CURSO DE COMPUTACIÓN A2 ADMINISTRATIVO MÓDULO CONFIGURABLE Uso educativo
Estructura de la Ventana del Módulo Administrativo 1.- Ingrese al sistema haciendo dos clics al acceso directo de a2 administrativo El acceso directo lo encontrará en el escritorio de Windows o en el menú archivo programas. 2.- Ingrese el nombre de usuario y contraseña de usuario El nombre de usuario se llama master y la clave: 1234 En el módulo demostrativo demo el usuario llevará por nombre: demo y su clave 1234. Si desea cambiar el nombre y contraseña se explicará más adelante en el módulo sistema.
Entorno de Trabajo La primera pantalla que presenta a2 es la siguiente: Barra de título Barra de menú Barra de herramientas Barra de estado Barra de título: En términos de computación así le llamamos, en dicha barra nos indica el nombre de la ventana que estamos utilizando. Barra de menú: En la barra de menú aparece el contenido de trabajo del sistema a2. Barra de herramientas: En la barra de herramientas aparecen los principales contenidos de trabajo. Barra de estado: En la barra de estado aparece la fecha y hora del sistema en uso. Otras herramientas: Accesos directos en el teclado: Ctrl. + M: Cambio de moneda Ctrl. + D: Calendario Ctrl. + T: Calculadora Ctrl. + U: Cambio de usuario
Ctrl. + S: Información del Sistema Ctrl. + P: Imprimir Pantalla, tal cual Print Screen. Ctrl. + E: Pantalla para cargar seriales en las transacciones. Menú y Barra de Acceso Rápido: En la parte superior se encuentra una Barra Horizontal llamada Menú y debajo de esta, la Barra de Acceso Rápido (o de Herramientas). La Barra de Menú tiene las siguientes opciones: Para acceder a cualquiera de estas opciones puede, hacer clic con el ratón en la opción que se desee abrir o presionar la combinación de teclas ALT + la letra que esté subrayada, ejemplo ALT + M le dará acceso al menú mantenimiento. Menú: Mantenimiento ALT + M Transacciones ALT + T Ventas ALT + V Compras ALT + C Bancos ALT + B Informes ALT + I Sistema ALT + S
CAPÍTULO 2 Luego de ingresar los registros del contenido en el Capítulo 1, podemos empezar a Vender mercancía. Existen 3 Tipos de Venta: 1.- CONTADO, 2.-CRÉDITO/CONTADO, 3.-CRÉDITO TOTAL Menú Ventas: Factura Para comenzar a vender mercancía, haga clic en el botón Ventas, ubicada en la barra de Menú, y seleccione la opción Factura. Aparecerá la siguiente ventana y sus partes: Depósito: Donde se descarga la mercancía a vender Cliente: Ente a quien se le venderá la mercancía Filas: Datos de la Mercancía a vender.
Detalle: Trata sobre las características del producto. Insertar: Incluye una nueva fila. Borrar: Borra una fila seleccionada Cargar: Sirve para Cargar un documento en Tránsito o documentos de compra guardados. Guardar: Se utiliza para guardar documentos en este caso una venta de mercancía sin completar. Totalizar: Trata sobre el monto a pagar, el Número de la factura de venta, Flete, Descuento, Forma de pago y Fecha de vencimiento del documento de venta. Cancelar: Limpia la pantalla, filas, para volver a llenar con datos nuevos. Salir: Para salir de la ventana de factura. Muestra el Número correlativo de documento, la fecha de venta, el subtotal sin I.V.A., El impuesto I.V.A., El total Operación que es la suma del Total + el I.V.A.
VENTA DE MERCANCÍA. (CONTADO) Una Venta es al contado cuando su pago es al momento que se recibe la adquisición de los productos, es el pago del monto total en bolívares de la factura de venta. Paso a Paso: 1.- Haga clic en la flecha de depósitos y elija la opción LINEA BLANCA 2.- Haga clic en la flecha de Clientes y elija la opción Inversiones los Andes c.a. 3.- Haga clic debajo de la columna CÓDIGO en una esquina. 4.- Elija el producto a Vender, puede escribir las iniciales del producto, para mayor rapidez.
5. En la columna CANTIDAD, escriba la unidad o conjunto de mercancía, Ejemplo: 10, Si necesita cambiar el Precio, creados según políticas de la empresa, haga clic en el botón Precio, elija el precio a vender, Ejemplo: Precio 2, luego presione la tecla ENTER. 6: Presionar la tecla ENTER hasta bajar a la fila 2, o hacer al final de la fila en la casilla TOTAL y presionar la tecla ENTER. Clic aquí y presione la tecla Enter para bajar a la fila siguiente.
7. Haga clic en el botón TOTALIZAR y aparecerá la tabla de TOTALIZAR FACTURAS: Vendedores: Elija al vendedor, éste previamente se incluyó en el menú registros en el CAPITULO 1 Documento Origen: Casilla que se llena automáticamente cuando cargamos un presupuesto de venta (PRE) Y número de control de la factura de venta. Total Bruto: Es la suma del costo de la mercancía sin I.V.A. Descuento 1: Descuentos en Bolívares o Porcentaje (%) que se le ofrece al cliente. En este caso no aplica. Flete: En Bolívares o Porcentaje (%) que nos cobra el proveedor. En este caso no aplica. Base Imponible: Es la suma del Total Bruto Descuentos + Flete I.V.A. (12%): Es el monto en Bolívares que se desglosa del monto de la Base Imponible.
Total Neto: Es la suma de los montos de La Base imponible y el I.V.A. Total Cancelado: Es el monto en Bolívares abonado o pagado en su totalidad. Vuelto: Si el cliente cancela en efectivo y billetes con monto superior al monto total a pagar Saldo de Operación: Monto restante de un saldo o monto completo de la factura. Clasificación: Porcentaje (%) de retención de I.V.A. cuando son contribuyentes especiales, en este caso no aplica. Fecha de Emisión y Vencimiento: Fecha que se imprime o emite la factura, y la fecha de vencimiento si tiene crédito. Condiciones de pago: Si es al Contado, Crédito / contado, Crédito total. 8.- Haga clic en el botón FORMA DE PAGO. Al hacer clic en el botón totalizar, aparece el cuadro FORMA DE PAGO: Monto a cobrar Tipo de pago Segunda fila Monto a cobrar 9.- Haga clic en la casilla TÍPO y elija la opción EFECTIVO, luego presione La tecla ENTER hasta bajar a la segunda fila, Luego presione la Tecla ACEPTAR.
10.- Para finalizar observe las casillas de Total Pagado y Saldo de Operación, si está conforme presione la tecla ACEPTAR.: Monto a cobrar Saldo de la factura Nota: Si desea modificar los montos de pago, vuelva hacer clic en el botón FORMA DE PAGO En la casilla Días de Vencimiento se colocará 0 días, por ser factura al contado. INFORME DE INVENTARIO: Sirve para observar la existencia de mercancía. Haga clic en el menú INFORMES INVENTARIO REPORTE GENERAL
Haga clic en el botón Preliminar ANTES DE VENDER: 150 UNIDADES DE EXISTENCIA SU EMPRESA Teléfono: 000-00000 DESPUÉS DE VENDER: 10 UNIDADES, QUEDARÁ 140 UNIDADES DE EXISTENCIA. SU EMPRESA Teléfono: 000-00000
VENTA DE MERCANCÍA. (CRÉDITO / CONTADO) Una Venta es a crédito / contado, cuando el cliente paga un porcentaje del importe de la compra, (abono) y el resto (saldo) hasta dicho importe antes de que transcurra un determinado período de tiempo. Paso a Paso: 1.- Realizar los pasos anteriores de Venta a contado del paso número 1 al 4 5. En la columna CANTIDAD, escriba la unidad o conjunto de mercancía, Ejemplo: 10, Si necesita cambiar el Precio, creados según políticas de la empresa, haga clic en el botón Precio, elija el precio a vender, Ejemplo: Precio 1, en este caso por ser a Crédito / Contado (Generalmente cuando se compra o vende a crédito los precios son un poco más altos). Luego presione la tecla ENTER, hasta pasar a la fila 2. 6.- Haga clic en el botón TOTALIZAR y aparecerá la tabla de TOTALIZAR COMPRA DE MERCANCÍA
7.- Haga clic en el botón FORMA DE PAGO. Al hacer clic en el botón totalizar, aparece el cuadro FORMA DE PAGO: 8.- Haga clic en la casilla Monto escriba un porcentaje (50%) a cobrar. Ejemplo: En este caso, el cliente abona la mitad del monto total a pagar, 240.000.00 Bs dividir entre (/) 2, arroja como resultado 210.000.00 Bs. Escríba el resultado en la casilla MONTO.
Si necesita utilizar la calculadora de a2 administrativo, presione las teclas ALT + T, realice la operación y haga clic en el botón Pasar para colocar el resultado en la casilla Monto Ejemplo: Abono Tipo de pago Segunda fila Quedará el saldo Monto abonado Haga clic en la casilla TÍPO y elija la opción EFECTIVO, luego presione La tecla ENTER hasta bajar a la segunda fila, en la segunda fila quedará un saldo, éste no se debe tocar, ya que es saldo a cobrar (crédito/cuentas por cobrar) Luego presione la Tecla ACEPTAR. 9.- Para finalizar observe las casillas de Total Pagado y Saldo de Operación, si está conforme presione la tecla ACEPTAR.:
Monto abonado Saldo de la factura Nota: Si desea modificar los montos de pago, vuelva hacer clic en el botón FORMA DE PAGO. En la casilla Días de Vencimiento se colocará los días de plazo a pagar el saldo, ejemplo: 30 días, por ser factura Crédito / Contado Los saldos pendientes serán reflejados en cuentas por cobrar del Menú Transacciones, ver más adelante: CUENTAS POR COBRAR. VENTA DE MERCANCÍA. (CRÉDITO TOTAL) Una Venta es a crédito total, cuando el monto del importe de la venta, el cliente no cancela al momento de recibir la mercancía, hasta un cierto lapso de tiempo ofrecido por el Vendedor. Paso a Paso: 1.- Realizar los pasos anteriores de compra del número 1 al 7 8.- Haga clic en el botón TOTALIZAR y aparecerá la tabla de TOTALIZAR FACTURAS
9.- Por ser una factura a crédito total, no se debe hacer clic en el botón Forma de pago, éste solo se usará cuando se abona o se paga la totalidad del monto de la Factura. 11.- Para finalizar observe las casillas de Total Pagado y Saldo de Operación, si está conforme presione la tecla ACEPTAR.: Monto abonado Saldo de la factura Nota: En la casilla Días de Vencimiento se colocará los días de plazo a pagar el saldo, ejemplo: 30 días, por ser factura Crédito Total. Los saldos pendientes serán reflejados en cuentas por pagar del Menú Transacciones, ver más adelante: CUENTAS POR COBRAR
INGRESAR NUEVO CLIENTE. (FACTURA) 1.- Para ingresar nuevo cliente desde el módulo Factura, haga clic en la carpeta color azul: Clientes. 2.- Llene los datos del cliente (Ver Mantenimiento - clientes, capítulo 1)