Anexo I Pliego de prescripciones técnicas para la contratación del servicio logístico de almacenamiento externo de productos sanitarios de ASEPEYO, Mutua de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales de la Seguridad Social nº151 1
Índice 1. Objeto del Pliego. 2. Duración del contrato. 3. Importe de licitación. 4. Alcance del servicio. 4.1. Recepción física integral. 4.2. Almacén de productos. 4.3. Picking y manipulación. 4.4. Logística inversa. 4.5. Gestión administrativa 4.6. Horario del servicio. 5. Medios necesarios para la prestación del servicio. 5.1. Recursos: Instalaciones, equipamiento y medios informáticos. 5.2. Recursos Humanos. 6. Otras obligaciones del adjudicatario. 7. Coordinación, organización y seguimiento. 8. Facturación. 9. Criterios de Adjudicación. 2
1. Objeto. El presente pliego de prescripciones técnicas tiene por objeto regular las condiciones técnicas mínimas que han de regir la contratación del servicio logístico de almacenamiento externo de productos sanitarios de ASEPEYO, Mutua de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales de la Seguridad Social nº151. La prestación del servicio se efectuará con arreglo a los requerimientos y condiciones que se estipulan en este pliego de prescripciones técnicas, así como en lo correspondiente al pliego de condiciones particulares. 2. Duración del contrato. La duración del contrato será de 1 año, de 1 de enero de 2012 a 31 de diciembre de 2012. 3. Importe de licitación. El presupuesto máximo de licitación anual del servicio logístico de almacenamiento externo de productos sanitarios que se dispone es: 180.000 anuales, IVA excluido. 4. Alcance del servicio. Los servicios a prestar por el adjudicatario se concretan en los siguientes procesos: 4.1. Recepción física integral. Almacenamiento y custodia de los productos sanitarios indicados por Mutua ASEPEYO. Identificación y confirmación, cualitativa y cuantitativa, de la entrega realizada. Para la realización de estos procesos se actuará con los procedimientos establecidos por la Dirección de Compras de Mutua ASEPEYO y/o aquellos otros que, de mutuo acuerdo, se acordaran por las partes. Se establecerá un calendario de comprobación sistemática periódica sobre existencias, caducidades, estado de los productos, etc. Asimismo el contratista realizará junto con el personal de ASEPEYO que crea oportuno, la realización de inventarios físicos anuales de todo el centro logístico. Además de cuantos inventarios parciales establezca ASEPEYO para el control de la mercancía y la valoración posterior que se pueda hacer de los mimos. Comunicación inmediata de discrepancias con la orden de compra y seguimiento de incidencias hasta resolución con el proveedor. Descarga de productos ya sea en palets o en bultos sueltos. Desestiba y separación por lotes de producto. Repaso cuantitativo y cualitativo de lotes. Comprobación de correspondencia con orden de compra generada por Mutua ASEPEYO. Etiquetaje y adecuación por lotes para su ubicación en almacén. Orientativamente indicamos el número de operaciones anuales estimadas son: o 1700 albaranes. o 3000 palets descargados de origen proveedor. o 18000 bultos descargados para paletizar y ubicar. 3
4.2. Almacén de productos. Consiste en la ubicación de la mercancía en depósitos adecuados, palets, diversos tipos de estanterías, superficie almacén, etc. Además de: Mantenimiento y gestión de productos obsoletos y de baja rotación para evitar caducidades. Cuando la mercancía no se recibe en embalajes correctos se procederá al cambio por otros internos. La ubicación se realizará por el sistema FIFO, no mezclando ni lotes, ni caducidades. o Se estima la gestión de 1000 palets diarios de media. 4.3. Picking y manipulación. Esto conllevará los siguientes trabajos: Picking por operario recopilando los productos de cada pedido. Repaso en mesa central de cantidades y anotaciones de caducidades y lotes. Montaje y precintado de cajas e inserción de la mercancía para expedición. Etiquetado adhesivo con destino de la expedición. Preparación para el transporte, paletizado y flejado para su envío. Carga al camión de transporte para su expedición. Separación de los pedidos según zonas de transporte asignadas por ASEPEYO. o Se estima la gestión de 14.000 pedidos. o 70.000 líneas. 4.4. Logística inversa. Desmanipulación de mercancía procedente de devoluciones comprobando caducidades, lotes y cantidades para incorporación al stock o proceder a su baja. La empresa adjudicataria deberá hacerse cargo del traspaso de documentación y procesos que en ese momento se encuentren en trámite. Verificación y notificación, confirmando la procedencia de los productos. Notificación a ASEPEYO de dicha devolución y tramitación hasta su devolución al proveedor. Verificación del primer suministro del producto recibido. Gestión con el transporte hasta recepción de la devolución. Retorno de envases y embalajes, conforme a la normativa inversa de gestión de residuos de ASEPEYO y aplicación a la normativa ISO 14001. Cualquier otra actuación de carácter análogo a lo anteriormente descritas en este punto. 4.5. Gestión administrativa. Esto incluye los siguientes trabajos: Recepción y mecanización de pedidos. Gestión de compras y seguimiento de faltas. Línea telefónica exclusiva de atención al cliente. Gestión de incidencias. 4
Repaso de la entrada de compras e inclusión de la copia informática y orden de compra. Punteo y repaso de facturas de transporte. Archivo y mantenimiento de originales. Copias de seguridad. Valija de documentación y paquetería. Mantenimiento de local e infraestructura. Control del producto. Seguimiento del transporte. De ser necesario, completar datos de cliente y cantidades en pedidos. Resumen diario de entradas, con detalle de proveedor y producto. 4.5. Horario del servicio: Salidas desde el almacén: De lunes a viernes de 13 a 14:30 horas. Entregas en dependencias de ASEPEYO: De lunes a viernes, entre las 9 y las 18 horas. 5. Medios necesarios para la prestación del servicio. 5.1. Recursos: Instalaciones, equipamiento y medios informáticos. Tanto el local de almacenaje, como sus instalaciones, cumplirán con toda la normativa legal que le sea de aplicación de acuerdo con la actividad objeto del contrato. Además deberá reunir todos los requisitos reglamentarios de seguridad y salubridad que garanticen la correcta conservación e integridad de todo el material sanitario en él depositado, tales como prevención de robos, detección y extinción de incendios, protección contra humedades, adecuadas condiciones ambientales, etc. La empresa licitadora deberá acreditar detalladamente todos estos aspectos en su oferta técnica. Es objetivo de Dirección de Compras mejorar los recursos y la eficiencia de la logística interna. Es por ello que será la responsable de realizar la correspondiente supervisión y seguimiento de la ejecución del servicio. En este sentido, la empresa adjudicataria deberá contar con las suficientes instalaciones, equipamientos y aplicativos informáticos para desarrollar este servicio objeto del pliego: a) Instalaciones: Para la prestación del servicio objeto del contrato el adjudicatario dispondrá de un local con autorización certificada por el organismo correspondiente para agrupar y almacenar material sanitario, de acuerdo con lo especificado en el pliego de condiciones particulares. En dicho local se deberá recepcionar y custodiar toda la mercancía que ASEPEYO indique objeto del servicio de almacenamiento de productos sanitarios. Este local deberá tener un volumen capaz de ubicar más de 1200 palets y contar con las instalaciones necesarias para la prestación del servicio objeto del contrato, estando debidamente legalizado al igual que sus instalaciones, y reunirá todos los requisitos reglamentarios de seguridad y salubridad que garanticen la buena conservación e integridad de la mercancía allí depositada. 5
Puesto que se trata de llevar a cabo un servicio de almacén de productos sanitarios, las instalaciones deberán tener claramente diferenciadas al menos las siguientes zonas: recepción de mercancías, devolución pedidos, preparación de pedidos y zona administrativa. Se deberá disponer de almacén separado y específicamente autorizado para inflamables con la finalidad de mantener la seguridad y salubridad de los productos sanitarios. Atendiendo al tipo de servicio a prestar y a la tipología de producto a tratar, se valorará que el local esté situado lo más próximo a la ciudad de Barcelona, para un correcto control y seguimiento del servicio de almacenamiento. En este sentido se valorará positivamente una proximidad no mayor a 15 kilómetros des de la ciudad de Barcelona. b) Equipamiento: Será por cuenta del adjudicatario la dotación, reposición y mantenimiento de todos los elementos de transporte y/o almacenamiento que, para la correcta prestación del servicio sean necesarios. Así como aquellos otros que sean solicitados por ASEPEYO y cuya financiación no suponga para aquel un desequilibrio económico (convenientemente acreditado) del importe del presente contrato. c) Aplicativos informáticos: Se valorará el compromiso de facilitar aplicativos informáticos compatibles con la estructura de la red informática de ASEPEYO, facilitando el traspaso de datos y el seguimiento de la gestión en el almacén. Por este motivo, la empresa licitadora deberá indicar en su oferta técnica de qué programas y aplicaciones informáticas dispone para la prestación del servicio, valorándose positivamente la disponibilidad de un enlace on-line para el acceso de nuestros datos La empresa adjudicataria deberá adaptar sus aplicaciones informáticas a la estructura de la red informática de ASEPEYO, con el programa office 2003 y ficheros TXT y PDF. 5.2. Recursos Humanos. La empresa adjudicataria deberá contar con el personal necesario para atender el servicio contratado. El personal que aporta la empresa adjudicataria estará cualificado para su función, debiendo tener experiencia y formación suficiente en logística. Dicho personal dependerá exclusivamente del adjudicatario, quien tendrá todos los derechos y obligaciones inherentes a su condición de empresario y deberá cumplir las disposiciones vigentes en materia laboral y Plan de Prevención de Riesgos Laborables. ASEPEYO se reserva la posibilidad de solicitar a la empresa adjudicataria la sustitución del personal asignado a los trabajos cuando ocurran circunstancias debidamente justificadas que repercutan de forma considerable sobre la correcta ejecución del servicio objeto del contrato. 6
6. Otras obligaciones del adjudicatario. La empresa adjudicataria proporcionará a Mutua ASEPEYO un número de teléfono, como mínimo, que deberá estar siempre operativo, para cada uno de los supuestos. Las empresas deberán presentar un interlocutor único y en exclusiva para ASEPEYO. La empresa adjudicataria deberá prestar la información que requiera ASEPEYO con relación a la situación de sus envíos sin coste adicional. La empresa adjudicataria asumirá todo el traslado del stock del actual emplazamiento al nuevo almacén, sin coste adicional. 7. Coordinación, organización y seguimiento. Dirección de Compras será el encargado de velar por el estricto cumplimiento de lo exigido en este Pliego; siendo este el interlocutor válido entre la empresa y el citado organismo en materias relacionadas con el funcionamiento del servicio. La empresa adjudicataria deberá designar un Coordinador o gestor del servicio contratado que deberá asumir las siguientes funciones: Servir de nexo entre ASEPEYO y la empresa adjudicataria, encargándose de canalizar las incidencias que se produzcan en el desarrollo del servicio, reportando a su empleador las quejas, sugerencias, e inquietudes que puedan aparecer. Vigilar el cumplimiento de las obligaciones laborables de los profesionales encargados de prestar los servicios contratados en este pliego, como superior jerárquico, directo, organizando o implantando los horarios de trabajo, turnos, etc., y demás directrices impartidas por el empresario adjudicatario. La empresa adjudicataria diseñará un sistema de localización y aviso urgente que permita la comunicación rápida entre ambas instituciones por si las peculiaridades del servicio lo requirieran. 8. Facturación. La facturación se realizará mensualmente por parte de la empresa adjudicataria y será remitida a la dirección indicada tras la adjudicación del servicio. 9. Criterios de Adjudicación. a) Oferta Económica: 40 puntos La oferta económica se valorará dando la máxima puntuación a la oferta más económica. Las demás ofertas serán valoradas de acuerdo a la siguiente función: Oferta más baja admitida Puntuación = 40 x Oferta presentada 7
b) Proposición técnica: 35 puntos. Calidad de la Oferta y adecuación al Pliego de Prescripciones Técnicas. Capacidad técnica de la empresa, valorará positivamente una proximidad no mayor a 15 kilómetros des de la ciudad de Barcelona. Instalaciones Plan de Gestión de Incidencias. Programa de trabajo. Prevención en riegos laborables. Aplicativos informáticos c) Certificaciones: 10 puntos. Sistemas de gestión certificados en las siguientes Normas y Reglamentos: Norma ISO 14001 e ISO 9001 Otras certificaciones. d) Mejoras: 15 puntos. Será considerada mejora aquellas aportaciones que impliquen un valor añadido a las características solicitadas en el pliego y estén directamente relacionadas con los recursos y requisitos de ejecución del servicio. 8