Manual de Usuarios Sistema Validación y pago a prestadores privados MAI Mayo 2015 Realizado por: In Motion Proyectos Versión: 1.0 1
TABLA DE CONTENIDO 1 PROPÓSITO DEL DOCUMENTO... 3 Definición Proceso Administrar designación Prestador Privado por AUGE... 3 2 ACCESO AL SISTEMA... 5 3 PERFIL DECOM... 7 4 COMPRAS... 22 5 FINANZAS... 24 6 CONTABILIDAD... 31 2
Manual de Usuario 1 PROPÓSITO DEL DOCUMENTO El presente manual explicará cómo funciona la Implementación del sistema Validación y pago a prestadores privados MAI a través de Oracle RightNow como herramienta de soporte para mejorar la gestión del cliente interno en los servicios que FONASA entrega a sus prestadores en el ámbito de: Administrar designación Prestador Privador por AUGE Gestionar Ley de Urgencia Certificada Administrar Convenio Camas Integrales Integrar Precuenta Pago Diálisis DEFINICIÓN PROCESO ADMINISTRAR DESIGNACIÓN PRESTADOR PRIVADO POR AUGE Este proceso inicia cuando un paciente efectúa un reclamo GES. Existen gestores de Reclamos a lo largo de todo el país que realizan la revisión y gestión de estos y solicitan a Fonasa la designación de un 2 prestador y posteriormente Fonasa (DECOM) procede a buscar un prestador privado que pueda brindar la atención médica. Fonasa registra la solicitud en su Sistema de Reclamos. El prestador se busca por ahora, en un listado que contiene la oferta disponible, organizada por Prestador-Problema de Salud-Intervención Sanitaria-Prestación, después se usara la oferta que quede adjudicada en Licitación Pública (la cual se organizará y buscará de igual manera). La búsqueda siempre es por Prestación requerida, (debe mostrar todos los oferentes) el profesional a cargo selecciona el prestador que sea más adecuado y se notifica al prestador vía correo electrónico, el cual deberá acceder al portal web del prestador y confirmar atención, además registrar fecha, hora y médico que atenderá al paciente. El sistema envía esta información vía webservice a la Unidad de Reclamos ( Call Center de ENTEL) quienes se encargan de contactar al beneficiario ( telefónicamente o vía mail ) y confirmar con el beneficiario atención médica. En este momento el asegurado puede rechazar el prestador por razones fundamentadas, se registra esta decisión y se informa a Decom. El prestador acepta la atención y toma contacto telefónico con el paciente para verificar la citación. En caso de realizar una prestación adicional, debe solicitar a Decom autorización e informar el valor asociado a dicha prestación. Decom analiza la pertinencia y autoriza o rechaza esta solicitud Mientras no esté Licitación Pública disponible, se debe Formalizar esta compra con las siguientes acciones (vía correo electrónico): 3
Se solicita N de Ingreso, Compromiso Presupuestario y se Confecciona Resolución que aprueba Trato Directo Contrato Resolución que Aprueba Contrato. Una vez que el prestador privado realiza la atención médica debe registrar en el portal del prestador la fecha de atención y adjuntar la documentación que respalda la ejecución de la prestación y enviar la precuenta de la prestación realizada a Fonasa. El prestador privado ingresará a un portal web, con un usuario y contraseña y completará el formulario de registro de cuentas adjuntando la documentación que respalda la atención médica. El área de (DECOM) revisará y validará dicha cuenta, esto lo realizará en el sistema RightNow, el cual tendrá los antecedentes del paciente y antecedentes de la cuenta. DECOM debe revisar los antecedentes y procede a autorizar o rechazar la cuenta del prestador, si la cuenta es aprobada cambia de estado. Si la cuenta es rechazada se notifica al prestador que debe corregir y continuar con la solicitud. El área de compras Recepciona Resolución desde Oficina de Partes, publica Resolución en Portal Chile Compra, para lo cual debe generar Orden de Compra y esta orden de compra, con su monto y fecha deben ser registrada en sistema RightNow. Posteriormente Decom valida las prestaciones adicionales, documentación y alta del paciente, para la validación ingresa tarjeta de coordenadas, posteriormente este caso pasa al área de programación financiera quienes deberán realizar las validaciones correspondientes y agrega compromiso presupuestario, y se notifica al prestador para que envíe la factura. Una vez recibida la factura, programación financiera verifica que la factura física o documento electrónico tributario coincida con el monto de la cuenta, si dichos montos son igual, se da por aprobada y el área de contabilidad procede con el pago. 4
2 ACCESO AL SISTEMA 2.1 Para ingresar al sistema de Validación y pago a prestadores privados MAI, se debe descargar la Consola de Gestión desde el siguiente link: https://fonasa.custhelp.com/cgibin/fonasa.cfg/php/admin/launch.php Acceder desde Internet Explorer 2.2 Una vez descargada la Consola de Gestión, se debe ingresar con usuario y contraseña entregados por Fonasa 5
2.3 Una vez que ingresamos a la consola de Gestión, podemos cambiar la contraseña desde la opción Archivo Configuración personal 6
3 PERFIL DECOM 3.1 Asignación de Prestador Sistema de reclamos envía solicitud de designación de segundo prestador. Estos casos se visualizan dentro de la consola de gestión, en la bandeja de entrada: Asignación de prestador 3.1.1 Llega caso a RightNow, con estado SIN PRESTADOR. Se pueden utiliza el filtro de Estado y marcar el estado SIN PRestador 7
3.1.2 Decom debe seleccionar el caso con estado SIN Prestador y dar doble click sobre el caso para revisar los datos del Reclamo, tales como: Problema de Salud, Intervensión Sanitaria, fecha de solicitud de segundo prestador, entre otros. 3.1.3 Para asignar prestador, se debe seleccionar la lengüeta Prestaciones y posteriormente presionar sobre el botón Agregar Nuevo Sobre Prestación seleccionar sin valor y luego presionar sobre buscar 8
Se desplegará el catálogo de prestadores en convenio con Fonasa para el proceso de Segundo Prestador. El reporte cuenta con filtros para hacer búsqueda por Intervención Sanitaria, N Problema Salud, Problema de Salud, Prestación 9
Seleccionamos al prestador que tenga prestación para el problema de salud del beneficiario, se escoge y se da doble click Verificar la información del prestador asignado y presionar el botón superior Aceptar 10
Se debe notificar tanto al prestador como al sistema de reclamos de solicitudes ciudades cual es prestador asignado para dicho beneficiario, esto se realiza presionando sobre el botón Una vez realizada la notificación se debe esperar a que el prestador confirme la atención a través del portal web del prestador. El caso cambia de estado a Prestador asignado 11
3.2 Confirmación de Asignación de Prestador Una vez realizada la notificación se debe esperar a que el prestador confirme la atención a través del portal web del prestador, ingresando fecha de atención, hora de atención y médico. Esta información es enviada al sistema de reclamos Back o Solicitudes Ciudadanas. Por otra parte se realiza la gestión informativa con el beneficiario indicando prestador y fecha y hora de atención. Cuando la atención es aceptada por el beneficiario se confirma en el sistema de reclamos y en la consola de Gestión se refleja un cambio de estado en el caso de asignación. 3.2.1 Prestación aceptada cambia de estado y se visualiza en bandeja de entrada Autorización de prestaciones 12
3.3 Autorización de Prestaciones 3.3.1 En la bandeja de entrada de Autorización de prestaciones se visualizan los casos que requieren autorización de prestaciones. 3.3.2 Aprobar prestaciones adicionales: Cuando un prestador solicita autorización de prestación se visualiza un icono de notificación 13
3.3.3 Aprobación de prestación: Para aprobar una prestación adicional se debe seleccionar el caso y dar doble click Una vez abierto el caso, se debe ir a la lengüeta Prestaciones, donde se muestran las prestaciones con sus estados, se selecciona la prestacion con estado Pendiente de validación y dar doble click sobre la acción Abrir 14
En el campo Estado, se selecciona Aceptado y posteriormente el botón Aceptar La prestación cambia de estado a Aceptada, para finalizar se presiona el botón Guardar y cerrar 15
3.3.4 Rechazar prestación: Se abre el caso y se selecciona la lengüeta Prestaciones Se abre reporte de prestación y se selecciona estado Rechazado, para finalizar presionar el botón Aceptar 16
Para dar por terminada esta validación, se presiona sobre el botón Guarda y cerrar 17
3.3.5 Mensaje para el prestador: Si se quiere enviar un mensaje al prestador, se debe abrir el caso, elegir la lengueta Mensajes y escribir el mensaje hacia el prestador, después presionar el botón Guardar Se puede seleccionar la opción Enviar al guardar, para notificar al prestador, además del portal web, via correo electrónico. Tambien podemos ingresar un correo para recibir copia del mensaje. 18
3.3.6 Documentos Anexos: Para visualizar los documentos que envia el prestador, se debe abrir el caso y en la lengüeta Anexos se encontrarán los documentos adjuntos, para visualizarlos se debe hacer click sobre la acción Abrir 3.3.7 Autorizar Prestaciones: Una vez que se han revisado y validado las prestaciones, se procede a la Autorización, esto se hace presionado sobre el botón Autorizar Caso- Prestaciones. El caso cambia de estado a Autorizado para el pago 19
3.4 Visación y autorización del pago 3.4.1 Los casos que están autorizados para el pago se visualizan en la bandeja de entrada de Visación y Autorización del pago 20
3.4.2 Formalización: Para poder efectuar la autorización del pago, se deben realizar el proceso de formalización que corresponde a la generación de las resoluciones que aprueban contrato y registro de ellas en este sistema. En este sistema se debe registrar Resolución inicial y fecha, Resolución final y fecha, Certificado de Refrendación. 3.4.3 Validar caso ingresando la tarjeta de coordenadas: una vez que la información de formalización se encuentra registrado, se procede a autorizar el caso para el pago, esto se ejecuta presionando sobre el botón de Ingresar tarjeta de Coordenadas La tarjeta de coordenadas es una Tarjeta Física entregada por Fonasa, es única e instrasnferible 21
4 COMPRAS 4.1 Órdenes de Compra 4.1.1 Ingresa a la bandeja de entrada Ordenes de Compra, donde se encuentran todos los casos a los cuales se les debe asignar orden de compra. Puede simpflificar la búsqueda de casos utilizando los filtros de búsqueda. 4.1.2 Ingrear Orden de compra: Para ingresa N de orden de compra, fecha y monto se debe seleccionar el caso y dar doble click. Se deben ingresar los campos marcados en color rojo: Número de Orden de Compra, Fecha Orden de Compra, Monto de Orden de Compra 22
El monto de la orden de compra se puede visualizar en la lengüeta Prestaciones Una vez ingresados todos los datos, se presiona el botón Guarda y cerrar 23
5 FINANZAS 5.1 Casos validados por Decom En la bandeja de entrada de Casos validados por DECOM, se encuentran todos aquellos casos que deben ser gestionados para el pago, agrupagos por prestador. Para proceder con la gestión de pago se deben realizar grupos de pago, los cuales se crean de la siguiente manera: Se selecciona el prestador para el cual crearemos el grupo 24
Posteriormente se seleccionar Proceso, para este caso se elige Segundo Prestador, luego se selecciona el Nº del grupo de Pago y se Copia, finalmente se presiona sobre el boton Guardar y cerrar. Con estos paso se se ha creado el Grupo de Pago. Una vez que se ha creado el Grupo de Pago, se deben asociar los casos que serán incluidos en el grupo de pago. Se seleccionan y luego se presiona sobre la opción Editar selección y luego click sobre Grupo Pago 25
De desplegará ventana de Grupo Pago, click sobre icono de Lupa Se despliega ventana donde se debe pegar o escribir el Nº de grupo creado anteriormente, luego presionar sobre el botón Buscar 26
Para finalizar click sobre botón Aceptar. El grupo se ha creado y se visualizará en la reporte Formalización Grupos de Pago. Indicar como se desasocia o cambia de grupo 5.2 Formalización Grupos de Pago 5.2.1 Visualizamos el grupo creado o lo buscamos por alguno de los filtros, tales como; Grupo Pago, Rut Prestador o Estado que se encuentran en parte superior del reporte. Se abre el caso para ingresar compromiso presupuestario y monto, para concluir esta acción presionar el botón Guardar y cerrar 27
Solicitar Factura al prestador: Completados los datos de compromiso presupuestario, se debe solicitar al prestador que envie la factura, esta acción se ejecuta presionando sobre el botón Enviar notificación a prestador para emisión de Factura, lo cual gatilla un correo electrónico al prestador enviando código de facturacción y monto. El prestador envia la factura, ya sea fisica o electrónica a Fonasa, la cual es recepcionada por Oficinas de Partes y cargada en los sistema de Gestor Documental y Gestor de de documentos tributarios. Este ultimo se conecta con el sistema de validación y pago y envia la información de la factura correspondiente a cada caso. 28
La factura se visualiza dentro de la consola de gestión de visación y pago de la siguiente manera: Se revisa que la factura corresponda al prestador, que el monto sea el correcto para el caso aprobado. En caso de que la factura no coincida con la información del sistema, se Rechaza y se solicita al prestador que envie nuevamente la factura. 29
Factura correcta: Si la factura es correcta, es decir el monto, emisior y código corresponden a lo registrado en el sistema, se valida el caso ingresando la tarjeta de coordenadas. El caso cambia de estado y es enviado al area contable para que proceda con el pago. 30
6 CONTABILIDAD 6.1 Cuentas por pagar En la bandeja de entrada de Cuentas por Pagar se visualizan todos los casos que ya fueron visados y aprobados para el pago por las respectivas areas de fonasa. El caso de pago se debe devengar para lo cual se debe abrir el caso y en el campo Id Devengamiento ingresar el número de devengamiento otorgado por el sistema contable, posteriomente se debe presionar el botón Guardar y cerrar 31
Para autorizar el caso de pago se debe ingresar la tarjeta de coordenadas. El caso cambia de estado a Devengado y se encuentra listo para ser procesado por el Banco. Apoderados del Banco ingresan a página web del banco y autorizan el pago de nómina que se encuentra previamente cargada, banco procesa nómina de pago y devuelve el estado de pago. El prestador a través del portal web puede saber el estado de su pago. 32