MANUAL DE USUARIO INDICADORES DE DESEMPEÑO AÑO 2014 Los Indicadores de Desempeño 2014 se completan a través de la página web de la DIPRES, tal como se ha venido realizando durante los últimos años. Lo anterior, con el objeto de mejorar la eficiencia operacional y permitir un adecuado nivel de seguridad respecto a la privacidad en el acceso a la información a través de uso de autorizaciones electrónicas (password) y de un mecanismo fácil y expedito para el envío de los formularios. Para completar Los Indicadores de Desempeño 2014 del proceso de Formulación del Proyecto de Ley de Presupuesto para el Año 2014, el Servicio debe ingresar en la página web www.dipres.gov.cl, Acceso Restringido, accediendo con su clave de usuario y contraseña al proceso Formulación Presupuesto 2014. 1
Una vez dentro, se debe ingresar en la opción correspondiente a Formularios de Control de Gestión. Indicadores de Desempeño Una vez en la pantalla siguiente debe seleccionar Indicadores de Desempeño 2014 para ingresar a la base de datos que contiene los Indicadores de Desempeño comprometidos y acordados con la Dirección de Presupuestos durante el proceso de formulación del Proyecto de Ley de Presupuesto 2013. 2
Dirección de Presupuestos El servicio podrá modificar la información existente en esta versión, perfeccionando y/o actualizando los indicadores de desempeño, ingresando nuevos indicadores o modificando y precisando los existentes. En este proceso de formulación de Indicadores el informe se encuentra en estado INGRESO. En la sección Reportes de este Menú, el servicio podrá acceder a dos reportes; Reporte de Observaciones H y Reporte de Operandos de Indicadores. 3
En el primer reporte, el servicio verá las observaciones de la DIPRES a los indicadores de desempeño 2014 que se harán durante todo el proceso de formulación presupuestaria 2014. El Reporte de Operandos de Indicadores es un informe de los valores de los operandos de cada indicador. Además, al ingresar a Indicadores de Desempeño 2014, puede imprimir los indicadores de desempeño año 2014 seleccionando Reportes Servicio, que permite ver resúmenes con los indicadores en formato Word, ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla. Al ingresar a Ver todas las Observaciones puede ver todas la observaciones y al seleccionar Versión para imprimir puede ver e imprimir todas las observaciones a los indicadores de desempeño año 2014. Elaboración de Indicadores Para completar los Indicadores de Desempeño Año 2014 se debe considerar lo siguiente: Al haber seleccionado el link Indicadores de Desempeño 2014 usted se encuentra en la pantalla resumen del conjunto de los indicadores del servicio Esta pantalla muestra un resumen con los indicadores comprometidos con la Dirección de Presupuestos, presentados en el proyecto de Ley de Presupuestos Año 2013. En esta hoja, se despliega para cada indicador la siguiente información: Indicador (Nombre del Indicador), Ámbito, Enfoque de Género, Ponderación, Meta 2014, Meta 2013, Gestión Territ., Producto (Producto Estratégico al que se vincula), Datos, Medios de Verificación, y Obs que dirige a las observaciones para cada indicador. 4
Para ingresar a ver la información de cada indicador formulado por el Servicio, se debe hacer Click, para el indicador respectivo, en las columnas Indicador, Producto, Datos o Medios de Verificación donde se desplegará la Definición del indicador, Asignación de indicador a producto (Producto Estratégico, Subproducto o Producto Específico al que se vincula el indicador); Datos del indicador (valores efectivos y estimados para el indicador); e Ingreso de los medios de verificación respectivamente. Para ingresar un indicador nuevo, se debe seleccionar el botón Nuevo, que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. En caso de ser un indicador nuevo Al hacer clic sobre el botón Nuevo, se despliega la pantalla Definición indicador - Indicadores de desempeño y el Servicio puede ingresar la información asociada a nombre, fórmula, ponderación y otros atributos del indicador relativo a: o Nombre Indicador: Texto del nombre del indicador o Desagregación por sexo: señalar Si, si se dispone de los datos del indicador por sexo (hombres, mujeres). Al señalar que Si, al momento de ingresar los datos del indicador se deberá proporcionar los datos de ambos sexos por separado, además de ingresar la información del indicador a nivel agregado. o Institucional: marcar Si, en caso de que el indicador no se asocie con un producto estratégico en particular sino con todo el quehacer de la institución. 5
De lo contrario marcar No. o Dimensión: señalar si corresponde a eficacia, eficiencia, economía o calidad. o Frecuencia: señala si se mide todos los años, cada dos años, etc. o Tipo: señalar de acuerdo a las opciones. o Ámbito: señalar si corresponde a proceso, producto, resultado intermedio o resultado final. o Ponderación: definir la ponderación de cada indicador según la importancia relativa que la institución le asigne. o Origen: señalar de acuerdo a las opciones o Tipo de Fórmula: seleccione el tipo de formula a utilizar en el indicador, y posteriormente escriba el texto de los operandos en las filas Concepto A, Concepto B, Concepto C, según corresponda. Leer instrucciones específicas acerca de las fórmulas que se encuentra al lado derecho de Tipo de Fórmula, con el signo: o Orden: no completar o Gestión Territorial: señalar si se dispone de los datos del indicador por región. Al señalar que Si, al momento de ingresar los datos del indicador se deberá proporcionar los datos para cada una o algunas de las regiones del país por separado, además de ingresar la información del indicador a nivel agregado. o Unidad: seleccionar la unidad de medida del indicador. o Decimales: señalar el número de decimales de los valores del indicador. o Ascendente: señalar si el indicador es ascendente (cuando mejora la gestión a medida que el valor del indicador aumenta) marcando la alternativa Si, o descendente (cuando mejora la gestión a medida que el valor del indicador disminuye) marcando la alternativa No. o Rango: no completar? 6
Una vez completada la información se debe seleccionar el botón Grabar. Posteriormente ingrese la información que corresponda en Producto, Datos y Medios de Verificación. 7
Para ingresar a cada indicador ya formulado por el Servicio se debe seleccionar con un click en la opción deseada. Al seleccionar con un click un indicador bajo la columna Indicador, se despliega la pantalla Definición Indicador Indicadores de desempeño, donde se agrupa toda la información asociada a nombre, fórmula, ponderación y otros atributos del indicador. Al seleccionar con un click para un indicador bajo la columna Producto, se despliega la pantalla Asignación de indicador a producto, donde puede asociar el (los) producto(s) estratégico(s), subproducto(s) o producto(s) específico(s), según corresponda, al que se vincula el Indicador. Al seleccionar con un click para un indicador bajo la columna Datos, se despliega la pantalla Datos del indicador - Asignación de datos para el indicador, donde están los datos efectivos del Indicador para el año 2011, 2012 y la meta para el año 2013; y debe ingresar los datos efectivos a Junio 2013, una estimación para el año 2013; y la meta para el año 2014. Al seleccionar con un click para un indicador bajo la columna Medios de verificación, se despliega la pantalla Ingreso de los medios de verificación, donde puede identificar el (los) medios de Verificación que permitirán verificar los datos del Indicador (numerador y denominador). 8
1. Definición Indicador / Indicadores de desempeño En caso de ser un indicador del Proyecto de Ley de Presupuestos Año 2013, el servicio puede ver toda la información del indicador y puede modificar o ingresar, según corresponda, la información relativa a: o Ponderación: cada indicador debe tener una ponderación según la importancia relativa que la institución le asigne. o Decimales: señalar el número de decimales de los valores del indicador. o Gestión Territorial: señalar si se dispone de los datos del indicador por 9
región. Al señalar que Si, al momento de ingresar los datos del indicador se deberá proporcionar los datos para cada una o algunas de las regiones del país por separado, además de ingresar la información del indicador a nivel agregado. o Desagrega indicador por sexo: señalar si se dispone de los datos del indicador por sexo (hombres, mujeres). Al señalar que si, al momento de ingresar los datos del indicador se deberá proporcionar los datos de ambos sexos por separado, además de ingresar la información del indicador a nivel agregado. Una vez completada la información se debe seleccionar el botón Grabar, ubicado al final de la pantalla. El servicio puede incorporar sus observaciones a la información existente del indicador utilizando el botón Agregar Observación, ubicado junto al botón Grabar. Por ejemplo si desea modificar algún otro campo del indicador. 2. Asignación de Indicador a producto Asociar el (los) producto(s) estratégico(s), subproducto(s) o producto(s) específico(s), según corresponda, al que se vincula el Indicador Cada indicador se puede asociar a: o Un producto (o productos) estratégico (s) seleccionando el recuadro al lado del nombre del producto (o productos). o Un subproducto (o subproductos) seleccionando el recuadro al lado del nombre 10
del subproducto (o subproductos). Si se elige esta opción queda automáticamente asociado al subproducto y al producto correspondiente. o Un producto específico (o productos específicos) seleccionando el recuadro al lado del nombre del producto específico (o productos específicos). Si se elige esta opción queda automáticamente asociado al producto específico, subproducto y al producto correspondiente. Una vez realizados los cambios se debe seleccionar el botón Grabar ubicado al final de la página. Si el indicador es nuevo, haga la asociación a un producto, subproducto o producto específico según corresponda y después haga clic en el botón Grabar. 3. Datos del Indicador - Asignación de Datos para el Indicador Ingresar los datos efectivos del Indicador para el año 2011, 2012 y a Junio 2013 si corresponde, y la estimación para el año 2013 y la meta para el año 2014. 11
3.1 En caso de ser un indicador del Proyecto de Ley de Presupuestos Año 2013, el 12
servicio puede ver el resumen de los resultados que existen correspondiente a los valores efectivos del año 2011 y 2012, meta 2013. Cuando no hay valores, pueden aparecer los siguientes conceptos: o N.C. = No corresponde, debido al año de creación no corresponde que exista dato para ese año. o S.I= Sin información, cuando corresponde que exista información pero el servicio no la presenta. o N.M.= No se mide, debido a que la frecuencia no es anual y en ese año no se debe pedir el dato. El servicio debe ingresar la información correspondiente a: o Efectivo a Junio 2013 o Estimado 2013 o Meta 2014 o Nota al indicador (en caso que corresponda). Precisión de alguna de las variables del indicador o descripciones de aspectos metodológicos de la medición. El servicio ingresa los valores de los conceptos u operandos según la fórmula de cálculo. El sistema automáticamente calculará el resultado colocándolo en el Cuadro Resumen una vez que se seleccione el botón Grabar. El servicio puede incorporar observaciones en cada indicador (aspectos no técnicos) utilizando el botón Agregar Observación que se encuentra en el primer punto denominado Definición del Indicador. 3.2 En caso de ser un Indicador Nuevo, cada Servicio debe ingresar la información correspondiente a: o Efectivo 2011 o Efectivo 2012 o Efectivo a Junio 2013 o Estimado 2013 o Meta 2014 o Nota al indicador El Servicio ingresa los valores de los conceptos u operandos según la fórmula de cálculo. El sistema automáticamente calculará el resultado colocándolo en el Cuadro Resumen una vez que se seleccione el botón Grabar. Una vez completada la información seleccionar el botón Grabar. El servicio puede incorporar observaciones de cada indicador (aspectos no 13
técnicos) utilizando el botón Agregar Observación que se encuentra en el primer punto denominado Definición del Indicador. 14
4. Ingreso de los Medios de Verificación Identificar el (los) medios de Verificación que permitirán verificar los datos del Indicador El servicio debe señalar al menos un medio de verificación, para lo cual se debe seleccionar si corresponde a : o Formularios/ Fichas o Base de Datos/ Software o Reportes/ Informes Para cualquiera de las tres opciones se debe señalar el Nombre del Medio de Verificación y el Centro de Responsabilidad que es responsable de la información del medio de verificación. Una vez realizados los cambios o ingresado los medios de verificación, seleccionar el botón Grabar. También es posible eliminar algunos de los medios de verificación seleccionando el recuadro blanco al lado derecho del medio de verificación y luego seleccionar el botón Eliminar. 15
Eliminación de Indicadores En caso de ser un indicador del Proyecto de Ley de Presupuestos Año 2013, el Servicio no puede eliminar directamente el indicador pero puede solicitarlo a DIPRES, para lo cual se solicita seguir el siguiente procedimiento. Seleccionar el Indicador que se solicita eliminar bajo la columna Indicador y en la pantalla Definición Indicador - Indicadores de desempeño ingresar en Agregar Observación una justificación de la eliminación solicitada. Posteriormente, una vez enviada la propuesta a DIPRES, se analizará el caso y se adoptará la decisión de acuerdo con los argumentos planteados. Para aquellos indicadores nuevos que fueron creados por el servicio en el proyecto de Ley de Presupuestos del año 2014 el servicio podrá eliminar directamente el indicador (una vez 16
grabado) antes de enviarlo a DIPRES. Para ello, existe un botón en la pantalla inicial de estos indicadores que permite su eliminación. Botón que aparece sólo para indicadores nuevos ya grabados. Si el servicio considera que es pertinente eliminar el indicador podrá señalarlo marcando este botón Eliminar. 17
Pasos Para el Envío de Propuesta Para enviar la propuesta preliminar institucional de Definiciones Estratégicas y de Indicadores de Desempeño, el servicio debe seguir los siguientes pasos: 1 PRIMER ENVIO Confirmar la validez de la propuesta preliminar de las Definiciones Estratégicas y de los Indicadores de Desempeño del servicio. Para esto el servicio debe utilizar la clave de Ingreso (-i) y seleccionar el botón Validar para JS, dejando en ese momento la propuesta preliminar lista para ser revisada por el jefe de servicio. Enviar la propuesta preliminar de las Definiciones Estratégicas y de los Indicadores de Desempeño a la DIPRES simultáneamente. Para esto el usuario jefe de servicio envía seleccionando el botón Enviar a DIPRES, dejando en ese momento la propuesta preliminar enviada a DIPRES. El sistema emitirá un certificado de Recepción por Internet de la Propuesta Preliminar de las Definiciones Estratégicas y de los Indicadores de Desempeño. La propuesta preliminar enviada será trabajada entre DIPRES y el servicio durante el período de formulación del Proyecto de Ley de Presupuestos Año 2014. 18