PROCEDIMIENTO PARA RESPALDAR INFORMACIÓN

PROCEDIMIENTO PARA RESPALDAR INFORMACIÓN

DATOS DE CONTROL TÍTULO: PROCEDIMIENTO PARA RESPALDAR INFORMACIÓN Fecha de autorización: 13/12/2008 Fecha inicio de vigencia: 15/12/2008 Última fecha de actualización: 25/07/2009 Número de actualización: 1 Firmas de liberación del procedimiento Elaboró Jefe de Tecnologías de Información Revisó Control Interno Fernando Guzmán Castañeda Maico Córdova Hernández Revisó Gerencia General Autorizó Presidente del Consejo de Administración J. Sabás Ledesma Jaime Prof. Julián Meza Romero PÁGINA 1 de 16

CONTENIDO 1. OBJETIVO 3 2. ALCANCE 3 3. DEFINICIONES 3 4. MARCO LEGAL 3 5. RESPONSABILIDADES 3 5.1 Administrador de Red 3 5.2 Auxiliar de Soporte 4 6. RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4 7. REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4 8. CLIENTES E INDICADORES DE DESEMPEÑO 4 9. DOCUMENTOS APLICABLES Y/O ANEXOS 5 10. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO 6 11. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 6 11.1 Administrador de Red 6 11.2 Auxiliar de Soporte 7 12. RECONOCIMIENTO DE NO CONFORMIDAD Y DECLARACIÓN DE AUDITORÍA 7 12.1 Detección de No Conformidad 7 12.2 Declaración de Auditoría 7 13. CONTROL DE ACTUALIZACIONES 7 14. LISTA DE DISTRIBUCIÓN 8 ANEXOS ANEXO UNO: DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA RESPALDAR INFORMACIÓN 9 ANEXO DOS: DIAGRAMA DE TRANSMISIÓN DE ARCHIVOS DE RESPALDO AL SITIO ALTERNO 10 ANEXO TRES: TABLA DE CARPETAS Y SERVIDORES QUE SE RESPALDAN 11 ANEXO CUATRO: PROCESOS Y SCRIPTS DE CREACIÓN DE RESPALDOS 12 PÁGINA 2 de 16

1. OBJETIVO 1.1 Establecer el proceso de respaldo de información contenida en el servidor principal de la estructura de Red de la Cooperativa, además de establecer los pasos necesarios para su almacenamiento, transmisión a servidor alterno y el proceso de restauración de información contenida en los respaldos. 2. ALCANCE 2.1 Aplicable a toda la información que se encuentra en el servidor principal de Red, como es la información del SCOO, ContPAQi, FileMaker y los archivos de los usuarios. 3. DEFINICIONES 3.1 DVD: Digital Versatile Disc por sus siglas en inglés, es un disco de almacenamiento óptico usado para copiar datos, imágenes, sonidos etc. Con capacidad normalmente de 4.7 Gb. 3.2 PROCESO DE RESTAURACIÓN: Es el proceso de recuperación o copia de algún medio de respaldo hacia otro dispositivo con el fin de restaurar de manera original alguna información perdida o borrada. 3.3 SCOO: Sistema Para Cooperativas. Es la aplicación que utiliza La Cooperativa para llevar el control y registro de su operación principal de ahorros y créditos. 3.4 SERVIDOR DE RED: Equipo de Computo con gran capacidad de almacenamiento y respuesta el cual suministra espacio de disco u otros servicios a computadoras conectadas a el por medio de una Red. 3.5 SERVIDOR PRINCIPAL DE RED: Es el servidor que contiene la base de datos del SCOO, del ContPAQi, FileMaker, así como los archivos de los usuarios. 3.6 RESPALDO DE INFORMACIÓN: Proceso de copia de información electrónica importante contenida por lo regular en servidores de Red. Esta copia se realiza en algún medio de almacenamiento externo del Servidor donde se encuentre la información y su principal propósito es restaurar esa información copiada en caso de algún tipo de pérdida de ella en su sitio original. 4. MARCO LEGAL 4.1 Disposiciones de Carácter General aplicadas a las Entidades de Ahorro y Crédito Popular y Organismos de integración a que se refiere la Ley de Ahorro y Crédito Popular. 5. RESPONSABILIDADES 5.1 Administrador de Red 5.1.1. Es el responsable de crear y mantener los procesos de Respaldo de Información en los Servidores de Red. 5.1.2. Es el responsable de realizar las restauraciones de archivos contenidas en los respaldos de información cuando así se le requiera. PÁGINA 3 de 16

5.1.3. Es responsable de realizar el almacenamiento de los medios que se destinen para la realización de Respaldos de Información. 5.2 Auxiliar de Soporte 5.2.1. Es el responsable de asegurarse que los archivos de respaldos se hayan copiado a los servidores destinados como servidores de respaldos secundarios. 5.2.2. Es el responsable de asegurarse de guardar una copia en cinta de los archivos de respaldos de cada mes y estas cintas sean guardadas en la caja fuerte. 5.2.3. Es el responsable de realizar un registro de los archivos que se han respaldado tanto en cinta como en los servidores de respaldos. 5.2.4. Es el responsable del etiquetado e identificación de cada cinta o medio utilizado en el proceso de respaldo. 5.2.5. Es el responsable de almacenar de manera ordenada medios utilizados en el proceso de respaldo. 6. RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 El responsable de editar, revisar y difundir adecuadamente este procedimiento es el Jefe de T.I., siguiendo el Procedimiento para Control de Documentos (PGCPH-04-02). 6.2 El Jefe de T.I. deberá llenar el Formato de Solicitud de Cambios a Documentos (FGCPH-04-02-03), cuando desee realizar alguna modificación al presente manual y solamente el Consejo de Administración podrá autorizar dichos cambios. 7. REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO 7.1 Este procedimiento será revisado cuando menos una vez al año, o antes si se cambia o mejora el procedimiento, la Ley o la operación de La Cooperativa. 8. CLIENTES E INDICADORES DE DESEMPEÑO Cliente Interno Tipo Externo Requerimientos Indicador Usuarios de Red Restauración de Información Usuarios de Red Que su información esté siempre disponible e íntegra. Tiempo en que se restaura la información solicitada. Pérdidas de información por parte de los usuarios. PÁGINA 4 de 16

9. DOCUMENTOS APLICABLES Y/O ANEXOS 9.1 ANEXO UNO: Diagrama del Procedimiento para Respaldar Información. 9.2 ANEXO Dos: PÁGINA 5 de 16

Diagrama de Transmisión de Archivos de Respaldo al Sitio Alterno. 9.3 ANEXO Tres: Tabla de Carpetas y Servidores que se Respaldan. 9.4 ANEXO Cuatro: Procesos y Scripts de Creación de Respaldos. 10. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO 10.1 El diagrama correspondiente a este procedimiento se muestra en el ANEXO Uno: Diagrama del Procedimiento para Respaldar Información. 11. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 11.1 Administrador de Red 11.1.1. Identificar dentro del servidor de red las carpetas con información de trabajo diario de los usuarios de red, así como las carpetas donde se depositan las bases de datos del sistema de información principal de la cooperativa y carpetas esenciales para el trabajo diario de los usuarios de red. 11.1.2. Crear en el servidor principal el proceso que realizará el respaldo de la información que los usuarios de red utilicen, modifiquen y manipulen a diario Y así mismo realizar el procedimiento de copiado y replicación de archivos contenedores de respaldos. 11.1.3. Revisar que el espacio en disco duro destinado al almacenamiento de respaldos no se llene. 11.1.4. Verificar cada fin de mes que el Auxiliar de Soporte grabe en los dispositivos necesarios los archivos de respaldo que se han generado en el mes. 11.1.5. De recibir alguna solicitud de restauración de archivos por parte de los usuarios de red realiza la búsqueda y el proceso de restauración de la información en un sitio que no sea el original del archivo. 11.1.6. Verificar que las copias de los archivos de respaldo sean copiados al sitio alterno de respaldos. 11.1.7. Borrar los archivos de respaldo del Servidor Puri-S1 y Pinal-S1 (Servidor de Respaldos Alterno). 11.1.8. Verificar que los respaldos hechos en los dispositivos de almacenamiento se hayan realizado sin ningún problema y que la información contenida en ellos se mantenga durante su vida útil los cuales es por lo menos de 5 años en un ambiente de almacenamiento controlado. PÁGINA 6 de 16

11.2 Auxiliar de Soporte 11.2.1. Durante los primeros 3 días hábiles de cada mes realiza copiado de los archivos de respaldos que se generan en el servidor de respaldos del mes anterior inmediato. 11.2.2. Etiqueta e identifica los dispositivos de almacenamiento creados con los respaldos. 11.2.3. Guarda los dispositivos de almacenamiento creados con los respaldos y los almacena en lugares destinados especialmente para el almacenamiento de estos de estos dispositivos. 12. RECONOCIMIENTO DE NO CONFORMIDAD Y DECLARACIÓN DE AUDITORÍA 12.1 Detección de No Conformidad 12.1.1. En caso de cualquier No Conformidad con origen en este procedimiento, se aplicarán los criterios de los siguientes procedimientos: Procedimiento de Control de Producto No Conforme (PGCPH-08-02), Procedimiento de Acciones Correctivas (PGCPH-08-03) y Procedimiento de Acciones Preventivas (PGCPH-08-04). 12.2 Declaración de Auditoría 12.2.1. El presente procedimiento se audita de acuerdo al Procedimiento de Auditoría Internas (PGCPH-08-01). 13. CONTROL DE ACTUALIZACIONES 13.1 El control de actualizaciones se hace con base en lo establecido en el Procedimiento para Control de Documentos (PGCPH-04-02). Revisión Fecha Descripción del Cambio 0 13/12/2008 Primera versión. PÁGINA 7 de 16

14. LISTA DE DISTRIBUCIÓN 14.1 Consejo de Administración. 14.2 Consejo de Vigilancia. 14.3 Gerencia General. 14.4 Jefe de Administración de Riesgos y Control Interno. 14.5 Jefe de Tecnologías de Información. 14.6 Administrador de Red. PÁGINA 8 de 16

ANEXO UNO: DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA RESPALDAR INFORMACIÓN PÁGINA 9 de 16

ANEXO DOS: DIAGRAMA DE TRANSMISIÓN DE ARCHIVOS DE RESPALDO AL SITIO ALTERNO PÁGINA 10 de 16

ANEXO TRES: TABLA DE CARPETAS Y SERVIDORES QUE SE RESPALDAN ARCHIVO DE REFERENCIA TABLA DE RESPALDOS.XLS UBICADO EN \\SERVIDOR1\CAJAPH\DEPARTAMENTOS\SISTEMAS\ PÁGINA 11 de 16

ANEXO CUATRO: Procedimiento para Respaldar Información PROCESOS Y SCRIPTS DE CREACIÓN DE RESPALDOS 1) Para los respaldos diarios en el Servidor 1 se cuenta con la siguiente TAREA PROGRAMADA la cual se corre diariamente a las 7:10 a.m. La tarea programada se llama Respaldo Diario CajaPH. Este tipo de respaldos crea los archivos de respaldo en formato de compresión RAR y adiciona además de las Bases de Datos del File Maker los archivos de usuarios. Los respaldos realizados de esta manera son respaldos llamados INCREMENTALES, los cuales solo van respaldando la información que se cambia en el día inmediato anterior a la realización del respaldo. Guión de Ejecución de Tarea Programada: C:\ARCHIV~1\WinRAR\winrar.exe a -ac -ao -dh -m5 -os -ow -r -rr1p -t -tk -agyyyy-mm-dd -v700m "c:\respaldos\respaldo CajaPH " c:\cajaph\departamentos c:\cajaph\documentos c:\cajaph\oficios c:\cajaph\operacion c:\cajaph\sucursales c:\compacw 2) Para los respaldos que se realizan de manera mensual en el Servidor1, se cuenta con la siguiente TAREA PROGRAMADA la cual se corre mensualmente el 1 día de cada mes a las 7:00 p.m.. La Tarea programada se llama Respaldo Mensual CajaPH. Este tipo de respaldos crea los archivos de respaldo en formato de compresión RAR y adiciona además de las Bases de Datos del File Maker los archivos de usuarios. Este tipo de respaldo se realiza de la manera RESPALDO COMPLETO, por lo que se respaldo toda la información contenida en las carpetas mencionadas sin importar fecha de creación o modificación (en comparación al respaldo INCREMENTAL). Guión de Ejecución de Tarea Programada: C:\ARCHIV~1\WinRAR\winrar.exe a -ac -dh -m5 -os -ow -r -rr1p -t -tk -agyyyy-mm-dd -v700m "c:\respaldos\respaldo Mensual CajaPH " c:\cajaph\departamentos c:\cajaph\documentos c:\cajaph\oficios c:\cajaph\operacion c:\cajaph\sucursales c:\cajaph\siscofin c:\compacw 3) Para Mover los respaldos del Servidor1 a la ruta \\servidor2\respaldos$ se cuenta con otra TAREA PROGRAMADA la cual se corre en el Servidor1 Diariamente a las 8:49 a.m. y con una repetición de manera continua de 20 minutos. Esta Tarea Programada se llama Mover Respaldos. Guión de Ejecución de Tarea Programada cmd /c "move c:\respaldos\*.* \\servidor2\respaldos$\servidor1" PÁGINA 12 de 16

4) Script para la realización de respaldos del sistema SCOO se cuenta con un trabajo automático llamado Trabajo de copia de seguridad de base de datos para el plan de mantenimiento de base de datos Respaldo Diario SCOO el cual se encuentra en el SQL Server Enterprise Manager, Servidor1, Administración, Agente SQL Server, Trabajos. Tal Script se correo diariamente a partir de las 4:00 a.m. El trabajo consta de 5 pasos los cuales se muestran a continuación: a) Paso1 (Tipo Secuencia de comandos Tansact-SQL): EXECUTE master.dbo.xp_sqlmaint N'-PlanID 37C61C83-78DF-4831-8882-304C8004D29B -Rpt "C:\Respaldos\SCOO\Respaldo Diario SCOO4.txt" -WriteHistory -VrfyBackup -BkUpMedia DISK - BkUpDB "C:\Respaldos\SCOO" -BkExt "BAK"' b) Paso2 Respaldo del Log (Tipo Secuencia de comandos Tansact-SQL): declare @fecha datetime declare @archivo varchar(500) set @fecha=getdate() set @archivo='c:\respaldos\scoo\scoo_log_'+ case when datepart(yy, @fecha)<10 then '0' else '' end+cast(datepart(yy, @fecha) as varchar(20))+ case when datepart(mm, @fecha)<10 then '0' else '' end+cast(datepart(mm, @fecha) as varchar(20))+ case when datepart(dd, @fecha)<10 then '0' else '' end+cast(datepart(dd, @fecha) as varchar(20))+ case when datepart(hh, @fecha)<10 then '0' else '' end+cast(datepart(hh, @fecha) as varchar(20))+ case when datepart(mi, @fecha)<10 then '0' else '' end+cast(datepart(mi, @fecha) as varchar(20))+ '.bak' backup log scoo to disk=@archivo c) Paso3 Eliminar Espacio no utilizado (Tipo Secuencia de comandos Tansact-SQL): DBCC SHRINKDATABASE (scoo, 0) DBCC SHRINKDATABASE (scoo, TRUNCATEONLY) DBCC SHRINKDATABASE (scoo, 0) DBCC SHRINKDATABASE (scoo, TRUNCATEONLY) d) Paso4 Actualizar estadísticas de uso (Tipo Secuencia de comandos Tansact-SQL): SET NOCOUNT ON DBCC UPDATEUSAGE(0) CREATE TABLE #t ( id INT, TableName VARCHAR(32), NRows INT, Reserved FLOAT, TableSize FLOAT, IndexSize FLOAT, FreeSpace FLOAT ) INSERT #t EXEC sp_msforeachtable 'SELECT OBJECT_ID(PARSENAME(''?'',1)), PARSENAME(''?'',1), COUNT(*),0,0,0,0 FROM?' PÁGINA 13 de 16

DECLARE @low INT SELECT @low = [low] FROM master.dbo.spt_values WHERE number = 1 AND type = 'E' UPDATE #t SET Reserved = x.r, IndexSize = x.i FROM (SELECT id, r = SUM(si.reserved), i = SUM(si.used) FROM sysindexes si WHERE si.indid IN (0, 1, 255) GROUP BY id) x WHERE x.id = #t.id UPDATE #t SET TableSize = (SELECT SUM(si.dpages) FROM sysindexes si WHERE si.indid < 2 AND si.id = #t.id) UPDATE #t SET TableSize = TableSize + (SELECT COALESCE(SUM(used), 0) FROM sysindexes si WHERE si.indid = 255 AND si.id = #t.id) UPDATE #t SET FreeSpace = Reserved - IndexSize UPDATE #t SET IndexSize = IndexSize - TableSize insert intranet.dbo.usobd SELECT tablename, [date] = dbo.fn_fecha_sinhora(getdate()), nrows, Reserved = reserved * @low / 1024., DataSize = tablesize * @low / 1024., IndexSize = indexsize * @low / 1024., FreeSpace = freespace * @low / 1024. FROM #t ORDER BY 1 DROP TABLE #t e) Paso5 Comprimir Respaldo (Tipo Secuencia de comando de Sistema Operativo): C:\ARCHIV~1\WinRAR\winrar.exe a -ac -dh -df -m5 -os -ow -r -rr1p -t -tk -agyyyy-mm-dd -v4400m "c:\respaldos\respaldo SCOO Completo " c:\respaldos\scoo\*.* PÁGINA 14 de 16

5) Script para la realización de respaldos del sistema SCOO se cuenta con un trabajo automático llamado Trabajo de copia de seguridad de base de datos para el plan de mantenimiento de base de datos Respaldo Diario ContPAQi el cual se encuentra en el SQL Server Enterprise Manager, Servidor1, Administración, Agente SQL Server, Trabajos. Tal Script se correo diariamente a partir de las 5:00 a.m. El trabajo consta de 3 pasos los cuales se muestran a continuación: a) Paso1 (Tipo Secuencia de comandos Tansact-SQL): EXECUTE master.dbo.xp_sqlmaint N'-PlanID 8F7E3188-6AE7-4B94-AB1F-AB0C30F92617 -WriteHistory -VrfyBackup -BkUpMedia DISK -BkUpDB "C:\Respaldos\ContPAQi" -BkExt "BAK"' b) Paso2 Respaldo de log (Tipo Secuencia de comandos Tansact-SQL): declare @fecha datetime declare @comando nvarchar(2000) declare @suc_num varchar(20) declare cur_sucursales cursor local fast_forward for select cast(suc_num as varchar(20)) from sucursales order by sucursales.suc_num open cur_sucursales fetch next from cur_sucursales into @suc_num while @@fetch_status=0 begin set @fecha=getdate() set @comando='backup log CONTPAQI_'+replicate('0',3-len(@suc_num))+@suc_num+' to disk='+ '''C:\Respaldos\ContPAQi\CONTPAQI_'+replicate('0',3-len(@suc_num))+@suc_num+'_log_'+ case when datepart(yy, @fecha)<10 then '0' else '' end+cast(datepart(yy, @fecha) as varchar(20))+ case when datepart(mm, @fecha)<10 then '0' else '' end+cast(datepart(mm, @fecha) as varchar(20))+ case when datepart(dd, @fecha)<10 then '0' else '' end+cast(datepart(dd, @fecha) as varchar(20))+ case when datepart(hh, @fecha)<10 then '0' else '' end+cast(datepart(hh, @fecha) as varchar(20))+ case when datepart(mi, @fecha)<10 then '0' else '' end+cast(datepart(mi, @fecha) as varchar(20))+ '.bak''' -- print @comando exec(@comando) fetch next from cur_sucursales into @suc_num end close cur_sucursales deallocate cur_sucursales PÁGINA 15 de 16

set @comando='c:\respaldos\contpaqi\generalessql_log_'+ case when datepart(yy, @fecha)<10 then '0' else '' end+cast(datepart(yy, @fecha) as varchar(20))+ case when datepart(mm, @fecha)<10 then '0' else '' end+cast(datepart(mm, @fecha) as varchar(20))+ case when datepart(dd, @fecha)<10 then '0' else '' end+cast(datepart(dd, @fecha) as varchar(20))+ case when datepart(hh, @fecha)<10 then '0' else '' end+cast(datepart(hh, @fecha) as varchar(20))+ case when datepart(mi, @fecha)<10 then '0' else '' end+cast(datepart(mi, @fecha) as varchar(20))+ '.bak' backup log GeneralesSQL to disk=@comando c) Paso3 Comprimir respaldos (Tipo Secuencia del comandos operativo): C:\ARCHIV~1\WinRAR\winrar.exe a -ac -dh -df -m5 -os -ow -r -rr1p -t -tk -agyyyy-mm-dd-hhmm - v4400m "c:\respaldos\respaldo ContPAQi Completo " c:\respaldos\contpaqi\*.* PÁGINA 16 de 16