TALLER LEONÍSTICO REGIONAL PARA MUJERES Guía de Planificación
TALLER LEONÍSTICO REGIONAL PARA MUJERES Guía de Planificación Índice Introducción...3 Propósito...4 Acerca del taller...4 Logísticas...5 Quién puede asistir? Dónde se lleva a cabo? Cuándo se programa? Qué presupuesto hay disponible? Qué suministros necesitarán? Plazos y lista de planificación...6 Solicitud de subvención...7 Muestra de carta de invitación...8 Muestra de tarjeta informativa...9 Planificación del programa...10 El papel del facilitador Previo al taller El taller: Muestra del programa Posterior al taller Temas sugeridos Recursos Formulario de solicitud de subvención...15 Plan de acción posterior al evento...17 Formulario de informe/rembolso...20 Reglas de Auditoría...23 Formulario de reclamo de gastos...24 Taller Leonístico Regional para Mujeres 1
Introducción La afiliación de las mujeres es el factor demográfico de mayor crecimiento dentro la Asociación Internacional de Clubes de Leones. Las mujeres constituyen el 25 % de la afiliación Leonística mundial, un crecimiento 13,7% mayor que el registrado en 2003. Aunque esto es un logro significativo, podemos lograr mucho más. Considerando que las mujeres constituyen 51% de la población mundial, no deberíamos tener el mismo porcentaje de mujeres en la Asociación Internacional? Al alcanzar esta meta tendremos más diversidad y una nueva perspectiva para actividades de club y en general tendremos más socios para atender mejor las necesidades humanitarias de este mundo cambiante. Taller Leonístico Regional para Mujeres 3
Propósito El énfasis en el reclutamiento de mujeres comenzó con la Iniciativa de Afiliación de la Mujer en 2003, que lanzamos con un Taller Leonístico para las Mujeres. Mujeres de todas partes del mundo se reunieron para discutir maneras para que los Leones pudieran atraer a más mujeres y luego de que hubieran ingresado en nuestros clubes, lograr su retención como socias. Como resultado de las recomendaciones que surgieron del taller, LCI resolvió usar un lenguaje más neutral en sus publicaciones, desarrolló el Programa de Simposio de la Familia y la Mujer y estableció la asesoría de Desarrollo de Afiliación de la Mujer (que ahora tiene el nombre de Especialista en Afiliación de la Familia y la Mujer y es parte del Equipo Global de Afiliación y Nuevos Clubes). A raíz del éxito que tuvo el Taller Leonístico Mundial para las Mujeres, la Asociación Internacional condujo varios Talleres para Mujeres, en 2010 y 2011, en todas las regiones del mundo con el fin de aumentar las cifras de mujeres y familiares afiliados como Leones. Una de las recomendaciones de más resonancia en cada taller fue desarrollar un Programa de Subvenciones para los Talleres de Mujeres y así ayudar a los Leones a conducir talleres similares a escala local. Acerca del taller Entre los participantes deben haber de ocho a catorce mujeres Leones líderes a diferentes niveles de la asociación. El taller debe durar de uno a dos días, y debe hacerse en un lugar conveniente en la respectiva región. La Asociación Internacional dará hasta E.U. $2.000 por taller regional y hasta E.U. $4.000 para un taller de área estatutaria por año. Deben comunicarse con el Departamento de Afiliación y Nuevos Clubes de la oficina internacional de LCI para determinar si hay fondos disponibles para un taller en su área. (Ver Solicitud de Subvención, en la página 7.) Sería ideal que el taller se lleve a cabo como un evento por sí solo; sin embargo podría llevarse a cabo antes o después en el mismo lugar que el foro de área o convenciones de distrito o distrito múltiple. Similar a los talleres auspiciados por LCI, el Taller Regional para Mujeres, reúne a un grupo pequeño de mujeres Leones líderes de varios niveles de la asociación para: Estudiar los factores que afectan el reclutamiento de mujeres en lugares específicos del mundo. Crear estrategias de aumento de socias para nuestros clubes de Leones. Elaborar planes de acción para que los clubes, distritos y distritos múltiples de la región los implementen. 4
Logísticas: Quién puede asistir? Aunque no fuera del todo inclusivo, los participantes deben representar a las varias culturas y diversidad de los Leones de la región. Para determinar a quién invitar, consulten a los directores internacionales y a los pasados directores, a los equipos del gobernador de distrito, a los líderes GMT/GLT y otros Leones líderes del área. Sería también beneficioso que consulten con las mujeres Leones líderes de la región, pero el taller no debe ser visto como un evento solo para líderes o prestigioso. Las ideas y puntos de vista de los Leones jóvenes también son valiosos y deben ser invitados Leones jóvenes que conozcan a nivel personal. Dónde se lleva a cabo? El taller podría ser en un hotel o centro de conferencias, céntrico y conveniente para todos en la región, o en otro lugar al que pueda viajarse fácilmente. Pregunte a otros Leones que tengan experiencia en organizar reuniones de varios días, para que recomienden los lugares más convenientes y costo eficaces en la región. Se necesitará que reserven un bloque de habitaciones en los hoteles previo a la llegada de los participantes. También deben coordinar que tipo de refrigerios se servirán durante los descansos, café y té, y los almuerzos que ofrecerán durante los días del taller. Si el presupuesto les alcanza, podrían organizar comidas en grupo para mantener el espíritu de camaradería y cooperación. Cuándo se programa? Al seleccionar la fecha del taller, asegúrense de fijar un plazo de tres o cuatro meses para los preparativos. (Ver Plazos y lista de cotejo, en la página 6.) Asegúrense de tomar en cuenta los días feriados, nacionales o religiosos, para evitar que el taller recaiga en esos días y no afecten la asistencia. Qué presupuesto hay disponible? La Asociación Internacional podría aportar con una subvención de hasta E.U. $2.000 por taller al año. (Ver Solicitud de Subvención, en la página 7.) Deben aportar por cuenta propia el resto de los fondos que necesiten para sufragar los gastos del taller. Qué suministros necesitarán? No desatiendan los pequeños detalles durante el día del taller. Son los que contribuirán enormemente al éxito de cualquier evento. Consideren que haya disponible los siguientes: Gafetes con los nombres de los participantes y/o tarjetas con los nombres, en las mesas de reunión Libretas, con bolígrafo o lápiz Rotafolios y hojas o pizarra blanca Agua y vasos, ponerlos en las mesas de reunión Cinta adhesiva, tijeras, marcadores (permanentes o para la pizarra blanca) en varios colores Otros suministros de oficina que se requieran Si van a usar presentaciones audiovisuales en el taller, determinen con antelación si las instalaciones donde se llevará a cabo, podría proveerles el equipo necesario o si los organizadores deben proveer el equipo por cuenta propia. Asegúrense de haber recibido confirmación escrita de todos los arreglos y contratos, antes de la fecha del evento. Taller Leonístico Regional para Mujeres 5
Plazos y lista de cotejo para la planificación Úsese esta lista para llevar cuenta del progreso de la planificación del evento. Se le puede añadir otros detalles o excluir los que no apliquen. Por lo menos tres meses antes del evento Formar un comité organizador para que ayude en el trabajo de planificación del taller. Fijar la fecha del taller. Reservar el lugar/confirmación escrita Determinar el formato del taller y a quiénes invitar. Solicitar una subvención para el taller. (Ver Solicitud de Subvención, en la página 7.) Solicitar a fuentes locales, fondos adicionales. Dos meses antes Un León respetado por todos firma la carta de invitación general al taller. Crear e imprimir las tarjetas de invitación. Preparar la lista de invitados. Pedir cotización para los refrigerios/comidas, si el lugar del taller no los incluye. Pedir cotización para el equipo audio visual si el lugar del taller no lo incluye. Seis semanas antes Enviar invitaciones. Comenzar a preparar el programa. Ordenar los folletos y otros recursos de LCI. Un mes antes Llamar a las organizaciones/individuos que invitaron para confirmar que recibieron la invitación. Comprar los suministros Rotafolios, hojas marcadores, libretas para anotar ideas, tarjetas de nombre, etc. 6
Solicitud de la subvención Tan pronto se hubieran completado los asuntos de logísticas, remitan la solicitud de subvención a la Asociación Internacional de Clubes de Leones. La subvención ofrece un máximo de E.U. $2.000 por taller y hasta E.U. $4.000 para un taller de área estatutaria, por año. Cada área, será elegible para otra subvención en un lapso de dos años. Las solicitudes de financiación se tramitan en el orden que lleguen. Comuníquese con la oficina de la Asociación Internacional antes de remitir la solicitud de subvención para determinar si quedan fondos disponible para su área. Si no quedan fondos disponibles para su área, podría remitir la solicitud después del 1 de marzo, para ver si hay fondos que otras áreas no hubieran utilizado. Para solicitar cumplimente el formulario de solicitud (página 15) y el presupuesto (página 16) y remita junto con el programa preliminar y la firma del gobernador de su distrito o dirigente equivalente. La solicitud será revisada y se le dará respuesta dentro de los 30 días laborables a partir de la fecha en qué se recibió. Los fondos aprobados, los recibirá después de haberse llevado a cabo el taller, contingente a que se el Departamento de Programas de Afiliación y Nuevos Clubes hubiera recibido el formulario de reclamo de gastos del taller y los correspondientes recibos originales de pago, como lo requieren las Reglas de Auditoría (página 23). Use el Formulario de Informe/Reclamo de gastos y el Formulario Estándar de Gastos en esta guía para solicitar reembolso (páginas 21 y 24). La solicitud debe recibirse por lo menos tres meses antes de la fecha del taller. Solo los talleres aprobados que hubieran remitido la documentación requerida son elegibles para recibir rembolso. No se rembolsarán gastos que no hubieran sido aprobados antes de que se hubiera celebrado el taller. Taller Leonístico Regional para Mujeres 7
Muestra de carta de invitación Cuando un León bien conocido y respetado de su región firma las invitaciones ayudará a que más personas asistan. Estimado León, En nombre del Presidente Internacional (nombre del presidente actual) le invito a asistir a un evento muy especial para el futuro de los clubes de Leones de (nombre de los países del área). La afiliación de más mujeres en nuestros clubes para expandir las oportunidades de servicio es crucial para nuestra región, la asociación, y para la gente a la servimos. Para atender este desafío, se ha programado un Taller Leonístico Regional para Mujeres el día (fechas) en (nombre y dirección de lugar). Este taller reunirá a 8 a 14 Leones de (los distritos y sus distritos múltiples) para discutir las estrategias de reclutamiento de socias y socios que deben implementar nuestros distritos y distritos múltiples. Como participante, tendrá la oportunidad de hacer preguntas específicas sobre la afiliación de las mujeres y el servicio de los Leones su región y otras preguntas que tenga. Los talleres similares que se llevaron a cabo en el pasado dieron resultados positivos a la Asociación Internacional de Clubes de Leones. En 2003, un grupo de mujeres Leones líderes del mundo se reunieron en Chicago, EE.UU. Esa reunión resultó en la Iniciativa de Afiliación de la Familia y la Mujer, que aumentó las cifras de socias, del 13% ahora constituyen el 24% de la afiliación mundial. En 2010 y 2011, los talleres regionales alrededor del mundo han fijado planes de acción para aumentar la participación de las mujeres en todas las áreas estatutarias. Debido a que en el mundo hay una variedad de culturas y costumbres, nuestras áreas estatutarias son diversas y la asociación afirma que este es el tiempo oportuno para ofrecer una iniciativa a nivel regional. Así es como usted puede ayudar. Sea usted un León distinguido que ha estado afiliado por muchos años, o un León relativamente nuevo, su aportación es valiosa y su voz debe ser oída. El Taller Leonístico Regional para Mujeres es respaldado plenamente por la Junta Directiva Internacional y tiene el apoyo de los más altos niveles de la Asociación. Yo espero que usted asista y aproveche esta oportunidad única en su clase. Favor de confirmar su asistencia a (nombre y datos de contacto) antes del (fecha) para reservar su asiento en el taller. Atentamente, (Firma del León distinguido) 8
Muestra de tarjeta informativa Hasta un aviso Reserve esta fecha la tarjeta contiene un formato sencillo con toda la información precisa y clara para ayudarle a que más personas asistan. Qué? Cuándo: Dónde: Responda: Taller Leonístico Regional para Mujeres Fecha y lugar Día 1 (horas) Día 2 (horas) (Nombre del lugar del taller) Dirección: Antes del (fecha) (Nombre) (Información del contacto) Los detalles de viaje, hotel y otros arreglos incidentales se le darán cuando responda confirmando su asistencia. Taller Leonístico Regional para Mujeres 9
Planificación del programa El papel del facilitador El taller regional para mujeres será dirigido por un(a) facilitador. Los organizadores del taller podrían servir como facilitadores, salvo que deseen asignar esa función a Leones con más experiencia. (Nota: Los Leones que son miembros del Equipo Global de Aumento de Socios o del Equipo Global de Liderato, o los Leones graduados de un Instituto de Capacitación Docente podrían aportar su experiencia de facilitadores.) El papel de facilitador es similar al de los presidentes de reuniones, pero con algunas diferencias importantes. Los facilitadores no deben controlar o dirigir las discusiones; más bien intervienen como un medio para hacer más fácil la comunicación y ayudar al grupo a llegar a conclusiones respecto a los asuntos en discusión. Los facilitadores deben ser neutrales, se abstienen de interferir con opiniones propias o favorecer algún punto de vista que se presente en la discusión. Para que el taller sea eficaz, el facilitador debe hacer lo siguiente: Comenzar puntualmente todas las sesiones del taller. Asegurar que se le dé a todos la oportunidad de ser escuchados. Anotar las ideas en una hoja de rotafolios, pizarra blanca u ordenador. Asegurar que el equipo audiovisual está funcionando y listo para usarse. Ayudar al grupo a fijar la prioridad de los tópicos en discusión. Proporcionar los ejercicios y actividades que estimulen la discusión. Mantener la discusión en los tópicos de la sesión. Las características de un buen facilitador de taller incluyen: Bien organizado y preparado Escucha activamente Capaz de sintetizar y resumir las ideas discutidas Buen presentador Entusiasmado con las aportaciones de las mujeres al Leonismo Flexible para superar problemas y emergencias Percibe la actitud del grupo y sabe cuando tomar un descanso o proseguir con la discusión. Conocedor de la Asociación Internacional de Clubes de Leones Previo al taller Considerar asignar tareas previas a los participantes. Así tendrán una idea de lo que deben esperar y prepararse para los tópicos que se discutirán. Las tareas previas podrían ser sobre conocimiento básico, con una serie de preguntas sencillas, o pedirles que recopilen información relacionada con los tópicos del taller.
El taller: Muestra del programa El siguiente modelo servirá de guía para la planificación de un simposio. Se podría adaptar para atender necesidades específicas de su región. Primer Día 1. Bienvenida 15 minutos Gracias por su participación Logísticas y asuntos internos localizar los baños, descansos y almuerzo Fijar reglas de conducta de respeto y cortesía Repaso del orden del día 2. La Mujer en el Leonismo, visión general 15 minutos Asegurar que todos los participantes entiendan lo mismo con información básica sobre la mujeres en el Leonismo. Use el folleto Historia de la Mujer en el Leonismo y la correspondiente presentación PowerPoint para proporcionar los antecedentes y los hechos actuales. Las estadísticas locales están disponibles en el Informe Acumulativo y Resumen de Afiliación. 3. Sesión rompehielos 15 minutos La sesión rompehielos es amena con actividades divertidas para despejar el camino hacia las discusiones productivas al permitir que los participantes se conozcan y se sientan cómodos unos con los otros. (Nota: Las actividades rompehielos para crear energía las pueden encontrar al teclear las palabras recursos rompehielos en la Búsqueda del sitio web de LCI. Las actividades se desarrollaron para las capacitaciones de liderato, pero pueden ser fácilmente adaptadas para los Talleres Regionales de Mujeres.) 4. Repaso de las tareas previas, si las hay 15 minutos 5. Seleccione y fije la prioridad de los tópicos que se dan en la lista (Ver Tópicos sugeridos, página 14) 30 minutos 6. Descanso 15 minutos 7. Primer tópico, todo el grupo 15 minutos 8. Dividir a los participantes en grupos pequeños (de dos o cuatro mujeres) para discutir más a fondo el tópico y sugerir pasos de acción 30 minutos 9. Cada grupo pequeño presenta un reporte de su discusión y los pasos de acción 30 minutos Recolectar y anotar las ideas generadas. 10. Almuerzo 1 hora 11. Segundo tópico, todo el grupo 15 minutos 12. Dividir a los participantes en grupos pequeños (de dos o cuatro mujeres) para discutir más a fondo el tópico y sugerir pasos de acción 30 minutos 13. Cada grupo pequeño presenta un reporte de su discusión y los pasos de acción 30 minutos Recolectar y anotar las ideas generadas. 14. Descanso 15 minutos 15. Tercer tópico, todo el grupo 15 minutos 16. Dividir a los participantes en grupos pequeños (de dos o cuatro mujeres) para discutir más a fondo el tópico y sugerir pasos de acción 30 minutos 17. Cada grupo pequeño presenta un reporte de su discusión y los pasos de acción 30 minutos Recolectar y anotar las ideas generadas. 18. Clausura 15 minutos Resumir la actividad del Primer Día Repaso del programa del Segundo Día Taller Leonístico Regional para Mujeres 11
El taller: Muestra del programa El siguiente modelo servirá de guía para la planificación de un simposio. Se podría adaptar para atender necesidades específicas de su región. Segundo Día 1. Bienvenida 15 minutos Recordatorio de las logísticas y asuntos internos Repaso de los resultados del Primer Día Repaso del orden del día del Segundo Día 2. Ejercicio semáforo, presentación y discusión 15 minutos En base a los luces roja, amarilla y verde del semáforo, los pequeños grupos elaboran una lista de tres categorías: Verde cosas que los Leones deberían COMENZAR a hacer para reclutar y retener las socias. Amarilla cosas que los Leones debe CONTINUAR haciendo. Roja cosas que los Leones deben DEJAR de hacer. 3. Cada pequeño grupo presenta sus listas Verdes, Amarillas y Rojas 30 minutos Se recolectan las listas y se anotan las ideas en particular aquellas que son comunes en la mayoría de las listas de los grupos. 4. Descanso 15 minutos 5. Resumen de la discusión, todo el grupo 1 hora Crear planes específicos de acción (Use el Plan de Acción Posterior al Taller Regional de Mujeres en la página 17.) Incluir comentarios e ideas adicionales y generar las preguntas para futura discusiones. 6. Clausura 15 minutos Agradecer a los participantes y a los organizadores. 7. Almuerzo y viajes de regreso 12
Posterior al taller En nombre de los Leones de la región, enviar una nota de agradecimiento a los participantes por el tiempo e ideas que aportaron. Preparar un informe preliminar de las perspectivas que surgieron del taller y enviarlo a todos los participantes para que lo revisen y le hagan correcciones o anoten sus comentarios. Comparta el informe final y los planes de acción recomendados con los equipos de su gobernador de distrito y del distrito múltiple y otros Leones lideres según sea adecuado. Adjunte el informe final al Formulario de Informe/Reembolso. Taller Leonístico Regional para Mujeres 13
Muestras de temas Las siguientes preguntas podrían ayudarle a crear una lista de posibles temas de discusión durante el taller. Esta lista no es exhaustiva ni sus preguntas son requerimientos. Asegúrese de que los temas sean específicos para esa región del mundo. Qué clase de mujeres serían ideales para servir en su club de Leones? Qué cualidades deben poseer? Dónde están? Cómo pueden allegarse a ellas? Es el deseo de adquirir nuevas habilidades tales como oratoria pública o liderato la razón por la que las mujeres se deciden por el servicio Leonístico? Discusión: Cuántos clubes de socias Lioness podrían convertirse en clubes de Leones constituidos? Qué proyectos de servicio son más atrayentes para las mujeres? Son los programas familiares tales como la Afiliación Familiar y clubes Cachorros un factor decisivo en el ingreso de mujeres en nuestros clubes de Leones? Son suficientes los recursos de la Asociación Internacional, tales como folletos, presentaciones PowerPoint y audiovisuales para las iniciativas de reclutamiento de posibles socias? Son eficaces los recursos disponibles? Si las mujeres constituyen el 51% de la población mundial, por qué no fijamos la meta de lograr el mismo porcentaje de mujeres en nuestra afiliación Leonística? Es realizable esta meta? Sería importante que la asociación alcance esta meta o esté muy cerca de alcanzarla? Cómo hacer que nuestros clubes con predominancia de hombres socios se sientan motivados a invitar el ingreso de socias. Qué pasos los clubes deben tomar para mejorar la retención de socias? Serían diferentes a los pasos para retener a socios varones? Son el costo de la cuota de afiliación y otras cuotas factores que impiden que más mujeres ingresen a clubes de Leones? Es muy alta la cuota internacional de afiliación? Es muy alta la cuota local de afiliación? Cómo puede superarse el asunto de las cuotas? Qué papel podrían jugar las socias establecidas en el reclutamiento de más mujeres socias? Qué tipo de reconocimiento los clubes de Leones podrían recibir por lograr aumento de socias? Qué tipo de promoción resultaría mejor para que los clubes se alleguen a las posibles socias? Cómo se podría mejorar la participación del Especialista de Afiliación de la Mujer dentro del esquema del Equipo Global de Aumento de Socios? Es atractiva o no, para las mujeres, la estructura de liderato de los clubes de Leones? Cómo se podría cambiar la estructura para que sea más atractiva? Es atractiva o no, para las mujeres, la manera que los clubes de Leones conducen sus reuniones? Cómo cambios podrían hacerse a las reuniones para que fueran más atractivas? Cómo se puede lograr que las esposas de los Leones ingresen al club? Qué podrían hacer los clubes de Leones para atraer a socias jóvenes? En qué lugares inesperados podríamos encontrar a posibles socias? El hecho de que las mujeres tengan un padre, abuelo u otro pariente varón que son Leones influencia su decisión de ingresar como socias de clubes de Leones. Cómo pueden aprovechar este hecho la asociación o los clubes individuales? 14
Taller Leonístico Regional para Mujeres Solicitud de Financiación (Rellene en letra de molde) León organizador(a) Nombre: Título: Nombre del club: Distrito: E mail: País: Dirección: Ciudad: Estado/provincia: Código postal: Pormenores del taller Nombre del taller: Fecha del taller: Distrito/Distrito Múltiple: Lugar: Nombre del facilitador(a): Monto de los fondos solicitados: Número de participantes previstos: Describa la necesidad de mejorar la afiliación de mujeres en su área. Describa los eventos propuestos para el taller, formato, oradores, componente de reclutamiento, otras actividades, etc. Explique detalladamente las metas del simposio. Cómo los eventos del taller ayudarán a alcanzar las metas? Se llevará el taller en conjunto con otro evento? De ser así, describir el otro evento. Adjuntar el orden del día de las actividades y la lista de oradores Debido al espacio limitado de este formato, puede añadir otras hojas con las respuestas. Taller Leonístico Regional para Mujeres 15
Presupuesto propuesto Alquiler de las instalaciones: Equipo audiovisual: Imprenta (invitaciones, carteles, volantes, etc.): Franqueo: Suministros de oficina: Comidas y refrigerios: Gastos del facilitador: Otro (especifique): Total: Firma del Gobernador/Presidente de Consejo Fecha Remita el formulario cumplimentado a: Departamento de Programas de Afiliación y Clubes Nuevos Lions Clubs International 300 W. 22nd Street Oak Brook, IL 60523-8842 EE.UU. E mail: memberprog@lionsclubs.org Fax: 630.571. 1691 16
Taller Leonístico Regional para Mujeres Plan de Acción Posterior al Evento (Rellene en letra de molde) Distrito/Distrito Múltiple: Nombre del taller/fecha Ideas que surgieron de la discusión de los temas: Ideas de proyectos: Plan de acción 1 Meta: Prioridad: Plazos: Paso Quién es responsable Fecha que se completó Taller Leonístico Regional para Mujeres 17
Plan de acción 2 Meta: Prioridad: Plazos: Paso Quién es responsable Fecha que se completó Plan de acción 3 Meta: Prioridad: Plazos: Paso Quién es responsable Fecha que se completó 18
Plan de acción 4 Meta: Prioridad: Plazos: Paso Quién es responsable Fecha que se completó Plan de acción 5 Meta: Prioridad: Plazos: Paso Quién es responsable Fecha que se completó Taller Leonístico Regional para Mujeres 19
Taller Leonístico Regional para Mujeres Informe Final y Formulario de Reembolso (Rellene en letra de molde) León organizador(a) Nombre: Título: Nombre del club: Distrito: E mail: País: Dirección: Ciudad: Estado/provincia: Código postal: Pormenores del taller Nombre del taller: Fecha del taller: Distrito/Distrito Múltiple: Lugar: Nombre del facilitador(a): Lista de participantes (Nombre y título): Descripción breve del evento: Logros e ideas para mejorar: Tema(s) tratados: 20
Claves para comenzar, continuar y parar: Taller Leonístico Regional para Mujeres Comienzo Continuar Parar Otros descubrimientos clave/resultados: Planes de acción elaborados: Firma del organizador(a) Fecha Firma del Gobernador/Presidente de Consejo Fecha Remita este formulario cumplimentado, los recibos y el Formulario de Reclamo de Gastos a: Departamento de Programas de Afiliación y Clubes Nuevos Lions Clubs International 300 W. 22nd Street Oak Brook, IL 60523 8842 EE.UU. Correo electrónico: memberprog@lionsclubs.org Fax: 630-571-1691 El formulario e informe deben llegar dentro de los 30 días posteriores al evento. Solo los talleres que se han pre aprobado son elegibles para rembolso. Taller Leonístico Regional para Mujeres 21
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Reglas de Auditoría 1. Presupuesto El Taller Leonístico Regional para Mujeres recibirá el rembolso de gastos elegibles aprobados por el Departamento de Programas de Afiliación y Nuevos Clubes. Los gastos elegibles para rembolso son los incurridos luego de que se hubiera aprobado las Solicitud de Subvención para el Taller Regional de Mujeres. 2. Presentación de cuentas de gastos a. Para el reclamo debe usar el Formulario Oficial de Reclamo de Gastos del Taller Leonístico Regional para Mujeres y remitirlo junto con el Formulario de Informe/Rembolso del Taller Leonístico Regional para Mujeres. Debe desglosar las partidas, sumar las columnas y adjuntar los recibos originales de los gastos que reclama. Copias o fax de los recibos no serán aceptados, salvo cuando se le requieran copias. b. Firmas El formulario de reclamo de gastos e informe debe estar firmado por el León organizador del taller y el gobernador del distrito o el presidente de consejo si el taller fue a nivel de distrito múltiple. c. Plazos Al completarse el taller, el formulario de informe/reclamo de gastos debe remitirse dentro de 30 días al Departamento de Programas de Afiliación y Nuevos Clubes de LCI. Si las cuentas de gastos se reciben después de 120 días de haberse celebrado el taller, no se reembolsarán los gastos. 3. Gastos reembolsables Los gastos elegibles consisten de el alquiler del local, equipo audiovisual, imprenta, franqueo, suministros de oficina, comidas y refrigerios que se sirvan en las fechas del taller, gastos del facilitador(a) y otros suministros necesarios. Los gastos elegibles del facilitador son: Costo de servicio de facilitador LCI rembolsará el costo de los servicios del facilitador. Se requiere la factura y copia del pago. Obsequio para el facilitador honorario En lugar de pagar por sus servicios LCI rembolsará el costo de un regalo de hasta 100 dólares. Gastos de viaje del facilitador LCI rembolsará los gastos de transportación ida y vuelta por tierra del facilitador al taller, si viaja en su coche las millas recorridas (a razón de E.U. $0,41 por milla o $0,25 por kilómetro) o el costo actual del billete de tren, autobús, taxi, u otro medio elegible. LCI no rembolsará viajes por avión. Hospedaje del facilitador LCI rembolsará el costo de hasta dos noches de hotel en una habitación estándar de una cama. Comidas del facilitador LCI rembolsará el costo de las comidas (si las hubo) que consumió el facilitador en las fechas del taller. Propinas LCI rembolsará ciertas propinas que pague el E.U. $1,00 para el maletero del hotel por maleta y hasta 10% del total del gasto actual del viaje en taxi. Los gastos no elegibles incluyen sus gastos personales, bebidas alcohólicas, seguro médico, gastos incidentales como son cócteles, teléfono, lavandería, películas, seguro de viaje, etc., gastos que no estén debidamente documentados y gastos que excedan la asignación presupuestada. 4. Reembolso de gastos El cheque de reembolso se hará a nombre del distrito múltiple o distrito único. En países donde LCI tenga cuenta bancaria, el rembolso se hará en la moneda local, de lo contrario, el rembolso será en dólares de Estados Unidos, calculado en base al tipo de dólar Leonístico efectivo en el mes del taller. 5. Declaración de cobertura de seguro médico: La asociación no ofrece cobertura de seguro médico a sus socios aunque viajen por asuntos Leonísticos. Por lo tanto, se recomienda a los viajeros que compren una póliza de seguro médico que cubra cualquier emergencia médica, ya sea durante un viaje de carácter personal o Leonístico. Muchos planes de seguro médico individuales no cubren al asegurado fuera de su propio país y a veces ni tan siquiera fuera de su ciudad, estado o provincia. Especialmente es el caso del seguro Medicare de EE.UU. y es posiblemente el mismo caso para muchos otros planes médicos individuales que facilitan los gobiernos de otros países. Esto es un asunto personal, que varía de individuo a individuo, por lo que le rogamos examine atentamente su propia situación y la de los miembros de su familia y amigos. Taller Leonístico Regional para Mujeres 23
Taller Leonístico Regional para Mujeres Formulario de Cuenta de Gastos 24 El rembolso de cuenta de gastos requiere que el formulario de reclamo llegue acompañado de los recibos originales de pagos. Consulte la Guía de Planificación del Taller Leonístico de Mujeres para saber que gastos son elegibles para rembolso. Gastos del programa Gastos del facilitador Comidas del Participante/Facilitador (Se requiere la lista de participantes) Automóvil* Gastos incidentales Totales Imprenta Franqueo, Suministros Alquiler de instalaciones Equipo Pasaje, taxi Estacionamiento, Peaje Hotel Otro E.U. $.41/milla E.U. $.25/km Cantidad de millas Fecha Desayuno Almuerzo Cena Total Adjunte facturas desglosadas y recibos originales de pagos. Use un formulario por separado por cada moneda en que se pagaron los gastos. No convierta la moneda. *Para el reclamo de millas recorridas, use el mapa en línea, para calcular las distancias. Certifico que incurrí todos los gastos que reclamo y que se conforman a las Reglas de Reembolso de Gastos de la Subvención para el Aumento de Socios. Entiendo que al firmar este formulario de gastos, pasa a formar parte de los archivos oficiales de la asociación y puede estar sujeto a revisión por parte de personal encargada de realizar tales inspecciones. FOR LCI USE ONLY León organizador Fecha Tasa de Cambio Total USD Moneda Total Distrito/DM Firma del Gobernador/Presidente de Consejo Si más de un distrito están remitiendo el reclamo, favor de indicar el monto de rembolso que cada cual reclama.
Departamento de Programas de Afiliación y Clubes Nuevos Lions Clubs International 300 W 22ND ST Oak Brook IL 60523-8842 EE.UU. www.lionsclubs.org Email: memberprog@lionsclubs.org Teléfono: 630.203.3846 Fax: 630,5711691 MP-102.SP 6/13