JUNTA DE ADMINISTRACION PORTUARIA Y DE DESARROLLO ECONOMICO DE LA VERTIENTE ATLANTICA (JAPDEVA) Carta de Gerencia Informe para revisión Liquidación Presupuestaria período 2016
Limón, 15 de Abril del 2017 Señores Junta Directiva Junta de Administración Portuaria y de Desarrollo Económico de La Vertiente Atlántica (JAPDEVA) Presente Estimados señores: Al planear y llevar a cabo la auditoría del estado de estado de liquidación presupuestaria acumulada de la Junta de Administración Portuaria y de Desarrollo Económico de La Vertiente Atlántica (JAPDEVA)por el año que terminó el 31 de diciembre de 2016, nosotros consideramos su estructura de control interno con el propósito de determinar nuestros procedimientos de auditoría para expresar una opinión sobre dicho estado y no con el propósito de expresar una opinión sobre la efectividad del control interno de la entidad. Para ayudarnos en completar nuestra auditoría en una forma eficiente y oportuna, hemos realizado nuestros procedimientos de auditoría, y como resultado de tales procedimientos hemos observado ciertos asuntos relacionados con el control interno y su operación que consideramos son condiciones que deben ser informadas de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditoría. Las condiciones que se deben informar comprenden asuntos que llamaron nuestra atención relativos a deficiencias en el diseño y operación de la estructura de control interno que, a nuestro juicio, podrían afectar adversamente la capacidad de la Institución para registrar, procesar, resumir e informar datos financieros consistentes con las afirmaciones de la administración en dichos estados. Las condiciones que se deben informar que fueron observadas durante el proceso de la auditoría se detallan más adelante. Las observaciones no van dirigidas a funcionarios o empleados en particular, sino únicamente tienden a fortalecer el sistema de control interno y los procedimientos de contabilidad. Agradecemos una vez más la colaboración que nos han brindado los funcionarios de la Institución y estamos en la mejor disposición de discutir estos comentarios con ustedes y, si lo desean, asistirles en la implementación de cualquiera de nuestras sugerencias. 2
CONSORCIO CANTÓN MURILLO CONTADORES PÚBLICOS AUTORIZADOS Lic. Gustavo A. Cantón Paniagua Contador Público Autorizado No. 3736 Póliza de Fidelidad No. 0116 FIG 7 Vence el 30 de setiembre de 2017 Limón, Costa Rica, 15 de Abril del 2017 Exento de timbre de Ley número 6663 del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, por disposición de su artículo número 8 3
TRABAJO REALIZADO Los procedimientos aplicados son los siguientes: 1- Solicitamos en el Informe de Liquidación presupuestaria del Período 2016 (documento producto de la contabilización presupuestaria, que contiene el detalle del presupuesto debidamente aprobado, tanto de ingresos como de gastos y las cifras de su ejecución). 2- Verificamos aritméticamente los saldos mostrados en el informe de liquidación presupuestaria. 3- Solicitarnos información sobre las modificaciones presupuestarias efectuadas durante el período de revisión. 4- Verificamos que las modificaciones presupuestarias efectuadas durante el período 2016 fueran aprobados por la Junta Administrativa e incluidas en el sistema SIPP de la Contraloría General de la República. 5- Verificamos la aprobación de JAPDEVA del presupuesto ordinario para el período 2016. 6- Verificamos la correcta clasificación de cada una de las partidas presentadas en el informe de liquidación presupuestaria. 7- Evaluamos el cumplimiento de la normativa aplicable, según se detalla a continuación: Normas Técnicas sobre Presupuesto Público. Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N 8131. Clasificador por objeto del gasto para el Sector Público Costarricense (Ministerio de Hacienda-Presupuesto Nacional). Clasificación por objeto del ingreso para el Sector Público Costarricense (Ministerio de Hacienda-Presupuesto Nacional). Diccionario de Imputaciones Presupuestarias del Sector Público. Circulares internas y externas relacionadas con presupuesto de entidades públicas y entes descentralizados. Cumplimiento de las directrices emitidas por la Dirección de Planificación en lo que al proceso presupuestario se refiere (formulación presupuesto, variaciones presupuestarias, ejecución presupuestaria) por parte de las Subgerencias de Sistemas de la Gran Área Metropolitana y Periféricos, Comunales, y Ambiente, Investigación y Desarrollo; así como las cuatro Unidades Ejecutoras de los préstamos BCIE, JBIC, KFW y BID-FECASALC. 4
HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES HALLAZGO 1: NO SE REALIZO UNA CONCILIACION ENTRE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD PARA LOS PERIODOS EN REVISION CONDICION Al 31 de Diciembre de 2016 observamos que no fue efectuada la conciliación entre contabilidad y presupuesto, para el periodo en revisión ni para los periodos anteriores. En continuidad a la Carta de Gerencia CG-01 2015, expuesta en el año anterior, continua la deficiencia en los procedimientos de conciliación. CRITERIO Según el Reglamento de la Ley de Administración Financiera de la República No. 30058-H-MP- PLAN y Presupuestos Públicos. Artículo 123. Sistema contable. El sistema contable de la Administración Central será integrado, de manera que, a partir del registro único de cada transacción, se generen las correspondientes afectaciones presupuestarias, financieras y patrimoniales, para lo cual se implementará el criterio de registro establecido en los principios y normas de contabilidad aplicables al Sector Público. LEY Nº 8131 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DE LA REPÚBLICA Y PRESUPUESTOS PÚBLICOS Artículo 15.- Criterios. El sistema de contabilidad de los entes y órganos del sector público, atenderá los siguientes criterios: a) Estar basado en principios y normas de contabilidad pública generalmente aceptados. b) Permitir la integración de la información presupuestaria del tesoro con la información patrimonial de cada entidad entre sí. c) Reflejar la ejecución presupuestaria, los movimientos y la situación del tesoro, así como las variaciones, composición y situación del patrimonio de la entidad. EFECTO Se está incumpliendo con una directriz emitida por la Contraloría General de la Republica, además de que la utilidad de la herramienta para el control de los saldos de las cuentas contables y presupuestarias, en donde con alta seguridad se pueda establecer que los montos ubicados en cada una de las dependencias no tengan información sin incorporar en las cuentas. 5
RECOMENDACIÓN La administración debe dar seguimiento a este procedimiento y verificar que se efectué de manera adecuada al cierre de cada periodo. COMENTARIO DE LA ADMINISTRACIÓN: La administración señala los siguientes puntos sobre los cuales se basan para determinar las situaciones sobre las cuales es imposible llevar a cabo las acciones necesarias para mitigar los efectos de este hallazgo: 1- Se da diferencias, porque presupuestariamente no se aplica lo que corresponde a Depreciación de los equipos. 2- Presupuestariamente los gastos por concepto de compras en Materiales se registra como gasto y contablemente no, estos gastos se afectan cuando se consumen y cuando se adquieren engrosan el Inventario de Materiales. 3- El aguinaldo y el salario escolar se registra mensualmente en contabilidad como un gasto y contra obligación (Cuentas por pagar) y presupuestariamente no. 4- Los gastos en inversiones, presupuestariamente se registran como un gasto y contablemente no, no existe la forma de determinar cómo afectan las inversiones realizadas en la contabilidad. 5- Los seguros son diferidos contablemente y presupuestariamente son un gasto efectivo. 6- No se cuenta con las clasificaciones de las normas internacionales aplicadas en la contabilidad y en tal razón efectuar la revisión, por lo que no es posible verificar las variaciones que se den. 7- Se lleva matriz de control en la Administración de Desarrollo que se alimenta manualmente. 8- El tiempo que hay que dedicar para efectuar una conciliación sería muy extenso, no se cuenta con el personal indispensable para efectuar esta labor, además de que no es una labor meramente presupuestaria. 9- Los ajustes años anteriores no se consideran gastos presupuestarios ni las diferencias cambiarias. 10- Se ha solicitado al Departamento de Informática programas listadores a fin de verificar los gastos que se han registrado en las subpartidas, lo anterior no implica que no se efectúen los registros, sino que es para tener seguridad en cuanto a los compromisos y sus pagos. HALLAZGO 2: BAJA EJECUCION DE PRESUPUESTO AL CIERRE DE PERIODO CONDICION La ejecución del presupuesto consiste en los procedimientos que deben llevar a cabo las instituciones para utilizar los recursos con los objetivos y metas establecidas. Con base al análisis efectuado sobre la ejecución presupuestaria al 31 de Diciembre de 2016, observamos que el porcentaje de ejecución presupuestaria de egresos al cierre de periodo 2016 es baja y se detalla como se muestra a continuación: Presupuesto Egresos Alcance Remuneraciones 31.167.088 29.881.901 96% 6
Servicios 6.302.956 5.076.855 81% Materiales y Suministros 3.074.922 2.072.585 67% Intereses y comisiones 120.000 116.792 97% Activos Financieros 1.900 --- 0% Bienes Duraderos 17.874.400 2.687.271 15% Transferencias Corrientes 2.560.945 2.199.420 86% Transferencias de Capital 10.980 --- 0% Amortización 795.000 884.378 100% Cuentas Especiales 11.609 --- 0% 61.919.800 42.919.200 69% CRITERIO El control interno procura proporcionar una seguridad razonable de que la organización alcance los objetivos en las siguientes categorías: Eficacia y eficiencia de las operaciones, lo que implica una conducción adecuada de las actividades organizacionales, haciendo un uso apropiado de los recursos disponibles y atendiendo las mejores prácticas que dicten la técnica y el ordenamiento jurídico, lo que idealmente debe conducir al logro de los objetivos al menor costo. Confiabilidad y oportunidad de la información, incluyendo informes sobre la ejecución presupuestaria, estados financieros y otros informes contables, administrativos y de otra naturaleza, para uso interno y externo. Los informes serán confiables si contienen la información precisa, veraz y exacta relacionada con el asunto que traten; y serán oportunos si contienen los datos suficientes y se comunican en tiempo propicio para que las autoridades pertinentes emprendan acciones adecuadas para promover una gestión eficaz y eficiente al servicio de la ciudadanía. EFECTO No se están dando el máximo provecho los recursos asignados a la institución, lo que también afecta el cumplimiento de los proyectos de forma eficiente por parte de la misma. RECOMENDACION La administración debe analizar los motivos de la baja ejecución presupuestaria y girar las instrucciones apropiadas para mejorar el rendimiento de la institución con respecto a la ejecución de los recursos asignados. 7