Sesión 3 Tratamiento de datos TRATAMIENTO DE DATOS Objetivo Crear y administrar Estilos. Crear y administrar encabezados y pies de página. Aprender a dividir nuestra hoja y a inmovilizar paneles. Contenido Crear y Aplicar Estilos. Encabezado y Pie de Página. Dividir la Hoja de Cálculo. Inmovilizar Paneles.B 42
Tratamiento de datos Sesión 3 1. Crear y aplicar estilos Para mejorar el aspecto de formato a los datos y títulos, Excel nos proporciona una herramienta que lo realiza automáticamente al menos ayuda en parte. En grupo Estilos de la Ficha Inicio, debajo de la opción de Formato condicional, existe otra, llamada Estilos de celda y que, como su propio nombre indica, sirve para aplicar estilos automáticamente. Un estilo es una combinación de formatos utilizados habitualmente, que se pueden aplicar de una sola vez a un rango o rangos de celdas. Si elegimos esta opción, se desplegará una ventana que no es sino una galería de posibles estilos para los datos seleccionados en ese momento en la hoja. Aplicar un estilo Inicialmente existen varios estilos predefinidos que se pueden aplicar a todos los libros de trabajo. Para aplicar un estilo seguiremos los siguientes pasos. 43
Sesión 3 Tratamiento de datos 1. Seleccionar el rango de celdas al cual aplicar un estilo. 2. Seleccionar la opción Estilos de celda de la Ficha Inicio. 3. Al seleccionar esta opción de Estilos de celda, que despliega la galería anterior. A medida que vayamos desplazando el puntero del ratón sobre los estilos podremos ver, como es habitual en Excel 2010, la apariencia con la que quedarían los datos al aplicar dicho estilo. Esta vista previa hace más fácil la elección, sin necesidad de escoger un estilo, cerrar la lista de opciones, deshacer lo hecho y volver a abrir la galería. 4. Al hacer clic sobre el estilo elegido, éste se aplicará de manera automática a la selección. Modificar un estilo En el caso de que deseemos modificar un estilo ya existente, los pasos a seguir son los siguientes: 1. Acceder al cuadro anterior, en el que se presentan los estilos disponibles. 2. Elegido el estilo que se desea modificar, colocando el puntero del ratón sobre el, hacer clic con el botón derecho del ratón, accediendo de ese modo al menú contextual, desde el que marcaremos la opción modificar. 44
Tratamiento de datos Sesión 3 En ese caso se abrirá un cuadro de diálogo de Estilo en el que podemos ver las diferentes opciones de formato que son utilizadas por el estilo seleccionado. 3.Para realizar modificaciones en el estilo, pulsaremos el botón Aplicar Formato, con ello conseguiremos abrir el cuadro de diálogo de Formato de celdas. Aquí podremos realizar las modificaciones que consideremos necesarias, desde las diferentes pestañas de este cuadro de diálogo. Y una vez realizadas, pulsaremos el botón Aceptar. 45
Sesión 3 Tratamiento de datos 4. De nuevo nos aparecerá el cuadro de diálogo de Estilo, en el que veremos las modificaciones que hemos realizado. Pulsamos sobre el botón Aceptar de este cuadro de diálogo y las modificaciones quedarán aplicadas a dicho estilo. Crear un estilo En el caso de que deseemos modificar un estilo ya existente, los pasos a seguir son los siguientes: 1. Hacemos clic en la opción Estilos de Celda de la ficha Inicio. 2. Pulsaremos sobre el botón Nuevo estilo de celda que aparece al final del panel, lo que nos llevará hasta el cuadro de diálogo de Estilo. Este nos permitirá definir nuestros propios estilos para, posteriormente, aplicarlos cuando nos convenga. También podemos combinar características de diferentes estilos. 46
Tratamiento de datos Sesión 3 3. Si pulsamos sobre la opción Aplicar formato, volvemos a acceder al cuadro de diálogo de Formato de celda, las opciones de formato que aparecerán marcadas en este caso serán las que se correspondan con la celda que se encuentre seleccionada. 4.Podemos realizadas las modificaciones de formato que deseemos y pulsar el botón Aceptar cuando terminemos. 5.De nuevo nos aparecerá el cuadro de diálogo de Estilo con las opciones marcadas del formato que hemos aplicado a las mismas. Pulsamos el botón Aceptar, y habremos creado el nuevo estilo, que aparecerá en el panel de los estilos disponibles. 47
Sesión 3 Tratamiento de datos Eliminar un estilo Para eliminar un estilo seguiremos el siguiente proceso: 1. Acceder al cuadro en el que se presentan los estilos disponibles, a través del botón estilos de la Ficha Inicio. 2. Seleccionamos el estilo que deseamos borrar y pulsamos sobre él con el botón derecho del ratón, de esta manera accederemos a su menú contextual desde el que seleccionaremos la opción Eliminar. Copiar un estilo a otro libro Cuando se crean o modifican estilos éstos se almacenan en el libro actual. Para poder utilizarlos en otros libros los pasos a seguir son: 1. Abrir el libro de trabajo del que copiar estilos. 2. Abrir el libro de trabajo al que copiar estilos. 3. Desde el libro de trabajo al que se desea copiar los estilos, acceder a la opción Estilo de la Ficha Inicio, y desplegar el panel de los estilos disponibles. 4. Seleccionar el botón Combinar estilos, que aparece en la parte inferior del panel, bajo la opción Nuevo estilo de celda. 48
Tratamiento de datos Sesión 3 5. Se abre ahora una ventana, en la que aparece la lista de los libros de trabajo abiertos, a excepción del actual. 6. Seleccionar el libro que contiene los estilos a incorporar y seleccionar el botón Aceptar. 2. Encabezado y pié de página Un encabezado es un texto impreso en la parte superior de cada una de las páginas, y un pie de página es un texto impreso en la parte inferior de cada página. Los pasos para crear un encabezado o un pie de página son los mismos. Desde la vista de Diseño de Página 1. Haz clic en la pestaña Vista. 2. Pulsa el botón Diseño de página. 49
Sesión 3 Tratamiento de datos 3. Verás que en la propia hoja aparece el texto Haga clic para agregar encabezado. Para el pie de página es exactamente igual. Deberemos hacer clic sobre el texto y se pondrá en modo edición, permitiéndonos escribir el texto deseado. 4. Además, en la cinta de opciones, veremos una nueva ficha: Herramientas para encabezado y pie de página. En ella encontrarás la pestaña Diseño que te permitirá incluir elementos muy utilizados: la fecha actual, el número de página, la ruta o nombre del fichero, etc. Así como imágenes, por ejemplo para insertar el logotipo de la empresa en el encabezado. Observa detenidamente las opciones disponibles en la barra: Desde la ventana Configurar página 1. Ir a la pestaña Diseño de página. 2. En el grupo Configurar página, hacer clic en el botón de abajo a la izquierda. 50
Tratamiento de datos Sesión 3 También puedes acceder a esta ventana pulsando CTRL+P o Archivo > Imprimir. Encontrarás un enlace llamado Configurar página en la zona inferior. 3. Hacer clic sobre la pestaña Encabezado y pie de página. En esta ficha tenemos dos recuadros, uno para ver el encabezado y otro para ver el pie. En nuestro caso sólo tenemos encabezado. En el recuadro Encabezado: aparece el tipo de encabezado elegido, en nuestro caso Pagina 1 de Libro 1. Pulsando la flecha de la derecha aparecerán posibles encabezados a utilizar. Para modificarlo, haceremos clic sobre el botón Personalizar encabezado... En el recuadro Pie de página: aparece el tipo de pie de página elegido, en nuestro caso no hay ninguno. Pulsando la flecha de la derecha aparecerán posibles pies de página a utilizar. Para modificarlo, haceremos clic sobre 51
Sesión 3 Tratamiento de datos el botón Personalizar pie de página... En cualquiera de los dos casos los pasos que vienen a continuación son los mismos. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: Excel divide el encabezado y el pie de página en tres secciones, dependiendo de dónde queremos que aparezca el contenido del encabezado o pie de página, hacer clic en ésta y escribir el texto deseado. Existen unos botones que nos servirán para introducir unos códigos o modificar el aspecto del encabezado o pie de página. Para cambiar el aspecto del texto escrito y seleccionado. Al hacer clic sobre este botón aparece el cuadro de diálogo Fuente ya estudiado en este curso. Para que aparezca el número de la página. Al hacer clic sobre este botón aparece en la sección en la que nos encontramos situados &[Página] de forma que a la hora de imprimir la hoja, aparecerá el número de página correspondiente a la hoja impresa. Para incluir el número total de páginas a imprimir del libro de 52
Tratamiento de datos Sesión 3 trabajo. Al hacer clic sobre este botón aparece &[Páginas] y a la hora de imprimir saldrá el número total de páginas. Para poner la fecha del ordenador. Al hacer clic sobre este botón aparece &[Fecha] y en la impresión saldrá la fecha real. Para poner la hora del ordenador. Al hacer clic sobre este botón aparece &[Hora] y en la impresión saldrá la hora real. Para poner el nombre del libro de trabajo con su ruta de acceso (es decir su posición en el disco). Al hacer clic sobre este botón aparece [Ruta de acceso]&[archivo] y en la impresión saldrá el nombre del libro de trabajo completo. Para poner el nombre del libro de trabajo. Al hacer clic sobre este botón aparece &[Archivo] y en la impresión saldrá el nombre del libro de trabajo. Para poner el nombre de la hoja. Al hacer clic sobre este botón aparece &[Etiqueta] y en la impresión saldrá el nombre de la hoja impresa. Para insertar una imagen. Al hacer clic sobre este botón aparecerá el cuadro de diálogo para elegir la imagen a insertar y una vez elegida ésta en el recuadro del encabezado o pie de página pondrá &[Imagen] y en la impresión saldrá la imagen seleccionada. Se puede utilizar para incluir el logotipo de la empresa por ejemplo. Para cambiar el aspecto de la imagen seleccionada. Este botón solamente estará activo en caso de haber añadido una imagen en el encabezado o pie de página. Al hacer clic sobre este botón aparece el cuadro de diálogo Formato de imagen para poder elegir los cambios de 53
Sesión 3 Tratamiento de datos aspecto de la imagen deseados. Realizar las modificaciones deseadas y hacer clic sobre el botón Aceptar. 3. Dividir la hoja de cálculo Nota: No se pueden dividir paneles e inmovilizarlos al mismo tiempo. Cuando inmovilice paneles dentro de un panel dividido, todas las filas que se encuentran encima y las columnas que se encuentran a la izquierda de la celda seleccionada se inmovilizarán y la barra de división se quitará. Para dividir paneles, sitúe el puntero sobre el cuadro de división que aparece en la parte superior de la barra de desplazamiento vertical o en el extremo derecho de la barra horizontal. Cuando el puntero adopte la forma de un puntero de división, arrastre el cuadro de división hacia abajo o hacia la izquierda, hasta la posición deseada. Para quitar la división, haga doble clic en cualquier punto de la barra de división que divide los paneles. Anular la división de paneles Para restaurar una ventana que se ha dividido en dos áreas desplazables, haga doble clic en cualquier parte de la barra de división que separa los paneles. 54
Tratamiento de datos Sesión 3 Para quitar todos los paneles divididos a la vez, en el grupo Ventana, haga clic en Dividir. 4. Inmovilizar paneles Si lo que nos interesa es dejar inmóviles las cabeceras de los datos y así desplazarnos unicamente sobre los datos teniendo siempre disponible la vista de las cabeceras, podemos utilizar la opción de inmovilizar los paneles. Para realizar esto, simplemente despliega el menú Inmovilizar paneles que se encuentra en la pestaña Vista. Si te interesa mantener la primera fila (como cabecera) o la primera columna (para que ejerza la misma función) selecciona la opción correspondiente En el caso de que lo que quisieses inmovilizar no se encontrase en esas posiciones selecciona el rango de celdas y pulsa la opción Inmovilizar paneles. La zona seleccionada podrá desplazarse, el resto permanecerá inmovilizado. 55
Sesión 3 Tratamiento de datos Para desactivar la inmovilización de los paneles vuelve a seleccionar esta opción y haz clic sobre Movilizar paneles. Inmovilizar o dividir filas y columnas Para inmovilizar paneles, Microsoft Excel mantiene filas o columnas específicas visibles al desplazarse por la hoja de cálculo. Por ejemplo, si la primera fila de la hoja de cálculo contiene etiquetas, puede inmovilizarla para asegurarse de que las etiquetas de la columna permanezcan visibles a medida que se desplaza hacia abajo en la hoja de cálculo. Una línea sólida en la fila 1 indica que la fila se inmoviliza para mantener las etiquetas de las columnas en su lugar mientras se desplaza. 56
Tratamiento de datos Sesión 3 Resumen Crear y aplicar estilos En grupo Estilos de la Ficha Inicio, debajo de la opción de Formato condicional, existe otra, llamada Estilos de celda y que, como su propio nombre indica, sirve para aplicar estilos automáticamente. Un estilo es una combinación de formatos utilizados habitualmente, que se pueden aplicar de una sola vez a un rango o rangos de celdas. Encabezado y pié de página Un encabezado es un texto impreso en la parte superior de cada una de las páginas, y un pie de página es un texto impreso en la parte inferior de cada página. Para acceder a estas opciones tenemos que hacer clic en la Vista Diseño de página o también podemos usar la pestaña diseño de página, grupo configurar página. Dividir la hoja de cálculo Para dividir paneles, sitúe el puntero sobre el cuadro de división que aparece en la parte superior de la barra de desplazamiento vertical o en el extremo derecho de la barra horizontal. Inmovilizar paneles Si lo que nos interesa es dejar inmóviles las cabeceras de los datos y así desplazarnos unicamente sobre los datos teniendo siempre disponible la vista de las cabeceras, podemos utilizar la opción de inmovilizar los paneles. Para realizar esto, simplemente despliega el menú Inmovilizar paneles que se encuentra en la pestaña Vista. 57