Ministeri de Cultura de España Nº de Frmulari: 25 Dirección General del Archiv Nacinal de Csta Rica Fundación Pr-Rescate de Dcuments Frmulari para la aplicación del Cens Guía de Archivs en Csta Rica El Presente frmulari, tiene la finalidad de recpilar infrmación de diferentes Archivs Centrales del Sistema Nacinal de Archivs y dispner de instruments de descripción detallads para el adecuad servici de cnsulta al ciudadan, nrmalizand la descripción para su acces en Red. Además de garantizar la difusión de ls valiss fnds dcumentales que se cnservan en diversas institucines pertenecientes al Sistema Nacinal de Archivs de Csta Rica. INFORMACIÓN GENERAL DENOMINACIÓN DEL ARCHIVO (*) Nmbre del Archiv: Departament Archiv Central del Patrnat Nacinal de la Infancia Frmas Excluidas: Archiv Central, Unidad Infrmación y Archiv, Unidad de Dcumentación y Archiv Nmbre Paralel: Departament de Dcumentación y Archiv (*) Acrónim del Archiv: CR-PANI-DAC- DATOS DE UBICACIÓN GEOGRÁFICA (*) Área Gegráfica: Iberamérica (*) País: Csta Rica (*) CCAA / 1 División Territrial: / Marcar cn Prvincia de: Alajuela Cartag Guanacaste Heredia Limón Puntarenas San Jsé Prvincia / 2 División Territrial (Cantón): Central 1
(*) Municipi (Distrit): Hspital Núcle de Pblación Menr: Calle: Avenidas 8 y 10, Calle 14, San Jsé Códig Pstal: 5000-1000 San Jsé DATOS DE CONTACTO CON EL ARCHIVO Página Web: http:// www.pani.g.cr Crre electrónic: archiv@pani.g.cr Teléfn(s): 1. (506) 2221-04-95 Fax: 1. (506) 2221-04-95 DATOS SOBRE EL ACCESO AL ARCHIVO Hrari de Apertura: De Lunes a Viernes de las 7:30 a.m. hasta las 16:00 hras Hrari de Cierre: Sábads, dmings y feriads de ley. Hras semanales de apertura: 42.5 Marque cn Acces Libre Acces restringid DIRECTOR / RESPONSABLE DEL ARCHIVO Apellids: Mejía / Vindas Nmbre: Efraín Carg: Crdinadr Departament Archiv Central 2
Fecha de nmbramient (Día / Mes / Añ): 29/01/1997 HISTORIA Y CARACTERÍSTICAS TIPOLOGÍA DEL ARCHIVO Titularidad: Marque cn Públic Privad Tip de Archiv: Marque cn Archiv General del Estad Archiv Ntarial Archiv Municipal Archiv de Registrs Públics Archiv Dicesan Archiv de Catedral Clegiata Archiv Parrquial Archiv de Institución Penitenciaria Archiv de Asciación Archiv de Clegi Prfesinal Archiv de Partid Plític Archiv Empresarial Archiv Hspitalari Archiv de Centr Benéfic Archiv de Centr Dcente Archiv Universitari Archiv de Institución Científica y de Investigación Archiv de Medis de Cmunicación Archiv de Organización Sindical Archiv de Organización Patrnal Archiv de Organism Internacinal Archiv Bancari Archiv de Cámara Agraria Archiv de Derechs Humans Nta: Califica en esta categría ya que de acuerd cn la Ley Orgánica del Patrnat Nacinal de la Infancia N. 3286 y su refrma Ley 7648 del 9 de nviembre de 1996, entre sus finalidades están: a)... b) Crear ls servicis que cnstituyan la defensa legal del menr de edad, y de su madre. c) Prestar ls servicis y ejecutar las bras y prgramas, en prtección del menr de edad y de su madre, que n estén a carg de trs órgans especializads. 3
Gestinad pr: Marque cn Administración Autnómica / territrial Administración Central Administración Lcal Otras administracines públicas (Institución autónma) Pder Judicial Pder Legislativ Administración Central: (*) Según el Cicl Vital: Marque cn Archiv Históric Archiv Intermedi Archiv Central Archiv de Gestión DATOS SOBRE LA HISTORIA DEL ARCHIVO HISTORIA Histria del Archiv: El Patrnat Nacinal de la Infancia se fundó el 15 de agst de 1930 y en el cntext de la épca, surgió cm la instancia gubernamental encargada de brindarle prtección a la niñez y la familia. Desde sus inicis existió un interés pr custdiar la dcumentación a su carg y en este sentid el fundadr de la Entidad, Prfesr Luis Felipe Gnzález Flres, impulsó l que se denminó cm el FICHERO DEL ARCHIVO CENTRAL, que se encargó de la clasificación y el registr de ls dcuments generads pr la institución para facilitarles ls servicis a ls usuaris. De acuerd cn un infrme de inspección del Archiv Nacinal, del 07 de marz de 1985, funcinaba un Archiv especializad de expedientes en el PANI, per n crdinaba cn ls archivs de las delegacines de prvincia pr l que se recmendó rerganizar el Archiv Central nmbrand encargads y respnsables, el encargad del Archiv en ese mment era el señr Eduard Vargas. Cn la entrada en vigencia de la Ley del Sistema Nacinal de Archivs N.7202, el 24 de ctubre de 1990, se estableció que las institucines pertenecientes al sistema deben cntar cn un Archiv Central y ls Archivs de Gestión, pr l cual el PANI realizó intents para incrprar en su estructura rganizativa una instancia que se hiciera carg de esta materia, l que di cm resultad la aprbación de la Junta Directiva de la Entidad al crear la Unidad de 4
Infrmación y Archiv, en el mes de ctubre de 1996 y la puesta en marcha a partir del añ siguiente. En 1995 se trasladarn al Archiv Nacinal actas de Junta Directiva y expedientes administrativs del perid 1930-1980. El Reglament del Archiv Central fue aprbad pr la Junta Directiva el 23 de abril de 1998, mientras que en 1999 la Unidad de Infrmación y Archiv ya cntaba cn cuatr funcinaris, per el mayr vlumen de dcumentación se cncentra en ls expedientes de cass. De esta manera dicha unidad se cnfrmó cn el Archiv Central, encargad de regular y prteger el acerv dcumental ingresad y prducid en las unidades ejecutras del PANI y velar pr la cnservación de dich patrimni. Cn base en la aprbación de un nuev rganigrama de la institución y en respuesta al prces de refrma institucinal a partir del añ 2005 se cambió de la denminación de Unidad de Infrmación y Archiv a Departament de Dcumentación y Archiv, y actualmente se clasifica cm departament que depende de la Gerencia de Administración. Además, a partir del mes de setiembre del añ 2006 el Centr de Dcumentación que frmó parte de este departament pasó a frmar parte de la dependencia cncida cm Centr de Cultura para ls derechs de la niñez y la adlescencia. b. Infrmación general: El Archiv Central, según ls criteris del Archiv Nacinal de Csta Rica se clasifica cm un " Archiv Especializad de Expedientes de Atención Institucinal." Además, custdia las Actas de Junta Directiva, trs dcuments de interés institucinal y la dcumentación prpia de la labr del Archiv Central de cada añ. Durante el perid, se iniciarn las actividades rientadas a unifrmar la rganización dcumental institucinal en aras de cnvertir esta dependencia en un Archiv Central cn las funcines que le crrespnden para la administración dcumental y en crdinación cn las diferentes dependencias institucinales cm Archivs de Gestión. A partir del añ 2007 se trabaja en la estandarización de ls archivs de gestión de tdas las ficinas del PANI, lcalizadas en el territri nacinal, cn base en la aprbación de la Junta Directiva del PANI del Manual de Funcines y Prcedimients de ls Archivs de Gestión, y ls Lineamients de Gestión Dcumental del PANI. Paralel a l anterir, desde el añ 2008 según el cuadr de clasificación dcumental rgánic y funcinal, se implementó un archiv cmputadrizad, que incluye la ttalidad de carpetas crrespndientes a las ficinas institucinales que prducen dcuments en respuesta a la atención brindada a favr de la niñez y la adlescencia. Fundación del Archiv: Fecha de Fundación: (Día / Mes / Añ): 21 de ctubre de 1996 Nrma de Fundación (Día / Mes / Añ): 21 de ctubre de 1996, Sesión Ordinaria Nº 96-008, artícul 005, aparte I de la Junta Directiva del PANI. Supresión del Archiv Fecha de Supresión: / / Nrma de Supresión: 5
EDIFICIO Descripción del Edifici: De acuerd cn las dispsicines archivísticas, el edifici del Archiv Central del PANI cnsta de las áreas: administrativa, de cnsulta y de depósit, lcalizadas en un primer pis para un ttal de 114 m². Ls dcuments sn clcads en estantería fija y móvil. Es un edifici de cement y varilla que presenta pcs riesgs para la dcumentación custdiada. El pis es de terraz, n existen prblemas de humedad ni presencia de insects y redres. Próximamente el archiv se ubicará en tras instalacines cn mayr espaci y mejres cndicines para la administración dcumental. Metrs Cuadrads de Depósit: 60 m 2. (*) Metrs lineales de estantería: 200 metrs lineales. (*) Númer de puests de sala: 4 Facilidades para discapacitads: Marque cn Sí N DOCUMENTACIÓN (*) Metrs lineales de dcuments: 200 metrs lineales GUÍAS DEL ARCHIVO Guías: N hay ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO Estructura Administrativa: 6
PATRONATO NACIONAL DE LA INFANCIA Estructura rganizativa aprbada Ofici DM- 581-06- 07 del 8-6- 2007 UNIDAD ORGANIZATIVA LINEA DE ASESORIA LINEA DE AUTORIDAD FORMAL N I VEL PO L I T I CO LINEA DE COORDINACION NIVEL POLITICO INSTANCIAS ASESORAS N I V E L T E C. O P E R A T I V O NIVEL DIRECTIVO NIVEL OPER. DEPTOS NIVEL CONSEJOS N I V E L D E S C O N C. 7
PATRONATO NACIONAL DE LA INFANCIA ORGANIGRAMA DEPARTAMENTO ARCHIVO CENTRAL GERENCIA ADMINISTRATIVA SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS COMITÉ INSTITUCIONAL DE SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DEPARTAMENTO ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO ESPECIALIZADO DE EPEDIENTES DE ATENCIÓN INSTITUCIONAL DE PERSONAS MENORES DE EDAD PROCESOS ARCHIVÍSTICOS Técnics y ficinistas PROCESO DE AUTOMATIZACIÓN Técnics SERVICIO AL CLIENTE Y CONSULTA Secretarias y ficinistas 8
SERVICIOS TÉCNICOS RESTAURACIÓN Marque cn Taller de restauración: Sí N REPRODUCCIÓN. Marque cn Servicis de reprducción dcumental Sí N Servicis de ftcpias Sí N Servicis de ftgrafías Sí N Servicis de micrfrmas Sí N Servicis de reprduccines digitales Sí N BIBLIOTECA Marque cn Bibliteca auxiliar Sí N Nº de mngrafías: 30 9
Nº de Títuls de publicacines periódicas: 0 INFORMATIZACIÓN Marque cn Funcines infrmatizadas: Sí N Gestión de usuaris: Sí N Descripción de fnds Sí N Lenguajes Dcumentales Sí N Otra infrmación: Bases de dats: Sistema de expedientes de Atención Institucinal a las persnas menres de edad implementad a partir del presente añ debid a que el anterir sistema estaba bslet, el actual sistema tiene cnectividad cn tras bases a nivel intern y extern, cm las del Registr Civil y el Departament de Recurss Humans, así cm cn trs sistemas institucinales cn dats del prces y resultads de atención a menres de edad. La base de dats fue diseñada en la platafrma Visual Basic.Net. Psee actualmente más de 800 mil registrs de expedientes eliminads. De igual frma se pueden efectuar búsquedas de antecedentes pr medi de Internet. También está en red cn el Institut Interamerican del Niñ. ESTRUCTURA DE LOS FONDOS AGRUPACIÓN DE FONDOS / Adjuntar el Cuadr de Clasificación Denminación de la agrupación: Orgánic Agrupación Superir: Fnd: Patrnat Nacinal de la Infancia 10
CUADRO DE CLASIFICACIÓN PATRONATO NACIONAL DE LA INFANCIA CUADRO DE CLASIFICACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN I POSICIÓN II POSICIÓN III POSICIÓN IV POSICIÓN I ÀMBITO OFICINA PRODUCTORA TIPOS DOCUMENTALES 1 II ÀMBITO Organigrama Histria administrativa JUNTA DIRECTIVA JUNTAS DE PROTECCIÓN CONSEJO REGIONAL DE ADOPCIONES CONSEJO NACIONAL DE ADOPCIONES AUDITORÍA PANI Actas Acuerds Cartas enviada y Recibidas Cartas enviada y Recibida Acuerds Cartas enviada y Recibidas Reslucines Cartas enviada y Recibidas Reslucines Acuerds Cartas enviada y Recibidas Infrmes Pryects Acuerds Cartas enviada y Recibidas Infrmes PRESIDENCIA EJECUTIVA ASESORÍA JURÍDICA I POSICIÓN II POSICIÓN III POSICIÓN IV TIPOS DOCUMENTALES 1 La clumna Carpetas incluye tips de dcuments a md de ejempl ya que cada ficina puede prducir ests u trs específics a su razón de ser. 11
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL COMUNICACIÓN Y PRENSA CONTRALORÍA DE SERVICIOS CENTRO CULTURA DERECHOS N.N.A. GERENCIA DE REFORMA POSICIÓN 2 Directrices Infrmes Vts Sala Cnstit. Acuerds Infrmes Planes de trabaj Bletines infrmes Reprtes licitacines Ordenes de cmpra GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN GERENCIA TÉCNICA DEPTO.TECNOLOGIAS DE INFORMACION DEPTO. FINANCIERO CONTABLE DEPTO. RECURSOS HUMANOS DEPTO. ADMNISTRACIÓN PRESUPUESTO DEPTO. SUMINISTROS, BIENES YSERVICIOS DEPTO. ARCHIVO CENTRAL DPTO..ATENCIÓN INTEGRAL N.N.A. DPTO. ACREDITACION DEPTO. ADOPCIONES BIENES DE MENORES CONTABILIDAD TESORERÍA I POSICIÓN II POSICIÓN III POSICIÓN IV POSICIÓN Infrmes Cheques (rig y cpias) Estads Financiers Infrmes Balances Cmprbantes de pag. Cheques Accines de Persnal Reprtes Ordenes de cmpra Ordenes de Cmpra Listas de Remisión idas Circulares idas. idas Slicitudes de adpción nacinales TIPOS DOCUMENTALES 2 La clumna Carpetas incluye tips de dcuments a md de ejempl ya que cada ficina puede prducir ests u trs específics a su razón de ser. 12
DIRECCIÓN REGIONAL SAN JOSÉ DIRECCIÓN REGIONAL BRUNCA DIRECCIÓN REGIONAL HUETAR NORTE DIRECCIÓN REGIONAL ALAJUELA DIRECCIÓN REGIONAL CHOROTEGA TIBÁS ALAJUELITA GUADALUPE TIBAS DESAMPARADOS SAN JOSÉ ESTE SAN JOSÉ, OESTE ASERRÍ PURISCAL SANTA ANA ALDEA ARTHUR GOUGH PÉREZ ZELEDÓN GOLFITO CORREDORES OSA BUENOS AIRES COTO BRUS SAN CARLOS LOS CHILES UPALA ALAJUELA GRECIA NARANJO SAN RAMON LIBERIA Ver I Ámbit 3. Cartas env. y rec..................... 3 La clumna Carpetas incluye tips de dcuments a md de ejempl ya que cada ficina puede prducir ests u trs específics a su razón de ser. 13
I POSICIÓN II POSICIÓN III POSICIÓN IV POSICIÓN SANTA CRUZ CAÑAS NICOYA TIPOS DOCUMENTALES 4 DIRECCIÓN REGIONAL PACÍFICO CENTRAL PUNTARENAS AGUIRRE PAQUERA OROTINA DIRECCIÓN REGIONAL ATLÁNTICA DIRECCIÓN REGIONAL CARTAGO DIRECCIÓN REGIONAL HEREDIA LIMON SIQUIRRES TALAMACA POCOCI CARTAGO TURRIALBA LOS SANTOS LA UNION HEREDIA SUR SARAPIQUI HEREDIA NORTE III ÁMBITO 5 PODER LEGISLATIVO TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES PODER ASAMBLEA LEGISLATIVA REGISTRO CIVIL ADMINISTRACIÓN PÙBLICA Cartas Enviadas y Certificacines 4 La clumna Carpetas incluye tips de dcuments a md de ejempl ya que cada ficina puede prducir ests u trs específics a su razón de ser. 5 A partir del Ámbit III las institucines que se mencinan sn un ejempl, pr l que pueden incluirse éstas u tras dependiend del ingres de dcuments a las diferentes ficinas 14
EJECUTIVO PRESIDENCIA I POSICIÓN II POSICIÓN III POSICIÓN IV POSICIÓN MINISTERIOS idas TIPOS DOCUMENTALES 6 MINISTERIO HACIENDA EMPRESAS PUBLICAS FINANCIERAS EMPRESAS PÙBLICAS NO FINANCIERAS INSTITUCIONES PÙBLICAS DE SERVICIO MUNICIPALIDADES PODER JUDICIAL BANCO NACIONAL DE COSTA RICA (BNCR) INSTITUTO NACIONAL DE SEGUROS (INS) INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD (ICE) INSTITUTO MITO DE AYUDA SOCIAL MUNICIPALIDAD DE TIBAS Departament Financier Departament de Administración Tributaria Reprtes de Impuests Estads De Cuenta Pólizas Cartas env. y rec. Cartas env y rec Recibs CORTE SUPREMA DE JUSTICIA IV ÀMBITO Cartas env y rec. HILOSEDA S.A. PLÀSTICOS PARA EL HOGAR IMPORTADORA DE TELAS EL IMPERIO REAL ORGANIZACIONES PRIVADAS V ÀMBITO PARTICULARES Incluye tda la crrespndencia cn particulares, se rdena de frma alfabética Facturas Facturas Cartas env. y rec. Cartas env. y rec. Crrespndencia 6 La clumna Carpetas incluye tips de dcuments a md de ejempl ya que cada ficina puede prducir ests u trs específics a su razón de ser. 15
I POSICIÓN II POSICIÓN III POSICIÓN IV POSICIÓN VI ÁMBITO TIPOS DOCUMENTALES 7 ESTADOS UNIDOS ATLANTA ORGANISMOS INTERNACIONALES GEORGIA MIAMI Markwrt Inc. Rawlings C.O. Ctizacines Ordenes de cmpra 7 La clumna Carpetas incluye tips de dcuments a md de ejempl ya que cada ficina puede prducir ests u trs específics a su razón de ser. 16
CUESTIONARIO DATOS REFERIDOS AL CUESTIONARIO Fechas de Cumplimentación: (Día / Mes / Añ): 25/02/2008 Dats del infrmante: Apellids: Mejía / Vindas Nmbre: Efraín Carg: Crdinadr Departament Archiv Central FUENTE EMPLEADA: Entrevista persnal PANI, Manual de Funcines y Prcedimients Archivs de Gestión PANI, Manual de Funcines y Prcedimients del Archiv Central PANI, Reglament del Archiv Central Lineamients de Gestión Dcumental en el PANI Archiv PANI 2008 (Cuadr de Clasificación Cmputadrizad) Dirección General del Archiv Nacinal, Departament Servicis Archivístics Externs: expedientes de inspección, asesría, infrmes de estudi y archivístics. OBSERVACIONES Observacines: El Archiv Central se encuentra actualmente en un prces de ajustes, debid a la implementación de un nuev sistema intern de archivs del PANI, para l cual, entre tras actividades se efectúa la estandarización de ls archivs de gestión institucinal y la elabración de Tablas de Plazs que cadyuven cn la selección y eliminación de dcuments y la transferencia dcumental prgramada a las nuevas instalacines del Archiv Central. Elabrad pr: Laura Espinza Rjas, febrer 2008. Revisión: juni 2008 (*) Camps Obligatris 17