2da Etapa: Expedientes de Alumnos Gestores Académicos Regionales Septiembre Diciembre 2010
*Normar los elementos básicos para la presentación de la información* ió
1er Etapa Carpeta de Archivo Permanente Carpeta de Requerimientos SEP 2da Etapa Expedientes Docentes 3er Etapa Archivo de Actas de Calificación Finales Expedientes Alumnos
Expedientes de Alumnos -Material de Trabajo- Folders Etiquetas de Identificación Documentación y Check- List Etiquetas de Clasificación Resguardo y orden de los Expedientes Folders Colgantes
Folders para Alumnos de Bachillerato Descripción: Alumnos Bachillerato = Color verde bitono Folder Bitono tamaño Oficio COLOR VERDE C/50 Profile ITEM: 46508 Office Depot
Folders para Alumnos de Licenciatura Descripción: Alumnos LIC = Color Manila Folder tamaño Oficio COLOR MANILA C/100 Profile ITEM: 5373 Office Depot
Folders para Alumnos de Maestría Descripción: Alumnos POS = Color azul Folder tamaño Oficio COLOR AZUL C/100 Profile ITEM: 5374 Office Depot
Folders para Alumnos de Doctorado Descripción: Alumnos Posgrado = Color azul bitono Folder Bitono tamaño Oficio COLOR AZUL C/50 Profile ITEM: 46507 Office Depot
Etiquetas de Identificación Descripción: Ítem Office Depot: 6237 Tamaño de la etiqueta: 1 X 4 Color: Blanco Modelo: AVERY 5261 Paquete con 500 etiquetas (20 etiquetas por hoja) Compatibilidad de impresión: LÁSER
Datos etiquetas de identificación para Alumnos de: BACH/LIC/POS/DOC C/ OC ID del Alumno Nombre del Alumno ID. 20432 García Cantú Juan Pablo 201040 Lic. en Tecnología Educativa LIC-TEED-05 Nombre completo del Programa inscrito Formato de letra: Arial Narrow 12 Periodo de Ingreso del Alumno a la UNID Licenciatura + Programa + Año de Plan de Estudios *NOTA: La información se obtendrá de Banner y las etiquetas deberán contener todos los datos mencionados
Impresión de las Etiquetas de Identificación
Documentación y Check-List de Alumnos *Se deberán recopilar todos los Documentos indicados en el Check-List*
Check-List de Alumnos Se colocará el Check List en la parte interna del folder *Etiqueta de Identificación*
Etiquetas de Clasificación Permite identificar fácil y rápidamente el Estatus del Alumno en el que se encuentra la documentación y el individuo dentro de la institución. Documentación completa Baja Temporal Equivalencia Baja Definitiva Traslado Abandono Servicio Social Egresado Titulado
Descripción de Etiquetas : Baja Temporal Servicio Social En Titulación Abandono SKU 25084 PAQUETE ETIQUETAS CIRCULARES NARANJA C/816 AVERY SKU 25070 PAQUETE ETIQUETAS CIRCULARES BLANCA C/816 AVERY SKU 36095 PAQUETE ETIQUETAS CIRCULARES ORO C/120 ATRAX SKU 36096 PAQUETE ETIQUETAS CIRCULARES PLATA C/120 ATRAX Baja Definitiva Equivale ncia Egresado Documen tación completa SKU 8918 PAQUETE ETIQUETAS CIRCULARES SURTIDO C/816 AVERY SKU 8918 PAQUETE ETIQUETAS CIRCULARES SURTIDO C/816 AVERY SKU 8918 PAQUETE ETIQUETAS CIRCULARES SURTIDO C/816 AVERY SKU 8918 PAQUETE ETIQUETAS CIRCULARES SURTIDO C/816 AVERY Traslado SKU 25087 PAQUETE ETIQUETAS CIRCULARES VERDE BRILLANTE C/816 AVERY
*Caso especial: Alumnos Registrados en Sedes distintas a la Sede Origen Descripción: Separadores Reposicionables COLOR ROSA 1 Despachador c/50 ITEM: 44749 Office Depot
Ejemplo de Folder Final Etiqueta de Identificación Etiquetas de Clasificación Etiqueta Especial* *En caso de faltar espacio para colocar las etiquetas, adherirlas en la parte superior izquierda del folder*
Concentrado de ÍTEMS para Exp. De Alumnos Fase ITEM/SKU Descripción Precio con IVA 3 5373 FOLDER MANILA OFICIO CAJA CON 100 PROFILE $87.90 3 5374 FOLDER AZUL OFICIO CAJA CON 100 PROFILE $99.90 3 25070 ETIQUETAS CIRCULARES BLANCA C/816 AVERY $19.53 3 36096 ETIQUETAS CIRCULARES PLATA C/120 ATRAX $14.90 3* 46508 FOLDER OFICIO BITONO VERDE C/50 PROFILE $149.00 3** 46507 FOLDER TAM. OFICIO BITONO AZUL C/50 PROFILE $149.00 2/3 8918 ETIQUETAS CIRCULARES COLORES SURTIDOS C/816 AVERY (ROJO, AMARILLO, VERDE Y AZUL) $12.93 2/3 36095 ETIQUETAS CIRCULARES ORO C/120 ATRAX $14.90 2/3 25087 ETIQUETAS CIRCULARES VERDE BRILLANTE C/816 AVERY $21.38 2/3 25084 ETIQUETAS CIRCULARES NARANJA C/816 AVERY $23.03 2/3 36088 FOLDER COLGANTE OFICIO VERDE C/25 OFFICE DEPOT $139.00 2/3/4 6237 3 44749 ETIQUETA BLANCAS INKJET 1" X 4" CON 500 AVERY, MODELO AVERY 5261, 20 ETIQUETAS X HOJA SEPARADORES REPOSICIONABLES ESTANDAR ROSA, MODELO 26013, 1 DESPACHADOR C/50 BANDERITAS, TAMAÑO.45X.25 MM $139.90 $18.90
Resguardo y Orden de los Expedientes de Alumnos Resguardo General: Se guardarán los expedientes debidamente organizados dentro de muebles Archiveros UBICADOS dentro del área de Servicios Escolares. Se emplearán folders colgantes tamaño Oficio para dividir: la Generación, el Nivel y el Programa dentro del archivero. Ítem Office Depot: 36088 Tamaño: Oficio - Color: verde c/25
Resguardo y orden de los expedientes de Alumnos Por Generación de Ingreso Ej: 2010-1, 2010-2, 2010-3 Por Nivel Bachillerato Licenciatura Maestría Doctorado Por Programa / Disciplina Seguir el Orden Específico Ubicación física de expedientes por estatus: Activos/Egresados/Titulados: quedarán ubicados en el mismo archivero con la secuencia anteriormente mencionada. Bajas/Traslados/Abandono: serán ubicados en un archivero/cajón independiente. En Orden alfabético Apellido Paterno, Materno y Nombre (s)
Orden de los Programas/Disciplinas cenciat tura 1. Administración de empresas 2. Administración de Empresas UNIDa 3. Administración de Empresas BA 4. Administración de empresas turísticas 5. Administración financiera 6. Mercadotecnia Po osgrado o 1. Educación 2. Tecnologías de Información 3. Administración de Negocios 4. Mercadotecnia 5.Derecho Empresarial Li 7. Mercadotecnia UNIDa 8. Contaduría y Finanzas 9. Ciencias y Técnicas de la Comunicación 10. Tecnología Educativa 11. Psicología Organizacional 12. Educación Física y Deportes 13. Diseño e Industria del vestido 14. Diseño gráfico digital i 15. Ingeniería en Sistemas de información 16. Enfermería 17. Fisioterapia
Paquete de Información enviado por p el GAR 1 Formato 1. F t d de S Solicitud li it d d de M Material t i l (ya enviado) 1. Concentrado de Ítems para material de Exp. De Alumnos. 3. Check-List para Expedientes Alumnos 4. Formato de etiquetas de Alumnos.
Esquema de implementación Protoc colo de arch ivo y docume entación n 1ª. ETAPA Presentación del Proyecto 2ª. ETAPA Capacitaciones y Ejecución 3ª. ETAPA Evaluación y Control Conferencia Nacional vía Gotomeeting 13-sept-2010 Conferencias Regionales Gotomeeting 14 y 15sep 4 y5 oct 25 y 26 oct 22 y 23 nov 6 y 7 dic Aplicación del protocolo por parte de las sedes Visitas a Sedes de Revisión y Seguimiento Enero-Abril 2011 Archivo Permanente 15 sep. al 1 oct.. Expedientes 5oct oct. al19nov nov. Actas de calificación final 23 nov. al 17 de dic. Carpeta Permanente 15 A 22 de sept. Carpeta Requerimientos SEP 23 sept. al 01 oct. Docentes 5 al 25 oct. Alumnos 27 oct al 19 nov. Periodo mayo-agosto 2010 23 nov. al 03 dic. Periodo sept.- dic 2010 7 al 17 dic.
Cronograma Oct-Nov L M M J V S 25 26 27 28 29 30 Cierre de Exp.Docentes Inicio Exp. Alumnos Inicio i de Solicitud de Material FECHA LÍMITE PARA LA SOLICITUD DEL MATERIAL (Gerente) 31 1 2 3 4 5 6 Seguimiento GAR 7 8 9 10 11 12 13 Seguimiento GAR 14 15 16 17 18 19 20 Seguimiento GAR Seguimiento y cierre