Palmira, 10 de febrero de 2009 Señores COLVISEG LTDA. SEGURIDAD DE OCCIDENTE LTDA. SEGURIDAD ATLAS LTDA. PARTICIPANTES PROCESO OCSP-002-2009 Ref. Respuesta a las observaciones a los términos de Referencia: INVITACION PUBLICA A PRESENTAR OFERTAS PARA LA CONTRATACION DE LA PRESTACION DEL SERVICIO DE VIGILANCIA PARA ALGUNAS DEPENDENCIAS DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA SEDE PALMIRA. Como ente autónomo del orden nacional, la Universidad Nacional de Colombia Sede Palmira, actualmente regida por el Art. 69 de la Constitución Política y el Decreto 12 10 de 1992, que reestructuró su régimen orgánico especial, que le da autonomía administrativa y presupuestal, con capacidad para celebrar toda clase de contratos, los cuales son manejados de acuerdo a directrices establecidas por el Consejo Superior Universitario por medio del Acuerdo No. 002 de 2008 por el cual se adopta el régimen que contiene las normas generales de los acuerdos de voluntades en la Universidad Nacional de Colombia; la Rectoría por medio de la Resolución No. 1952 de 22 de diciembre de 2008 por medio de la cual se adopta el Manual de Convenios y Contratos de la Universidad Nacional de Colombia, lo que nos lleva a tener una logística establecida al respecto, para fijar las condiciones en cada invitación a cotizar. Con base en esta fundamentación, la Universidad se permite responder las observaciones presentadas por la firma COLVISEG LTDA. 1
OBSERVACIÓN 1: 1. Con respecto al numeral 4.4. CERTIFICADO ACTUALIZADO DE LA SUPERINTENDENCIA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA, párrafo 2 en el cual solicitan que los oferentes deben estar autorizados para instalar y configurar medios tecnológicos, mediante certificado de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada que cobije los servicios tecnológicos ofrecidos. Frente a este numeral, comedidamente solicitamos aclarar que la licencia que otorga la Superintendencia de Vigilancia a las empresas de vigilancia y seguridad privada para operar medios tecnológicos, no especifica expresamente las palabras INSTALAR Y CONFIGURAR; en consecuencia, solicitamos eliminar estas (sic) dos términos, de conformidad con el Decreto 356 de 1994, y exigir el requisito de la licencia vigente para medios tecnológicos. RESPUESTA A LA OBSERVACION 1: La Universidad Nacional de Colombia Sede Palmira, se circunscribe a lo contemplado en el primer inciso del numeral 4.4 de los Pliegos de Condiciones, considerando que en el se contempla específicamente lo exigido a cada oferente. OBSERVACION 2: Con respecto al numeral 4.11 ESTADOS FINANCIEROS, literal a) Estados financieros certificados o dictaminados: Balance General correctamente clasificado y Estado de Resultados con corte a 31 de diciembre de 2008, con sus respectivas notas a los Estados Financieros, de acuerdo con este numeral solicitamos de manera respetuosa y comedida se cambie el corte de los Estados Financieros a 31 de diciembre de 2007, puesto que de manera ordinaria las juntas directivas de las empresas celebran sus asambleas ordinarias para aprobación de estados financieros en el mes de marzo. RESPUESTA A LA OBSERVACION 2 En este punto se exigen los Estados Financieros del año 2007 con sus respectivas notas, tal y como lo hicimos saber en la visita técnica llevada a cabo el día jueves 5 de febrero de 2009 y consignada en el Acta firmada por los participantes. 2
OBSERVACION 3. Con respecto al numeral 4.11 DOCUMENTOS PARA ACREDITACION EXPERIENCIA, solicitamos de la manera mas respetuosa se tenga en cuenta los contratos EJECUTADOS Y EN EJECUCION, durante los últimos 5 años. RESPUESTA A LA OBSERVACION 3 La Universidad Nacional de Colombia Sede Palmira, en este punto se remite exclusivamente a los criterios señalados en los Pliegos de Condiciones. Recomienda así mismo una lectura pormenorizada de este punto y específicamente del literal g. OBSERVACION 4. Con respecto al numeral 4.11 DOCUMENTOS PARA ACREDITACION EXPERIENCIA, literal i del tercer párrafo, en relación a la información mínima Calificación del Servicio de manera numérica de 1 hasta 5, teniendo en cuenta que algunas empresas contratantes expiden sus certificaciones con la calificación Excelente, Muy Buena, Buena, Regular y Mala, solicitamos de manera comedida se avale este tipo de calificación. RESPUESTA A LA OBSERVACION 4. En cuanto a las calificaciones del servicio prestado, en aras de garantizar la participación de los oferentes interesados en hacerlo, se acepta la calificación Excelente, bueno, regular, malo. OBSERVACION 5. En relación con el numeral 8.5 CAPACIDAD FINANCIERA del Capitulo 8, nivel de endeudamiento: menor o igual al 50%, con todo respeto me permito hacer la siguiente apreciación: El nivel de endeudamiento es el que nos indica el porcentaje de participación de los acreedores dentro de la empresa, que en el caso colombiano, según la dinámica de nuestra economía las empresas tienden a endeudarse y la mayoría presentan niveles de endeudamiento superiores al 60%, tan es así, que el propio Banco de la República para efectos de operaciones de redescuento considera como aceptables endeudamientos hasta un nivel del 70%. Igualmente la participación de los acreedores es directamente proporcional a la capacidad de pago del ente receptor; precisamente por esto un indicador alto no necesariamente se traduce en debilidad financiera sino todo lo contrario, ya que para otorgar crédito ya sea 3
financiero o por parte de proveedores, el principal elemento a considerar es la capacidad de pago. Por las anteriores razones consideramos que un índice de endeudamiento aceptable para compañías dedicadas a esta actividad, debe ubicarse en un rango menor o igual al 60%. Aunado a lo anterior, por la naturaleza de nuestra actividad económica, donde los proveedores internos en mas de 80% de los casos lo constituyen los mismos empleados a través de provisión de nómina y carga prestacional, el nivel de endeudamiento en ocasiones puede ser mayor debido a que a lo largo del periodo fiscal se van acumulando las provisiones y apropiaciones necesarias para el cubrimiento de prestaciones sociales, lo cual significa un crecimiento en el nivel de endeudamiento. Empresas de este sector tienen activos que pueden ser convertidos muy rápidamente en efectivo, como el caso de las comunicaciones, vehículos, equipos de seguridad electrónica, instalaciones físicas y armamento, que en dado (sic) caso se podrían tener para respaldar las deudas de los acreedores a corto plazo. En concordancia con lo antes solicitado, se suma que muchas empresas del sector con el fin de obtener mayor número de negocios, maniobran o manipulan su información financiera con el fin de reflejar unos indicadores financieros atractivos para las empresas contratantes., pero su situación real se configura en incumplimiento de sus obligaciones básicas como es el pago de salarios, seguridad social, aportes parafiscales, entre otros. Por lo antes expuesto, de manera respetuosa solicitamos se modifique el NIVEL DE ENDEUDAMIENTO para se admitan propuestas cuyo nivel de endeudamiento sea menor o igual al 60% RESPUESTA A LA OBSERVACION 5. La Universidad Nacional de Colombia Sede Palmira, acoge la norma establecida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada por medio del Decreto 71 del 18 de enero de 2002, artículo 3 y por lo tanto modifica lo concerniente al Nivel de Endeudamiento, quedando el inciso segundo de dicho ítem así: Serán rechazadas las ofertas que presenten un endeudamiento menor o igual al 60% OBSERVACION 6 En relación con le numeral 8.8 CRITERIOS DE DESEMPATE, solicitamos de manera comedida, revaluar los parámetros de calificación en caso de 4
presentarse empate entre dos o mas ofertas. El pliego describe:..la ganadora será la que presente el menor valor en su oferta económica, como primer criterio de desempate. De persistir el empate, redefinirá a favor del oferente que tenga mayor capital de trabajo, sugerimos a la entidad con el fin de contar con un proceso objetivo, pluralista y transparente, que como segundo criterio desempate se defina la contratación del servicio por medio de un sorteo. RESPUESTA A LA OBSERVACION 6 La Universidad Nacional de Colombia Sede Palmira, en este punto se remite exclusivamente a los criterios señalados en los Pliegos de Condiciones. OBSERVACION 7 Con respecto al CAPITULO 7, OFERTA ECONOMICA, muy respetuosamente me permito solicitarle a la Universidad aclarar si la OFERTA ECONOMICA se le debe incluir el reajuste de tarifas para los meses enero y febrero de 2010, ya que si el contrato inicia el 1 de marzo de 2008 (sic) y el término de los 12 meses se estaría cumpliendo el 28 de febrero de 2010, de ser positiva esta respuesta, y de conformidad con el derecho de igualdad, solicitamos a la Universidad definir el porcentaje (%) de incremento para esa vigencia. Por lo antes manifestado, agradecemos su importante atención y consideración a los temas y numerales expuestos. RESPUESTA A LA OBSERVACION 7 La Universidad Nacional de Colombia Sede Palmira, ha proyectado su presupuesto total para el servicio de vigilancia con base en un 8% para el año 2010, no siendo esto camisa de fuerza para los oferentes, quienes están en libertad de establecerlo con base en sus proyecciones, sin embargo se aclara que lo pactado en el Contrato que se firme con el oferente seleccionado, no será reajustado. RESPUESTAS A LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS POR LA FIRMA SEGURIDAD DE OCCIDENTE LTDA. OBSERVACION 1 a. INDICE DE ENDEUDAMIENTO 5
La Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada establece mediante el decreto 71 del 18 de enero de 2002, en su Artículo Tercero, que la relación mínima de patrimonio de las empresas de vigilancia debe ser el equivalente al 40% del total de los activos, es decir, que el endeudamiento máximo permitido el del 60%; por tal motivo proponemos muy respetuosamente a la UNIVERSIDAD NACIONAL SEDE PALMIRA aceptar esta disposición legal de tal forma que el nivel de endeudamiento exigido a los Proponentes sea del 60% y no del 50% como se estipula en el pliego RESPUESTA A LA OBSERVACION 1 La Universidad Nacional de Colombia Sede Palmira, acoge la norma establecida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada por medio del Decreto 71 del 18 de enero de 2002, artículo 3 y por lo tanto modifica lo concerniente al Nivel de Endeudamiento, quedando el inciso segundo de dicho ítem así: Serán rechazadas las ofertas que presenten un endeudamiento menor o igual al 60% RESPUESTAS A LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS POR LA FIRMA ATLAS SEGURIDAD. OBSERVACION 1 En busca de establecer igualdad de condiciones a los posibles proponentes, solicitamos se determine el porcentaje (%) de incremento que se deberá aplicar para los meses de enero y febrero de 2010. RESPUESTA A LA OBSERVACION 1 La Universidad Nacional de Colombia Sede Palmira, ha proyectado su presupuesto total para el servicio de vigilancia con base en un 8% para el año 2010, no siendo esto camisa de fuerza para los oferentes, quienes están en libertad de establecerlo con base en sus proyecciones, sin embargo se aclara que lo pactado en el Contrato que se firme con el oferente seleccionado, no será reajustado. OBSERVACION 2 Nos permitimos informar que según lo establece el Código de Comercio, el plazo máximo para la celebración de las juntas de Socios y Asambleas de Accionistas es del 31 de marzo de cada año, momento en el cual se aprueban 6
los Estados Financieros del año inmediatamente anterior. Dado que no existe norma de carácter superior que establezca la obligatoriedad de contar con los Estados Financieros antes de esa fecha, solicitamos no se exijan estados financieros de cierre del año fiscal 2008. Por lo anterior solicitamos que según el análisis de los párrafos anteriores se exija la presentación de los Estados Financieros con corte a Diciembre 31 de 2007, junto con las notas a los estados financieros y los dictámenes del revisor fiscal RESPUESTA A LA OBSERVACION 2 En este punto se exigen los Estados Financieros del año 2007 con sus respectivas notas, tal y como lo hicimos saber en la vista técnica llevada a cabo el día jueves 5 de febrero de 2009 y consignada en el Acta firmada por los participantes. OBSERVACION 3 Cordialmente solicitamos determinar si lo especificado en el numeral 6.2 del capitulo 6, es solo de cumplimiento del proponente adjudicado y dichos documentos serán adjuntos al momento del contrato, ó cada uno de los proponentes interesados en participar deben adjuntar los cursos de capacitación y carta compromiso de al momento de ser adjudicado allegar la documentación necesaria para el personal de vigilancia empleado en el servicio? RESPUESTA A LA OBSERVACION N 3 Este requisito enumerado en el CAPITULO 6 de los Pliegos de Condiciones, es una exigencia que se hace al seleccionado con el presente proceso. OBSERVACION 4 Respetuosamente solicitamos establecer el número de horas nocturnas requerido en el Anexo No. 2. Estas deben de ser 8 HN, 12 HN? RESPUESTA A LA OBSERVACION N 4 Las horas requeridas para el servicio con arma en el anexo 2 son doce (12) horas comprendidas entre las 18:00 y las 06:00 horas. OBSERVACION 5 7
Numeral 4.11 Documentos para acreditar experiencia. Respetuosamente solicitamos sea aceptado tanto certificaciones de contratos ejecutados, como de contratos que se encuentren en ejecución a la fecha., ya que la experiencia obtenida con Universidades o instituciones educativas se puede demostrar con contratos que actualmente se encuentren ejecutando. De igual manera, solicitamos sean aceptadas aquellas certificaciones que presenten una calificación como excelente ó buena, en vez de estar establecida de manera numérica. Es de resaltar que la obtención de las certificaciones requieren de tiempo, solo para requerir un cambio a calificación numérica RESPUESTA A LA OBSERVACION N 5 La Universidad Nacional de Colombia Sede Palmira, en este punto se remite exclusivamente a los criterios señalados en los Pliegos de Condiciones. Recomienda así mismo una lectura pormenorizada de este punto y específicamente del literal g. En cuanto a las calificaciones del servicio prestado, en aras de garantizar la participación de los oferentes interesados en hacerlo, se acepta la calificación Excelente, bueno, regular, malo. La Universidad Nacional de Colombia Sede Palmira, dando cumplimiento a la cronología del Proceso, tal como se ha consignado en la Tabla No. 1 de los Pliegos de Condiciones OCSP-002-2009, procede a la publicación de las respuestas a las observaciones presentadas y a la publicación de las Adendas respectivas. Atentamente, JOSE JOAQUIN LEAL CAICEDO COMITÉ DE CONTRATACIÓN Secretario. Copia: Archivo. 8