script mediante el botón Ejecutar (vea el punto 2 de la imagen). Ya terminada la ejecución del script Sicoss2000SUA.sql, en el área de mensajes se mostrará un texto indicando que los comandos se ejecutaron correctamente, seleccione la base de datos Sicoss32 y despliegue el contenido de la misma realizando clic sobre el símbolo de más. Ahora seleccione la carpeta Tablas y despliegue su contenido mediante el símbolo más. 6
Ya desplegada la carpeta Tablas, podrá observar las tablas que forman al sistema Software SICOSS (puede que tenga que actualizar la información presionando la tecla de función F5). Migrando la Información con SSMA for Access Importante: Antes de comenzar este proceso, es importante que ningún usuario se encuentre dentro del sistema Software SICOSS; de lo contrario podría generar errores al migrar la información. Inicie la aplicación SQL Server Migration Assistant for Access (SSMA for Access), realizando doble clic sobre el icono correspondiente a la aplicación y que se encuentra en su escritorio. 7
Migración de Access a SQL Server Al iniciar la aplicación se mostrará la pantalla del asistente para la migración de información, es importante cancelar esta opción realizando clic en el botón Close, ya que el asistente convierte toda la base de datos a una estructura de SQL Server y nuestra intención es sólo pasar la información de la base de datos. Ya cerrado el asistente proceda a crear un nuevo proyecto realizando clic sobre el botón Nuevo o mediante el menú File/New Project Se mostrará la siguiente caja de diálogo mostrando el nombre que se asignará al proyecto además de la ubicación del mismo, pudiendo cambiar ambos, en este ejemplo se deja los valores predeterminados y se realiza clic en Ok para continuar. 8
Ahora, agregaremos la base de Microsoft Access que deseamos migrar, para ello realice clic en el botón Add Databases o desde el menú Files/Add Databases Se mostrará la siguiente caja de diálogo solicitando la ubicación y la base de datos a migrar; en este ejemplo se trata de una instalación local en el servidor y la base se encuentra en la ruta C:\Sicoss2000\CompDB\Emp001.mdb. 9
Migración de Access a SQL Server Ya adicionada la base de Microsoft Access, despliegue el contenido de la base mediante el símbolo más, repita el procedimiento ahora sobre la carpeta Tables realice clic en el botón más, espere hasta que pueda ver las tablas de la base. Ahora procederemos a conectar la base de datos Sicoss32 de SQL Server, para ello realice clic sobre el botón Connect to SQL Server o bien desde el menú File/ Connect to SQL Server. 10
Se mostrará la ventana de conexión a SQL Server, indique los datos solicitados teniendo cuidado de indicar la base de datos correspondiente a SQL, en este ejemplo Sicoss32 además de que la autentificación deberá de ser mediante SQL Server. Ya conectada la base esta se mostrará en la parte inferior de la pantalla en la sección SQL Server Metadata Explorer, recuerde seleccionar la base de destino, en este caso Sicoss32. 11
Migración de Access a SQL Server Ahora, seleccione la base de datos de Microsoft Access y active la casilla correspondiente a la carpeta Tables, con esto automáticamente se seleccionaran toda las tablas de la base de datos y serán enviadas a la base de SQL Server. Listo, para dar comienzo con la migración de la información realice clic sobre el botón Migrate Data o mediante el menú Tools/ Migrate Data. 12
Al iniciar la migración de la información, es posible que se muestre la siguiente ventana con los siguientes errores: Observando los mensajes de errores, vemos que todos incluyen el texto does not exist in SQL Server ; no se alarme, esto indica que estas tablas no existen en la base de datos de SQL Server ya que fueron descontinuadas o su creación se realizará en versiones posteriores del sistema, realice clic en el botón Continue para continuar. Durante el proceso de migración, en la parte inferior de la pantalla se podrá observar mensajes resultados del proceso además del avance del mismo. 13
Migración de Access a SQL Server Al terminar la migración de la información, se mostrará un reporte el cual recomendamos guarde para futuras revisiones. Comprobando información en SQL Server Ahora compruebe la información de la base ingresando al Microsoft SQL Server Management, y en la sección Databases expanda la base Sicoss32/Tablas y haga clic con el botón derecho del Mouse sobre la tabla dbo.empleado y elija Abrir tabla. 14
Si la migración de información es exitosa se mostrará la información de los empleados ya contenida en la base de SQL Server Sicoss32. Configurando el Sicoss.INI Ahora, proceda a redireccionar la base de datos de Access a SQL Server, para ello, abra el menú de inicio y elija ejecutar, se abrirá una caja solicitando el comando a ejecutar; en nuestro ejemplo, se trata de una instalación local por lo que teclearemos la siguiente instrucción: 15
Migración de Access a SQL Server Se mostrará la ventana de configuración del Sicoss.ini, la cual deberá de llenar con los datos correspondientes a su equipo servidor de SQL Server como se muestra en la imagen siguiente: Al aceptar la nueva configuración, el sistema mostrará la ventana de Login del usuario, en este paso es importante ingresar como administrador del sistema (el usuario sa). Al ingresar, el sistema comenzará a realizar una revisión de la estructura de la base de datos mostrando el siguiente error: 16
Al realizar clic en el botón Aceptar del mensaje anterior, se mostrará otro mensaje solicitando si desea que el sistema intente realizar la actualización de la base, responda afirmativamente. Importante. Repita la operación anteriormente mencionada tantas veces se lo pida el sistema, en caso de mostrar algún mensaje de error al intentar actualizar la base, favor de reportarlo con alguno de nuestros asesores. Listo, el sistema Software SICOSS se encuentra actualizado y funcional utilizando la base de datos Sicoss32 en la plataforma SQL Server 2005 Express. Nota Le recomendamos generar algunos reportes para verificar la consistencia de la información como: Catálogo de Trabajadores, Reporte de nómina de periodos anteriores, acumulados de nómina etc. 17
Migración de Access a SQL Server Conexiones Remotas Importante: Recuerde que para poder realizar conexiones remotas si utiliza Windows Vista como servidor, deberá de contar con el Service Pack 3 de Microsoft SQL Server 2005 Express Edition with Advanced Services (KB955706) para mantener compatibilidad con el sistema operativo. De manera predeterminada SQL Server 2005 Express no permite las conexiones remotas, para habilitarlas realice lo siguiente: Active el menú de inicio y haga clic en Programas/MicrosoftSQLServer2005/Herramientas de Configuración/Configuración de Superficie de SQL Server. Se mostrará la ventana siguiente en la cual seleccione la opción Configuración de Superficie para Servicios y Conexiones. 18
En la pantalla de configuración en la sección Databases Engine, seleccione Conexiones Remotas y en la parte derecha de la pantalla seleccione Conexiones locales y remotas Usar sólo TCP/IP. Haga clic en el botón Aplicar y en seguida en el botón Aceptar para asignar la nueva configuración. 19
Migración de Access a SQL Server Se mostrará el siguiente mensaje indicando que debe reiniciar el servicio para que el cambio surta efecto. Reiniciando el Servicio Ahora para reiniciar el servicio realice lo siguiente: Active el menú Inicio y seleccione Programas/Micrososft SQL Server 2005/Herramientas de Configuración/Administrador de la Configuración de SQL Server. Se mostrará la ventana de Configuración del Servicio, en la parte izquierda del panel seleccione Servicios de SQL Server 2005 y en la parte derecha del panel seleccione SQL Server (SQLEXPRESS); en la barra de herramientas realice clic en el botón Reiniciar Servicio. 20
Se mostrará la siguiente barra de proceso indicando la detención del servicio. Posteriormente el progreso del inicio del servicio. Conectando el Software SICOSS de Access a SQL Server Cuando varios equipos se conectan e interactúan con la información del Software SICOSS; se trata de una instalación en red, en la cual se considera la siguiente estructura: 21
Migración de Access a SQL Server Como se observa en la imagen anterior, el sistema se instala dentro de una carpeta compartida, en este ejemplo se trata de la carpeta SICOSS32. Importante: Antes de iniciar la conexión de las terminales hacia el servidor, es necesario deshabilitar momentáneamente el Firewall del Servidor. En uno de los equipos clientes que tendrá acceso al servidor, active el menú de Inicio y elija Ejecutar y escriba el siguiente comando: 22
En donde M:\ se trata de la unidad conectada que hace referencia a la carpeta Sicoss32 que se encuentra en el servidor. Al realizar clic en el Botón Aceptar se mostrará la pantalla de configuración del archivo de configuración Sicoss.ini, el cual se encuentra actualmente configurado para accesar al sistema mediante bases de datos de Microsoft Access. Proceda a la configuración del archivo de configuración Sicoss.INI ahora aplicando bases de datos de Microsoft SQL Server de acuerdo a los siguientes parámetros: Tipo de base de Datos: Indica la plataforma de bases de datos que se están aplicando actualmente en el sistema, asigne el valor SQL Server. Nombre del Servidor: Indique el nombre del servidor del motor de SQL Server, en este ejemplo el equipo se llama DOCUMENTACIONOS, se procede a asignar este mismo nombre seguido del nombre de la estancia del servicio, en este ejemplo: SQLEXPRESS, quedando de la siguiente manera: CAPACITACIONOS\SQLEXPRESS Si maneja un nivel de seguridad bastante alta posiblemente no permitirá el uso del nombre del servidor del motor de SQL Server, por lo que puede sustituir el nombre por el número de la dirección IP del equipo directamente seguido por el nombre de la instancia quedando de la siguiente manera. 192.168.16.157\SQLEXPRESS Nombre de la Base de Datos: hace referencia a la base de datos que creamos en SQL Server y se utilizó para la migración de la información de Access a SQL Server y se trabajará dentro del sistema Software SICOSS, en este ejemplo utilizamos la base denominada Sicoss32. 23
Migración de Access a SQL Server Formato de Fecha: Indique el formato de fecha que utilizará el sistema, esto dependerá de la versión de SQL Server que este utilizando, siendo en español el formato DD/MM/AAAA y para la versión en inglés el formato MM/DD/AAAA. Directorio: Indique la unidad y ruta que se esta utilizando para la conexión con la carpeta SICOSS32, en este ejemplo se trata de la unidad M:\ y la carpeta Sicoss2000. Ya terminado la configuración, este tendrá un aspecto similar a la imagen siguiente: Realice clic en el botón Aceptar para almacenar la nueva configuración, el sistema mostrará el cuadro de dialogo Login solicitando el nombre de usuario y la contraseña respectivamente, proporciónela (de preferencia como administrador del sistema, esto es el usuario sa) y realice clic en Aceptar para dar inicio al acceso al software SICOSS. Posteriormente solicitará la empresa (base de datos) con la que trabajará dentro del sistema, generalmente basta con dar clic en el botón Aceptar para continuar. 24
Le solicitará la contraseña de la empresa, indíquela y haga clic en Aceptar para continuar. Se mostrará el menú del Software SICOSS indicando que esta terminal ya cuenta con conexión remotamente al motor de SQL Server del Servidor. 25
Migración de Access a SQL Server Repita los pasos descritos en el tema Conectando el Software SICOSS de Access a SQL Server en cada terminal que tendrá acceso al sistema. Importante: Terminada la conexión de todas las terminales al servidor y ya probado que estas puedan realizar las operaciones que venían aplicando como: Cálculo de nómina, cálculo de variables, cálculo de liquidación etc., le recomendamos activar nuevamente el Firewall de Windows en el servidor del motor de SQL Server. Respaldo de Bases de Datos Con la información ya migrada a la plataforma de SQL Server, es recomendable realizar un respaldo de la base SICOSS32 (nombrada así en este ejemplo), antes de comenzar a operar al 100% el sistema. Una gran ventaja es que SQL Server 2005 Express cuenta con la herramienta necesaria para dicha tarea; para ello, abra el Microsoft SQL Server Management Studio Express y en la sección Explorador de Objetos, expanda el contenido de la carpeta Bases de Datos haciendo clic en el signo de más y realice clic con el botón derecho del mouse sobre la base de datos Sicoss32, en el menú elija la opción Tareas/Copias de Seguridad. 26
Se mostrará la siguiente pantalla en donde configurará los parámetros para la creación del respaldo como: Base de Datos a Respaldar (en este ejemplo la base es Sicoss32), Tipo de copia de Seguridad (Cuando se trata la primera vez, elija Completa), Nombre del Respaldo, ubicación y nombre físico de la copia. 27
Migración de Access a SQL Server Realice clic en el botón Aceptar para iniciar la copia de Seguridad, ya terminada se mostrará el siguiente mensaje indicando que la copia fue realizada con éxito. Restauración de Base de Datos Si usted requiere restaurar una copia de seguridad realice lo siguiente: Abra el Microsoft SQL Server Management Studio y en el Explorador de Objetos expanda el contenido de la carpeta Bases de Datos haciendo clic sobre el signo de más; haga clic con el botón derecho del mouse sobre la base de datos que desea restaurar, en este ejemplo se trata de la base Sicoss32; en el menú elija la opción Tareas/Restaurar/Base de datos 28
Se mostrará la siguiente caja de diálogo en la cual configurará los parámetros que utilizará para realizar la restauración como: - A una base de datos. Indique sobre que base de datos se desea realizar la restauración, en este caso se trata de la base Sicoss32. - A un momento dado. Seleccione un punto de restauración que desea aplicar, esto es muy funcional y práctico si es que realiza respaldos constantes. - Desde la Base de datos: Indique de que base de datos se desea utilizar el respaldo, en este caso se trata de la base Sicoss32. - Finalmente, seleccione el/los archivos que desea restaurar. Realice clic en el botón Aceptar para dar inicio a la restauración de la base de datos, sino existe problema alguno, el sistema mostrará el siguiente mensaje indicando que la restauración se realizó exitosamente. 29