BIBLIOTECA VIRTUAL EN SALUD REUNION ORDINARIA NOVIEMBRE 29 DE 2011 AYUDA MEMORIA

BIBLIOTECA VIRTUAL EN SALUD REUNION ORDINARIA NOVIEMBRE 29 DE 2011 AYUDA MEMORIA LUGAR: Instituto Tecnológico de Santo Domingo. Sala de Teleconferencias PARTICIPANTES: 1. ADOERBIO: Dr. Rubén Darío Pimentel rdpimentel@hotmail.com 2. INAPA: Sr. Carlos A. Barrientos karlbarrientos@hotmail.com 3. INDOTEL: Ing. Amparo Arango aarango@indotel.gob.do 4. INTEC : Lic. Lucero Arboleda de Roa lucero@intec.edu.do 5. INTEC: Lic. Manuel Roa S. mroa@intec.edu.do 6. INTEC: Ing. Racel Bussi rbussi@intec.edu.do 7. INTEC: Dr. Raymundo Jiménez raymundo@intec.edu.do 8. MSP: Francisca M. Lara margarita.lara@salud.gob.do 9. ONE: Lic. Ramona Peralta rperalta@one.gob.do 10. PUCMM: Lic. Dulce María Núñez dmaria@pucmm.edu.do 11. UASD: Lic. Jocelyn Polanco jocepolanco@yahoo.com AUSENTES CON EXCUSA: 1. MESCyT: Willy Marcelo Mauver uxmarc@gmail.com 2. OPS : Lic. Rosario Guzmán rguzman@dor.ops-oms.org 3. UNPHU: Lic. Eloisa Marrero emarrero@unphu.edu.do La reunión se inició a las 9:00 a. m. y, teniendo como marco de referencia la agenda prevista, fueron abordados los siguientes aspectos: I. INTRODUCCION: Lucero Arboleda de Roa contextualizó la Reunión en Línea de la BVS, a realizarse en los próximos minutos, en el plan de diálogo promovido por BIREME desde julio del presente año. Fecha a partir de la cual se han realizado dos encuentros virtuales. En términos del contenido de estas reuniones, recordó que las mismas se inscriben dentro del proceso de análisis FODA realizado por

cada uno de los países miembros de la red BVS. En ese orden de ideas solicitó a los miembros del Comité Consultivo Nacional presentes, que por favor indicaran tópicos a aspectos a ser planteados durante la Reunión en Línea. En primer lugar intervino Jocelyn Polanco, representante de la UASD, quien se refirió al proyecto de hacer un repositorio digital con las tesis avaladas por la UASD, utilizando el ABC, software promovido por BIREME, con respaldo de Unesco. Su planteamiento nos recordó la necesidad de preguntar a los representantes de BIREME sobre este software, que se encuentra en su versión Beta. Luego intervino Margarita Lara, representante del MSP, quien se refirió a la necesidad de dialogar sobre un plan para desarrollar módulos de capacitación en la modalidad de auto aprendizaje. Después de estas dos intervenciones se dio paso al próximo punto de agenda. II. REUNION EN LINEA DE LA BVS: Marcelo D Agostino, Manager, KMC/PAHO/WHO, procedió a dar la bienvenida a los participantes, expresando su complacencia por la nutrida participación. Durante su intervención destacó los siguientes aspectos: 1. Durante el 51 Consejo Directivo de OPS fue presentada una estrategia regional y plan de acción sobre E-Salud que incorpora como componente destacado a la BVS. Esta propuesta fue avalada por 35 ministros que la adoptaron como prioridad. 2. Consideró significativo el hecho de que durante el año 2011 hubo encuentros virtuales BVS que contaron con el respaldo del 88% de los países. 3. Indicó que, con el respaldo de la Directora y Subdirectora de OPS, Dra Mirta Roses y Dra. Socorro Gross, respectivamente, se está llevando a cabo un proyecto de fortalecimiento de la BVS. 4. Informó que el próximo Congreso Regional de Información en Salud (CRICS), será auspiciado de manera conjunta por OPS y OMS, la sede será la ciudad de Washington y está asegurada la destacada participación

de la National Library of Medicine, institución estrechamente vinculada a la historia de BIREME. 5. En el 2012 se celebra el 112º aniversario de OPS, efeméride que servirá de marco al CRICS. Continuó con el uso de la palabra Adalberto Tardelli, Director a.i., BIREME/PAHO/WHO, KMC Area, quien agradeció la receptividad de los miembros de la Red a estos encuentros virtuales. Se refirió de manera específica al hecho de que hubo un 92% de respuestas positivas al ejercicio de análisis FODA. Situación muy positiva para continuar los procesos de construcción colectiva, orientados a hacer accesible la información científico técnica en salud. Luego Claudia Guzzo, en representación de BIREME, procedió a presentar el análisis SWOT-BVS consolidación regional. Este documento nos ofrece un panorama de la situación de la Red en los países de América Latina y el Caribe, a partir de las fortalezas y debilidades, amenazas y oportunidades que cada uno de ellos identificó y compartió durante la reunión del 27 de septiembre de 2011. Este documento está disponibles en el espacio Web de la BVS Regional: http://bvsencuentros2011.bireme.org/?page_id=94. También presentó el resultado SWOT-Propuestas de acción de la Red. Claudia Guzzo señaló que estas propuestas permanecerán abiertas a contribuciones y comentarios hasta el próximo 15 de diciembre de 2011 e invitó a todos los miembros de la Red a ofrecer sus aportes. Se abrió entonces el debate con la participación de la República Dominicana. Lucero Arboleda de Roa, en nombre de la BVS-RD, envió un cálido saludo a los colegas latinoamericanos de parte del Comité Consultivo Nacional (CCN) de la República Dominicana, indicando que gran parte de sus miembros se encontraban participando en esta reunión virtual y que habían aprovechado los minutos previos al inicio de la sesión virtual para ponerse de acuerdo en torno a tópicos de interés para la BVS-RD, los cuales procedió a presentar:

1. Cómo identificar líneas o propuestas de acción a ser lideradas por BIREME. 2. Situación del ABCD. 3. La posibilidad de cooperación en la elaboración de módulos para auto aprendizaje. En este contexto se planteó también la necesidad de formadores de alfabetización informacional. Al término de los planteamientos de la República Dominicana se indicó que al final de todas las intervenciones los especialistas de BIREME ofrecerían sus respuestas o comentarios. Tomó entonces la palabra Virginia Siles, en representación de Costa Rica, quien después del saludo protocolar y de indicar que la BVS-CR continúa desarrollando su labor, preguntó sobre la situación actual de la metodología que avala la BVS sobre desarrollo sostenible. En vista de que no se habían solicitado turnos para intervención, los especialistas de BIREME se refirieron a los planteamientos formulados: 1. Con relación al ABCD, indicaron que había permanecido en su versión beta porque aunque había resultado ser muy competente para el manejo de bases de datos, presentaba limitaciones en automatización de bibliotecas con todos sus componentes. Señaló que en la actualidad se realiza benchmarking con otras iniciativas. 2. Con relación a la capacitación se indicó que la modalidad presencial resultaba muy costosa y de escaso alcance, quedando insinuada la posibilidad de un campus virtual de capacitación BVS. 3. Con relación a la metodología BVS desarrollo sostenible, se recomendó por la adopción del modelo y la metodología BVS para todas las BVS s temáticas. En este punto del diálogo Elenice de Castro, de BIREME, solicitó a los representantes de Brasil, Chile, Nicaragua y Perú, compartir sus positivas experiencias en materia de capacitación.

Tomó la palabra el representante de Perú, quien comenzó solicitando intercambiar el correo electrónico de todos los coordinadores de la Red BVS. Esta solicitud la motivó a partir de la necesidad del contacto continuo. Luego procedió a señalar que con el respaldo de OPS, de manera particular de Marta Bryce, realizaron dos cursos sobre metodología LILACS. Posteriormente intervino la representante de Venezuela quien abordó dos aspectos fundamentales: 1. Las debilidades relativas a políticas de Estado en materia científico técnica, las cuales parecen reclamar la creación de intercambio de experiencias, con miras a consolidar actividades y compromisos a nivel regional que logren captar la voluntad política. 2. La capacitación técnica que amerita reuniones trimestrales para la formulación de un plan que incluya la actualización de monitores y capacitación de nuevos actores de la red. Después de esta intervención quedó planteada la posibilidad de un nuevo encuentro para el año 2012. Después de reiterar la gratitud a todos los participantes, siendo las 12:32 P. M.(hora dominicana), se dio por clausurada la Reunión en Línea BVS. III. PLAN DE ACCION 2011-2013: PRESENTACIÓN DE LAS ACTIVIDADES PROPUESTAS POR LOS GRUPOS DE TRABAJO Tal como estaba previsto en la agenda, los grupos procedieron a presentar los resultados de su labor: GRUPO 1: Integrado por INTEC, MSP, OPS e INDOTEL. La presentación fue realizada por Lucero Arboleda. Intervino Amparo Arango para sugerir que en la actividad 1.3.2, se añada tecnología como recurso. La versión completa de este documento aparece en el anexo no 1. GRUPO 2: Integrado por ONE, PUCMM, UASD, UNPHU. La presentación la hizo Jocelyn Polanco. Intervinieron Margarita Lara y Lucero Arboleda para sugerir, en primer término que las actividades 2.1 y 2.2 sean programadas

para ser realizadas simultáneamente durante el primer trimestre del año 2012. Margarita Lara sugiere que esta Comisión desglose sus actividades, siguiendo el modelo aportado por el Grupo 1. La versión completa de este documento aparece en el anexo no 2. GRUPO 3: Integrado por CORAASAN, INAPA Y MSP. La presentación la hizo Margarita Lara, quien aclaró que estaba dando a conocer una versión preliminar, en razón de que su grupo no se había reunido. Prometió enviar a la Coordinación la versión definitiva. La versión completa de este documento presentado a la consideración del CCN, aparece en el anexo no 3. IV. SEMINARIO E-SALUD: Lucero Arboleda de Roa hizo un breve balance sobre el esta actividad, destacando el hecho de que se planificó la presencia de 75 participantes y al inicio de ella habían 72. En términos de perspectivas señaló la posibilidad de que en los primeros meses del próximo año se produzca un encuentro dirigido a la formulación de una agenda nacional de salud, con énfasis en los temas abordados por este seminario. V. OBSERVACIONES Y ACUERDOS: 1. Amparo Arango hizo un balance de lo positivo que había resultado este 2011 para el fortalecimiento de la BVS, dejando muy claro el papel de cada unos de los integrantes del Comité Consultivo Nacional (CCN), el respaldo de OPS y de la Coordinación. 2. Ante la necesidad de lograr una activa participación de miembros del CCN que han dejado de asistir a las reuniones, Amparo Arango se comprometió a conseguir la dirección electrónica de dos potenciales contactos: María Graciela Cuervo del Ministerio de Trabajo e Idalia Acevedo del Ministerio de Medio Ambiente. 3. La próxima reunión tendrá lugar el jueves 26 de enero del año 2012. Después de numerosas y cálidas expresiones de buenos deseos en navidad y año nuevo, se dio por concluida la reunión a las 12:00 M.

ANEXO No 1 Objetivo Estratégico (1): Implementar acciones de fortalecimiento institucional y desarrollo organizacional en el marco del modelo BVS para elevar la efectividad del trabajo en sus diferentes ámbitos de competencia. Estrategias Derivadas (1.1) Definir un marco normativo y procedimental para la conformación del Comité Consultivo Nacional (CCN), que incluya la incorporación de nuevos miembros o la salida por inoperancia. (1.2) Fortalecer la coordinación hacia el desarrollo de capacidades interinstitucionales orientadas al trabajo cooperativo en red apoyado en la tecnología. (1.3) Fortalecer el trabajo de las Comisiones Técnicas con miras a garantizar el cabal cumplimiento de sus funciones como componentes esenciales del modelo BVS-RD. (1) (2) (3) (4) (5) Resultados Esperados Actividades Responsable Presupuesto Cronograma Años 2011-2013 2011 2012 2013 1.1. Normas y procedimientos para el efectivo funcionamiento del modelo BVS-RD. 1.2. Las Comisiones Técnicas de la BVS trabajando en forma coordinada para asegurar la sistemática actualización de todos los componentes 1.1.1 Conformar el equipo de trabajo. 1.1.2 Desarrollar lineamientos: Normas y procedimientos requeridos. Metodología, estructura, portada, contenidos. 1.1.3 Editar normas y procedimientos Edición preliminar Revisión y ajuste Edición documento definitivo 1.1.4 Socialización y puesta en práctica. 1.2.1 Identificar las unidades de información: centros de documentación, bibliotecas o equivalentes. 1.2.2 Conformar la red de colaboradores comprometidos con la producción y entrega oportuna de la información. 1.2.3 Proporcionar antecedentes, objetivos y metas; normas y CCN, CT CT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1/3 4/6 7/9 10/12

1.3 Los equipos BVS-RD entrenados en la metodología y aplicativos de la BVS procedimientos 1.2.4 Integrar armónicamente las funciones y actividades de cada Comisión Técnica. 1.2.5 Estructurar el trabajo de cada comisión(qué, quién, cuándo cómo)/ 1.3.1 Identificar las demandas de capacitación de cada uno de los miembros de la BVS-RD y de sus colaboradores. 1.3.2 Elaborar un plan de capacitación que tome en consideración: El plan de trabajo de la BVS-RD. Los recursos disponibles (docentes, tiempo y tecnología) 1.3.3 Socializar y poner en práctica el plan de capacitación. CCN

Objetivo Estratégico (5): Desarrollar un de sistema de Monitoreo y Evaluación (M&E) para garantizar el cumplimiento de objetivos, resultados y acciones BVS-RD. Estrategias Derivadas (5.1): Diseño e implementación de instrumentos de M&E, que incorpore resultados de todos los procesos y ámbitos de competencia previstos para la efectividad de la BVS-RD. (5.2): Socialización del sistema M&E a la luz de los resultados (1) (2) (3) (4) (5) Resultados Esperados Actividades Responsable Presupuesto Cronograma Años 2011-2013 2011 2012 2013 5.1 La BVS-RD dispone de un sistema de evaluación del proceso de fortalecimiento institucional y del alcance de sus componentes. 5.2 Informe sobre la producción científico técnica en salud, elaborado y divulgado 5.1.1 Diseñar el plan de monitoreo con sus componentes básicos: Herramientas para la recolección de datos Variables Indicadores 5.1.2 Poner a prueba e implementar el plan de monitoreo 5.2.1 Definir la metodología y herramientas para monitorear la producción científico técnica en salud de la República Dominicana. 5.2.2 Conformar la estructura de colaboradores con esta iniciativa. 5.2.3 Producir un informe preliminar y someterlo a la consideración de un pequeño grupo de especialistas 5.2.4 Divulgar el informe. CCN, CT CCN, CT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1/3 4/6 7/9 10/12

Grupo #2 ANEXO No 2 Actividades Responsables Presupuesto Cronograma CCN Recursos en especie 30 de Enero 2012 Comisiones Técnicas 0 5 de Marzo 2012 2.1 Realizar dos reuniones para preparar el documento: estructura y funcionamiento de las comisiones 2.2 Revisar y Adaptar la Guía de Selección propuesta por Bireme. Comisiones Técnicas Recursos en especie 30 de Enero 2012 0 5 de Marzo 2012 2.3 Preparar el manual de normas y procedimientos para el envío de los recursos de información en Salud a la BVS-RD Comisiones Técnicas Recursos en especie 15 de mayo 2012 2.4 Presentar tres Informes cuatrimestrales sobre los insumos enviados a la BVS-RD Comisiones Técnicas Recursos en especie 30 de abril 2012 30 de julio 2012 30 noviembre 2012

ANEXO No 3 OBJETIVO ESTRATEGICO (4): Desarrollar capacidades y movilizar recursos para el mantenimiento y sostenibilidad de las acciones BVS-RD. ESTRATEGIAS DERIVADAS (4.1) Identificar y programar recursos financieros a través, tanto de asignaciones presupuestarias de las instituciones que conforman el CCN, como de planes y proyectos para movilizar recursos. (4.2) Identificar, desarrollar y mantener recursos humanos especializados. (4.3) Monitorear, medir resultados y corregir desviaciones. (1) (2) (3) (4) (5) Resultados Actividades Responsable Presupuesto Cronograma Esperados Años 2011-2013 2011 2012 2013 4.1. Recursos financieros Identificados, gestionados y movilizados. 4.2. La BVS cuenta con una masa crítica de Capital humano especializado. 4.1.1Identificar potenciales fuentes de financiamiento. 4.1.2. Formular y someter planes, programas, propuestas factibles. 4.1.3 Prever partidas presupuestarias con criterio de gestión en base a resultados. 4.2.1 Identificación de las necesidades de capacitación. Ver modelo comisión 1 4.2.2 Desarrollo de Programa de capacitación en base a competencias requeridas en cada 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1/3 4/6 7/9 10/12

ámbito de acción. 4.2.3 Identificar cursos, seminarios y facilidades aprendizaje. 4.2.4 Desarrollo de módulos interactivos para el auto aprendizaje 4.2.5 Sistematizar y documentar las experiencias, las buenas prácticas y las lecciones aprendidas 4.3. Monitorear, medir resultados y corregir desviaciones. Hacer ejercicio parecido a comisión 1