EMPRESA DE ENERGIA DE BOGOTA S.A. ESP Casa Matriz del Grupo Energía de Bogotá - GEB SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS 3000001116 VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA SELECCIÓN DIRECTA DE ASEGURADORAS PROGRAMA DE SEGUROS Bogotá D.C., Abril de 2014
TABLA DE CONTENIDO SECCION I: INSTRUCCIONES GENERALES Y REQUISITOS 1. DEFINICIONES 2. OBJETO 3. ALCANCE DE LA OFERTA 4. NATURALEZA DE LA SOLICITUD 5. REGIMEN JURIDICO 6. LOS OFERENTES 7. IDIOMA 8. CAUSALES DE INHABILIDAD, IMPEDIMENTO O INCOMPATIBILIDAD PARA CONTRATAR CON LA EMPRESA 9. MANIFESTACIONES DE LOS OFERENTES 10. INSPECCION DE LOS RIESGOS 11. GARANTIA DE SERIEDAD DE LA OFERTA 12. PRESENTACION DE LAS OFERTAS 13. PLAZO PARA LA PRESENTACION DE LAS OFERTAS 14. PRORROGA DEL PLAZO PARA LA PRESENTACION DE LAS OFERTAS 15. DIRECCION PARA LA CORRESPONDENCIA 16. ACLARACIONES Y MODIFICACIONES 17. DESVIACIONES Y EXCEPCIONES 18. MODALIDAD DE COTIZACION 19. FORMA DE PRESENTACION DE LA OFERTA 20. CAUSALES DE RECHAZO 21. VALIDEZ DE LA OFERTA 22. EXPEDICION DE LAS POLIZAS 23. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO 24. RESERVAS ESPECIALES 25. PROCEDIMIENTO PARA ESCOGER CONTRATISTA SECCION II: ESPECIFICACIONES DEL BIEN O SERVICIO 1. GENERALIDADES SECCION III: CRITERIOS Y METODOLOGIA DE EVALUACION DE LAS OFERTAS 1. GENERALIDADES 2. METODOLOGIA PARA EVALUACION Y CALIFICACION 3. METODOLOGIA DE EVALUACION 3.1. ANALISIS JURIDICO 3.2. ANALISIS TECNICO 3.3. ANALISIS DE ECONOMICO SECCION IV: PRESENTACION Y FORMATOS DE LA SOLICITUD PUBLICA DE OFERTAS ANEXOS Y FORMATOS EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP Página 2 de 67
ANEXO 1: ANEXO 2: ANEXO3: ANEXO 4: ANEXO 5: EXPERIENCIA SINIESTRAL FORMULARIO DE SOLICITUD DE SEGURO DE INFIDELIDAD Y RIESGOS FINANCIEROS FORMULARIO DE SOLICITUD DE SEGURO DE RESPONSABILIDAD CIVIL DIRECTORES Y ADMINISTRADORES ESTADOS FINANCIEROS DE LAS EMPRESAS DEL GRUPO CUADRO DE VENCIMIENTOS PROGRAMA DE SEGUROS FORMATO 1: CARTA DE PRESENTACION DE LA OFERTA FORMATO 2: RESUMEN DE LA OFERTA FORMATO 3: PRESENTACION GARANTIA DE SERIEDAD DE LA OFERTA FORMATO 4: INFORMACION GENERAL DEL OFERENTE FORMATO 5: INFORMACION GENERAL DEL REPRESENTANTE FORMATO 6: DEMANDAS, MULTAS Y/O SANCIONES FORMATO 7: DESVIACIONES, EXCEPCIONES Y/O ACLARACIONES FORMATO 8: OFERTA ECONÓMICA FORMATO 9: EXPERIENCIA DEL OFERENTE (PRIMAS) FORMATO 10: EXPERIENCIA DEL OFERENTE (SINIESTROS) FORMATO 11: RELACION DE LAS FIRMAS REASEGURADORAS FORMATO 12: DECLARACION DE CONFORMIDAD DEL OFERENTE FORMATO 13: COMPROMISO DE CONFIDENCIALIDAD FORMATO 14: ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD PARA RECIBIR INFORMACION PREVIA FORMATO 15: ANEXOS DE LA PROPUESTA EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP Página 3 de 67
SECCION I INSTRUCCIONES GENERALES Y REQUISITOS 1. DEFINICIONES Los siguientes términos, tendrán para efectos de este DOCUMENTO, el significado que se define a continuación: 1.1. CONTRATISTA: Calidad del OFERENTE seleccionado una vez suscribe el CONTRATO. 1.2. CONTRATO: Acuerdo perfeccionado como producto del PROCESO. Para efectos del presente proceso, el contrato será la póliza acordada y las condiciones generales y particulares de la misma. 1.3. DOCUMENTO: Se refiere al documento de solicitud de ofertas, sus adendas y demás comunicaciones que produzca LA EMPRESA en desarrollo del PROCESO. 1.4. EMPRESA: Empresa de Energía de Bogotá S.A. ESP. 1.5. GRUPO: Lo conforman la Empresa de Energía de Bogotá S.A. ESP (EEB), Transportadora de Gas Internacional S.A. ESP (TGI) ambas con sede en Colombia, Gas Natural de Lima y Callao S.R.L. - CALIDDA, CONTUGAS S.A.C., EEB INGENIERIA Y SERVICIOS EEBIS las tres con sede en Lima Perú y Transportadora de Energía de Centroamérica S.A. TRECSA, EEB INGENIERIA Y SERVICIOS EEBIS con sede en Guatemala o cualquier otra EMPRESA actual o futura que haga parte del Grupo Energía de Bogotá - GEB. 1.6. OFERTA: Propuesta presentada por el OFERENTE en atención a la solicitud contenida en el DOCUMENTO. 1.7. OFERENTE: Compañías de Seguros legalmente establecidas en Colombia, que presenten oferta. Se aceptará la presentación de ofertas a través de la figura de COASEGURO, limitado a máximo 2 ASEGURADORAS. 1.8. PROCESO: Etapas previstas en el DOCUMENTO para la selección de un OFERENTE o CONTRATISTA, incluidos los trámites contractuales internos de la EMPRESA. 1.9. ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD: Documento que deben suscribir los oferentes interesados en presentar oferta para acceder a, experiencia siniestral (Anexo No. 1) y los formularios de solicitud de IRF (Anexo No. 2) y RC D&O (Anexo No. 3), los estados financieros de las Empresas del GRUPO (Anexo No. 4.) y el cuadro de vencimientos del actual programa (Anexo No. 5). 2. OBJETO.- La EMPRESA, se encuentra interesada en recibir OFERTAS comerciales para la selección del CONTRATISTA o CONTRATISTAS para la contratación de las pólizas de seguros requeridas para amparar y proteger el personal, la operación, los activos y los intereses patrimoniales de propiedad del GRUPO, para cada una de sus Empresas actuales o futuras o por los que sea legalmente responsable, de conformidad con las presentes instrucciones y especificaciones técnicas establecidas en la Sección II Condiciones particulares y especificaciones técnicas de este DOCUMENTO. Las pólizas que conforman el programa de seguros objeto de la presente solicitud pública, son las siguientes: EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP Página 4 de 67
ITEM PÓLIZA 1 GRUPO - INFIDELIDAD & RIESGOS FINANCIEROS GRUPO - RC DIRECTORES & A DMINISTRADORES EEB - MANEJO GLOBAL COMERCIAL TGI - MANEJO GLOBAL COMERCIAL EEB - RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL TGI - RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL 2 EEB - VIDA GRUPO INTEGRALES. EEB - VIDA GRUPO CONVENCIONADOS EEB - ACCIDENTES PERSONALES EEB - EXEQUIAS TGI - VIDA GRUPO TGI - ACCIDENTES PERSONALES TGI - EXEQUIAS EEB - VIDA GRUPO DEUDORES TGI - VIDA GRUPO DEUDORES 3 EEB - INCENDIO GRUPO DEUDORES EEB - AUTOS EEB - TRANSPORTE DE MERCANCIAS TGI - INCENDIO GRUPO DEUDORES TGI - AUTOS TGI - TRANSPORTE DE MERCANCIAS NOTA 1: Los oferentes PODRÁN presentar oferta para uno, varios o todos los ítems de pólizas, ya sea en forma individual o en Coaseguro. NOTA 2: Las ofertas presentadas para cualquier grupo de pólizas DEBERÁN comprender todas y cada una de las pólizas que conforman cada ítem. No se aceptan ofertas parciales para cada uno de los ítems de las pólizas, so pena de rechazo. 3. ALCANCE DE LA OFERTA.- La descripción detallada del contenido que debe incluir la OFERTA se encuentra en la Sección II del DOCUMENTO. 4. NATURALEZA DE LA SOLICITUD.- La SOLICITUD y el PROCESO no constituyen oferta comercial ni obligan a la EMPRESA a aceptar las OFERTAS recibidas, ni a suscribir contratos con los OFERENTES. 5. REGIMEN JURIDICO.- La SOLICITUD, el PROCESO, la OFERTA y el CONTRATO, se rigen por el Estatuto de Contratación y el Manual de Interventoría de la EMPRESA, los Códigos Civil y de Comercio, así como por las disposiciones especiales que les sean aplicables por la naturaleza de la actividad de la EMPRESA en cada país. Los OFERENTES deberán someterse a las leyes vigentes durante el PROCESO y la ejecución del CONTRATO, en los aspectos laborales, de ingeniería, tributarios, cambiarios, de industria y comercio, de importación y exportación, de transportes, construcción, ambientales, de seguridad y de salud ocupacional y en general en la legislación que le sea aplicable, en relación con las actividades ejecutadas en cada uno de los países en donde se desarrollen las actividades contempladas en el presente DOCUMENTO. La OFERTA presentada por los OFERENTES, se regirá por los términos del artículo 845 y siguientes del Código de Comercio Colombiano y demás normas concordantes. EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP Página 5 de 67
6. LOS OFERENTES.- Podrán presentar oferta exclusivamente las Compañías de Seguros que estén debidamente autorizadas por la Superintendencia Financiera de Colombia para ejercer la actividad aseguradora en cada uno de los ramos incluidos en la OFERTA. Para el efecto deberán acreditar su capacidad así: 6.1. Personas jurídicas: 6.1.1. Deberán acreditar su existencia y representación legal con el certificado expedido por la Superintendencia Financiera, cuya expedición a la fecha de presentación de LA OFERTA no podrá ser superior un (01) mes. En todo caso, el OFERENTE deberá garantizar fronting para la expedición de pólizas en cada país en que operan las empresas del GRUPO. Así mismo debe acreditar que su duración no será inferior al plazo de ejecución de LA OFERTA o CONTRATO. En caso de ser necesario de acuerdo con los estatutos sociales vigentes, debe acreditar la autorización al representante legal por parte de Junta Directiva, Asamblea, Junta de Socios u órgano competente, según corresponda para comprometer a la sociedad por el valor de LA OFERTA y del CONTRATO. El acta de autorización correspondiente deberá estar debidamente asentada en los libros de actas, y la copia aportada deberá ser autorizada por el secretario o por el representante de la sociedad. En el evento de estar próximo el vencimiento de la duración de la sociedad indique si se encuentra en trámite alguna extensión y señale el estado en que se encuentra. 6.1.2. Certificado de Existencia y Representación Legal de la Superintendencia Financiera de Colombia, con fecha de expedición no mayor a 60 días. 6.1.3. Acreditar que la duración de la sociedad no será inferior al plazo del CONTRATO y tres (3) años más. (Para este caso, la duración de la sociedad no podrá ser inferior a 2 años vigencia estimada de las pólizas y 3 años más). 6.1.4. LOS OFERENTES no deben estar incursos en alguna de las incompatibilidades previstas en el Estatuto de Contratación de la EMPRESA. 6.2. COASEGURO: No puede estar integrada por más de dos (2) personas jurídicas (Aseguradoras) y deberá acreditarse dicha condición mediante documento escrito que deberá contener los siguientes requisitos: 6.2.1. La denominación o razón social de las personas integrantes, los términos y extensión de la participación en la OFERTA y en su ejecución, los cuales no podrán ser modificados sin la aprobación de la EMPRESA; las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos y su responsabilidad. Adicionalmente deberá establecer el pacto de responsabilidad solidaria frente a la EMPRESA, para el desarrollo del CONTRATO en caso de que sean seleccionados. 6.2.2. Porcentaje de participación. 6.2.3. La designación de la persona que, para todos los efectos, representará a la forma asociativa, con facultades amplias y suficientes para obligar a todos los integrantes de la misma en la negociación de la oferta, y ejecución de lo ofrecido, y para la representación judicial o extrajudicial. El representante designado deberá manifestar expresamente su aceptación. EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP Página 6 de 67
6.2.4. Las personas que integran el COASEGURO deben cumplir individualmente con los requisitos jurídicos y acompañar los documentos requeridos sobre existencia y representación legal. Además, deben acreditar individual o conjuntamente los demás requisitos técnicos y financieros establecidos en este DOCUMENTO. 6.2.5. En caso de aceptación de la OFERTA, todos los integrantes del coaseguro o aseguradoras deberán estar inscritos en el Registro de Proveedores, previo a la suscripción del CONTRATO. 6.2.6. Las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la oferta y de los contratos mencionados, afectarán a los miembros que conformen el Coaseguro, en forma solidaria. 6.2.7. El Coaseguro deberá mantener su duración hasta tanto permanezca vigente la póliza con éste contratada por LA EMPRESA como producto del presente proceso y tres (3) años más. NOTA: Con la sola participación en el presente proceso, los participantes aceptan ser solidarios integralmente respecto de los riesgos y las obligaciones que se contraigan con la EEB y las filiales a las que se prestará el servicio objeto del presente proceso. 6.3. Los OFERENTES deberán cotizar los seguros y amparos de acuerdo con el alcance, descripción y especificaciones técnicas establecidas en la Sección II Condiciones particulares y especificaciones técnicas, de esta SOLICITUD DE OFERTA. NOTA: Los integrantes del COASEGURO no podrán ceder entre ellos su participación en la asociación ni modificar su alcance sin el previo consentimiento de LA EMPRESA. Las faltas, multas y demás sanciones derivadas del incumplimiento de las obligaciones contenidas en la OFERTA, y la eventual relación jurídica que surja de la misma, se impondrán de acuerdo con la participación de cada uno de sus integrantes en la ejecución. 7. IDIOMA.- El idioma oficial del PROCESO, el CONTRATO y la totalidad de las comunicaciones en desarrollo de los mismos es el español. LA EMPRESA autorizará expresamente la presentación de documentos en idioma diferente. 8. CAUSALES DE INHABILIDAD, IMPEDIMENTO O INCOMPATIBILIDAD PARA CONTRATAR CON LA EMPRESA: En ningún caso LA EMPRESA aceptará OFERTAS ni suscribirá CONTRATOS con personas que se encuentren incursas en las causales de inhabilidad, incompatibilidad o impedimento establecidas en la ley colombiana, el Estatuto de Contratación de la EMPRESA y en el Código de Buen Gobierno de la EMPRESA. Los OFERENTES no podrán hacer uso de información privilegiada, acto de competencia desleal o conflicto de interés de acuerdo con lo establecido en la Ley y en el Código de Buen Gobierno de la EMPRESA. Si al OFERENTE le sobreviniere alguna de las inhabilidades, incompatibilidades o impedimentos establecidos en la Ley o en el Estatuto de Contratación el Código de Buen Gobierno de la EMPRESA (los cuales manifiesta conocer y los encuentran publicados en la página web de la Empresa www.eeb.com.co), deberá renunciar a los derechos surgidos de su participación en el proceso de selección de la Solicitud. 9. MANIFESTACIONES DE LOS OFERENTES: Será obligación de los OFERENTES la manifestación expresa y por escrito en LA OFERTA sobre: 9.1. No encontrarse incurso en ninguna de las causales de inhabilidad, o incompatibilidad que le impidan contratar con LA EMPRESA. 9.2. No haber hecho uso de información privilegiada, o incurrido en un acto de competencia desleal o conflicto de interés de acuerdo con lo establecido en la Ley y/o en los Estatutos o Código de Buen Gobierno de la EMPRESA. EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP Página 7 de 67
9.3. No encontrarse en insolvencia o incursas en liquidación. 9.4. De igual manera deberá manifestar que la firma no está impedida para contratar con la EMPRESA por situaciones de relaciones comerciales o de parentesco con quienes ostentan la calidad de administradores de la Empresa. 9.5. Los procesos judiciales en curso en los cuales se encuentre calidad de demandante o demandado respecto de alguna de las empresas que conforman el Grupo Energía de Bogotá (entre otras, la Empresa de Energía de Bogotá S.A. ESP, - EEB S.A ESP, Transportadora de Gas Internacional S.A. ESP- TGI S.A ESP- Distribuidora Eléctrica de Cundinamarca S.A. ESP DECSA S.A ESP, Empresa de Energía de Cundinamarca S.A. ESP EEC S.A ESP, Transportadora de Energía de Centroamérica S.A.- TRECSA, CONTUGAS S.A.C y Gas Natural de Lima y Callao - CALIDDA y EEB Ingeniería y Servicios S.A. Y las demás Empresas que conformen el Grupo y que se encuentren publicadas en la página web de la EMPRESA y la Fundación). 9.6. Los incumplimientos o sanciones que le hayan sido impuestos o declarados judicial y administrativamente con ocasión de su actividad contractual en los últimos cinco (5) años. 9.7. No encontrarse en las listas OFAC (CLINTON) y ONU; así mismo debe manifestar, en caso de tratarse de personas jurídicas, que sus miembros de junta directiva o junta de socios, sus representantes legales o revisor fiscal, tampoco se encuentren en dichas listas. La existencia de procesos judiciales en curso en los cuales se encuentre EL OFERENTE en calidad de demandante o demandado respecto de alguna de las empresas del Grupo Energía de Bogotá, así como los incumplimientos declarados y las sanciones impuestas (diferentes a las caducidades) serán objeto de evaluación, pero por sí mismas no impedirán la celebración del CONTRATO. De acuerdo con lo anterior, LA EMPRESA se reserva el derecho de suscribir o no el CONTRATO correspondiente. 10. POSIBILIDAD DE INSPECCIÓN DE LOS RIESGOS Para todos los OFERENTES el día 29 de Abril de 2014 a las 3:00 p.m. en el piso 1º. SALA AMÉRICA de la sede principal de la EMPRESA (Carrera 9ª. # 73 44 de Bogotá) se hará una Reunión Informativa sobre el Grupo Energía de Bogotá, así como del objeto y alcance de esta SOLICITUD. Si se llegaren a acordar visitas a los riesgos, las visitas deberán ser realizadas por cuenta y riesgo de los OFERENTES; en tal virtud, los costos asociados, transporte, alojamiento, manutención y los riesgos inherentes a las mismas estarán a su cargo. 11. GARANTIA DE SERIEDAD DE LA OFERTA.- Dentro de los ASPECTOS ECONOMICOS DE LA OFERTA deberá adjuntarse el original de la garantía de seriedad. En las OFERTAS, los OFERENTES deberán constituir a su costa y a favor de EMPRESA de Energía de Bogotá S.A. ESP. NIT 899.999.082-3, cualquiera de las siguientes garantías: 1. Póliza de Seguros 2. Garantía Bancaria, para responder por la Seriedad de la OFERTA por una cuantía equivalente a la sumatoria de las cuantías individuales, indicadas a continuación, fijadas para cada ITEM sobre el cual se presente o incluya en la OFERTA: ITEM 1 : Setenta millones de pesos M/cte ($70.000.000) ITEM 2 : Setenta Millones de pesos M/cte ($70.000.000) ITEM 3 : Setenta Millones de pesos M/cte ($70.000.000) Ejemplo: Si un OFERENTE presenta oferta por los ITEMS 2 y 3, entonces deberá constituir una Garantía de Seriedad de la Oferta por ciento cuarenta millones de pesos ($140.000.000) ml. La Garantía debe estar vigente por 90 días calendario contados a partir de la fecha de presentación de la OFERTA, acompañada en el caso de la póliza de seguros del recibo de pago de EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP Página 8 de 67
la prima correspondiente. La póliza de seriedad de oferta debe ser emitida por una compañía de seguros diferente al OFERENTE (independiente o coaseguro) que está participando de la presente solicitud de oferta. En todo caso, el OFERENTE seleccionado se comprometerá a mantenerla vigente hasta que se emitan los contratos de seguros correspondientes. Si la OFERTA es presentada como COASEGURO, en la Garantía deben figurar como tomadores, cada una de las personas integrantes del mismo. En el evento en que la garantía de Seriedad de la OFERTA sea una póliza de seguro, deberá ser otorgada y suscrita por el Tomador o Afianzado en formato a favor de Empresas de Servicios Públicos ESP. Los gastos que demande la expedición de esta Garantía correrán por cuenta del OFERENTE. 12. PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS.- Las secciones técnica y económica de LA OFERTA se presentarán en original y una (1) copia física y una copia en medio magnético, en sobres separados. La copia incluirá toda la información de la propuesta original. En caso de discrepancias entre la copia y el original de LAS OFERTAS, primará esta última sobre aquella. 12.1. Cada sobre debe estar cerrado y rotulado de la siguiente forma: Nombre y número de la solicitud de OFERTAS. Nombre del OFERENTE y NIT (Para Uniones Temporales, será el nit de los integrantes). Identificación del contenido del sobre. Todos los sobres deberán contener los documentos relacionados en la sección 4 - Presentación y Formularios incluyendo las copias en medio magnético, en CD, de los archivos en Word y Excel de todos los formularios de la oferta. 12.2. El sobre marcado ORIGINAL OFERTA TÉCNICA deberá contener debidamente foliados: 12.2.1. La carta de presentación suscrita por el representante legal o apoderado, facultados para comprometer al OFERENTE. 12.2.2. LA OFERTA técnica y los anexos en ella relacionados. 12.2.3. Documentos que acrediten la existencia y representación legal del OFERENTE y de sus integrantes. 12.2.4. Documentos que acrediten la información financiera y técnica descrita en esta SOLICITUD. 12.2.5. La información que EL OFERENTE desee incluir. 12.3. El sobre marcado ORIGINAL OFERTA ECONÓMICA deberá contener debidamente foliados: 12.3.1. El original completo de LA OFERTA económica. 12.3.2. La garantía de seriedad de LA OFERTA y el recibo de pago de la prima respectiva 13. PLAZO PARA LA PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS.- Los OFERENTES entregarán las OFERTAS en la ventanilla de correspondencia de la EMPRESA, localizada en la Carrera 9ª. # 73 44 piso 1 de la ciudad de Bogotá D.C., a más tardar el día 19 de mayo de 2014 a las 15:00 horas, de lo cual se dejará constancia con el sello del reloj de recibo de correspondencia de la EMPRESA. EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP Página 9 de 67
Las OFERTAS presentadas fuera de la hora aquí establecida no serán evaluadas. El único sitio de recepción de las ofertas será la ventanilla de radicación de correspondencia indicada. 14. PRÓRROGA DEL PLAZO PARA LA PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS.- Los plazos fijados en la SOLICITUD podrán ser prorrogados por la EMPRESA antes del vencimiento, para lo cual ésta efectuará el correspondiente aviso de prensa informando la adenda cuyos términos estarán en la página web de la EMPRESA. 15. DIRECCIÓN PARA LA CORRESPONDENCIA.- Toda la correspondencia relativa al PROCESO deberá dirigirse de la siguiente manera: EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP. Vicepresidencia Administrativa SPUO No. 3000001116 Dirección: Carrera 9ª. # 73-44 primer piso. Ciudad: Bogotá Fax: (57 1) 326 8010 16. ACLARACIONES Y MODIFICACIONES.- Si existen dudas sobre el contenido y alcance del DOCUMENTO o se encuentran incongruencias, errores u omisiones o si se requiere la modificación en el mismo, se deberá hacer la correspondiente petición de aclaración, por una sola vez y por escrito a la EMPRESA a más tardar hasta las 15:00 horas (3:00 p.m.) del día treinta (30) de abril de 2014. La EMPRESA contestará todas las solicitudes por medio escrito y pondrá a disposición, copia de las preguntas y respuestas a todos los demás OFERENTES. La EMPRESA no atenderá consultas personales ni telefónicas. La serie de preguntas y respuestas se publicará en la página web de la Empresa. No se responderán las consultas que sean formuladas fuera del plazo arriba mencionado, salvo que LA EMPRESA lo considere pertinentes. Durante el periodo de evaluación de las OFERTAS y por medio de comunicación escrita, la EMPRESA podrá solicitar aclaraciones o precisiones a las OFERTAS presentadas o el envío de documentos complementarios. La EMPRESA aceptará las respuestas siempre y cuando las mismas no impliquen modificaciones o adiciones al valor de la OFERTA inicial y sean atendidas dentro del plazo otorgado por la EMPRESA. Si por decisión de la Empresa o por resultado de la serie de preguntas o respuestas fuera necesario aclarar el presente documento de solicitud de ofertas, LA EMPRESA expedirá mediante adenda escrita las modificaciones pertinentes y prorrogará los plazos de la solicitud, si es necesario. 17. DESVIACIONES Y EXCEPCIONES.- La EMPRESA se reserva el derecho de aceptar o rechazar, total o parcialmente, las desviaciones o excepciones de las OFERTAS que hayan sido o no declaradas por el OFERENTE y solamente se considerarán las desviaciones y excepciones contenidas en el Formato No. 7 de la OFERTA, según la metodología prevista en el presente documento. Si la EMPRESA guarda silencio, se entiende que las mismas se han rechazado. 18. MODALIDAD DE COTIZACIÓN: Los precios se cotizarán en pesos colombianos. En LA OFERTA, EL OFERENTE deberá discriminar el IVA. De no discriminarse se entenderá incluido. EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP Página 10 de 67
En el evento en que LA OFERTA sea presentada en cualquier otra moneda, se hará el cálculo en moneda legal colombiana según la TRM del día de la presentación de la misma para efectos de realizar la comparación económica de las OFERTAS. 19. FORMA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA 19.1. CONDICIONES TÉCNICAS BÁSICAS OBLIGATORIAS Las condiciones Técnicas Básicas Obligatorias se encuentran contenidas en el SECCIÓN II de la presente solicitud pública de ofertas y corresponden a los términos de las coberturas, cláusulas y demás condiciones particulares mínimas exigidas, que por sus especiales características requieren de una exigencia particular de cumplimiento que no puede obviarse y por lo tanto los oferentes deben con base en éstas, formular sus ofertas. Las condiciones estipuladas en la Sección II, no requieren adjuntarse a la oferta que se presente y, por lo tanto, se entenderán ofrecidas dichas condiciones con la sola presentación de la oferta. Así las cosas, el oferente autoriza a la EMPRESA contratante para que tenga como Condiciones Técnicas Básicas Obligatorias ofrecidas las allí contenidas. En el evento en que un oferente las incluyera en su oferta, sus condiciones y contenido no serán revisados, ni serán tenidos en cuenta, aspecto que declara y acepta el oferente. En todo caso, y considerando que las Condiciones Técnicas Básicas Obligatorias corresponden a condiciones obligatorias de carácter particular, en caso de existir discrepancia entre éstas y cualquiera de los textos de la oferta o de las pólizas, clausulados generales, certificados y/o demás documentos contenidos en la oferta, las Condiciones Técnicas Básicas Obligatorias, prevalecerán sobre cualquier información y/o condición. 20. CAUSALES DE RECHAZO.- Son causales para que una OFERTA no sea considerada por la EMPRESA: 20.1. Que el OFERENTE se encuentre incurso en alguna de las causales de inhabilidad, incompatibilidad o impedimento previstas por la Ley o el Estatuto de Contratación de la EMPRESA, así mismo que el OFERENTE, los miembros de su Junta Directiva, los Representantes Legales o el Revisor Fiscal se encuentren incluidos en las listas OFAC (CLINTON) o ONU. 20.2. Que se haya comprobado que el OFERENTE usó información privilegiada, o que incurrió en un acto de competencia desleal o conflicto de interés de acuerdo con lo establecido en la Ley y/o en los Estatutos o Código de Buen Gobierno de la EMPRESA. 20.3. Que la carta de presentación de la OFERTA no se presente o no se encuentre suscrita por el representante legal o apoderado, facultados previamente para comprometer al OFERENTE. 20.4. Que no se anexe la garantía de seriedad de la OFERTA junto con el recibo de pago o que la misma presente defectos que el OFERENTE no corrija dentro del plazo previsto para ello por la EMPRESA. 20.5. Que la OFERTA se presente en un lugar diferente al determinado por la solicitud de OFERTAS o extemporáneamente. 20.6. Que la OFERTA presente deficiencias que no puedan ser aclaradas o que impidan su comparación. 20.7. Que el OFERENTE no acepte las condiciones técnicas básicas obligatorias al grupo o grupos de pólizas a los cuales presenta oferta, establecidas en la sección II. 20.8. Que OFERENTE presente ofertas parciales por grupo de pólizas. 20.9. Que EL OFERENTE no subsane las observaciones realizadas por LA EMPRESA dentro del plazo que ésta determine. 20.10. Que se presenten ofertas condicionadas. EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP Página 11 de 67
21. VALIDEZ DE LA OFERTA.- Las tasas, primas y condiciones ofrecidas en la OFERTA deberán tener una validez mínima de noventa (90) días calendario a partir de la fecha de entrega de la misma a la EMPRESA. 22. EXPEDICIÓN DE LAS POLIZAS.- El OFERENTE seleccionado, deberá otorgar los respectivos contratos de seguros (pólizas) dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha en que le sea comunicada la aceptación de su OFERTA. No obstante lo anterior, la(s) Aseguradora(s) a quien(es) se adjudique cada uno de los ítems de pólizas, deberán emitir la póliza o nota de cobertura correspondiente, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de la comunicación en que la EMPRESA notifique la aceptación de la oferta y en todo caso antes de la fecha de vencimiento de cada una de las pólizas vigentes contempladas en el anexo No. 5. El CONTRATISTA deberá inscribirse en el registro de proveedores de la EMPRESA, proceso que deberá efectuarse con anterioridad a la entrega de las pólizas originales, para lo cual deberá allegar entre otros documentos el Registro Único Tributario RUT. El CONTRATISTA deberá cumplir con los requisitos necesarios para comenzar a ejecutar los contratos de seguro a partir de la fecha de inicio de vigencia que les corresponda, conforme al cuadro de vencimientos indicados en la sección II. Si el OFERENTE seleccionado, sin justa causa, no suscribe los contratos de seguros dentro del término señalado, quedará a favor de la EMPRESA, en calidad de sanción, el valor de la garantía constituida para responder por la seriedad de la OFERTA, sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de los perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la citada garantía. Lo anterior, sin perjuicio de que la EMPRESA pueda asignar los contratos de seguros (pólizas) con el segundo OFERENTE mejor calificado según las condiciones del DOCUMENTO y en su defecto, con el que lo suceda en el orden de calificación correspondiente. 23. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO 23.1. Plazo de vigencia de los contratos de seguros (pólizas): La contratación de los seguros será de dos (2) años contados a partir del inicio de vigencia, con expedición anual de las pólizas; Para el efecto, previo al vencimiento anual, con antelación no inferior a sesenta (60) días calendario, se efectuará la revisión de las condiciones técnicas y económicas de los seguros para el siguiente periodo anual. PARÁGRAFO: Las Empresas del GRUPO se reservan el derecho de aceptar o no las condiciones de renovación anual de las pólizas. Nómina de Reaseguradores: El CONTRATISTA se compromete a mantener una nómina de Reaseguradores para los Items de pólizas 1, 2 y 3 de igual o mejor calificación que los que respaldan la OFERTA, durante toda la vigencia del CONTRATO. En el caso que durante la vigencia del CONTRATO sea necesario modificar el esquema de reaseguros, el nuevo esquema deberá ser informado previamente a la EMPRESA. 23.2. Forma de pago: Los pagos de las primas de los contratos de seguros (Pólizas), se harán así: Los pagos de las primas serán efectuados por cada EMPRESA, dentro de los treinta (30) días calendario, siguientes a la fecha de entrega de la póliza. EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP Página 12 de 67
Las EMPRESAS del GRUPO, efectuará al momento del pago, los descuentos por concepto de retención en la fuente y los demás que procedan contractual y legalmente, según la normatividad de cada país. En el evento en que las cuentas o facturas sean presentadas en dólares, el pago se hará de acuerdo con la TRM del día en que se efectúe el pago. 23.3. Interventoría: Cada EMPRESA verificará la ejecución y cumplimiento de los contratos de seguros por medio del Interventor que designe para ese propósito y se reserva el derecho de contratar la interventoría con personas naturales o jurídicas. El Interventor ejecutará su labor de conformidad con lo previsto en el Manual de Interventoría de la EMPRESA, disponible para consulta a través de la página Web de la EMPRESA. (www.eeb.com.co) 23.4. Intermediario de Seguros: Los seguros objeto de este proceso se contratarán de forma directa por parte de LA EMPRESA, es decir, sin participación de intermediario de seguros. 23.5. Responsabilidad del CONTRATISTA: Correrán por cuenta del CONTRATISTA los daños que le sean imputables durante el término de vigencia de los contratos por acción, omisión, operación, error técnico, negligencia o descuido suyo o de cualquiera de quienes integran su equipo de trabajo. De acuerdo con lo previsto por los artículos 2341 y 2342 del Código Civil Colombiano, también correrá por su cuenta cualquier reparación, ordenada legal o judicialmente, por daño o perjuicio causado a un tercero o al personal de la EMPRESA con ocasión de la ejecución de los contratos. La EMPRESA repetirá o podrá compensar las sumas de dinero que cancele directamente por daños imputables al CONTRATISTA, incluidos los gastos y costos ocasionados cuando así lo ordene una autoridad judicial o administrativa. 23.6. Impuestos: En el valor de la OFERTA y de las correspondientes facturas cuando se esté ejecutando el CONTRATO se debe discriminar el IVA. El IVA que debe facturar el CONTRATISTA será retenido por la EMPRESA en el porcentaje vigente, establecido por la ley para el efecto y el saldo será pagado con el valor de la correspondiente factura, excepto en los casos en que el CONTRATISTA sea agente retenedor del IVA. La EMPRESA practicará las retenciones por el impuesto al valor agregado IVA, a menos que el CONTRATISTA este clasificado como gran contribuyente o agente retenedor del IVA, mediante resolución de la DIAN. 24. RESERVAS ESPECIALES.- En la etapa de análisis de las OFERTAS y de selección del CONTRATISTA, la EMPRESA se reserva el derecho de aceptar o de no aceptar ninguna OFERTA. De igual forma, la EMPRESA se encuentra facultada para adjudicar por Items, buscando siempre el mejor de los intereses para la EMPRESA. 25. PROCEDIMIENTO PARA ESCOGER CONTRATISTA.- Se realizará siguiendo la metodología establecida en la Sección III - Criterios y metodología de evaluación de las ofertas, de esta Solicitud de Ofertas. EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP Página 13 de 67
SECCIÓN II ESPECIFICACIONES DEL BIEN O SERVICIO 1. GENERALIDADES El OFERENTE deberá presentar oferta para uno, varios o todos los ITEMS (Grupos de pólizas) que a continuación se indican: ÍTEM PÓLIZA 1 GRUPO - INFIDELIDAD & RIESGOS FINANCIEROS GRUPO - RC DIRECTORES & A DMINISTRADORES EEB - MANEJO GLOBAL COMERCIAL TGI - MANEJO GLOBAL COMERCIAL EEB - RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL TGI - RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL 2 EEB - VIDA GRUPO INTEGRALES. EEB - VIDA GRUPO CONVENCIONADOS EEB - ACCIDENTES PERSONALES EEB - EXEQUIAS TGI - VIDA GRUPO TGI - ACCIDENTES PERSONALES TGI - EXEQUIAS EEB - VIDA GRUPO DEUDORES TGI - VIDA GRUPO DEUDORES 3 EEB - INCENDIO GRUPO DEUDORES EEB - AUTOS EEB - TRANSPORTE DE MERCANCIAS TGI - INCENDIO GRUPO DEUDORES TGI - AUTOS TGI - TRANSPORTE DE MERCANCIAS Los OFERENTES deberán presentar oferta para uno, varios o todos los Ítems enunciados; no obstante, la OFERTA presentada deberá comprender la totalidad de las pólizas que conforman cada Ítem, so pena de rechazo de la OFERTA. En el evento que la OFERTA presentada excluya una de las pólizas que hacen parte del respectivo Ítem o no cumpla con todos los aspectos y condiciones solicitadas en este DOCUMENTO, la misma no será tenida en cuenta para los efectos de la calificación. Las CONDICIONES TÉCNICAS BÁSICAS OBLIGATORIAS para cada una de las pólizas que conforman cada uno de los Ítems establecidos se encuentran incorporadas en este DOCUMENTO. La información detallada de los intereses objeto del seguro y la respectiva experiencia siniestral de los últimos años, se encuentran incorporadas en los Anexos Nos. 1 y 5, respectivamente, como parte de la sección II de este documento. En relación con las pólizas de Infidelidad y Riesgos Financieros (Anexo No. 2) y Responsabilidad Civil para Directores y Administradores (Anexo No. 3.) (ítem 1), los OFERENTES interesados en presentar oferta para este Ítem, deberán acoger la información contenida en los formularios de solicitud. EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP Página 14 de 67
Para acceder a la experiencia siniestral (Anexo No. 1) y los formularios de solicitud de IRF (Anexo No. 2) y RC D&O (Anexo No. 3), los estados financieros de las Empresas del GRUPO (Anexo No. 4) y cuadro de vencimientos del Programa de Seguros (Anexo No. 5), los oferentes interesados deberán suscribir previamente el acuerdo de confidencialidad (Formato No. 14) que se integra al presente DOCUMENTO y deberá ser complementado y diligenciado por el oferente interesado y entregarlo a LA EMPRESA debidamente firmado su Representante Legal, adjuntando original del respectivo Certificado de Existencia y Representación Legal. El acuerdo de confidencialidad deberá ser entregado a LA EMPRESA debidamente diligenciado y firmado con el anexo exigido, a más tardar el día veintinueve (29) de abril de 2014 dentro de la reunión informativa que efectuará LA EMPRESA. LA EMPRESA verificará el correcto diligenciamiento del acuerdo de confidencialidad y entregará la información correspondiente de forma digital el mismo día 29 de abril, al finalizar la reunión informativa que trata el numeral 10, Sección I de este DOCUMENTO. ITEM 1. COBERTURAS Y CONDICIONES OBLIGATORIAS 1. SEGURO DE INFIDELIDAD Y RIESGOS FINANCIEROS COBERTURA DESCRIPCION 1 Actos Fraudulentos o Deshonestos de los Empleados. 2 Pérdidas en Predios. 3 Extensión de Falsificación. 4 Pérdidas de dinero por fraudes. 5 Delitos a través de sistemas computarizados. La cobertura del seguro de Infidelidad y Riesgos Financieros operara por 6 descubrimiento y cubrirá una retroactividad de 10 años. La cobertura NO debe exigir en su clausulado la demostración de 7 ganancia personal indebida. 8 Cobertura automática para nuevos predios y nuevos empleados. Cobertura de incendio, terremoto y actos mal intencionados para títulos 9 valores. 10 Ampliación de aviso de siniestro (60 días). 11 Cobertura para reposición de títulos valores. 12 Dineros o títulos valores en tránsito. 13 Extorsión 14 Gastos Nota: No debe condicionarse la demostración de ganancia personal indebida en el clausulado de las coberturas. CLÁUSULAS ADICIONALES SOLICITADAS Cobertura para costos legales y gastos de honorarios profesionales hasta por el 100% de los demostrados. EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP Página 15 de 67
DEFINICIÓN DE LA COBERTURA OBJETO DEL SEGURO: Amparar el daño y las pérdidas patrimoniales que sufra o se causen al GEB, como consecuencia de los riesgos a que está expuesta en el giro de su actividad, causados por sus funcionarios, empleados, contratistas, subcontratistas o terceros, con o sin complicidad con éstos, actuando solos o en concurso con otros, de acuerdo con los términos y condiciones de la póliza, ajustadas en un todo a los requisitos establecidos en el pliego de condiciones. NOTA: No se acepta la presentación de condiciones o subjetividades que establezcan condicionamientos para el otorgamiento o expedición de la póliza, tales como: sujeción a envío de información a satisfacción de suscriptores, confirmación de cambios materiales, estudio de riesgos dentro de la vigencia del seguro, entre otros; la propuesta que contenga este tipo de condiciones será objeto de rechazo para la presente póliza. Límite asegurado: CINCO MILLONES QUINIENTOS MIL DOLARES (USD 5.500.000) PARA TODA Y CADA PÉRDIDA, CON UN AGREGADO ANUAL DE ONCE MILLONES DE DOLARES (USD 11.000.000), relacionado en el Anexo 4 VALORACIÓN DE LA PROPUESTA ECONÓMICA COBERTURAS BÁSICAS OBLIGATORIAS: Requeridas en función de los riesgos que pueden afectar el patrimonio del GEB: Actos deshonestos o fraudulentos: Como consecuencia de pérdidas de dinero, fondos, depósitos, títulos valores u otras propiedades causadas por actos deshonestos o fraudulentos cometidos por sus funcionarios, empleados, contratistas, subcontratistas o terceros, con o sin complicidad con éstos, actuando solos o en concurso con otros. Pérdidas en Predios. incluyendo desaparición misteriosa que genere como consecuencia pérdidas directas por hurto, desaparición o destrucción de dineros o títulos valores. Extensión de Falsificación. Entiéndase todo tipo de perdidas dinerarias y/o expuestas en títulos valores como consecuencia de falsificación de cheques, documentos de retiro de propiedad, instrumentos financieros, falsificación de moneda y giros postales entre otros documentos. Pérdidas de dinero por fraudes. Entiéndase los fraudes causados por todo tipo de transferencias de fondos, cuentas bancarias, tarjetas de crédito. Delitos a través de sistemas computarizados. Manipulación correspondiente a una conducta dolosa o netamente culposa, desplegada a la realización de la actividad fraudulenta de información que se encuentre en programas y/o sistemas computarizados mediante los cuales se generen modificaciones, destrucciones, cualquier tipo de transacciones electrónicas de dinero o títulos valores, transferencias EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP Página 16 de 67
y comunicaciones iniciadas por voz, con el fin de perjudicar involucren o perjudicar al asegurado; adicionalmente cubrir el hurto simple o calificado de los computadores que contienen este tipo de información. La cobertura del seguro de Infidelidad y Riesgos Financieros operara por descubrimiento y cubrirá una retroactividad de 10 años. La cobertura NO debe exigir en su clausulado la demostración de ganancia personal indebida. Cobertura automática para nuevos predios y nuevos empleados. El Oferente debe contemplar bajo esta cláusula que otorga amparo automático bajo la póliza, en los mismos términos y condiciones pactados, a todo nuevo cargo creado por el asegurado y/o todo nuevo predio abierto durante la vigencia de la póliza por el GEB, para el desarrollo de sus operaciones sin que exista obligación por parte de la entidad asegurada de reportar dichos nuevos cargos y/o predios. Cobertura de incendio, terremoto y actos mal intencionados para títulos valores. Ampliación de aviso de siniestro (60 días). Cobertura para reposición de títulos valores. Dineros o títulos valores en tránsito. Extorsión. Gastos. Cláusula de diferencias contractuales: El oferente debe contemplar bajo esta cláusula que las diferencias que surjan entre las partes por concepto de la celebración, interpretación, ejecución, desarrollo o terminación del contrato y que no puedan ser resueltas de común acuerdo entre ellas o mediante procedimientos de arreglo directo, tales como la conciliación, la amigable composición y transacción, serán sometidas a los mecanismos previstos en los Artículos 73 y 74 de la ley 80 de 1993. Definición de Empleados: El oferente debe contemplar bajo esta cláusula, que acepta que el término "trabajador" o "empleado" dondequiera que se utilice en la póliza significará: La persona natural que presta su servicio al GEB o esté vinculada a ésta bajo cualquier modalidad de Contrato de Trabajo. Personal temporal, provisional o prestador de servicios. Los asesores y consultores que desarrollan funciones en el GEB. Contratistas bajo la Prestación de Servicios Profesionales y de apoyo a la gestión. Empleados de seguridad y contratistas y sus empleados, mientras dichos contratistas estén prestando servicios para el asegurado. EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP Página 17 de 67
Personas de contratistas o subcontratistas que desarrollen trabajos propios del asegurado y bajo su supervisión en cualquiera de las oficinas, sedes o predios del GEB. Cualquier persona o compañía empleada por el asegurado para prestar servicios de procesamiento de datos, de cheques u otros récords de contabilidad del asegurado. Cláusula de limitación de descubrimiento, con retroactividad a 10 años. Revocación de la póliza: Con aviso mínimo de 90 días de antelación. Ampliación del plazo para el Aviso de Siniestro a 60 días: El Oferente debe contemplar bajo esta cláusula la extensión del término para que el asegurado le notifique de la ocurrencia o descubrimiento del siniestro, dentro de los sesenta (60) días siguientes a la fecha en que lo haya conocido o debido conocer. Designación de Ajustadores de Común Acuerdo: El Oferente debe contemplar bajo esta cláusula que en caso de requerirse de ajustadores para la atención de los siniestros, la designación de los mismos se realizará de común acuerdo entre la aseguradora y el asegurado, de una lista de máximo cinco (5) firmas ajustadoras que ofrecerá la aseguradora y de la cual el asegurado elegirá el ajustador que considere conveniente. No aplicación de Garantías: El oferente debe contemplar bajo esta cláusula que la cobertura otorgada bajo la presente póliza no queda sujeta al cumplimiento de ningún tipo de garantía por parte de la GEB. Extensión de costos de limpieza (Delitos por computador - Pérdidas a través de sistemas de cómputo): Con sublímite de $100.000.000 evento /vigencia agregado anual. Errores, omisiones e inexactitudes no intencionales: El oferente debe contemplar bajo esta cláusula que el tomador está obligado a declarar sinceramente los hechos y circunstancias que determinen el estado del riesgo. La inexactitud sobre hechos o circunstancias que, conocidas por la compañía, la hubieren retraído de celebrar el contrato o inducido a estipular condiciones más onerosas, produce la nulidad relativa del seguro. Sin embargo, si se incurriere en errores, omisiones e inexactitudes imputables al tomador o al asegurado, el contrato no será nulo ni habrá lugar a la aplicación del inciso tercero del artículo 1058 del Código de Comercio sobre reducción porcentual de la prestación asegurada. En este caso, se deberá pagar la prima adecuada al verdadero estado del riesgo. Restablecimiento automático del valor asegurado por pago de siniestro hasta una (1) vez el límite asegurado, sin pago de prima adicional. Límite Territorial: Mundial. Jurisdicción: Colombia. EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP Página 18 de 67
2. SEGURO DE MANEJO GLOBAL COMERCIAL COBERTURA DESCRIPCIÓN 1 Delitos contra el patrimonio económico 3 Alcances fiscales 4 Gastos de Reconstrucción de cuentas. 5 Gastos de rendición de cuentas. 6 La cobertura del seguro de manejo global COMERCIAL por DESCUBRIMIENTO. 7 Ampliación aviso de siniestro 60 días. 8 Bienes bajo cuidado tenencia control y custodia (declarados o no). CLÁUSULAS ADICIONALES SOLICITADAS Amparo automático para nuevos cargos 90 días para su reporte. Errores y omisiones no intencionales. Empleados temporales y de firmas especializadas y contratistas independientes. Costos en juicios y honorarios profesionales. Sublímite $20.000.000.00 Cláusula de protección de depósitos bancarios. Restablecimiento del valor asegurado en caso de siniestro, con cobro de prima adicional a prorrata. Definición amplia de trabajador o empleado (se incluyen contratistas por prestación de servicios). Extensión de cobertura por 30 días siguientes al retiro del funcionario. DEFINICIÓN DE LA COBERTURA OBJETO DEL SEGURO: Amparar los riesgos que impliquen al GEB, pérdida patrimonial o menoscabo de los fondos o bienes de su propiedad o de terceros, bajo su responsabilidad, causados por acciones u omisiones de sus servidores, empleados, contratistas o subcontratistas que incurran en delitos contra la administración pública o en alcances fiscales por incumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias, incluyendo el costo de la rendición de cuentas en caso de abandono del cargo o fallecimiento del empleado. Límite asegurado: $300.000.000.00 Cargos Amparados: Todos los cargos que correspondan a la definición de trabajador o empleado, estipulada en las coberturas básicas COBERTURAS BÁSICAS: Requeridas en función de los riesgos que pueden afectar el patrimonio del GEB: Amparo Básico. Indemniza las pérdidas sufridas por el asegurado como consecuencia directa de la apropiación indebida de dinero u otros bienes de su propiedad, que acontezca como consecuencia de hurto, hurto calificado, abuso de confianza, falsedad y estafa. De EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP Página 19 de 67
acuerdo con su definición legal, en que incurran sus empleados siempre y cuando el hecho sea imputable a uno o varios empleados determinados. Pérdidas de Empleados no identificados: Sublímite básico obligatorio equivalente al 100% del límite asegurado principal: El Oferente debe contemplar bajo esta cobertura que en caso de ocurrencia de cualquier pérdida, en la que el GEB no pudiera determinar específicamente al empleado o los empleados responsables, reconocerá la indemnización correspondiente, siempre y cuando las circunstancias que dieron lugar al evento permitan considerar que en la ocurrencia del mismo intervinieron uno o varios empleados de la GEB, a cualquier título (autor intelectual, material o cómplice). Gastos para la demostración de la ocurrencia del siniestro y la cuantía de la pérdida: Sublímite básico obligatorio de $20.000.000 por evento. El oferente debe contemplar bajo esta cobertura el cubrimiento de los gastos en que incurra el asegurado para la demostración de la ocurrencia del siniestro y la cuantía de la pérdida. Se precisa que la indemnización de estos gastos opera en adición a la suma asegurada de los bienes amparados y, que el pago de los mismos se efectuará sin aplicación de deducible. Amparo automático de nuevos cargos: El oferente debe contemplar bajo esta cláusula que otorga amparo automático bajo la póliza a todo nuevo cargo creado por el GEB durante la vigencia de la misma, sin que exista obligación por parte de la entidad asegurada de reportarle dichos nuevos cargos. No aplicación de Garantías: El oferente debe contemplar bajo esta cláusula que la cobertura otorgada bajo la presente póliza no queda sujeta al cumplimiento de ningún tipo de garantía por parte del GEB. Ampliación del plazo para el aviso de siniestro, con término de sesenta (60) días: El Oferente debe contemplar bajo esta cláusula la extensión del término para que el asegurado le notifique de la ocurrencia del siniestro, dentro de los sesenta (60) días siguientes a la fecha en que lo haya conocido o debido conocer. Anticipo de indemnización en caso de siniestro: porcentaje básico obligatorio del 50% del valor estimado de la pérdida. El oferente debe contemplar bajo esta cláusula que a petición escrita del asegurado, anticipará pagos parciales sobre el valor del reclamo, con base en el valor de la estimación preliminar de la pérdida, aceptada por el ajustador en los casos en que haya nombramiento, para adelantar la reparación, reposición o reemplazo de los bienes asegurados. En caso que el anticipo o suma de anticipos que la compañía adelante al asegurado llegare a exceder la suma total indemnizable a que tenga derecho, éste se compromete a devolver el exceso pagado. Para esta cláusula el oferente debe contemplar un plazo máximo para el pago del anticipo cinco (5) días a partir de la fecha de solicitud del mismo. Conocimiento del riesgo: El Oferente debe contemplar bajo esta cláusula que acepta que el GEB le ha brindado la oportunidad y condiciones para inspeccionar los riesgos objeto de amparo bajo esta póliza, razón por la cual deja constancia del conocimiento y aceptación de los hechos, circunstancias y, en general, condiciones de los mismos. La Compañía se reserva el derecho de repetir dicha inspección cuantas veces lo considere pertinente. EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP Página 20 de 67