ÍNDICE 1. OBJETO Y ALCANCE... 2 2. ÁREAS INTERVINIENTES EN EL CONTROL DE LAS EMPRESAS CONTRATADAS... 3 2.1. Área responsable del cumplimiento del contrato... 3 2.2. Área de Compras... 4 2.3. Área de Vigilancia... 4 2.4. Control de Puerta... 4 2.5. Área de Seguridad Industrial... 5 3. CONTROL DE PERSONAL... 6 4. CONTROL DE HERRAMIENTAS, MATERIALES Y EQUIPOS... 8 4.1. Procedimiento para el ingreso... 8 4.2. Procedimiento para el egreso... 8 5. CONTROL DE VEHÍCULOS... 9 1
1. OBJETO Y ALCANCE Establecer los procedimientos generales en materia de control de las empresas contratadas, en cuanto al cumplimiento de la "Norma general sobre medidas de seguridad industrial para empresas contratadas". Según el trabajo a realizar o la dependencia donde se realice, estos procedimientos serán complementados con procedimientos particulares, los cuales se pondrán en conocimiento de la empresa adjudicataria con antelación suficiente al inicio de las actividades. 2
2. ÁREAS INTERVINIENTES EN EL CONTROL DE LAS EMPRESAS CONTRATADAS 2.1. Área responsable del cumplimiento del contrato Al confeccionar los pliegos de condiciones particulares para la contratación deberá solicitar el asesoramiento del área de Seguridad Industrial a efectos de especificar todos los aspectos particulares no incluidos en la "Norma general sobre medidas de seguridad industrial para empresas contratadas" y en la "Norma para el uso de equipo de protección personal" (Zonas o tareas donde debe usarse el equipo de protección personal) y que sean necesarios para la presentación de ofertas. Una vez realizada la adjudicación, será responsable de coordinar con la empresa adjudicataria los detalles para la operación y de informarle respecto a los procedimientos particulares que sean aplicables, con antelación suficiente al inicio de actividades. El funcionario designado como nexo entre la empresa contratada y el Organismo, conjuntamente con el área de Seguridad Industrial y con el capataz y el responsable de seguridad industrial de la empresa contratada, asignará el lugar donde deberá ubicarse el obrador y/o los baños químicos si correspondieran. Será responsabilidad de esta área controlar en base a la documentación presentada por la empresa, que la misma se encuentre asegurada contra accidente de trabajo y enfermedades profesionales según lo dispuesto en la Ley Nº 16.074, debiendo llevar los registros pertinentes a efectos de controlar la vigencia por el período que duren los trabajos. En caso de vencimiento del seguro de la empresa contratada o sub-contratista, deberá dar aviso inmediato a la empresa para su renovación y a Control de Puerta para que no permita el ingreso a la planta del personal de la empresa hasta tanto ésta no presente nuevo certificado. El día anterior al inicio de los trabajos por parte de la empresa contratada deberá comunicar lo siguiente: al área de Seguridad Industrial 1) Nombre de la empresa contratada 2) Trabajos a realizar 3) Lugar donde se van a realizar los trabajos 4) Cantidad de personal interviniente y horario a cumplir 5) Fecha de inicio y culminación de los trabajos 6) Funcionario designado como nexo entre la empresa y el Organismo 7) Responsable de la empresa en lo referente a Seguridad Industrial al área de Vigilancia 1) Nombre de la empresa contratada 2) Lugar donde se van a realizar los trabajos 3) Lista de personas con nombre, número de Cédula de Identidad, horario a cumplir y función (en particular la identificación del capataz y un suplente) Si la empresa trabaja con sub-contratistas, nombre de cada uno, período en que trabajará y el personal, con los mismos datos. 4) Si se utilizan vestuarios propios o del Organismo 5) Fecha de inicio y culminación de los trabajos 6) Funcionario designado como nexo entre la empresa y el Organismo 7) Responsable de la empresa en lo referente a Seguridad Industrial 3
al Control de Puerta 1) Nombre de la empresa contratada 2) Lugar donde se van a realizar los trabajos 3) Ubicación del lugar destinado para depósito de herramientas, equipos y materiales de la empresa 4) Fecha de inicio y culminación de los trabajos 5) Funcionario designado como nexo entre la empresa y el Organismo Las modificaciones o agregados a los datos originales deberán ser comunicados con los mismos requisitos. Es responsabilidad del funcionario designado como nexo el solicitar la habilitación de los trabajos al área de Seguridad Industrial, de acuerdo con lo establecido en cada dependencia y con la frecuencia que en cada caso se determine. Asimismo será responsable del cumplimiento de las normas y procedimientos vigentes para el desarrollo de actividades de la empresa contratada. En caso de contratación de mano de obra por intermedio de empresas, el personal de supervisión del Organismo a quien se asigne directamente el personal contratado será responsable de la seguridad del mismo en la ejecución de los trabajos. Una vez finalizados los trabajos contratados, el funcionario designado como nexo deberá comunicar de inmediato tal situación a: área de Vigilancia, para evitar el posterior ingreso de personas sin la debida autorización; área de Seguridad Industrial, para que verifique las condiciones de seguridad en que queda el área en que se ejecutaron los trabajos; Control de Puerta, a los efectos del inventario final previsto en el punto 4.2.4, y de evitar el posterior egreso de herramientas, materiales y equipos. En caso de haberse contratado una empresa para más de un trabajo, se comunicará la culminación de uno y el comienzo del otro, con todos los datos requeridos. 2.2. Área de Compras Deberá constatar que se agregue a los pliegos de condiciones particulares para contratar trabajos con empresas, la "Norma general sobre medidas de seguridad industrial para empresas contratadas" y la "Norma para el uso de equipo de protección personal" (Zonas o tareas donde debe usarse el equipo de protección personal). 2.3. Área de Vigilancia Deberá controlar el ingreso y egreso del personal y el cumplimiento de las disposiciones generales para el personal previstas en el punto 3.1. de la "Norma general sobre medidas de seguridad industrial para empresas contratadas". En caso de observar el no cumplimiento de las mismas deberá comunicar tal situación al funcionario designado como nexo entre la empresa y el Organismo. 2.4. Control de Puerta Se hace referencia al personal que en los accesos de cada dependencia deberá efectuar el control del ingreso y egreso de herramientas, materiales y equipos y vehículos. 4
2.5. Área de Seguridad Industrial Es responsabilidad de esta área la habilitación de todos los trabajos. Seguridad Industrial no habilitará ningún trabajo que no cumpla con los requisitos en cuanto a disposiciones legales exigidas y normas internas. Asesorará durante todas las etapas a las empresas contratadas sobre las medidas de seguridad que se deben adoptar, para evitar de esta forma pérdidas innecesarias de tiempo o accidentes. Controlará el cumplimiento de las disposiciones de seguridad, tanto del personal como de equipos e instalaciones, y adoptará medidas que impidan la continuación de los trabajos en caso de constatar el incumplimiento de las mismas. En caso de accidente de trabajo sufrido por personal de la empresa contratada, recibirá de ésta información detallada del mismo a efectos de elaborar índices estadísticos. 5
3. CONTROL DE PERSONAL 3.1 - EMPRESA ADJUDICATARIA con anterioridad al comienzo de los trabajos se presenta en el área responsable del cumplimiento del contrato con la siguiente documentación a) Nómina del personal que va a trabajar (nombre, número de Cédula de Identidad, horario a cumplir y función, en particular identificación del capataz y un suplente y responsable en lo referente a Seguridad Industrial) b) Documento que acredite que la empresa posee seguro contra accidente de trabajo y enfermedades profesionales vigente (Ley N 16.074) c) Certificado de Habilitación Policial de cada una de las personas que van a trabajar d) Carné de Salud vigente (adecuado a la función a desempeñar) para cada una de las personas que van a trabajar. 3.2 - ÁREA RESPONSABLE DEL CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO recibe documentación de la empresa contratada. Una vez verificada la misma, si cumple con todos los requisitos establecidos en la "Norma general sobre medidas de seguridad industrial para empresas contratadas", procede a realizar las comunicaciones pertinentes según lo dispuesto en el punto 2.1. de estos procedimientos. Deberá mantener un estricto control en cuanto a la vigencia de los certificados a efectos de no permitir el ingreso al Organismo del personal de la empresa contratada, que a su vencimiento no haya presentado la renovación. El Carné de Salud permanecerá en el área durante el período que la persona esté vinculada al Organismo. 3.3 - PERSONAL DE LA EMPRESA CONTRATADA se presenta en el puesto de vigilancia que corresponda y entrega al funcionario encargado del mismo Cédula de Identidad. El primer día de trabajo deberá presentarse acompañado del capataz. 3.4 - PUESTO DE VIGILANCIA recibe la Cédula de Identidad, controla que la misma esté vigente, verifica que coincidan los datos con los de la lista recibida del área responsable del cumplimiento del contrato y de no existir observaciones, procede a: controlar que cumplan con las disposiciones generales para el personal establecidas en la "Norma general sobre medidas de seguridad industrial para empresas contratadas" (punto 3.1.); el no cumplimiento de alguna de estas disposiciones hará que se le niegue el ingreso al Organismo; anotar el ingreso en la planilla correspondiente, incluyendo la hora en que se produce el mismo, firmar y anotar su número de registro; entregar al personal de la empresa contratada la tarjeta de identificación correspondiente; dar las indicaciones que sean necesarias en cada caso; el primer día de trabajo les indicará cuál es el lugar de concentración en caso de incendio, donde se encuentran los vestuarios, etc.; autorizar el ingreso. En el caso de que el funcionario de la empresa contratada deba marcar tarjeta, después de registrar su ingreso en control de entrada podrá pasar y hacer efectiva la marca de tarjeta. La Cédula de Identidad quedará retenida hasta el momento del egreso. 3.5 - PERSONAL DE LA EMPRESA CONTRATADA se traslada al área donde desempeñará sus tareas, presentándose al funcionario designado como nexo entre la empresa y el Organismo. Al finalizar su horario de trabajo procede a: marcar la tarjeta; entregar la tarjeta de identificación en el Puesto de Vigilancia. 6
3.6 - PUESTO DE VIGILANCIA recibe de personal de la empresa la tarjeta de identificación, controla contra listado de personal de la empresa, anota en planilla la hora en que se produce el egreso, firma y anota su número de registro. Entrega la Cédula de Identidad al personal de la empresa y autoriza el egreso. Al final del día envía la planilla al responsable del área. Las planillas quedan archivadas conjuntamente con la documentación prevista en el punto 2.1. hasta treinta días después de finalizada la contratación respectiva. 7
4. CONTROL DE HERRAMIENTAS, MATERIALES Y EQUIPOS Tanto para el ingreso como para el egreso de bienes de la empresa contratada se aplicarán los procedimientos previstos a continuación, con los ajustes que cada dependencia establezca como complemento. 4.1. Procedimiento para el ingreso 4.1.1 - EMPRESA CONTRATADA se presenta en Control de Puerta con remito membretado de la empresa, con descripción individual de herramientas, materiales y equipos que ingresará al área, en original y copia. 4.1.2 - CONTROL DE PUERTA controla las herramientas, los materiales y los equipos con el remito membretado de la empresa. Requiere la firma del capataz de la empresa. De no existir observaciones, firma ambas vías, entrega la copia al capataz y autoriza el ingreso. Archiva el original hasta la finalización de los trabajos. CONTROL DE PUERTA puede requerir el asesoramiento de personal especializado o del funcionario designado como nexo para realizar el control físico de los bienes que ingresan. 4.1.3 - FUNCIONARIO DESIGNADO COMO NEXO en el caso de los vehículos de carga y las máquinas, notifica al área de Seguridad Industrial para la inspección de seguridad. 4.2. Procedimiento para el egreso 4.2.1 - EMPRESA CONTRATADA para el egreso parcial de herramientas, materiales y equipos, emite remito membretado de la empresa con el detalle de bienes, en original y copia, con la firma del capataz de la empresa y el funcionario designado como nexo. 4.2.2 - CONTROL DE PUERTA recibe de empresa original y copia de remito membretado, verifica concordancia con los bienes en cantidad y calidad y de no existir discrepancias firma autorizando el egreso. Entrega la copia a la empresa y archiva el original hasta la finalización de los trabajos. 4.2.3 - EMPRESA CONTRATADA al finalizar la obra prepara remito membretado de la empresa con el detalle de las herramientas, los materiales y los equipos a retirar del Organismo, en original y copia, con la firma del capataz y del funcionario designado como nexo. 4.2.4 - FUNCIONARIO DESIGNADO COMO NEXO envía original del remito membretado de la empresa a Control de Puerta y solicita la realización de inventario. 4.2.5 -CONTROL DE PUERTA retira del archivo remitos membretados de la empresa que se encuentran en su poder, realiza inventario de herramientas, materiales y equipos, controlando la existencia física contra la documentación. De existir concordancia, firma de conformidad original y copia del remito membretado de la empresa autorizando el egreso total de bienes de la empresa. Entrega copia al capataz de la empresa y archiva el original con el resto de la documentación por treinta días. De existir discrepancias, comunica tal circunstancia al funcionario designado como nexo para el reconocimiento de las diferencias detectadas. Una vez autorizado el egreso total, el funcionario de Control de Puerta acompaña al vehículo de la empresa hasta su salida de planta. 8
5. CONTROL DE VEHÍCULOS Para el ingreso de los vehículos necesarios para la realización de los trabajos de la empresa contratada, se procederá de acuerdo con lo dispuesto en el "Procedimiento para el control de entrada y circulación de vehículos en las plantas del Organismo" (Procedimiento Nº 2). Dichos vehículos no podrán permanecer dentro de planta fuera del horario de la misma. 9