Contabilidad General Sesión 11: hoja de trabajo
Contextualización Dentro de la fase de procesamiento, una vez registradas las operaciones de la entidad, la información resultante se presenta en los estados financieros, que serán la base sobre la cual los diferentes usuarios tomarán decisiones.
Contextualización El software especializado ha hecho que este proceso de registro y obtención de información sea mucho más ágil y dinámico, sin embargo, es necesario conocer a fondo cómo se llega a dichos resultados para no producir información equivocada
Introducción. La hoja de trabajo es un documento en el que se realiza desde la balanza de comprobación, hasta la formulación de los estados financieros.
Introducción Este documento se elabora para uso exclusivo del contador, quien no lo entrega al propietario o al gerente del negocio para el cual labora, sino lo conserva para él y lo utiliza como guía para hacer con seguridad los asientos de ajuste, de pérdidas y ganancias, así como el cierre en el libro diario y, por último, los estados financieros..
La hoja de trabajo no tiene una estructura estándar; el número de columnas que contenga dependerá del alcance del trabajo que deseamos registrar y analizar, aunque normalmente se elabora en una hoja tabular de 12 columnas.
En las primeras cuatro columnas se registra la balanza de comprobación, que consta de una relación de todas las cuentas que integran la contabilidad de la entidad económica.
En las dos primeras columnas se muestran los movimientos que tuvieron las cuentas durante el ejercicio contable (una columna para movimientos deudores y otra para acreedores).
En las dos columnas restantes se muestran los saldos de las propias cuentas. Puede ser que coincidan, por una parte, las sumas de los movimientos deudores con los acreedores, y por la otra, la suma de los saldos deudores con los acreedores.
Las columnas quinta y sexta se destinan para anotar los asientos de ajuste. En la séptima y la octava columnas se anotan los saldos que quedan en las cuentas después de haber hecho los asientos de ajustes.
Las columnas novena y décima se emplean para anotar los asientos de pérdidas y ganancias. Las últimas dos columnas se utilizan para anotar los saldos que quedan en las cuentas después de haber hecho los asientos de pérdidas y ganancias o traspasos..
El hecho de que se registren los ajustes en las columnas asignadas en la hoja de trabajo no implica que tales movimientos afecten a las cuentas del libro mayor. Por lo tanto, una vez que se ha terminado la hoja de trabajo y los estados financieros, los asientos de ajuste deben registrarse en el diario general y después pasarse al libro mayor.
Con todo, la hoja de trabajo simplifica este trabajo ya que sus columnas de ajustes proporcionan la información necesaria para correr estos asientos, necesitándose únicamente contabilizar en los libros un asiento por cada ajuste que aparezca en las columnas.
Además de servir para registrar los asientos de ajuste, la hoja de trabajo se utiliza también como fuente de información para los asientos de cierre, que a su vez se emplean para cancelar los saldos de las cuentas de ingresos y gastos.
Al cerrar estas cuentas, quedan saldadas y sus saldos se transfieren a otra. Obviamente, primero se pasan los asientos de cierre del diario general a las cuentas respectivas del libro mayor.
Los asientos de cierre permiten que las cuentas de ingresos y gastos empiecen cada uno de los nuevos periodos contables con saldos de cero. Esto también es necesario porque:
El estado de resultados refleja los ingresos y los gastos en que se incurrió durante un periodo contable y se elabora con base en la información registrada en las cuentas de ingresos y gastos. Si se desea que los saldos de fin de periodo reflejen exactamente los ingresos y gastos de dicho periodo, estas cuentas deben comenzar cada nuevo periodo contable con saldo de cero.
Conclusión Hoy aprendimos que es necesario reconocer en el gasto los pagos anticipados conforme transcurra el tiempo. También que el desembolso realizado por una empresa para hacer uso de una sala de exhibición en un centro comercial puede ser considerado como arrendamiento. Y por último que los intereses pagados por anticipado y la papelería son ejemplos de pagos anticipados
Referencias Romero López, Álvaro Javier (2005). Principios de contabilidad. México: McGraw Hill. Lara, E. (2005). Primer Curso de Contabilidad. México: Trillas.