SOUND TO HARBOR HEAD START/ECEAP / SOUND TO HARBOR HEAD START/ECEAP NORMAS [BY-LAWS] DEL CONSEJO DE POLÍTICA / POLICY COUNCIL BY-LAWS ARTÍCULO I NOMBRE El Consejo de Política de Head Start/ECEAP se establece bajo la autoridad de los reglamentos federales de Head Start 45CFR1304.50 y los reglamentos estatales de ECEAP RCW 28A.215 y la norma de cumplimiento A-6. El receptor de la subvención, lo cual es el Educational Service District 113, tiene la responsabilidad jurídica y fiscal para la administración global de las subvenciones de Head Start y ECEAP. ARTÍCULO II OBJETIVO El objetivo de este consejo es participar en la toma de decisiones compartidas con la junta directiva del ESD 113 respecto a los programas de Head Start y ECEAP. La Ley de 2007 de mejoramiento de Head Start para preparar a los niños para la escuela y el apéndice A de la sección 1304.50 de las Normas de Head Start enumeran las funciones y responsabilidades del Consejo de Política y de la junta directiva. ARTÍCULO III MEMBRESÍA SECCIÓN 1: Definición de miembros Habrá dos categorías de miembros: miembros comunitarios y padres. Los padres son los padres o tutores de niños actualmente inscritos en el programa de Sound to Harbor Head Start/ECEAP del ESD 113. Por lo menos el 51 por ciento de los miembros deben ser padres. Los miembros comunitarios pueden ser antiguos padres del Consejo de Política que ya no tienen un hijo en el programa pero que todavía no han servido tres años en el consejo. Los miembros comunitarios también pueden ser profesionales interesados que trabajan en programas que ayudan a las familias de bajos ingresos que tienen niños pequeños. SECCIÓN 2: Elección de miembros Habrá representantes, representantes suplentes y representantes comunitarios de cada área de servicio del programa. Las áreas de servicio se definen como: áreas dentro de los límites de los distritos escolares que tengan un centro de servicio directo o sitios subcontratados. Los números de representantes de los padres y representantes suplentes de los padres se basarán en la matrícula total en cada área de servicio, incluyendo los sitios de servicio directo y los de servicios envolventes. Representantes de los padres y representantes suplentes: Cada centro con una matrícula no superior a cuarenta (40) niños tendrá un representante de los padres y un representante de los padres suplente. Los centros con matrículas de entre cuarenta y uno (41) y ochenta y nueve (89) niños tendrán dos representantes y dos suplentes. Los centros con matrículas de noventa (90) niños o más tendrán un representante y un suplente por aproximadamente cada niños en la matrícula. La representación de Head Start y la de ECEAP reflejarán los porcentajes de la matrícula que corresponden a cada fuente de financiamiento en cada centro y sitio de servicios envolventes. Para asegurar una representación proporcional en los Aprobadas por el Consejo de Política de 5 de abril 2012 1
centros en que existen juntos programas Head Start y programas ECEAP, los números de representantes y suplentes serán los siguientes: Espacios Head Start Espacios ECEAP Representantes Head Start Representantes ECEAP Suplentes 18 18 1 1 1 puede ser de cualquier fuente de financiamiento 36 18 1 1 2 uno de cada fuente Representación de centros asociados de ECEAP: Cada subcontratista elegirá un representante para asistir a una reunión trimestral con los directores de los centros asociados de ECEAP. El grupo de representantes elegidos elegirá un representante para servir en el Consejo de Política. Todos los representantes miembros, los suplentes que votan en nombre de su representante y los representantes comunitarios tienen votos del mismo valor. Si un representante está ausente, su suplente votará en su nombre. A un suplente que asiste con su representante a la reunión del Consejo de Política, el presidente le puede asignar a votar en nombre de otro centro que no tiene representante ni suplente presente. Los representantes comunitarios no pueden ser padres de niños actualmente inscritos en el programa. Los miembros son elegidos para un período de mandato de un año, y ningún miembro sirve más de tres años en el consejo. El período de mandato anual de un representante comienza con la primera reunión del Consejo de Política de cada año del programa. Selección de los representantes de los padres y los suplentes: Escogerán los representantes de los padres, y sus suplentes, los padres de niños actualmente inscritos en el programa. Los elegirán los padres reunidos en el centro durante la reunión del comité de padres en octubre o noviembre. Selección de los suplentes de emergencia: Cuando ni el representante ni el suplente pueden asistir al Consejo de Política, el director del centro puede llamar a un suplente de emergencia. Un suplente de emergencia puede ser cualquier padre o madre de un niño actualmente inscrito en ese centro. El suplente de emergencia no puede participar en más de 2 reuniones consecutivas. El suplente de emergencia tendrá el poder de votar durante esa reunión. Representantes comunitarios: Puede haber un representante de la comunidad para cada centro. Los representantes comunitarios que han participado en Head Start o ECEAP antes como padres también tienen que haber sido antes representantes o suplentes del Consejo de Política. Selección de representantes comunitarios: Los representantes comunitarios se escogerán de entre las agencias públicas y privadas, negocios, ex-representantes y ex-suplentes del Consejo de Política o individuos que tengan el deseo de satisfacer las necesidades de personas de bajos ingresos. El director, o su representante designado, desarrollará una lista de personas que reúnen los requisitos necesarios, atendiendo las sugerencias de los padres, el personal y la Aprobadas por el Consejo de Política de 5 de abril 2012 2
comunidad. Los representantes comunitarios deben ser aprobados por el Consejo de Política y gozan de plenos derechos de votación y todos los derechos y responsabilidades de cualquier miembro del Consejo de Política. SECCIÓN 3: Vacantes Cuando se presenten vacantes en el Consejo de Política en el curso de un año de operación del programa, el comité de padres respectivo en que ha surgido la vacante escogerá un nuevo representante de los padres, representante comunitario o representante suplente en su próxima reunión. ARTÍCULO IV ELECCIÓN DE DIRECTIVOS Sección 1: Directivos Un miembro puede servir dos mandatos consecutivos en el mismo cargo. Elecciones: La elección de directivos se celebrará en la sesión de formación y orientación del Consejo de Política. Directivos: Los directivos del Consejo de Política son: el presidente, vicepresidente, secretario y tesorero. La elección de los directivos se llevará a cabo durante la sesión de formación y orientación del Consejo de Política. Estos directivos serán los miembros del comité ejecutivo. El presidente puede ser un representante de los padres, un representante suplente o un representante comunitario. Es preferible que el presidente ya tenga por lo menos un año de experiencia en el Consejo de Política. Por lo menos tres de los directivos deben ser representantes de los padres, o representantes suplentes, con niños actualmente inscritos en el programa. Se hará todo lo posible para que por lo menos uno de los directivos sea un padre o madre de un niño actualmente inscrito en el programa ECEAP. Si un suplente es elegido a un puesto directivo, puede votar de acuerdo con lo dispuesto en el Artículo III. ARTÍCULO V FUNCIONES DE LOS DIRECTIVOS Presidente [Chairperson]: El presidente presidirá las reuniones del Consejo de Política. Él o ella se hará cargo de cumplir todas las funciones indicadas en estas normas. Ejecutará, en nombre del Consejo de Política, todos los documentos y cartas, y ejecutará todas las funciones que se requirieran durante el curso de las operaciones. Asistirá a las sesiones de planificación con el director y otros directivos, de ser posible, antes de las reuniones programadas. Nombrará los miembros y los presidentes de los comités que estableciera el Consejo de Política. Será la primera opción para servir en los comités de contratación si no se ha logrado obtener la participación de un padre o madre. Vicepresidente [Vice-chairperson]: El vicepresidente ayudará al presidente con todas las actividades de las reuniones. En caso de ausencia o impedimento del presidente, el vicepresidente ejecutará todas las funciones y poderes del presidente. Él o ella ejecutará tales funciones de la manera indicada excepto cuando estas normas confieran tales funciones específicamente a otros directivos. Será la segunda opción para servir en los comités de contratación si no se ha logrado obtener la participación de un padre o madre. Aprobadas por el Consejo de Política de 5 de abril 2012 3
Secretario [Secretary]: El gerente del programa lleva actas completas de las reuniones para asegurar que haya fiel constancia para las fuentes de financiamiento. El secretario repasará estas actas antes de su publicación y distribución a los miembros antes de la próxima reunión. El secretario también puede ayudar al gerente a llevar el acta según su propio interés y experiencia. Los miembros ausentes pueden solicitar copias de las hojas distribuidas durante la reunión. Se archivará el borrador, y la versión final del acta será enviada por correo a los miembros diez (10) días antes de la reunión. Se llevará un cuaderno con las actas de las reuniones anteriores para referencia. Será la tercera opción para servir en los comités de contratación si no se ha logrado obtener la participación de un padre o madre. Tesorero [Treasurer]: El tesorero presentará al Consejo de Política los informes financieros mensuales sobre Head Start y ECEAP y el informe del tesorero sobre los gastos relacionados con el Consejo de Política. Será la cuarta opción para servir en los comités de contratación si no se ha logrado obtener la participación de un padre o madre. ARTÍCULO VI RESPONSABILIDADES DE LOS MIEMBROS Las funciones de los miembros: Los miembros y los suplentes del Consejo de Política informarán en las reuniones del comité de su centro sobre las actividades y los actos del Consejo de Política. Los representantes y suplentes aceptarán sugerencias del comité de su centro sobre temas que conciernan la operación del programa global y llevarán esta información con ellos al Consejo de Política. Asistencia: Cualquier representante que falte a dos reuniones consecutivas sin justificación válida será reemplazado por el representante suplente de su centro. Si el suplente no puede servir, el comité de su centro local nombrará un nuevo representante. Entre las posibles justificaciones válidas se encuentran: una enfermedad, emergencia familiar, conflicto con el horario laboral, emergencia de tránsito, etcétera. Una justificación válida debe ser presentada al Consejo de Política durante la siguiente reunión, o antes si es posible. Los representantes comunitarios que faltan a más de la mitad de las reuniones de un año del programa serán destituidos del consejo el año siguiente. ARTÍCULO VII QUÓRUM Quórum: Deben estar representados (por un representante de los padres, un suplente o un representante comunitario elegido) por lo menos 8 centros, y por lo menos 5 de los miembros presentes deben ser padres de niños actualmente inscritos en el programa. ARTÍCULO VIII REUNIONES Y VOTACIÓN SECCIÓN 1: Reuniones: Las reuniones se celebrarán cada mes en las fechas indicadas por el Consejo. Las reuniones se considerarán oficiales si se reúnen todos en un mismo sitio, si son reuniones por teleconferencia, si son reuniones por videoconferencia o si son reuniones del comité ejecutivo. Aprobadas por el Consejo de Política de 5 de abril 2012 4
SECCIÓN 2: Miembros votantes: Se identificarán claramente, con placas, los directivos del Consejo de Política. Al comenzar cada reunión, el presidente pasará lista para determinar quiénes pueden votar (representante o suplente o suplente de emergencia) sobre las mociones durante el curso de la reunión. Los miembros votantes se identificarán claramente. El presidente votará sólo en caso de empate, cuando hará uso de su voto de calidad. Los suplentes que no votan pueden participar en la discusión, pero no pueden presentar mociones ni votar. Todos los padres y personas de la comunidad son bienvenidos en las reuniones como miembros del público. Sólo los miembros elegidos del Consejo de Política recibirán reembolsos de sus gastos de transporte y cuidado de niños. Se pide la asistencia en las reuniones del Consejo de Política del director y del personal de participación de los padres. SECCIÓN 3: Aviso de las reuniones: Se enviarán por correo avisos de las reuniones diez días antes de la fecha programada para cada reunión. Las reuniones serán abiertas al público y al personal. SECCIÓN 4: Tomando acción entre las reuniones programadas: Ocasionalmente se requiere aprobar alguna acción cuando el Consejo de Política no está celebrando una reunión, como en el verano o en un período que hace difícil celebrar una reunión de emergencia. Se puede hacer una votación por teléfono a condición de que se logre quórum. La acción debe ser aprobada por la mayoría del quórum antes de que pueda efectuarse. Se tomará nota de los resultados de la votación por teléfono, indicando el voto de cada miembro contactado, y se presentará un informe al respecto en la siguiente reunión del Consejo de Política. SECCIÓN 5: Reuniones de emergencia: Puede convocar una reunión de emergencia el presidente del Consejo de Política. Cada representante debe ser avisado de la reunión veinte-cuatro horas antes. Las reuniones de emergencia pueden ser convocadas por el presidente del Consejo de Política o por tres miembros del Consejo. Las reuniones de emergencia tratan un solo tema y no se tratará ningún otro tema en la reunión. (a) En situaciones de emergencia, se hará todo lo posible para convocar una reunión del Consejo de Política. (b) Tales reuniones se anunciarán a todos los miembros del Consejo de Política para proporcionar sugerencias de los miembros. Si no se consigue establecer el quórum del Consejo de Política, los directivos tienen el poder de actuar en nombre de todos los miembros. SECCIÓN 6: Reuniones especiales: Los representantes del Consejo de Política pueden votar para convertir una reunión ordinaria en una reunión especial en caso de falta del quórum. Todos los asuntos se tratarán como de costumbre. Sólo pueden aprobarse las reuniones especiales cuando estén representados por lo menos un tercio de los centros. Aprobadas por el Consejo de Política de 5 de abril 2012 5
ARTÍCULO IX DESTITUCIÓN DE MIEMBROS SECCIÓN 1: Destitución de miembros: (a) Se puede destituir a un miembro por faltar a dos reuniones consecutivas sin justificación válida. Antes de destituirlo, el presidente, o su representante designado, avisará al miembro de las medidas pendientes. El presidente avisará al miembro, por escrito, de su destitución. (b) Si uno de los miembros que participa en el grupo continuamente actúa de manera perjudicial e interfiere con las funciones del Consejo, se le destituirá del Consejo mediante un voto mayoritario de dos tercios de los miembros. Antes de su destitución, el presidente o su representante designado le avisará al miembro de la medida pendiente. (c) El Comité de Padres elegirá a una persona, o personas, que cubrirán las vacantes en el Consejo de Política, en su próxima reunión ordinaria. SECCIÓN 2: Destitución de directivos: (a) El Consejo de Política puede destituir a un directivo mediante un voto de dos tercios de los miembros presentes, por incumplimiento de funciones específicas, a menos que el directivo haya dimitido. (b) El presidente o su designado anunciará tal acción con previo aviso. (c) Los miembros del Consejo de Política elegirán (un) directivo(s) para cubrir la(s) vacante(s). ARTÍCULO X ENMIENDAS ARTÍCULO XI Enmiendas: Pueden aprobarse enmiendas a estas normas mediante un voto mayoritario de dos tercios de los miembros presentes en cualquier reunión ordinaria, o en una reunión especial convocada para ese fin, antes de someterlas a la consideración del director ejecutivo [Superintendent]. El contenido de las enmiendas propuestas será presentado en una reunión ordinaria del Consejo de Política y será sometido a votación durante la misma reunión. Comités permanentes [standing committees]: Hay 7 comités permanentes formados por miembros del personal, padres de los centros y miembros del Consejo de Política. A. Comité de Formación de Padres y Personal [Parent and Staff Development Committee]: Padres y miembros del personal ayudan a planear, implementar y evaluar las clases de formación ofrecidas a los padres y el personal del programa. Líderes: Directores del programa y operaciones Miembros: Un miembro del personal y un padre o madre de cada centro, un representante del Consejo de Política y los coordinadores de educación. Reuniones: Dos o tres veces al año. Aprobadas por el Consejo de Política de 5 de abril 2012 6
B. Comité Asesor de Servicios de Salud [Health Services Advisory Committee (HSAC)]: Se reúnen voluntarios comunitarios, miembros del personal y padres para hablar de preocupaciones, temas y recursos relacionados con la nutrición y la salud física, dental y mental. También se reúne por lo menos una vez al año un subcomité de los condados Mason y Grays Harbor. Líder: Coordinador de servicios de salud Miembros: Cuatro representantes del Consejo de Política (2 del condado Thurston, 1 del condado Mason y 1 del condado Grays Harbor), miembros del personal de servicios de salud, especialistas en la salud mental, el coordinador de educación en materia de discapacidades y representantes de salud comunitarios. Reuniones: Se reúne dos veces al año, en diciembre y en mayo. El subcomité para los condados Mason y Grays Harbor se reúne una vez al año. Se designará a un miembro del Consejo de Política para presentar un informe verbal al Consejo de Política acerca de las actividades y los actos del comité. C. Grupo de Trabajo de Transporte [Transportation Task Group]: Los representantes se enfocan en temas relacionados con el transporte de niños, formularios, planes de posición y procedimientos. Líderes: El coordinador de transporte Miembros: Dos representantes del Consejo de Política, 1 director de centro, 1 conductor de autobús o ayudante de autobús de cada centro. Reuniones: Dos o tres veces al año. D. Grupo de Trabajo de Educación [Education Task Group]: Los representantes discutirán los temas que afectan las aulas, el currículo, los formularios, los planes de posición y los procedimientos. Líderes: Coordinadores de educación Miembros: Un representante de los maestros de cada centro y dos representantes del Consejo de Política. Reuniones: Tres veces al año E. Grupo de Trabajo de Apoyo a las Familias [Family Support Task Group]: Los representantes se enfocarán en temas relacionados con el apoyo a las familias, prácticas que faciliten la participación de las familias, formularios, planes de posición y procedimientos. Líderes: Coordinadores de familias y comunidades Miembros: Un representante de los maestros y un padre o madre de cada centro, y un representante del Consejo de Política. Reuniones: Tres o cuatro veces al año. F. Comité de Salud y Seguridad [Health and Safety Committee]: El personal y los padres se reúnen para discutir temas y revisar formularios, políticas, procedimientos y planes de posición relacionados con la salud, la nutrición y Aprobadas por el Consejo de Política de 5 de abril 2012 7
servicios de salud mental. Las recomendaciones de este comité se llevarán al Comité Asesor de Servicios de Salud, que se reúne dos veces al año. Líder: Coordinador de servicios de salud y coordinador de transporte Miembros: Un miembro del personal de cada centro, con un mínimo de 2 maestros, representantes del personal de salud y nutrición y dos miembros del Consejo de Política. Reuniones: Dos o tres veces al año. ARTÍCULO XII Trámites en materia de personal [Personnel Actions]: Un quórum del Consejo de Política aprobará o desaprobará la contratación de nuevos empleados, empleados contratados para nuevos puestos, empleados temporales y también cualquier despido de un empleado. Para establecer el quórum, se intentará conseguir la participación de los siguientes miembros, pero no será un requisito: o El Comité Ejecutivo del Consejo de Política: El presidente, el vicepresidente, el secretario y el tesorero o Un representante de cada condado o Miembro de cualquier condado o Un suplente de cada condado Responsabilidades: o Servir en comités de entrevista cuando tengan tiempo para hacerlo o Aprobar o desaprobar la contratación y terminación de empleados para el programa Sound to Harbor Head Start/ECEAP del ESD 113 antes de que el empleado empiece a trabajar según los regulaciones del Head Start. Voto válido: Deben participar en la votación por lo menos 5 de los 8 miembros del Consejo de Política para que su decisión pueda considerarse válida. No se darán más de 8 votos en total. La decisión será determinada por la mayoría de los votantes. El comité de personal generalmente ejercerá sus funciones por teléfono entre reuniones ordinarias del Consejo de Política para que los nuevos miembros del personal puedan comenzar a trabajar lo antes posible. También puede ejercer sus funciones en persona o por medio de equipos de teleconferencia cuando se reúna el mismo día que el Consejo de Política. ARTÍCULO XIII REPRESENTACIÓN DEL CONSEJO DE POLÍTICA EN COMUNIDADES Y ORGANIZACIONES LOCALES, REGIONALES Y ESTATALES SECCIÓN 1: ASOCIACIÓN HEAD START/ECEAP DEL ESTADO DE WASHINGTON El Consejo de Política elegirá a dos padres cada año para ser delegados a la Asociación Head Start del Estado de Washington [Washington State Head Start Association, o WSA]. El delegado debe tener un niño actualmente inscrito en el programa y puede ser un representante de los padres o un suplente. Aprobadas por el Consejo de Política de 5 de abril 2012 8
ARTÍCULO XIV Se elegirá un delegado y un suplente de entre los representantes de los padres o los suplentes de Head Start y un delegado y un suplente de entre los representantes de los padres o los suplentes de ECEAP. Si un delegado deja vacante su cargo, el suplente asumirá las responsabilidades como delegado para el resto del mandato del representante que deja el cargo. El delegado recién elegido empezará a asistir a reuniones estatales en enero y continuará hasta la reunión de octubre. El comité ejecutivo del Consejo de Política puede destituir al delegado en cualquier momento durante su mandato por incumplimiento de sus funciones. En la WSA existen oportunidades para los padres para ser elegidos a posiciones de liderazgo en la junta directiva. Sólo los representantes de los padres o los suplentes que pueden votar y que todavía tengan por lo menos un año más de elegibilidad (después del año en curso) en el Consejo de Política serán aprobados para postularse para su elección a una posición en la junta directiva de la WSA. Si el período del mandato en la junta directiva de la WSA es más largo que la elegibilidad del representante o suplente en el Consejo de Política, entonces éste debe prometer asistir con regularidad a las reuniones del Consejo de Política como visitante para representar adecuadamente ante la WSA los deseos de los padres. Responsabilidades: (Delegados ante la Asociación de Head Start/ECEAP del Estado de Washington [Washington State Head Start Association, o WSA]) 1. Cada representante presentará un breve informe después de las reuniones. El informe debe incluir recomendaciones y actividades de seguimiento relacionadas a los actos de la WSA. 2. Participar, cuando sea apropiado, en el desarrollo de clases de formación para el nivel local basadas en la formación recibida al nivel estatal. 3. Representar el programa Head Start/ECEAP de una manera positiva. SECCIÓN 2: Representación en comités o juntas directivas locales, regionales o estatales Cuando se les pide, se podrán escoger representantes del Consejo de Política para representar al Consejo de Política o su centro local en las juntas directivas y grupos asesores de la comunidad. 1. A. Las funciones de los miembros: Asistir con regularidad a la reunión de la junta o comité 2. Servir de enlace entre el programa Head Start/ECEAP y la junta o comité 3. Presentar informes regulares al Consejo de Política B. Destitución: El comité ejecutivo puede destituir a un miembro del Consejo de Política elegido a una junta o comité local, regional o estatal por no haber asistido con regularidad a las reuniones o por comportarse de una manera perjudicial o poco profesional que da una imagen poco favorable del programa y del Consejo de Política. SECCIÓN 1: Reembolso Aprobadas por el Consejo de Política de 5 de abril 2012 9
Transporte: Se les reembolsarán los gastos de transporte a las reuniones del Consejo de Política de los delegados estatales, representantes de los padres, representantes suplentes de los padres, representantes comunitarios de bajos ingresos y representantes de comités de los centros y los gastos de transporte de los comités que manejan a reuniones fuera de su propio centro local, según la Política 147-P de reembolsos del Consejo de Política. Cuidado de niños: Se les reembolsarán los gastos de cuidado de niños de los delegados, representantes de los padres, representantes suplentes de los padres y representantes comunitarios de bajos ingresos según la Política 147-P de reembolsos del Consejo de Política. (Para su información: Las políticas con números impares denotan las versiones en español de las políticas (p. ej., 147-P es la versión en español de la política que, en inglés, lleva el número 146-P.) Aprobadas por el Consejo de Política el 5 de abril de 2012. Aprobada por la Junta Directiva en 9 de mayo de 2012. Aprobadas por el Consejo de Política de 5 de abril 2012 10