Colegio La Inmaculada Misioneras Seculares de Jesús Obrero Nueva del Carmen, 35. 47011 Valladolid. Tel: 983 29 63 91 Fax: 983 21 89 96 e-mail: lainmaculadava@planalfa.es TEMA 2: PRESENTACIONES DE DIAPOSITIVAS 1. POWER POINT El programa PowerPoint está especialmente indicado para realizar las transparencias que se utilizan en las presentaciones. Antes de la realización de las transparencias es conveniente ordenar las ideas que deseamos transmitir y preguntarnos: Qué queremos contar? A quién? Cual es el modo mas efectivo de comunicarme mis ideas teniendo en cuenta las circunstancias?. Debemos realizar una planificación previa de la presentación delimitando el orden en el que vamos a exponer las ideas y el tiempo que empleare en cada parte. Muchas exposiciones se estructuran en tres partes: 1) Introducción. Planteamiento de la cuestión o situación actual. Es importante captar la atención del público desde el principio. Y suele ser aconsejable comunicar a la audiencia que esquema vamos a seguir en la exposición. Plantear la cuestión o los problemas a tratar y transmitir que orden vamos a seguir para que el público tenga un esquema mental claro desde el principio. 2) El desarrollo. La parte extensa en donde se analizan las cuestiones de modo ordenado. Por ejemplo comenzando con los aspectos más generales para pasar a los más concretos. Y agrupando los aspectos a tratar por temas. 3) Conclusión. Algunos conferenciantes parecen que no saben cuando terminar, ni en que parte de su discurso. Debemos tener previsto como terminamos la exposición. Se exponen las conclusiones finales. La elaboración de las transparencias que acompañan la exposición verbal sirve de ayudas visuales y facilitan la comunicación. El seguir unas reglas simples facilitará el éxito de nuestras presentaciones. Reglas prácticas para la elaboración de las transparencias: A) Piensa siempre en su público. La transparencia debe poder leerla la persona de la última fila. B) No sobrecargues la transparencia con excesivo texto e imágenes. Normalmente la transparencia es un guión y no todo debe ir en la misma. C) Pensar desde el principio que combinación de colores y estética voy a utilizar. la estética seleccionada tomará en consideración el tema, el público y otras circunstancias como la hora, el día y el entorno de la presentación. D) No seleccionar un número excesivo de colores ni de combinaciones de colores. E) Mantener la coherencia formal y la estética elegida a lo largo del conjunto de transparencias que vamos a utilizar en una presentación.
F) Es aconsejable mantener la imagen de la presentación. Por ejemplo poner un solo color a todos los títulos de las transparencias, otro color para los subtítulos. G) Tener presente que cada color transmite un cierto significado. H) Trata de comunicar visualmente. Incorpora elementos de comunicación visual como gráficos, diagramas o fotografías. I) La comunicación debe tener una cierta dinámica y la secuencia de proyecciones debe contribuir a mejorar la fluidez de la presentación de los datos e ideas. J) Crear una estructura lógica. Por ejemplo comenzar con lo más general y continuar con lo más concreto. K) Comprueba el resultado final en el lugar, con las condiciones de luz y con el mismo proyector que utilizará en su presentación. El resultado final se puede ver distinto en el proyector que en el monitor. 2. POWER POINT Para abrir el programa PowerPoint: Pulsamos Inicio Programas Microsoft PowerPoint Inicialmente PowerPoint presenta tres alternativas. El asistente para autocontenidos que permite realizar rápidamente ciertas presentaciones La plantilla de diseño que nos facilita varias opciones con la estructura y el fondo de la transparencia Y Presentación en blanco Nosotros seleccionamos primero presentación en blanco para realizar una desde el principio. Y dentro de las opciones de Presentación en blanco podemos elegir varios tipos que ya tienen el espacio marcado para el título y fijada la estructura para el texto. Nosotros para empezar por el principio del principio y desde cero seleccionamos En Blanco aceptar. 2
Nos aparece la página o transparencia en blanco sobre la que vamos escribir. PowerPoint presenta tiene varias opciones para mostrarnos en la pantalla el programa y las transparencias. Las distintas vistas se seleccionan con la opción "Ver" que se encuentra en la barra superior. Para comenzar nos situamos en la vista Normal (seguramente es la que se encuentra pulsada y no necesitamos pulsarla). En esta vista tenemos a la derecha la diapositiva y a la izquierda un esquema de las distintas diapositivas y lo que hemos añadido a las mismas. Tenemos también accesibles las órdenes que seleccionan las vistas en una barra que se encuentra en la esquina inferior izquierda. Normalmente utilizamos un conjunto de diapositivas para una presentación. Para ver fácilmente el conjunto de diapositivas que hemos creado para una presentación pulsamos Ver Clasificador de diapositivas. El mismo botón se encuentra en la barra que se encuentra en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Para que aparezcan o desaparezcan las distintas barras de menú se utiliza la instrucción de la barra superior Ver Barra de herramientas se elige la barra adecuada La barra de herramientas "Estándar" es especialmente útil y cómoda de utilizar. "Nuevo" para abrir una nueva diapositiva. Para comenzar partiendo de cero. "Abrir" una que tenemos ya en el ordenador. 3
"Guardar" para tenerlas archivadas. El consejo es archivar siempre las diapositivas y guardarlas ordenadas en directorios salvo que realmente no la queramos utilizar. "Deshacer" lo efectuado. Nos permite retroceder cuando nos equivocamos. Algunas opciones interesantes pueden requerir pulsar más botones 3. TRANSPARENCIA CON TEXTO Para añadir texto utilizamos la opción Insertar Cuadro de Texto. Comenzaremos realizando una transparencia mediante dos inserciones de textos. El primer texto que insertaremos será un texto de mayor tamaño que será el titular y posteriormente un texto con varios puntos. Situamos el puntero del ratón en el punto donde queremos comenzar el texto del titular y pulsamos el botón izquierdo del ratón. Aparece marcada la zona donde podemos insertar el texto. Podemos simplemente escribir y ya tenemos la transparencia con el texto del titular. El texto del titular será "Soy un genio de la informática". Para archivar las transparencias podemos utilizar la orden Archivo Guardar Como Le ponemos un nombre y pulsamos guardar 4
En el PowerPoint las transparencias se construyen combinando varios elementos que se insertan como los cuadros de texto. Frecuentemente para construir la composición deseamos mover los elementos que hemos insertado. Es fácil mover los elementos insertados. Para mover el cuadro: Situamos el cursor sobre la línea del cuadro Cuando aparezca la crucecita pulsar el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado. Nos movemos a la nueva posición. Para dar formato al texto actuamos igual que en el programa de Word. En nuestro caso siguiendo las siguientes instrucciones obtenemos el siguiente resultado: Igualmente podemos mover el cuadro en horizontal pulsando sobre el cuadradito lateral y moviéndonos manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón 5
4. FONDO DE LAS TRANSPARENCIAS Para poner un fondo a nuestras diapositivas tenemos que seleccionar Formato Fondo Nos aparece el cuadro de menú para aplicar el fondo. Situando el puntero del ratón como se ve en la siguiente imagen aparecen las opciones de colores. Podemos marcar uno de los colores que se encuentran ya memorizados o pulsamos "Más colores" para seleccionar otro. Nos aparece la colección de colores "Estándar" que podemos marcar para cambiar el actual fondo de la transparencia por otro. Por ejemplo marcamos un color verde claro y pulsamos "Aceptar". Y pulsamos en el cuadro de menú que aparece de nuevo "Aplicar" El fondo de la transparencia se queda verde tal como hemos seleccionado. 6
5. DISEÑO DE LA DIAPOSITIVA Al abrir el programa PowerPoint nos da la opción de seleccionar una transparencia con la estructura o la organización de los elementos ya prefijada. Si uno de los diseños de diapositiva se adapta a la estructura que quieres para tu diapositiva es un camino rápido y cómodo para realizarla. Al abrir el programa podemos seleccionar plantilla de diseño marcando la opción en el primer cuadro de menú que aparece. Una vez que tenemos una diapositiva abierta, podemos cambiar el diseño de la diapositiva pulsando Formato Diseño de la diapositiva. Y aparecen varias opciones. Seleccionamos por ejemplo la opción para poner un titular más grande y varios puntos de texto y pulsamos "Aplicar". 7
Ahora sólo queda hacer clic sobre el titular y añadir el texto. Hacer clic después del punto y añadir el texto del primer punto a tratar. Y cuando termines el texto del primer punto pulsa "enter" en el teclado para que aparezca el segundo punto y poner el texto correspondiente Y el resultado es: 6. APLICAR PLANTILLAS DE DISEÑO Una forma rápida de dar un aspecto profesional a una transparencia es utilizar las plantillas de diseño. Las plantillas de diseño tienen definidos el fondo y un cierto formato de letras y combinación de colores. Las plantillas de diseño disponibles dependerán de la versión concreta del programa y de la instalación efectuada. Tenemos una gran variedad de estilos y combinaciones de colores que podemos elegir como diseño. Por ejemplo seleccionamos un diseño simple y elegante en azul denominado "vuelo sin motor" 8
Y el resultado de aplicar la plantilla de diseño a la diapositiva que tenemos con un titular y cuatro puntos será Vamos a realizar la segunda diapositiva. En la barra superior marcamos Insertar Nueva diapositiva. 9
Seleccionamos el autodiseño de título y subtítulo, y hacemos clic sobre el título para escribir "La importancia del agua en la navegación" y pulsamos con el botón izquierdo del ratón sobre el cuadro del subtítulo para escribir "Un marco conceptual de los aspectos socioeconómicos: tipología y evolución" Y el resultado es: TERCERA DIAPOSITIVA Volvemos a pulsar Insertar y seleccionamos una diapositiva prediseñada con un titular y la opción de poner varios puntos Ponemos el texto y nos queda Ahora podemos ver las dispositivas que forman esta presentación y el orden que le estamos dando pulsando Ver Clasificador de diapositivas. Y podemos ver que nuestra presentación consta de tres diapositivas. 10
Cuando tienes una diapositiva con un formato creado (fondo, diseño, etc) y quieres que la siguiente tenga el mismo formato deberemos seleccionar Insertar Nueva Diapositiva Desde esta vista podemos fácilmente insertar nuevas diapositivas, cambiar el orden o aplicar formato y comprobar el resultado. Por ejemplo aplicaremos un formato a todas las diapositivas pulsando Edición Seleccionar todo Le aplicaremos a las tres diapositivas a la vez una plantilla de diseño. Seleccionamos en la barra superior Formato Aplicar plantilla de diseño Elegimos una de las plantillas de diseño por ejemplo "Mármol" y nos queda: 11
Podemos modificar el orden de las transparencias de modo muy simple. Marcamos la diapositiva que queremos mover. Debe estar marcada la que queremos mover y no todas. En la imagen superior se aprecia que todas están marcada por el borde que rodea a todas. Y manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón desplazamos la diapositiva a su nueva posición. Dejamos de pulsar el botón al alcanzar la posición deseada. Para ver la presentación tal como queda pulsamos Ver Presentación con diapositivas. Comprobamos como queda la presentación final y analizamos las posibles mejoras. En nuestro caso el titular de la diapositiva inicial es pequeño y poco vistoso. Hacemos dos veces clic con el botón izquierdo del ratón sobre la dispositiva que queremos mejorar. Marcamos el texto. Seleccionamos Formato Fuente. 12
Cambiamos el tipo de letra a "Verdana", seleccionamos "Negrita", cambiamos el tamaño a uno más grande de "44", le ponemos un efecto de "Sombra" y cambiamos el color blanco por un Color amarillo albero. Y pulsamos "Aceptar" Y el resultado es: Y el resultado es: Igualmente detectamos que el subtitular de la tercera diapositiva queda mejor algo más bajo. Marcamos el cuadro de texto y lo arrastramos a la nueva posición. Volvemos a pulsar "Vista clasificador" para ver como quedan las diapositivas Para ver la secuencia de diapositivas tal como queda para la presentación volvemos a pulsar 7. EFECTOS DINÁMICOS Transición de diapositivas Estableciendo la transición entre diapositivas cuando proyectemos con un cañón de luz o proyector LCD conectado al ordenador se producirá un cierto efecto de animación entre una diapositiva y otra. Podemos establecer diferentes efectos dinámicos entre diapositivas pulsando Presentación Transición de diapositiva 13
Otra forma de efectuarlo es desde la vista "Clasificador de diapositivas" seleccionar los distintos efectos entre diapositivas mediante "Efectos de transición de diapositiva" Para animar los elementos dentro de la diapositiva seleccionamos una de las opciones de "Preestablecer animación". Hemos seleccionado "Volar desde arriba" de forma que veremos aparecer desde arriba el texto hasta colocarse en su posición. Los simbolitos que aparecen en el margen inferior izquierdo de la segunda diapositiva indican que tiene un efecto de transición "Persianas verticales" y un efecto de animación "Volar desde arriba" Y ya solo nos queda comprobar el resultado final pulsando Ver Presentación con diapositivas o pulsando F5. Personalizar animación Cuando tenemos una diapositiva con diferentes objetos (textos, imágenes, etc.) y queremos que vayan saliendo poco a poco vamos a utilizar la herramienta Personalizar animación. 14
Para ello nos situamos encima del objeto que deseamos animar y seleccionamos Presentación Personalizar animación. Se abre una nueva ventana. Seleccionamos Agregar efecto y debemos elegir si el efecto lo queremos para la entrada, para la salida, para enfatizar o para realizar las trayectorias de desplazamiento. Por ejemplo seleccionamos Entrada y se despliega otra ventana donde podemos elegir el efecto que deseamos. Ahora nuestra ventana de Personalizar animación ha cambiado donde tenemos más opciones para modificar el efecto. Siempre que quieras ver cómo te ha quedado el efecto lo puedes ver en reproducir. En el siguiente apartado aprenderemos más sobre ello. 15
Insertar En nuestra diapositiva, además de texto, podemos insertar imágenes, sonido, películas, organigramas, etc. Todo se hace desde la pestaña Insertar. De esta forma se le da más movimiento y alegría a la presentación. Cada una de los nuevos objetos introducidos se puede personalizar la animación. En el punto siguiente veremos como se crean organigramas, pero es interesante que juegues con el programa y pruebes diferentes opciones. 8. LOS ORGANIGRAMAS Crear un organigrama usando los dibujos y autoformas de la barra de dibujo de PowerPoint es una tarea compleja y que rara vez llega a tener una estética mínimamente aceptable. PowerPoint pone a nuestra disposición una herramienta especializada para la creación de organigramas. La instrucción Organigrama podemos encontrarla pulsando Insertar Imagen Organigrama 16
Al pulsar en la instrucción Organigrama, PowerPoint hace dos cosas, primero reserva en la diapositiva activa, un espacio para la imagen del organigrama y por otra parte, abre una aplicación distinta llamada "Microsoft organization Chart" Esta ventana es nueva y antes de abordar la creación de organigramas exploraremos un poco algunas de las opciones más importantes de este programa. En la imagen inferior vemos desplegado el menú Estilos. En este menú, podemos elegir la estructura organizativa del grupo entre las disponibles. Entre las principales vemos estructuras horizontales, verticales, en árbol... En la barra de herramientas, vemos una herramienta de texto, una lupa para realizar zoom en el organigrama y los cuadros de cargos disponibles para añadirlos al organigrama. En la imagen de la derecha, se ve el organigrama tal como aparece cuando el programa se abre. En el menú Ver, tenemos la opción de activar o desactivar las herramientas de dibujo En esta imagen vemos la barra de dibujo, podemos crear líneas, conexiones, cajas... 17
Al pulsar con el ratón en cada cuadro, este se amplía, apareciendo tal como vemos en esta imagen. Para empezar a añadir datos, primero debemos borrar el texto que aparece en cada línea. Cuando borramos el texto de la primera línea, aparece una etiqueta en rojo, que nos recuerda que ese el lugar para escribir el nombre. Nosotros rellenaremos cada campo con los datos, incluida la primera línea de comentario, dejaremos la segunda tal como está. Al pulsar en otro cuadro, el organigrama muestra este aspecto. Observa que la línea de comentario que no escribimos ha desaparecido. Rellenaremos el resto de los cargos con los datos respectivos, incluyendo el título del organigrama. Una vez que hayamos terminado de realizar nuestro organigrama, cerraremos el programa y volveremos a PowerPoint Al volver a PowerPoint vemos la imagen del organigrama en la diapositiva, podemos tratar el organigrama como si fuera una imagen más. 18
Para modificar los organigramas tenemos que usar la barra de herramientas del organigrama. En la barra de herramientas tenemos una lista con los cargos disponibles Para añadir un cargo a un organigrama, sólo tenemos que seleccionar en la barra el cargo que queremos añadir y pulsar con el ratón en las proximidades del cuadro al que queramos vincular el nuevo cargo, por ejemplo en la imagen inferior hemos creado un subordinado que dependen directamente del gerente El siguiente paso, es completarlo con el perfil de la persona que ocupa ese cargo. Podemos crear una amplia diversidad de cargos, no solo verticales, sino también horizontales. Por ejemplo pulsando en la categoría Colega. y situándolo cerca del cargo anterior, el organigrama se encarga de crear las nuevas relaciones. Nosotros sólo tendremos que completar los datos del nuevo cargo. 19
Pero no estamos prisioneros de lo que decida el organigrama, en las herramientas de dibujo tenemos la posibilidad de dibujar, borrar y modificar las líneas para crear nuevas relaciones, como podemos apreciar en la imagen de la derecha. De hecho, si no tenemos cuidado, podemos complicar sin motivo la comprensión del organigrama dibujando líneas poco directas, como en el ejemplo de la imagen. Para borrar una línea o un cargo, simplemente nos situaremos sobre él y pulsaremos la tecla suprimir. Para finalizar el organigrama deberemos volver a PowerPoint. Y aquí está el nuevo organigrama en nuestra diapositiva de PowerPoint Vamos a personalizar la animación, para ello seleccionamos Presentación Personalizar animación. Este es el cuadro de diálogo de la instrucción Personalizar animación. Observa que hay dos zonas. La superior nos muestra los objetos de la diapositiva, si están incluidos en la animación o no y una previsualización de la diapositiva. En la zona inferior vemos una serie de pestaña con las que podemos añadir los efectos deseados. 20
Nosotros queremos animar todos los objetos de la diapositiva, así que los marcamos todos. Ahora veremos los efectos que aplicaremos a nuestros objetos En la pestaña "Orden e intervalos": podemos establecer el orden de aparición de las animaciones, y el mecanismo de inicio, nosotros le damos un retardo de un 0.1 al comienzo. En la pestaña Efectos, podemos definir los efectos de animación y sonido a la entrada de cada objeto. Estos efectos sólo se crean individualmente para cada animación, si queremos añadir una animación a cada objeto deberemos crear una para cada uno de ellos. La pestaña "Efectos de gráficos" sólo se aplican a los gráficos de Microsoft graph. Y con la pestaña configuración de multimedia solo se aplica a los sonidos y a los vídeos. Una vez que hayamos terminado pulsaremos el botón aceptar. Para comprobar el resultado de nuestro trabajo, pulsaremos el botón de la vista "Presentación con diapositivas" 21
9. AUTOEJECUCIÓN DE LA PRESENTACIÓN El aspecto más importante en nuestro trabajo en PowerPoint es el momento de la presentación, por ello vamos a dedicarle la última lección a la configuración de una presentación de ejecución automática. El punto fuerte de una presentación de ejecución automática es que realiza un bucle continuo hasta que sea detenido, esto puede llegar a ser imprescindible en muchas ocasiones. Seleccionamos Presentación Configurar presentación. Este es el aspecto de la ventana de diálogo de la instrucción "Configurar presentación". Tiene varias zonas que deberemos ver detalladamente. En la zona de Tipo de presentación, tenemos todos los tipos de presentación que podemos crear en Powerpoint, desde la realizada por un orador, a "Examinada en exposición", nosotros pulsaremos esta última. En la zona de Diapositivas, podemos definir qué diapositivas o, en su defecto todas, incluiremos en la presentación. En Avance de diapositivas podemos configurar el avance de cada diapositiva, o bien manualmente o bien usando los intervalos de diapositivas que tengamos guardados. Con estos valores podremos configurar a nuestro gusto la presentación automática de nuestro trabajo. 22
10. PRESENTACIONES EN INTERNET Hay muchas páginas Web dónde poder compartir las presentaciones. Nosotros lo vamos a hacer en la página Slideshare. En esta página, además, puedes buscar las presentaciones que te interesen. Para poder subir presentaciones deberás registrarte en la web. www.slideshare.net Selecciona Get a free account, y rellena las casillas donde te piden tus datos de registro. Para subir presentaciones debes marcar Upload, introducir tus datos de usuario y seguir los sencillos pasos que te van pidiendo. 23
ACTIVIDADES DE POWER POINT ACTIVIDAD 1 : Haz una presentación con siete diapositivas. En los títulos escribe los días de la semana. En los cuadros de texto escribe los planes que tienes para cada día. Da formato a toda la presentación. Incluye en algún día de la semana un organigrama explicando tus planes. ACTIVIDAD 2: Elige una canción con su letra. En cada transparencia vete poniendo parte del texto de la canción. Introduce imágenes o fotos en cada transparencia de forma que tengan relación con la letra. Pon efectos de entrada y salida a cada texto y/o cada imagen. Haz una portada y en esa portada inserta la música de forma que se escuche a lo largo de toda la presentación. Temporaliza la presentación para que la letra de la canción vaya acorde con la música. 24