Reunión Taller para Presidentes y Secretarios

Reunión Taller para Presidentes y Secretarios VIGÉSIMO SENADO ACADÉMICO 17 de agosto de 2010 Preparado por: Norma Iris López

Definiciones de TérminosT Abreviaturas usadas: SA = Senado Académico SE = Secretaria Ejecutiva SC = Secretaria Corresponsal RO = Reuniones Ordinarias CU = Consejo Universitario R = Resolución Convocatoria = citación a una reunión o actividad oficial del SA Quorum = si hay la cantidad de senadores presentes para poder llevar a cabo la reunión o actividad convocada. 2

Funciones de los SA 1. El SA es el principal cuerpo legislativo y asesor permanente representativo autorizado para: Formular Proponer resoluciones Aprobar 3

Cont. Funciones de los SA 2. El SA colabora con el CU en la revisión, formulación y articulación de la política institucional de la Universidad 3. Propone normas y directrices académicas, docentes y estudiantiles 4. Asesora al ejecutivo principal del Recinto. 4

Propósito de las resoluciones 1. Las resoluciones son para establecer: a. Normas y proyectos de política académica b. Proyectos curriculares c. Normas de personal docente y del estudiantado 2. Las resoluciones son con el fin de: a. Propiciar la excelencia b. La calidad c. El bienestar general del Recinto y de la Universidad. 5

Resolución n Normativa La resolución normativa se enumera con la letra N. Ejemplo: Resolución N-1 Es normativa; porque está relacionada con una norma de la Institución. Recuerde que las normas son aquellas que aparecen en los documentos oficiales tales como: Catálogos, Manual de Facultad, Manual de Personal no-docente, Reglamento de Estudiantes, Cartas Circulares, entre otros.

Resolución n Asesora La resolución asesora se enumera con la letra A. Ejemplo: Resolución A-3 Se denomina como asesora; porque son resoluciones dirigidas a una oficina o una persona para que estudie y considere algún asunto. Se debe señalar específicamente a quién se le está brindando el asesoramiento y qué se desea que esta persona u oficina realice. Puede estar dirigida a: CAI, CIT, Decanato de Estudios, Rectora, Presidente, entre otros.

Resoluciones Tipos de Resoluciones Resolución N = Resolución normativa Resolución A = Resolución asesora R 19 SA MET N-2 R=Reunión 19=año (decimonoveno) SA=senado académico MET=nombre del Recinto (R. Metropolitano) N =tipo 2 =número de la resolución 8

Número de la Resolución Número de la resolución para el Comité: Se utilizan los números desde el 1 para indicar el orden de las resoluciones dentro del informe del Comité. Se sigue una secuencia numérica hasta finalizar las resoluciones de un mismo tipo. Se comienza una nueva secuencia numérica cuando se cambia el tipo de resolución. En la creación o revisión de programas existe un órden numérico para la presentación de las resoluciones. 9

Funciones de los Comités Permanentes del SA Considerar, estudiar, analizar, pasar juicio y tomar una decisión sobre los asuntos recibidos en el SA. Consultar con los proponentes los asuntos recibidos. Cuando haya dudas sobre las resoluciones, invitar a los proponentes o asesores para aclarar el asunto. Endosar o no endosar las resoluciones que se reciben de consulta. 10

Continuación n de funciones de los Comités s Permanentes del SA Velar por que lo que se presente ante los miembros del SA en Asamblea se sostenga en una visión institucional. Utilizar el formato aprobado para la redacción de sus actas o minutas e informes. Toda comunicación oficial deberá hacerse por conducto de la SE. 11

Procedimiento para solicitar los servicios de la SE o SC Las peticiones para convocar las reuniones de los comités y los invitados se harán con cinco días laborables de anticipación. Cualquier documento de trabajo para considerarse en una reunión que deba ser fotocopiado debe ser entregado con cinco días laborables de anticipación a la fecha de la misma. 12

Orden de las resoluciones Propuesta de Creación n de Programa N-1 Creación de Cursos N-2 Requisitos Académicos del Programa (grado) N-3 Requisitos de Admisión al Programa N-4 Requisitos de Progreso Académico N-5 Requisitos de Transferencias o Traslados N-6 Requisitos de Graduación (3,4,5 y 6 diferentes a los establecidos en el Catálogo) N-7 Descripción del Programa 13

Orden de las resoluciones Propuesta de Revisión n de Programa N-1 Creación de Cursos N-2 Eliminación de Cursos N-3 Modificación de Cursos (títulos, descripciones, requisitos, codificaciones y números de cursos) N-4 Modificación de los Requisitos Académicos del Programa (grado) N-5 Modificación de los Requisitos de Admisión al Programa N-6 Modificación de los Requisitos de Progreso Académico N-7 Requisitos de Transferencias o Traslados N-8 Modificación de los Requisitos de Graduación (5,6,7 y 8 diferentes a los establecidos en el Catálogo) N-9 Modificación de la Descripción del Programa 14

Consultas del CU Cuando llegan resoluciones para consultas al SA de nuestro Recinto se cita de inmediato al comité correspondiente para que estudie la misma y se devuelva al CU en la fecha correspondiente. La contestación de la consulta será: endoso o no endoso. Estas consultas son resoluciones aprobadas en otros Recintos y vienen identificadas con una serie de números y letras que identifican el año del Senado, el Recinto y el orden que se le dio en las Acciones del Ejecutivo Principal. Ese número que identifica la resolución y su procedencia debe incluirse en la contestación con el título de la resolución y nuestra contestación. En el Informe de Progreso del Comité se incluye la contestación a las consultas y la Asamblea puede preguntar por las razones de la contestación. Existe una forma para la contestación del Recinto de la consulta. 15

Identificación n de una resolución Imaginemos que llega una resolución identificada como R17SA-BAR-N-1. La R significa resolución; el 17 indica el año en que se vio y SA se refiere a que es una resolución que procede de un Senado Académico; las tres letras que siguen indican el recinto de procedencia; la N establece que la resolución es normativa y el número 1 nos dice que es la primera resolución normativa que se vio. Este número aparecerá al lado del número que identifica la resolución dentro del Comité. Ejemplos: R17 SA BAR N-1 R15 SA SG N-22 Recuerde que si fuera asesora, la N se sustituye por A. 16

Práctica 1 R 17 SA PON N-14 R 18 SA GUA A-6 R 14 SA SG N-20 R 18 CU N-163 R 16 VPAAPS N-2 R 19 SA ARE A-7 17

Funciones del Presidente del Comité Permanente Convocar las reuniones a través de SE. Elaborar la agenda de las reuniones. Informar a la SE sobre los asuntos tratados o pendientes de tomar acción. Informar a la SE sobre: resoluciones que deben consultarse en los distintos Senados Académicos, proponentes que deben ser invitados a reuniones y fecha de la próxima reunión. 18

Funciones del Secretario del Comité Permanente Tomar minutas y elaborar las actas de las reuniones de su comité. Entregar copia de las agendas y de las actas en la Oficina del SA. Elaborar los informes a considerarse en la asamblea conjuntamente con el presidente. Buscar los documentos de trabajo. Solicitar las resoluciones a presentarse con tiempo suficiente. Asegurarse que las justificaciones de endoso o no endoso estén atemperadas al Sistema. Entregar el informe a tiempo. 19

Para llevar a cabo una reunión n del comité se necesita: 1) Convocatoria Es recomendable que se adjunte la agenda de la reunión o por lo menos se indique los asuntos a ser tratados en la reunión. 2) Agenda 3) Hoja de Asistencia 4) Quórum 20

Convocatoria La misma se hace en la oficina del SA (Brenda), la SE es quien firma la misma. Debe incluir la fecha, hora y lugar de la reunión. Se recomienda hacer la convocatoria con un mínimo de una semana antes de la fecha de la reunión. Toda reunión se hace en los salones del SA.

Agenda La agenda se debe circular previo a la reunión. Se recomienda enviarla con la convocatoria. Si no se envió con la convocatoria debe someterla al inicio de la reunión. La agenda se compone de siete (7) partes principales.

Partes de un agenda Llamada al orden Pase de lista y determinación del quórum Aprobación de la agenda Aprobación del acta de la reunión anterior Asuntos a tratarse Asuntos nuevos Clausura

AGENDA Reunión del Comité de de 2010 a.m. 1. Llamada al orden 2. Pase de lista y determinación del quórum 3. Aprobación de la agenda 4. Aprobación del acta de la reunión anterior 5. Asunto A 6. Asunto B 7. Asuntos Nuevos 8. Clausura 24

Asistencia Artículo XI, 11.80 del Reglamento de los SA. Cualquier senador que no pueda asistir a una reunión, se excusará a la mayor brevedad ante la Secretaría Ejecutiva del Senado o, en su nombre, otro senador puede pedir que se le excuse. En cualquier caso, debería señalarse la razón de la ausencia. Artículo II, 2.10 a 2.50 de Reglas de Procedimientos para el SA del RM Si un senador faltara a tres reuniones o más, el Comité Ejecutivo evaluará la situación y tomará la acción que entienda necesaria. 25

Ausencia de senadores de administración Artículo II, 2.50 de Reglas de Procedimientos para el SA del RM Los Senadores de la Administración que ocupan la posición en virtud de su cargo, que no puedan asistir a las reuniones de trabajo de los Comités Permanentes deberán asignar a un sustituto con voz pero sin voto. Este inciso no aplica a las reuniones ordinarias y extraordinarias del Senado Académico. 26

UNIVERSIDAD INTERAMERICANA DE PUERTO RICO Recinto Metropolitano Vigésimo Senado Académico Hoja de Asistencia Comité Fecha de la Reunión Hora de la Reunión Presentes: Excusados: Visitantes: Ausentes: 27

Quórum Cada comité establecerá su quórum ; se recomienda que la mayoría sean senadores de facultad. Este se establecerá en las primeras reuniones del comité. Para establecer el quórum deben estar todos los miembros del comité presentes.

Actas o Minutas Siempre se deben tomar unas actas o minutas en cada reunión. Deberá incluir: los asuntos discutidos, los acuerdos llegados y los asuntos pendientes para la próxima reunión. Acta: Relación escrita de lo tratado en una junta o reunión Minuta: Apuntación que se hace por escrito de todo lo discutido Es un documento que evidencia el trabajo realizado por el comité.

Actas o Minutas Copia del acta o minuta, deberá ser entregada a la SC para archivo. El secretario del comité deberá guardar una copia de la misma para los informes. Las actas o minutas deberán ser enviadas a todos los miembros del comité previo a la próxima reunión para su lectura. En la próxima reunión se debe aprobar la misma. 30

Actas de la Reunión del Comité de de 2010 a.m. Presentes: Excusados: Ausentes: Asuntos Discutidos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Acuerdos Tomados de cada asunto discutido: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Aprobada en la Reunión del. 31

Informes para la Asamblea Son los informes que se presentan en las Reuniones Ordinarias. Los informes constan de dos partes: Informe de Progreso en este se indica las fechas de las reuniones, los asuntos tratados y en forma breve los acuerdos Informe Deliberativo en este se presentan resoluciones que el comité trabajó y se prepara por asuntos (Cada comité tiene un orden para el mismo.)

Tipos de Informes Informe de Progreso para las RO Si el comité no presenta asuntos deliberativos (resoluciones normativas o asesoras para la consideración de la asamblea; su informe es solamente de progreso.) En el informe de progreso se informa los asuntos del Plan de Trabajo que se han atendido, las consultas contestadas y cualquier otro asunto que el comité ha atendido. Informe Deliberativo para las RO Si el comité presenta resoluciones normativas o asesoras ante la asamblea además del informe de progreso tendrá una segunda parte con el informe deliberativo. Informe Anual para la última RO En este informe se presenta todo el trabajo realizado por el comité durante el año. (Existe un modelo) 33

Orden de los asuntos en los informes deliberativos del: Comité Ejecutivo 1.Resoluciones normativas a. Enmiendas al Reglamento de los Senados Académicos b. Enmiendas a la Constitución de los Senados Académicos c. Enmiendas al documento de Normas de Procedimiento del Senado Académico del Recinto Metropolitano 2.Resoluciones asesoras 34

Orden de los asuntos en los informes deliberativos del: Comité de Política Educativa 1.Resoluciones normativas a. Creaciones de programas académicos (Grados Asociados, Bachilleratos) b. Revisiones de programas académicos c. Modificaciones de programas académicos d. Modificaciones de normas académicas en el Catálogo General 2.Resoluciones asesoras 35

Orden de los asuntos en los informes deliberativos del: Comité de Estudios Graduados 1.Resoluciones normativas a. Creaciones de programas académicos (Maestría, Doctorados o b. Certificados Profesionales) c. Revisiones de programas académicos d. Modificaciones de programas académicos e. Modificaciones de normas académicas en el Catálogo Graduado 2.Resoluciones asesoras 36

Orden de los asuntos en los informes deliberativos del: Comité de Política Estudiantil 1.Resoluciones normativas a. Normas académicas del Catálogo General b. Normas académicas del Catálogo Graduado c. Reglamento General de Estudiantes 2.Resoluciones asesoras 37

Orden de los asuntos en los informes deliberativos del: Comité de Política sobre el Personal Docente 1.Resoluciones normativas a. Manual de la Facultad (orden de las secciones) b. Guías de Evaluación c. Otros documentos 2.Resoluciones asesoras 38

UNIVERSIDAD INTERAMERICANA DE PUERTO RICO Recinto Metropolitano Vigésimo Senado Académico de de 2010 Miembros del Vigésimo Senado Académico Sen., Presidente Sen., Secretario INFORME DEL COMITÉ A LA ASAMBLEA EN SU REUNIÓN ORDINARIA DEL VIGÉSIMO SENADO ACADÉMICO El Comité llevó a cabo reuniones los días del 2010. El Comité presenta a la Asamblea los siguientes asuntos para su información, consideración y acción pertinente: Informe de progreso Asuntos tratados en las reuniones Acuerdos Otros Informe deliberativo El Comité presenta en su Informe Deliberativo para la consideración de la Asamblea los siguientes asuntos: Asunto A: Resolución N-1 Resolución N-2 Resolución N-3 Resolución N-4 Asunto B: Resolución A-1 Resolución A-2 39

Informe Anual Es un resumen de lo que el comité trabajó durante el año. Se divide en las siguientes partes: Reuniones celebradas Participación de los miembros Consultas contestadas con su acción Logros obtenidos y asuntos atendidos Asuntos pendientes y recomendaciones

UNIVERSIDAD INTERAMERICANA DE PUERTO RICO Recinto Metropolitano Vigésimo Senado Académico INFORME ANUAL DEL COMITÉ Presidido por: Sen. Secretaria: Sen. REUNIONES CELEBRADAS: PARTICIPACIÓN DE LOS MIEMBROS: Nombres de los Número de Número de Número de veces miembros del comité veces presente veces excusado ausente CONSULTAS CONTESTADAS: Resolución Título Acción Tomada ASUNTOS Y TRABAJOS ATENDIDOS POR EL COMITÉ: ASUNTOS PENDIENTES Y RECOMENDACIONES 41

Firma del Presidente y Secretario en los Informes Todos los informes incluirán la firma en original de los presidentes y secretarios de los Comités Permanentes Artículo VI, 6.20.3 Reglas de Procedimientos para el Senado Académico del Recinto Metropolitano 42

Consultas para la atención n del Comité El comité puede recibir consultas: Del Consejo Universitario resoluciones de otros recintos que llegan para la opinión del Recinto Metro de parte del comité que atiende la resolución en el CU De un Recinto resoluciones de otros recintos que llegan para la opinión del Recinto Metro por medio del SA del Recinto que propone la resolución De la VPAAPS resoluciones de la VPAAPS para auscultar la opinión del Recinto Metro a una modificación o enmienda 43

Consultas La respuesta final del comité va con la firma del presidente del comité. La respuesta debe poderse defender ante la comunidad universitaria. Las consultas se someten a los miembros de los comités correspondientes de acuerdo al asunto, con excepción de los asuntos sobre personal docente que se somete a todos los senadores de facultad. Las consultas al Comité Ejecutivo se presentan ante la Asamblea para su decisión; son deliberativas.

Respuestas a las consultas La respuesta deber ser sometida al CU en la fecha solicitada; no es recomendable solicitar prórroga para contestar. La respuesta de no endoso debe estar justificada. Para someter una respuesta debe hacerse las consultas correspondientes para tener todos los argumentos necesarios para la decisión (endoso o no endoso de la misma). En ocasiones es necesario citar a otros miembros de facultad, decanos u otro personal de la comunidad académica.

UNIVERSIDAD INTERAMERICANA DE PUERTO RICO Recinto Metropolitano Vigésimo Senado Académico RESPUESTAS A CONSULTAS DEL CONSEJO UNIVERSITARIO Comité de: No. de Resolución: Título de la Resolución: Acción tomada y justificación: ( ) Endoso ( ) No Endoso Justificación: (solamente aplica si la respuesta es de no endoso) Nombre del Presidente del Comité: Firma del Presidente del Comité: Fecha: 46

Plan de Trabajo del Comité En las primeras reuniones de cada comité permanente se debe establecer un Plan de Trabajo del Comité para el Año Académico. Se debe incluir aquellos trabajos dejados pendientes por el comité del año anterior. Se debe incluir aquellos asuntos establecidos como prioridad por el Comité Ejecutivo y/o el Ejecutivo Principal de la Unidad. Se debe incluir aquellos asuntos de interés para los miembros del comité. 47

UNIVERSIDAD INTERAMERICANA DE PUERTO RICO RECINTO METROPOLITANO DECIMONOVENO SENADO ACADÉMICO PLAN DE TRABAJO DEL COMITÉ AÑO 2009-2010 OBJETIVOS ACTIVIDADES FECHA RECURSOS ASSESSMENT 48

Fecha de entrega del Plan de Trabajo El Comité Ejecutivo establece que a finales del mes de septiembre es la fecha límite para la entrega del Plan de Trabajo de los Comités Permanentes. El Comité Ejecutivo debe leer y estudiar los planes de los comités y podrá hacer recomendaciones al mismo. El Secretario Ejecutivo, enviará en o antes del 15 de octubre al CU los planes de trabajo de los comités del Senado de su Recinto Artículo VII, 7.30 (m) del Reglamento de SA. 49

Documentación n en la oficina SA Para cada comité en la oficina del Senado hay un expediente o cartapacio el cual debe tener: Plan de Trabajo del comité Convocatoria de cada reunión Hojas de asistencia de cada reunión Agenda de cada reunión Actas o minutas de cada reunión Tabulación de consultas Respuestas a las consultas

Gracias por su atención. n. Preguntas? 51