MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE EMISIÓN DE PERMISO DE FUNCIONAMIENTO INTERFAZ DEL CIUDADANO. [Versión 4.0]

INTERFAZ DEL CIUDADANO [Versión 4.0]

de 31 CONTROL E HISTORIAL DE CAMBIOS Versión Descripción del cambio Fecha de Actualización 1.0 Versión Inicial 8/abril/2016 2.0 Actualización 14/abril/2016 3.0 Actualización 30/mayo/2016 4.0 Actualización 01/julio/2016

de 31 Contenido 1. INTRODUCCION... 4 2. ALCANCE... 4 3. ACCESO AL SISTEMA... 4 4. CREACION DE CUENTA... 6 5. PAGINA PRINCIPAL DE SU CUENTA... 10 6. MI CUENTA... 12 6.1. VER O MODIFICAR MIS DATOS... 12 6.2. CAMBIAR LA CLAVE DE ACCESO... 13 7. OPCIONES DEL SISTEMA... 15 7.1. REGISTRO DE ESTABLECIMIENTOS... 15 7.1.1. AGREGAR UN NUEVO ESTABLECIMIENTO... 15 7.2. TRAMITE PARA UN NUEVO PERMISO... 22 7.3. VERIFICACIÓN DE REQUISITOS... 24 7.4. VERIFICACIÓN DE PAGOS... 29

de 31 1. INTRODUCCION El Ministerio del Interior en su proceso de modernización, implementa el sistema (SITMINT) para la gestión de los trámites de emisión y renovación de Permisos de Funcionamiento, con la finalidad de facilitar y agilizar la obtención del permiso de los establecimientos regulados por esta Cartera de Estado. El sistema está diseñado para ambiente web (funcionamiento vía internet) el cual permite que los trámites sean realizados en la mayoría de casos sin interacción directa (física) entre las partes. 2. ALCANCE El presente manual de usuario está elaborado para aquellas personas que requieren obtener el permiso de funcionamiento para sus establecimientos, y está orientado a guiar al usuario hacia el uso correcto del sistema. 3. ACCESO AL SISTEMA Para acceder al sistema el usuario tiene dos alternativas: a) Abrir un explorador web e ingresar la siguiente dirección: http://www.mdi.gob.ec/permiso-funcionamiento b) Ingresar a la página del Ministerio del Interior (www.mdi.gob.ec) y seleccionar la opción Permisos de Funcionamiento :

de 31 Independientemente de la alternativa que utilice para acceder al sistema, una vez que lo haga, se visualiza el formulario donde se solicitan los datos para ingresar, mismos que corresponden a su país de origen (nacionalidad), tipo de documento (cédula de identidad o pasaporte), número de documento y clave; recuerde que estos datos corresponden a su cuenta la cual debe ser previamente creada a través del mismo sistema. Coloque aquí sus datos y presione el botón Ingresar. Si los datos no están correctos el sistema le indicará a través de un mensaje, caso contrario se muestra la página principal de su cuenta. Si usted aún no tiene una cuenta debe crearla, para saber cómo realizar este paso diríjase al siguiente punto Creación de Cuenta.

de 31 4. CREACION DE CUENTA Para obtener un permiso de funcionamiento debe ingresar al sistema, y para ingresar al sistema debe tener una cuenta de usuario habilitada. La creación de una cuenta de usuario la puede realizar a través de la página principal del sistema presionando el botón Obtener mi Cuenta : Es importante resaltar que la opción para creación de una cuenta está disponible únicamente para personas que tengan una cédula de identidad Ecuatoriana. Si usted no tiene nacionalidad Ecuatoriana pero si el documento (pasaporte) con el que registró su establecimiento en el SRI, debe acercarse a las instalaciones de la recaudación fiscal de su provincia (Gobernación o Intendencia) y solicitar la creación de la cuenta en el sistema. Al ingresar a la opción de creación de cuenta el sistema le muestra un nuevo formulario que contiene varios campos relacionados con información personal:

de 31 Todos los campos de este formulario son obligatorios, y tienen la siguiente descripción: País de Nacimiento: como se había mencionado anteriormente, este formulario está disponible únicamente para personas con cédula de identidad Ecuatoriana, por lo que este campo tiene el dato por defecto de Ecuador y no se puede cambiar. Tipo de Documento: una persona puede registrarse en el sistema con cualquiera de los siguientes documentos, cédula de identidad y pasaporte. Queda claro que personas Ecuatorianas deben registrarse con su cédula y personas extranjeras con su pasaporte. Al igual que el campo anterior, aquí el dato por defecto es Cedula de Identidad y no se puede cambiar. Número de Cédula: el único valor admitido en este campo es su número de cédula ecuatoriana, además debe considerar lo siguiente:

de 31 Los datos de la cuenta deben coincidir con los datos del RUC de su establecimiento, es decir, el número de cédula que se coloca para crear la cuenta debe coincidir con el número de cédula proporcionado al SRI para la obtención del RUC. Apellidos: aquí debe poner su apellido paterno y apellido materno tal y como consta en su cédula de identidad. Nombres: en este campo debe poner sus nombres tal y como consta en su cédula de identidad. Fecha de Nacimiento: ponga aquí su fecha de nacimiento, tomado en cuenta el forma día/mes/año. Puede digitar la fecha o puede seleccionarla tal y como se indica: Para moverse entre meses o años solo presione la parte superior del selector. Indicador Dactilar: corresponde a uno de los datos de su cédula de identidad y lo puede encontrar en la siguiente ubicación:

de 31 Clave: aquí debe poner la clave que utilizará para ingresar al sistema, misma que debe tener una longitud mínima de 6 caracteres. Confirmación de Clave: aquí debe repetir la clave solicitada en el campo anterior, esto para efectos de validación. Una vez que haya puesto todos los datos de este formulario debe presionar el botón Registrar, en el caso de que sus datos no estén correctos el sistema le indicará el erro a través de un mensaje, caso contrario deberá visualizar el siguiente mensaje: El único indicativo de que su cuenta fue creada es que el sistema le emita un mensaje como el indicado, de esta manera será dirigido a la página principal para que acceda a su cuenta.

5. PAGINA PRINCIPAL DE SU CUENTA MINISTERIO DEL INTERIOR Página 10 de 31 Si usted ya dispone de una cuenta puede ingresar al sistema para visualizar las opciones a las que tiene acceso a través de la página principal de su cuenta. Si es la primera vez que usted ingresa, el sistema le muestra un formulario donde le solicita colocar su información de contacto (dirección de correo, número de teléfono convencional y celular) para así finalizar con el registro de su información personal. El registro de estos datos no es opcional sino obligatorio, caso contrario el sistema no le permitirá utilizar las demás opciones. Una vez que ha colocado estos datos debe presinar el botón Guardar y el sistema confirmará la acción con el siguiente mensaje: Ya que ha finalizado con el registro de información de contacto el sistema le muestra la siguiente pantalla que corresponde a la página principal de su cuenta:

de 31 Siguiendo la numeración indicada en la figura anterior, la estructura de esta página se resume en: A. Barra de Acceso: contiene dos opciones de acceso rápido, en la parte izquierda usted puede visualizar la opción para ir la página principal y en la parte derecha la opción para salir del sistema Cerrar Sesión. También puede ubicar el nombre del usuario al que pertenece la cuenta. B. Mi Cuenta: esta sección contiene opciones relacionadas con su cuenta del sistema, puede modificar datos de contacto o cambiar la clave de acceso. C. Opciones del Sistema: en esta sección se encuentran las opciones que le permiten registrar a su establecimiento, así como también realizar las tareas necesarias para obtener un permiso de funcionamiento.

de 31 D. Consultas: aquí se muestran las opciones que le permiten consultar información relacionada con su cuenta y procesos, se facilita el acceso a reportes y también puede descargar el manual de usuario del sistema. E. Este punto corresponde a una tabla de datos donde se muestra un listado de todos los permisos de funcionamiento que tenga activos dependiendo del cuantos establecimientos tenga y para cuantos de estos establecimientos completó el proceso para la obtención de un permiso. F. En este punto se pude visualizar otra tabla la cual contiene un listado de todos los mensajes que el sistema le emite por cada acción que usted realice. 6. MI CUENTA Contiene opciones relacionadas con su cuenta del sistema, puede modificar datos de contacto o cambiar la clave de acceso. 6.1. VER O MODIFICAR MIS DATOS Si desea visualizar los datos de su cuenta o modificar su información de contacto puede realizarlo a través de esta opción: Una vez que ha seleccionado esta opción el sistema le muestra una ventana donde aparecen los datos de su cuenta y sobre estos la posibilidad de modificar los datos de contacto. Si usted desea cambiar los datos de contacto solo escriba en el campo que corresponda y por último presione el botón Guardar.

de 31 6.2. CAMBIAR LA CLAVE DE ACCESO Si por algún motivo desea cambiar su clave de acceso al sistema pude hacerlo a través de esta opción: El sistema le muestra un formulario donde se le solicita colocar su clave actual y su nueva clave.

de 31 Una vez que ha colocado los datos debe presionar el botón Procesar y el sistema le emite un mensaje indicando que se ha cambiado la clave de manera correcta caso contrario recibirá un mensaje con el error respectivo. Recuerde que esta opción solo puede utilizarla una vez que ha ingresado al sistema, por lo tanto no es una opción para recuperar una clave sino para cambiar la actual. Si por algún motivo usted no recuerda su clave para ingresar al sistema debe revisar el apartado RECUPERAR CLAVE.

de 31 7. OPCIONES DEL SISTEMA En esta sección se encuentran las opciones que le permiten registrar a su establecimiento, así como también realizar las tareas necesarias para obtener un permiso de funcionamiento. 7.1. REGISTRO DE ESTABLECIMIENTOS A través de esta opción usted podrá gestionar los datos de sus establecimientos sobre los cuales requiere obtener un permiso. Recuerde que para obtener un permiso primero debe registrar los datos del establecimiento luego sobre este aplicar una transacción para dicha acción. La página para la gestión de establecimientos es la siguiente: 7.1.1. AGREGAR UN NUEVO ESTABLECIMIENTO La información de sus establecimientos es obtenida de manera directa desde el SRI, se realiza un proceso interno a través del cual se solicita al SRI todos los establecimientos asociados con el número de cédula de su cuenta.

de 31 Si los datos son encontrados el sistema le muestra una ventana con su información tributaria incluyendo un listado de los establecimientos que haya registrado en el SRI. Para registrar los datos de un establecimiento debe presionar el botón Nuevo, luego debe esperar a que el sistema le muestre la ventana mencionada: Como se puede apreciar la ventana contiene datos del RUC y de los establecimientos, recuerde que tanto el RUC como el establecimiento tienen un campo que determina su estado en el SRI, por ejemplo un establecimiento cerrado no puede ser utilizado en el sistema así como un RUC inactivo o suspendido. Para continuar usted debe presionar el botón Seleccionar ubicado en la parte izquierda del registro de la tabla de datos, de esta manera el sistema le muestra una nueva ventana donde le solicita datos adicionales para culminar con el registro del establecimiento.

de 31 Aquí puede observar que el formulario ya contiene datos precargados desde el SRI, de los cuales la mayoría no están habilitados para ser modificados. Así también contiene otros campos sobre los cuales usted debe colocar el dato correcto. Debe tomar en cuenta que todos los datos aquí puestos son útiles y necesarios para la obtención de un permiso así como también para efectos de control ya que estos datos son los que van a mostrarse en el permiso. Si usted pone información ficticia podrá ser objeto de sanciones. A continuación una breve descripción de cada uno de los campos presentes en el formulario: RUC: es el número de RUC de su establecimiento, es tomado desde el SRI y no admite modificación. Razón Social: es la denominación legal del establecimiento, es tomado desde el SRI y no admite modificación. Nombre Comercial: es la denominación que identifica al establecimiento en el tráfico mercantil y que sirve para distinguirla de otros establecimientos, es tomado desde el SRI y no admite modificación.

de 31 Cédula del Representante Legal: Corresponde al número de cédula del representante legal o dueño del establecimiento, este dato proviene de la cuenta del sistema y no admite modificación. Nombres del Representante Legal: Información de la persona registrada como representante legal (o dueño del establecimiento) de acuerdo al número de RUC proporcionado, este dato proviene de la cuenta del sistema y no admite modificación. Nombres del Administrador: En este campo debe poner el nombre del administrador del establecimiento, si su establecimiento no tiene administrador debe poner la información que se encuentra en el campo Nombres del Representante Legal. Número de Establecimiento: Corresponde al número de establecimiento identificado por el SRI, por lo tanto no admite modificación. Tipo de Establecimiento: indica la actividad comercial del establecimiento relacionada con el permiso, de aquí se toma el horario y el valor para el permiso. Debe seleccionar el correspondiente a su establecimiento y es un dato obligatorio. Provincia: indica la provincia donde se encuentra el establecimiento, debe seleccionar de entre el listado la correcta. Es un dato obligatorio. Cantón: indica el cantón donde se encuentra el establecimiento, debe seleccionar de entre el listado el correcto. Es un dato obligatorio. Parroquia: indica la parroquia donde se encuentra el establecimiento, debe seleccionar de entre el listado la correcta. Es un dato obligatorio. Calle Principal: aquí debe poner la calle principal donde se encuentra ubicado el establecimiento, debe ser el dato exacto y es obligatorio. Calle Secundaria: aquí debe poner la calle secundaria en donde se encuentra ubicado el establecimiento, debe ser el dato exacto. Este dato es opcional para quienes están ubicados en lugares donde no existe calle secundaria. Número de Casa: aquí debe el número de casa, edificio o lugar en donde se encuentra ubicado el establecimiento, debe ser el dato exacto. Este dato es

de 31 opcional para quienes están ubicados en lugares donde no existe numeración. Referencia del lugar: en este campo debe describir alguna referencia para que sea fácil la identificación del establecimiento. Este dato es opcional. Teléfono: Corresponde al número de teléfono del establecimiento o local, es un dato obligatorio. Una vez que ha completado la información debe presionar el botón Siguiente, luego se muestra una nueva ventana que contiene un mapa sobre el cual debe señalar la ubicación exacta del establecimiento. Cabe mencionar que este paso es opcional por lo que puede Dependiendo de los datos que haya puesto en el paso anterior, el mapa se ubicará de manera automática en una ubicación cercana a su establecimiento. Para mover el apuntador de la ubicación, arrástrelo con el mouse o de clic directamente en el mapa y este se moverá. También puede hacerlo más grande o

de 31 más pequeño dependiendo de su necesidad con los iconos de zoom. Si desea cambiar a una vista más real de lo visualizado puede presionar en el botón Satélite o regresar al mapa por defecto presionando el botón Mapa. También existe otra opción que permite tener una vista más detallada del lugar en el mapa, para ello presione el botón con forma de persona donde se encuentra su establecimiento: y arrástrelo al lugar

de 31 Para regresar a la vista normal del mapa presione el botón con una flecha que apunta a la izquierda: Este paso es opcional, pero se recomienda que usted ubique su establecimiento en el mapa para efectos de validación y control de datos. Para finalizar con el registro del establecimiento en el sistema debe presionar el botón Guardar, ante lo cual recibirá un mensaje de confirmación y su establecimiento se mostrará en el listado de la página:

7.2. TRAMITE PARA UN NUEVO PERMISO MINISTERIO DEL INTERIOR Página 22 de 31 Para solicitar el permiso de funcionamiento debe seleccionar la opción Trámite para un Nuevo permiso Se desplegará una ventana donde puede seleccionar el establecimiento para el cual quiere solicitar el permiso de funcionamiento. Nota: En este menú solo apareceran los establecimientos ingresados en la opción Registro de establecimientos Una vez determinado el establecimiento seleccionamos generar trámite

de 31 Generado el trámite el sistema nos indicara la fecha en la cual fue ingresada, el estado actual del trámite y el tipo de tramite que ha creado.

7.3. VERIFICACIÓN DE REQUISITOS MINISTERIO DEL INTERIOR Página 24 de 31 Como parte de la solicitud de permiso de funcionamiento se requiere presentar los requisitos necesarios para la obtención del mismo, para lo cual debe seleccionar la opción Verificación de requisitos Para lo cual se desplegará la siguiente ventana En esta ventana debe seleccionar el establecimiento al cual queremos tramitar el permiso de funcionamiento y el tipo de trámite que se va a realizar

de 31 El sistema automáticamente nos desplegará los requisitos que se deben presentar para el tipo de establecimiento que se especificó anteriormente. Nota: Existen dos tipos de requisitos. El externo se refiere al requisito que debe ser cargado por el ciudadano que solicita el permiso y el interno son aquellos requisitos que son gestionados de manera interna por el Ministerio del Interior. Para cargar los requisitos en el sistema de click en la opción Ver/Cargar Para lo cual se desplegará la siguiente ventana

de 31 Debe dar click en la opción Seleccionar y buscamos el archivo que corresponde al requisito que vamos a cargar. Nota: El sistema solo permite cargar archivos de hasta 2MB y en fomarto PDF. Una vez cargado el archivo el estado automaticamente cambiara a cargado y nos mostrara un visto en el requisito cargado.

de 31 Una vez que cargados todos los requisitos seleccione la opción Enviar requisitos y automáticamente el estado cambiara a en revisión. Despues de cargado todos los requisitos, un funcionario del Ministerio del Interior evaluará cada uno de ellos y podra aprobarlos, devolverlos o negarlos bajo el cumplimiento de la normativa legal vigente. Una vez realizado este análisis recibirá las respectivas notificaciones. En la página principal tenemos la sección de Notificaciones donde recibira de manera automática cualquier novedad sobre el estado de cada uno de los trámites.

de 31 Para lo cual en el menú verificación de requisitos puede revisar el estado de cada uno de los requisitos enviados. En el caso de presentar alguna novedad en los requisitos devueltos se debe cargar nuevamente el requisito, corrigiendo las novedades señaladas para luego dar click a la opción enviar requisitos. Despues de aprobar todos los requisitos por parte del Ministerio del Interior, recibirá notificiaciones las cuales le informarán sobre las actividades realizadas con su trámite. Nota: Si alguno de los requisitos es negado por parte del funcionario a cargo el trámite automáticamente será cancelado. Nota: si dentro de los requisitos consta Informe de Inspección de Intendencia, usted deberá esperar a que el sistema le envíe una notificacion de cuando le realizará la inspección física, o en su lugar el funcionario a cargo de la inspección fisica de su establecimiento se pondrá en contacto con usted para acordar la fecha y hora de la inspección.

de 31 7.4. VERIFICACIÓN DE PAGOS Una vez que todos los requisitos fueron aprobados por el Ministerio del Interior se debe cancelar el monto asignado para el tipo de actividad del establecimiento seleccionado la opción Verificación de pagos. Se desplegará una ventana donde se indicará el código de pago y el valor a cancelar para la emisión del permiso de funcionamiento solicitado. Pagos pendientes por trámites realizados: en esta tabla se podrá visualizar los pagos pendientes de los trámites que se encuntran en vigencia para ser aprobados, y que tendran que ser cancelados.

de 31 Pagos pendientes de años anteriores: En esta tabla se podrá visualizar el estado de pagos pendientes que debrán ser cancelados obligatoriamaente para que pueda continuar con el proceso Nota: El pago correspondiente se lo debe realizar en cualquier agencias del Baco del Pacífico o sus corresponsales a nivel nacional, indicando su número de cédula y el código de pago señalado en el sistema. Una vez que usted haya realizado el pago, el sistema le enviará una notificación en un plazo de 48 horas indicándole que su permiso de funcionamiento se encuentra habilitado para imprimirlo. Recuerde que las notificaciones se encuentra en la página principal del sistema. De click a la opción imprimir y automaticamente se desplegara la ventana donde se visualizará el respectivo permiso.