Instituto para el Desarrollo Inmobiliario y de la Vivienda para el Estado de Baja California

Transcripción

1 Gobierno del Estado de Baja California Contraloría General del Estado Informe de Resultados de la Autoevaluación de Control Interno Nivel Estratégico, Directivo y Operativo Instituto para el Desarrollo Inmobiliario y de la Vivienda para el Estado de Baja California Participantes: 89 Servidores Públicos Mexicali, B.C. Marzo 2014 Mexicali, B.C. Marzo de 2014

2 INSTITUTO PARA EL DESARROLLO INMOBILIARIO Y DE LA VIVIENDA PARA EL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA INFORME DE AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO La evaluación del Control Interno efectuada al Instituto para el Desarrollo Inmobiliario y de la Vivienda para el Estado de Baja California se realizó a través del Sistema de Evaluación del Control Interno (SECI), con la participación de 89 Servidores Públicos el día 25 de Marzo de 2014 a Niveles Estratégico, Directivo y Operativo, utilizando como referencia técnica las Normas Generales de Control Interno para la Administración Pública Estatal (NGCI-APE) y las mejores prácticas en la materia. La participación activa de los Servidores Públicos del Instituto para el Desarrollo Inmobiliario y de la Vivienda para el Estado de Baja California (INDIVI), posibilitó conocer la aplicación del control interno detallado en los siguientes capítulos. I. NATURALEZA Y ALCANCE DE LA EVALUACIÓN Al autoevaluar el Control Interno del Instituto para el Desarrollo Inmobiliario y de la Vivienda para el Estado de Baja California (INDIVI), se consideraron las actividades desarrolladas durante el periodo comprendido del 1 de Enero al 31 de Marzo del 2014 basados en las siguientes normas: Ambiente de Control; Administración de Riesgos; Actividades de Control; Informar y Comunicar; Supervisión y Mejora Continua La comprensión y revisión de los controles internos implementados para las principales actividades del INDIVI se ejecutó en una reunión dirigida a compartir los nuevos conceptos, normas y elementos del sistema de control interno, analizar el contenido del cuestionario de evaluación y el método para calificar y valorar las respuestas, así como su análisis después de ser completadas. Se explicó el método utilizado para calificar el cuestionario y los criterios básicos empleados para validar las respuestas por cada norma. Los comentarios y propuestas de mejora presentadas se realizaron en forma directa por los participantes del INDIVI. Las calificaciones obtenidas, las propuestas de mejora y las recomendaciones son importantes para actualizar y mejorar el diseño, la aplicación y el funcionamiento del control interno del INDIVI, dichos resultados se detallan en el siguiente capítulo. II. RESULTADOS DE AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO A. CALIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO Los resultados globales del proceso de autoevaluación del Control Interno aplicado al INDIVI, corresponden a 89 Autoevaluaciones realizadas por Servidores Públicos del Nivel Estratégico, Directivo y Operativo. 1

3 Calificación por Norma General: Norma General Grado de Cumplimiento Calificación Ambiente de Control 58.02% Deficiente Administración de Riesgos 66.67% Regular Actividades de Control 61.05% Regular Informar y Comunicar 72.31% Aceptable Supervisión y Mejora Continua 76.67% Aceptable TOTAL 66.94% Regular 2

4 B. RESULTADOS DEL CONTROL INTERNO POR NIVEL DE RESPONSABILIDAD La calificación global del Instituto para el Desarrollo Inmobiliario y de la Vivienda para el Estado de Baja California (INDIVI), se valoró con el 66.94% puntos calificado como "Regular", por arriba del nivel mínimo aceptable que es de 60.00% puntos, el cual es susceptible de mejoras. El nivel de responsabilidad valorado con mayor grado de cumplimiento fue el "Directivo" con el 75.73%, mientras que la calificación menor correspondió al nivel "Operativo" con el 54.75%. 3

5 Propuestas realizadas por los participantes: Elaborar un calendario de reuniones para seguir identificando áreas de oportunidad y evaluar el grado de avance de los temas estratégicos institucionales, para medir los resultados objetivamente así como elaborar minutas de reunión. Mayor capacitación a nivel estatal al personal del INDIVI así como actualización de formatos de contratos, convenios y documentos en general, modernización e implementación de sistemas digitales. Actualizar las reformas legislativas y reglamentarias, manuales, código de conducta, así como los formatos existentes a nivel estatal, modernización y digitalización de archivos, sistemas contables, financieros y patrimoniales, homologación de programas, acciones, criterios, buscar la certificación de la Institución. Analizar a detalle todos y cada uno de los procesos de la Institución y mejorarlos continuamente. Otorgar los nombramientos al personal de acuerdo al Manual de Organización para dar a conocer las funciones con precisión y el nivel jerárquico. Formular un procedimiento a nivel estatal para respuesta a observaciones y sugerencias de auditoría involucrando todas las Delegaciones. Evaluar las capacidades de los servidores públicos, debido a que han evolucionado en su condición académica y son elementos que pueden favorecer en funciones más específicas a realizarse. Supervisar y dar seguimiento a cada una de las encuestas recibidas por la ciudadanía, atenderlas de acuerdo al resultado. Focalizar en resultados más prácticos así como rapidez en el manejo de la información, involucrando a más actores conforme a su nivel de responsabilidades. Agilizar en cuanto al llenado de formatos, que en las devoluciones sean más conscientes en el tiempo de espera, se involucran los departamentos de contratación, cajas y contabilidad. Establecer programas de medición de niveles de servicio en el cual se estipulen tiempos más precisos de atención según sea el tema que se atiende. Realizar revisiones periódicas para verificar que los procedimientos se ejecutan de acuerdo al manual, e implementar las acciones necesarias para modificar cuando así se requiera. Desarrollar un sistema integral para Ensenada, que funcione a detalle con todo lo que solicita Mexicali, para sus informes mensuales, bimestrales, trimestrales o anuales. Definir los criterios sobre incidencias de personal. Ubicar y llevar un control de archivos debidamente, así como mejorar la seguridad de los Títulos de Propiedad. Realizar auditorías para evaluar el apego a los procedimientos por parte de los departamentos administrativos de cada delegación. Comentarios realizados por los participantes: Falta iniciativa de parte de los ejecutivos para crear y transparentar los sistemas de control existentes ya que no están adecuados a las necesidades actuales. Faltan controles y capacitación al personal por parte de la administración, no hay cursos de atención al usuario ni de motivación para mantener al personal, en una mejora. Existe normatividad interna en el INDIVI, la cual es accesible para su consulta, sin embargo no se hacen las evaluaciones que permitan determinar si realmente el personal cumple con lo establecido en los distintos ordenamientos internos. Los controles se llevan de acuerdo a políticas internas sin embargo no existe una adecuada comunicación con el personal para la forma de trabajar. 4

6 Mejorar la planeación, comunicación, y establecimiento de metas claras y medibles en cada área. Existen algunos procedimientos que pueden ser mejorados para tener mayor eficacia en la atención al público. Ampliar los programas para cubrir toda la demanda existente, esta se deriva de las acciones y convenios que puedan establecer los tres ámbitos de gobierno. Para agilizar la entrega de información por parte de los servidores públicos de cada área administrativa en los tiempos de término, se requiere una sanción administrativa ya que en ocasiones no la proporcionan o la informan tardíamente. Recomendaciones: 1. Actualizar y difundir entre el personal los Manuales de Procedimientos y de Organización; instrumento este último, en el que se asignan las responsabilidades, las acciones y los cargos, a la par de establecer las diferentes relaciones jerárquicas y funcionales para cada uno de estos; con el fin de que todo el personal conozca claramente sus deberes y responsabilidades, impulsando así su iniciativa para enfrentar y solucionar los problemas, actuando siempre dentro de los límites de su autoridad. 2. Realizar una evaluación sobre las necesidades de capacitación y, con base en los resultados, establecer programas de capacitación dirigidos a todos los empleados, procurando incluir en estos programas temas referentes a la diversa reglamentación involucrada en el desarrollo de sus actividades. Lo anterior con el objeto de mantener motivado al personal y obtener su más elevado rendimiento, evitando a la vez que se incurra en errores u omisiones por falta de conocimiento de la normatividad. 3. Dar a conocer al personal responsable de las operaciones revisadas, los resultados de las evaluaciones internas y externas, con la finalidad de que además de que sean atendidas las observaciones, se realicen las adecuaciones necesarias a los controles internos establecidos, para evitar su recurrencia. 4. Establecer un programa para la evaluación del desempeño del personal en el cual se considere entre otros puntos: Iniciativa, responsabilidad, capacidad organizativa, eficiencia, disposición, puntualidad, conocimiento del trabajo, disciplina y demás aspectos específicos de cada puesto que se consideren necesarios. 5. Es necesario que las funciones se realicen conforme a las responsabilidades asignadas en el Manual y que los Titulares de las Unidades Administrativas actúen siempre dentro de los límites de su responsabilidad, evitando con ello posibles conflictos entre áreas a la vez que se fomenta el orden y la división de trabajo. 5

7 6. Crear los espacios y medios necesarios para asegurar y salvaguardar los bienes, incluyendo el acceso restringido al efectivo, inventarios, mobiliario y equipo u otros que pueden ser vulnerables al riesgo de pérdida, uso no autorizado, actos de corrupción, errores y fraudes. 7. Elaborar un plan de contingencias que de continuidad a la operación de sus sistemas informáticos y de la Institución, en el que se incluyan procedimientos de respaldo y recuperación de datos y otra información almacenada en servidores y otros centros de información de la Institución. 6