CURSO DE COMPUTACIÓN A2 ADMINISTRATIVO

Transcripción

1 CURSO DE COMPUTACIÓN A2 ADMINISTRATIVO MÓDULO CONFIGURABLE Uso educativo

2 INDICE INTRODUCCIÓN 3 Estructura y contenido del curso a2 Módulo Administrativo 5 Estructura de la Ventana del Módulo Administrativo 6 Entorno de Trabajo 7 Menú y Barra de Acceso Rápido: 8 Menú Mantenimiento 11 Menú Mantenimiento: Archivo de monedas 12 Menú mantenimiento: Zona de ventas. 16 Menú Mantenimiento: Vendedores 20 Menú Mantenimiento: Departamentos de Inventario: 29 Menú Mantenimiento: Depósitos de Inventario (Almacén): 49

3 INTRODUCCIÓN La palabra administración viene del latín ad (dirección para, tendencia para) y minister (subordinación u obediencia) y significa a aquel que realiza una función bajo el mando de otro, es decir, aquel que presta un servicio a otro. La tarea actual de la administración es interpretar los objetivos propuestos por la organización y transformarlo en acción organizacional a través de la planeación, la organización, la dirección y el control de todas las actividades realizadas en las áreas y niveles de la empresa con el fin de alcanzar tales objetivos de la manera más adecuada a la situación. La administración en sentido formal, es aquella que se realiza en una empresa. Posee cuatros funciones específicas que son: la planificación, la organización, la dirección y el control; estas en conjuntos se conocen como proceso administrativo y se puede definir como las diversas funciones que se deben realizar para que se logren los objetivos con la óptima utilización de los recursos. El control debe llevarse en cualquier nivel de la organización, garantizando de esta forma que en la misma se cumplan los objetivos. Pero hay que aclarar que el control no solo debe hacerse al final del proceso administrativo, sino que por el contrario, debe ser realizado conjuntamente se lleven a cabo las actividades para que, de esta forma, se solucionen de manera más eficaz y en el menor tiempo posible todas las desviaciones que se presenten. Aquí es donde a2 ofrece su mayor fortaleza, el control de todos los procesos administrativos y contables. Nuestra misión es proporcionar productos innovadores, prácticos y esenciales que aumenten la productividad, mejoren la calidad y que le permita tener un verdadero control de su empresa. a2 Herramienta Administrativa Configurable le permite consolidar operaciones administrativas bajo un sólido concepto y una amigable interfaz que la convertirá en la mejor aliada de la empresa moderna. a2 no es solo un producto tangible, es un servicio integrado con su red de distribuidores y asesores a2team comprometidos con los retos de la globalización y la alta competencia, para brindar a sus clientes herramientas poderosas que le permiten trabajar y crecer en un ambiente placentero. a2 Herramienta Administrativa Configurable, es un sistema administrativo de alta tecnología, cuya versatilidad lo hace funcional y de gran adaptabilidad, todo en un entorno gráfico amigable, con una estructura del programa muy sencilla, que le brinda gran estabilidad y velocidad de ejecución con requerimientos mínimos de hardware. Fue desarrollado con la herramienta Borland Delphi Versión 5.0 Enterprise Edición y el manejador de archivos de bases de datos utilizado fue el DBISAM versión 2.01, proporcionando un producto confiable y fácil de usar, tanto para el usuario final como para el usuario administrador del sistema.

4 Cuenta con un módulo de administración de usuarios, que reúne una serie de características que lo convierte en un producto único en su estilo, siendo esta una de las bondades más resaltantes del sistema ya que le brinda al usuario un sinfín de posibilidades para adaptarlo a sus propias necesidades. Flexibilidad: La parametrización de las principales variables del manejo de la información, hacen de a2 un producto ajustable a las prácticas y necesidades de cualquier empresa, adaptándose a los cambios constantes de nuestro medio tanto para el manejo de información, como para el manejo de reportes. Para ello cuenta con diversas opciones de configuración o políticas, las cuales se definen como políticas básicas y políticas avanzadas. Integración. El usuario puede automatizar las relaciones entre los módulos Administrativos y Contabilidad, con la garantía de que cada transacción será procesada automáticamente. Mult. Monedas: Los procesos internacionales de globalización económica han creado la necesidad de registrar transacciones en diferentes monedas. a2 permite el uso de dos monedas en forma simultánea para las transacciones. Seguridad: El sistema permite definir claves de acceso, estableciendo niveles de restricción a los usuarios, para la protección y confiabilidad de la información. Aplicación de programas de personalización: Es una herramienta que sin el uso de expertos permite adaptar los formatos de impresión, así como los reportes operativos, de una forma más eficiente, a2 cuenta con una serie de reportes Predefinidos con alta flexibilidad y de uso común. Asimismo, se dispone de un Generador de Informes Personalizado, ofreciéndole herramientas adicionales que le brindan la libertad de crear reportes específicos, cuya operación es tan sencilla que la realiza el usuario final.

5 Estructura y contenido del curso a2 Módulo Administrativo Módulo administrativo Mantenimiento Transacciones Ventas Compras Bancos Moneda Zona Vendedores Departamento Depósito Inventario Proveedores Inventario Cargos Descargos Transferencias Ajustes Ofertas y Presentaciones Presupuestos Facturas Devoluciones N. de entrega Ord. De Compra Compra Devoluciones N. Entrega Proveedor Depósitos Cheques.Conciliación Clientes Bancos T. de Crédito Clientes Cuentas X cobrar Conceptos Beneficiarios Proveedores Cuentas X pagar Retenciones de

6 Estructura de la Ventana del Módulo Administrativo 1.- Ingrese al sistema haciendo dos clics al acceso directo de a2 administrativo El acceso directo lo encontrará en el escritorio de Windows o en el menú archivo programas. 2.- Ingrese el nombre de usuario y contraseña de usuario El nombre de usuario se llama master y la clave: 1234 En el módulo demostrativo demo el usuario llevará por nombre: demo y su clave Si desea cambiar el nombre y contraseña se explicará más adelante en el módulo sistema.

7 Entorno de Trabajo La primera pantalla que presenta a2 es la siguiente: Barra de título Barra de menú Barra de herramientas Barra de estado Barra de título: En términos de computación así le llamamos, en dicha barra nos indica el nombre de la ventana que estamos utilizando. Barra de menú: En la barra de menú aparece el contenido de trabajo del sistema a2. Barra de herramientas: En la barra de herramientas aparecen los principales contenidos de trabajo. Barra de estado: En la barra de estado aparece la fecha y hora del sistema en uso. Otras herramientas: Accesos directos en el teclado: Ctrl. + M: Cambio de moneda Ctrl. + D: Calendario Ctrl. + T: Calculadora Ctrl. + U: Cambio de usuario Ctrl. + S: Información del Sistema Ctrl. + P: Imprimir Pantalla, tal cual Print Screen. Ctrl. + E: Pantalla para cargar seriales en las transacciones.

8 Menú y Barra de Acceso Rápido: En la parte superior se encuentra una Barra Horizontal llamada Menú y debajo de esta, la Barra de Acceso Rápido (o de Herramientas). La Barra de Menú tiene las siguientes opciones: Para acceder a cualquiera de estas opciones puede, hacer clic con el ratón en la opción que se desee abrir o presionar la combinación de teclas ALT + la letra que esté subrayada, ejemplo ALT + M le dará acceso al menú mantenimiento. Menú: Mantenimiento ALT + M Transacciones ALT + T Ventas ALT + V Compras ALT + C Bancos ALT + B Informes ALT + I Sistema ALT + S Botones de Acceso Rápido (Herramientas): Estos Botones le dan la posibilidad de acceder a cada opción de la aplicación de una manera rápida y practica, aunque no son todas la opciones son las que comúnmente el usuario interactúa. Inventario: Archivo de Departamentos Archivo de Depósitos o Bodegas Archivo de Inventario Manejo de los Clientes: Archivo de Clientes Módulo de Presupuestos a Clientes Módulo de Facturación (Ventas)

9 Manejo de los Proveedores: Archivo de Proveedores Módulo de Elaboración de Ordenes Módulo de Compras Bancos: Archivo de Bancos Módulo de Transacciones de Bancos Salir de la aplicación: Cómo Agregar, Modificar, Borrar y Grabar? En la siguiente imagen se muestra el menú de opciones para administrar las formas y la información: Funciones básicas para el manejo de todas las Fichas (Formas):

10 BOTONES DE TRABAJO: (Anterior registro) Ir al registro anterior (Activo en modo de Modificación). (Siguiente registro) ir al registro siguiente (Activo en modo de Modificación). Cancela la operación actual. Imprime reporte de la información mostrada. Muestra listado de ítem de los rubros donde estamos trabajando Crea ó incluye nuevo registro. Activa el modo de modificación de registros Elimina o borra registro actual Guarda o almacena los cambios realizados al registro actual.

11 Menú Mantenimiento REGISTROS: En el menú mantenimiento es donde se hace la carga de información de datos o registros importantes: departamentos, depósitos, inventario, zonas, clientes, vendedores, tarjetas de crédito, monedas, proveedores, bancos, conceptos y beneficiarios. Al hacer clic en el Menú Mantenimiento aparecerá una ventana tal como se muestra en la siguiente figura. A continuación se procede en orden incluir los registros en este Menú Mantenimiento.

12 Menú Mantenimiento: Archivo de monedas Formulario para la caracterización de las monedas a utilizar en la aplicación. La aplicación solo trabaja relacionando dos monedas, una nacional y una extranjera, es decir, si utiliza dólares, dólares y bolívares, o euros y bolívares. Ficha del Archivo de Monedas. Paso a Paso: Crear un registro de moneda 1. Haga clic en el botón Incluir en la barra de botones para crear un tipo de moneda, llene los datos correspondientes: Nombre de la moneda, símbolo de la moneda, factor de cambio en el mercado, y fecha de actualización de la misma. Para finalizar haga clic en el botón guardar o grabar registro. Símbolo de la moneda Fecha de factor de cambio actualizada Descripción es el nombre del registro, generalmente una palabra referente a la ventana activa. Factor se puede definir como el número de unidades de una moneda que se intercambian por una unidad de otra moneda. Ejemplo: 1 US$ dólar =190 Bs.

13 Modificar un registro de moneda: 2. Edite el registro actual haciendo clic en el botón modificar. Se muestran las distintas monedas utilizadas por la aplicación las cuales deben ser configuradas a través de las opciones de monedas en el Menú Mantenimiento. Paso a Paso: 1. Mueva el cursor con las teclas de Flechas del teclado o simplemente haga doble clic sobre el nombre de la moneda a modificar. 2. Para almacenar los cambios, presione el botón Grabar. 3. Para salir, presionar el botón Salir. Eliminar un registro de moneda: 1. Haga clic en el botón de Borrar en la barra de botones para buscar el tipo de moneda. 2. Elija el archivo de moneda a eliminar, luego en la ventana de mensaje confirme o no su acción. 3. Haga clic en el botón Salir

14 Archivos de moneda: Estadísticas y Proyecciones Tasa de Cambio: Promedio de Factor de cambio. Compras Unidades: cantidad de productos comprados con la moneda activa. Compras: cantidad de compras efectuadas con la moneda activa. Ventas Unidades: cantidad de productos o servicios vendidos con la moneda activa. Ventas: cantidad de ventas efectuadas con la moneda activa. Costo Ventas: Monto expresado en la moneda activa del costo de las ventas. Descuentos: Monto expresado en la moneda activa de los descuentos otorgados en los procesos de ventas. Utilidad: Monto expresado en la moneda activa de la utilidad o obtenida de las ventas. Total Comisiones: Monto expresado en la moneda activa del total de las comisiones generadas en ventas a clientes que posean la moneda activa como moneda por defecto. Cargos Unidades: Cantidad de artículos cargados que posean la moneda activa por defecto.

15 Cargos: cantidad de cargos efectuados con artículos que posean la moneda activa por defecto. Descargos Unidades: Cantidad de artículos descargados que posean la moneda activa por defecto. Descargos: cantidad de descargos efectuados con artículos que posean la moneda activa por defecto. Cheques Emitidos: cantidad de cheques emitidos con la moneda activa. Monto Cheques: Monto total de cheques emitidos con la moneda activa. Notas Débito: Cantidad de Notas de Débito procesados donde se utilice la moneda activa. Monto Notas Débito: Monto total de Notas de Débito procesadas donde se utilice la moneda activa. Depósitos Recibidos: cantidad de depósitos procesados en los bancos con la moneda activa. Monto Depósitos: Monto total de los depósitos procesados en los bancos con la moneda activa. Notas de Crédito: Cantidad de Cuotas de Crédito procesadas donde se utilice la moneda activa. Monto Notas Crédito: Monto total de Notas de Crédito procesadas donde se utilice la moneda activa. En el menú de Detalle se muestran las siguientes opciones: Operaciones en Ventas: Reporte configurable de las operaciones de ventas que involucren a la moneda seleccionada. Operaciones en Compras: Reporte configurable de las operaciones de compras que involucren a la moneda seleccionada.

16 Menú mantenimiento: Zona de ventas. Ficha Zonas de Ventas Una opción para usar esta herramienta nos ayuda conocer las zonas como las regiones geográficas donde están ubicados los nuevos y futuros clientes. Otra opción, las zonas podrían utilizarse con los nombres de los departamentos, para así saber con exactitud las ventas en cada uno de ellos. Los datos que componen una zona son: código, nombre y una descripción detallada de la misma. Otra característica es si está activo o no, partiendo de esta premisa, los clientes de una zona inactiva heredan esta característica lo cual puede ser muy útil o no dependiendo de la configuración realizada. En el menú de detalles se tienen los Clientes pertenecientes a la zona seleccionada, las Operaciones y las Estadísticas y Proyecciones de la misma. Crear un registro de zona de ventas Paso a Paso Crear un registro de zona de venta 1. Haga clic en el botón Incluir en la barra de botones para crear una zona. Observe que en el campo llamado Código solicita que escriba algún contenido, pueden ser números, letras o la combinación de ambos (alfanuméricos), Recuerde que por defecto el sistema pide llenar cinco (5) caracteres, se recomienda llevar un orden secuencial del mismo. Ejemplo: Zon01 Zon02; , y así sucesivamente.

17 2. El campo descripción es el nombre del registro o de la zona en este caso, por ejemplo: Zona las Palmas. Otros ejemplos: Zona Norte, Zona Sur, Zona Barrio Obrero, Zona Ayacucho, entre otros. 3. En el campo descripción hace referencia a la descripción general, más detallada de la misma. Ejemplo: Plaza las palmas, productos ofrecidos en la zona: Línea Blanca: Neveras, cocinas, lavadoras 4. Para almacenar los cambios haga clic en el botón Grabar. Modificar registro: 1. Haga clic en el botón Modificar de la barra de botones para editar la información. 2. Edite el registro actual. 3. Haga clic en el botón Salir. Eliminar registro: 1. Haga clic en el botón Borrar en la barra de botones. 2. En la ventana de mensaje confirme o no su acción. 3. Haga clic en el botón Salir. Nota: Si una zona tiene clientes no puede ser eliminada o borrada. Zonas de Ventas: Haga clic en el icono de la lupa para buscar los registros de zonas credas

18 Clientes por Zona: Para ver los clientes por zona primero se deben crear los archivos de clientes, luego desde esta opción pueden asignar a los clientes por zonas. Detalle de un Cliente de una Zona: Detalle de Clientes de una Zona La opción Detalle nos permite consultar información relacionada con las Zonas por Clientes: Los clientes que la conforman son los que aparecen en el listado mostrado. Una vez posicionado en uno de los clientes que se presenta es cuando el botón Detalle se activa y podrá Visualizar: Estado de sus cuentas por cobrar. Los descuentos por pronto pago asignados para ese cliente. Cargos Automáticos, Autorizados, Convenios de Precios y Descuentos, son característica que explicaremos en la ficha Clientes que es donde se definen. Transacciones de Ventas Por Cliente de una Zona de Ventas: Imprime las transacciones de ventas: Facturas, devoluciones, apartados, presupuestos, facturas en lotes, notas de entrega y pedidos, realizadas en el lapso comprendido entre la fecha inicial y la fecha final. Se puede establecer como tipo de transacción las facturas si se desea. Además puede mostrar las transacciones pendientes o procesadas.

19 Transacciones de Ventas Totaliza todos los montos, y muestra en el pie de página, el total de ingresos o pagos realizados, el saldo deudor, la utilidad total en monto y porcentaje, el total de facturas y operaciones en el lapso dado. En este filtro puede agrupar las operaciones por detalles de transacción, por días, por depósitos, zonas, vendedores, clientes, usuarios, tarjetas de crédito y clasificación. Se pueden ordenar por Total de monto de ventas, los descuentos de ventas, los saldos pendientes y el monto o porcentaje de las utilidades. Los filtros alteran la visualización del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las características seleccionadas en esta ventana. Filtros de Transacciones de Ventas Estadísticas y Proyecciones Zonas de Ventas: Podemos Visualizar la siguiente información: Venta al Contado en moneda Venta a Crédito Moneda Total Ventas en Moneda Descuentos en Moneda Costo en Moneda Utilidad en Moneda.

20 Menú Mantenimiento: Vendedores Los vendedores pueden tener doble figura, como vendedores y/o cobradores. Para ambas se establecen varias formas de pago de comisiones generadas por las transacciones realizadas. Cabe destacar que a2 sólo genera reportes de comisiones ganadas mas no paga las mismas (El pago de las mismas las realiza el usuario encargado, puede utilizar la herramienta Transacciones Bancos). En esta pantalla se introducen los datos básicos del vendedor como su nombre, apellido, teléfonos, , etc. Además se selecciona el o los tipos de comisión que devengaran. Las comisiones disponibles por la aplicación son: Comisiones: Por Departamento: Estas comisiones se configuran en cada departamento de inventario y tienen mayor prioridad que las comisiones por venta. Para mayor información sobre como configurar las comisiones por Departamento haga clic aquí. Por ventas: Se calculan a razón de las ventas realizadas, y el porcentaje a aplicar son los establecidos en la tabla de comisiones por ventas del vendedor. Por Cobranza: Se establecen comisiones por la cobranza, a razón de los porcentajes configurados o establecidos por el administrador o gerente de ventas.

21 Por Volumen: Se configura a razón de rangos de volúmenes de ventas expresado en moneda, para cada peldaño de la tabla de configuración se asigna un monto o porcentaje. Por Utilidad: Se establecen rangos de utilidad en montos o porcentajes, para los cuales se asocia la comisión establecida. En esta comisión se toma en cuenta es la ganancia obtenida de las transacciones de ventas, por tanto deben estar debidamente configurados los costos de todos los productos de lo contrario existe riesgo de pérdida. Paso a Paso: Crear un registro de vendedor: 1. Haga clic en el botón de Incluir de la barra de botones. 2. Introduzca los datos requeridos del vendedor. Si el vendedor tendrá comisiones haga clic en la barra de botones en los iconos de comisiones e indique los valores de comisión. 3. Para grabar haga clic en botón Grabar. Si desea cancelar haga clic en el botón Cancelar. 4. Para terminar haga clic en el botón Salir. Modificar o Borrar: 1. Para modificar haga clic en el botón de Modificar de la barra de botones. Para borrar haga clic en el botón de Borrar. En ambas opciones se muestra la lista de Vendedores para ser seleccionado uno de ellos. Si eligió borrar confirme su acción. 2. Para grabar haga clic en botón de Grabar. 3. Para terminar haga clic en el botón de Salir. Clientes por Vendedor: Clientes por Vendedor

22 Opción Detalle: Comisiones sobre las Ventas (Vendedores): Son las comisiones más fáciles de configurar, simplemente se establece los porcentajes a pagar de comisión por venta realizada para cada tipo de precio y oferta. Como funciona: De cada ítem vendido en el periodo se calcula el porcentaje aplicado al cada precio u oferta utilizada, se realiza la sumatoria de todas las comisiones para obtener un total general.

23 En el cuadro Tenga en cuenta que en cada casilla de comisión usted puede colocar el monto en moneda o el porcentaje, debido que no es lo mismo: 2, que 2%, ya que el sistema tomará el valor 2 como 2Bs., y si usted coloca el 2% entonces el sistema desglosará el porcentaje de venta de un producto al precio elegido. Qué son precio 1, precio 2, precio 3.? Existen algunos negocios o empresas que utilizan varios precios de venta para sus productos. Ejemplo: Una nevera se venderá al precio: Precio 1: Venta al detal 10,000 Bs Precio 2 Venta al mayor 8,000 Bs Entonces, A la vendedora María Pérez le corresponderá por cada nevera vendida: Precio 1: 2 Bs Precio 2 1 Bs Si el caso fuera en porcentajes y no en Bolívares, entonces, A la vendedora María Pérez le corresponderá por cada nevera vendida al precio 1: Bs200, y al precio 2: 80Bs.

24 Paso a Paso: 1. Escriba los porcentajes a aplicar para cada tipo de precio y ofertas. 2. Haga clic en el botón de Aceptar Comisiones sobre Cobranzas (Vendedores): Las comisiones por cobranza se estipulan en dos etapas, en la primera parte se introduce los porcentajes de: Comisión por Cobranza: Aplicado al total cobrando en el periodo a documentos no vencidos, su cálculo nace de la suma algebraica de todos los recibos de caja adjudicados al vendedor. Del total se obtiene el valor en moneda basado en el porcentaje introducido. El segundo valor requerido es para las retenciones a aplicar al vendedor por cheques devueltos y descuentos adjudicados a clientes de él. En el caso de documentos vencidos se aplica la tabla de comisiones estipulada por rangos de días y porcentajes los cuales deben ser menores a la comisión por cobranza antes mencionado. Se puede introducir comisiones fijas en moneda o porcentajes del monto cobrado.

25 Paso a Paso: 1. Escriba los porcentajes requeridos en la primera parte de las comisiones por cobranza. 2. Para configurar la tabla de comisiones para documentos vencidos haga clic en el botón titulado Tabla. 3. En la tabla: haga clic en la segunda columna primera fila titulado Días, introduzca el Hasta del rango a trabajar, presione ENTER y escriba el porcentaje o monto (para usar montos activa el cuadro de verificación ubicado en la parte inferior izquierda). 4. Repita los pasos 2 y 3 tantas veces como rangos requiera. 5. Para finalizar haga clic en el botón Aceptar. Repita este paso. Comisión por Volumen de Ventas (Vendedores): Las comisiones por volúmenes son utilizadas en los casos donde se busque pagar comisiones a través de metas de ventas al personal de ventas, normalmente se establecen rangos que comienzan a dar frutos altos, con la intención de incentivar al departamento a lograr las metas sugeridas. Las estrategias de utilizadas para este tipo de comisiones son variadas, desde márgenes ínfimos en los primeros rango y muy atractivos en los más altos, hasta una escalera balanceada de porcentajes según el rango.

26 Paso a Paso: 1. En la tabla haga clic en la segunda columna primera fila titulado Valor Final, introduce el Hasta del rango a trabajar, presione la tecla ENTER y escriba el porcentaje o monto (para usar montos activa el cuadro de verificación ubicado en la parte inferior izquierda). 2. Repita los pasos 2 y 3 tantas veces como rangos requiera. 3. Para finalizar haga clic en el botón Aceptar. Comisión por Margen de Utilidad Bruta sobre las ventas (Vendedores): En este tipo de comisiones hay que tener en cuenta que si los artículos o productos del inventario han sido creados sin establecer un costo real, traería como consecuencia que el cálculo de utilidad sea errado lo cual repercutirá directamente en las ganancias de la empresa, además de pagar montos excesivos a los vendedores.

27 En la tabla se permite entrar tanto el rango y la comisión en montos fijos o porcentajes, lo cual abarca un gran abanico de posibilidades en los rangos. Cabe destacar que no se pueden mezclar montos fijos en un rango y en el siguiente porcentaje. Paso a Paso: 1. Seleccione en los cuadros de verificación ubicados en la parte inferior izquierda, como serán ingresados los valores. 2. En la tabla haga clic en la segunda columna primera fila titulado Valor Final, introduce el Hasta del rango a trabajar, presione la tecla ENTER y escriba el valor 3. Repita los pasos 2 y 3 tantas veces como rangos requiera. 4. Para finalizar haga clic en el botón de Aceptar.

28 Transacciones de Ventas por Vendedor: Podemos visualizar: Número de Operaciones (Facturas Procesadas) Total Ventas en Moneda Total Cobros en Moneda Estadísticas y Proyecciones Vendedores: Estadísticas y Proyecciones Vendedores

29 Menú Mantenimiento: Departamentos de Inventario: Departamento es el área donde una empresa ofrece sus productos o servicios, En el sistema a2 Los departamentos del inventario son la clave para el buen funcionamiento de la aplicación, es por esto que en esta sección se explican varios tópicos que deberán de ser analizados con detenimiento para así poder lograr cumplir los objetivos requeridos. Los departamentos permiten clasificar los productos del inventario y agrupar productos de Características Similares, según las necesidades de la empresa. Código pueden ser números o letras, en orden correlativo. Descripción es el nombre del registro, en este caso el nombre del departamento de inventario Descripción detallada refiere a los productos o servicios que en el departamento ofrece.

30 Clasificaciones: Existen 3 tipos de clasificaciones de productos bien diferenciados al momento de implementarlos: Producto Simple: Son todos aquellos artículos del inventario que no están conformado por otros y es necesario llevar control de la existencia del mismo. Servicio: Igual que el Producto Simple con la diferencia que no lleva control de inventario. Producto Compuesto: Son todos los entes del inventario que están conformados por productos simples y/o servicios. Tipos de Costos: Para poder identificar la selección del tipo de costo hay que tomar en cuenta varias consideraciones, desde el cambio de su costo en el tiempo, hasta la forma de presentación de los artículos. Costo Promedio: Si los productos o artículos varían de costo de manera esporádica, lo cual no implica el no tomarlo en cuenta para hacer ajustes en los precios, y además no son identificables Costo por Lotes: Si los artículos a manejar varían su costo y precio, de manera progresiva y fácilmente reconocible a través de algún tipo de señal llamase lote, producción, etc.; indica que nuestro tipo de costo es por lotes. Tallas y Colores: El nombre real de este tipo de costo es de matrices, para así poder utilizarlo para una gama de productos más extenso. Este nombre se asocia con ropa, calzado y otro tipo de artículos que puedan ser identificados de esta manera, pero pueden existir otras características donde esta opción también tiene aplicación por ejemplo tornillos, láminas de hierro, entre otras.

31 Otras Opciones (Departamentos): Activo: Como su nombre lo indica, si este departamento puede ser utilizado o no; es muy útil para sacar toda una línea de productos de los procesos de ventas. Manejo de Depósito: Al estar activo indica a la aplicación el manejo de inventario con todas sus implicaciones (Transferencias, Cargos, Descargos, etc.), entre los diferentes depósitos que existan creados. Manejo de Seriales: Específicamente para artículos donde la forma de identificación de cada uno sea a través de un número o secuencia de caracteres alfanuméricos, el cual es único. Obsérvese que para este caso la opción no está disponible ya que el departamento se creó inicialmente indicándole que no manejaría seriales, esto es muy importante recalcarlo ya que se debe tener la precaución de analizar bien si los artículos que conformaran el departamento manejaran seriales. Ofertas y Presentaciones: Al activar este cuadro de verificación se indica que el departamento puede establecer ofertas de artículos. También se habilita la posibilidad de configurar la forma de presentar los productos, por ejemplo en el caso de una Farmacia, se utilizarían estas características para los medicamentos que pueden ser vendidos por caja y por tabletas, donde este último es una presentación. Manejo de Vencimientos: Habilita la característica de fecha de vencimiento para los artículos, cabe destacar que el uso de esta opción debe ser con productos por lote.

32 Funciones de las herramientas (Departamentos): Menú Mantenimiento.- (Departamentos) Productos de inventario y servicios: Productos y Servicios que conforman ese departamento. Una vez ingresado en esta opción podrá visualizar todos los ítems de inventario que contiene el archivo de ese departamento específico: Ejemplo: Departamento: Línea blanca

33 Una vez seleccionado algún Ítem de los que presenta la ventana la opción Detalle se activa y podrá visualizar la siguiente información: Costos y Precios Existencias Sustitutos Ofertas y Presentaciones Seriales Proveedores Operaciones Estadísticas y Proyecciones Código Único Asociado Menú Mantenimiento: (Departamentos) Márgenes de Utilidad y Descuentos por Defecto: Los márgenes de utilidad se establecen para todo el departamento, lo cual se ahorra tiempo al momento de ingresar los artículos involucrados, ya que cada ítem ingresado al inventario toma estos porcentajes. Recuerde que puede colocar el valor en monedas o el valor en porcentaje. Ejemplo: 5 Bs. o 5 Paso a Paso: 1. Escriba los distintos porcentajes a emplear en cada tipo de precio y descuento asociado si no va aplicar ningún 2. Marque el cuadro de verificación para aplicar los porcentajes antes escritos. 3. Haga clic en el botón de aceptar para continuar.

34 Menú Mantenimiento: (Departamentos) Comisiones: Las comisiones por departamentos para vendedores se establecen en función del precio de venta definido en esta ficha, es decir que al vender con el Precio 1, la comisión será de un 5%, pero si es con el Precio 2 será de 4%, Aplican para el personal de ventas que esté configurado para ganar comisiones de este tipo. Se recomienda que las comisiones del menú departamento se usen cuando no se está usando las comisiones sobre las ventas ubicadas en el menú mantenimiento vendedor.

35 Menú Mantenimiento: (Departamentos) Tallas y Colores: Aquí se definen las características descriptivas de cada uno de los artículos de inventario para el caso de Tallas y Colores, para que la opción esté disponible debe activarle al departamento la posibilidad de manejar las Tallas y Colores, cabe destacar que puede utilizar cualquier tipo de descripción, ya sea numérica o alfanumérica. Si desea cambiar las palabras Tallas y colores por otro contenido realice los siguientes pasos: Títulos y Correlativos (Archivo de Configuración): En la casilla Nombre Matrices escriba el nuevo contenido, Ejemplo Colores y tallas o Ancho y Largo según sea el caso.

36 ANTES AHORA Los nombres de las matrices se pueden modificar por cualquier otro, para los casos en que sea necesario hacerlo. Pudiendo ser utilizadas como Perfiles (ancho y largo). Es decir matriz de que está formado por dos ejes X y Y. Se recomienda utilizar como primera descripción la que posea menos tipos o sea más fácil de identificar. Ejemplo: Colores y Tallas en vez de Tallas y Colores. Paso a Paso: 1. Ingrese el Título del lado izquierdo y luego el derecho, los cuales indican el nombre de la matriz en el eje X y Y respectivamente. 2. Luego ingrese los ítems o entes que conforman cada eje de la matriz, para hacerlo ingrese la descripción y presione ENTER o haga clic en el botón Incluir. 3. Para eliminar un elemento de la matriz, haga clic sobre el ítem a borrar y presione el botón de Borrar. 4. Para cambiar la forma de presentar los ítems, presione el botón de Ordenar, el cual cambia el orden en función de: Menor a Mayor o Menor a Mayor. 5. Para terminar haga clic en el botón Salir.

37 Menú Mantenimiento: (Departamentos) Operaciones de Inventario: Muestra todas las operaciones realizadas con los ítems o productos. Visualiza las siguientes variables: Código, Descripción, Existencia, Tipo de Operación, Documento, Fecha del documento, Cantidad de ítems, Monto, Total, Utilidad y el Código del detalle y clasificado por categorías y estatus. En el encabezado se imprime la clasificación y el estatus de los productos y de las transacciones, en el lapso señalado en la fecha de inicio y fecha final. Según el orden, muestra 4 reportes: Código: muestra el listado ordenado por códigos de los productos. Descripción: muestra el listado ordenado por la descripción de los productos. Referencia: muestra el listado ordenado por la referencia de los productos y no muestra el código. Departamento: hace un corte por cada departamento o categoría de productos. Además, permite mostrar solo los productos activos, inactivos o ambos y la clasificación de los mismos, por Productos, Servicios o Compuestos. En las casillas Desde y Hasta, se puede seleccionar un grupo de los ítems o productos del inventario.

38 Vista preliminar del reporte de operaciones de inventario Menú Mantenimiento: (Departamentos) Operaciones de Inventario: Exportar el reporte en los formatos: ASCII, Documento, Excel y HTML Una vez se oprime la tecla aceptar se genera un archivo el cual es guardado en el directorio a2softway\ EMPRE01\REPORTS\Operaciones de Inventario

39 Menú Mantenimiento: (Departamentos) Operaciones de Inventario: Botón Filtrar: Los filtros alteran la visualización del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las características seleccionadas en esta pantalla. Filtros Básicos: Si requiere de ser más específico en la información que el listado generará puede utilizar las siguientes opciones: Departamento, Proveedor, Categoría, Modelo, Marca, Moneda, Unidad, Vendedor, Depósitos, Puesto. Impuestos: Incluir exentos, Gravables o Ambos (por defecto vienes ambos). Incluir Ítems sin existencia, Detallar, Incluir Seriales Filtros Básicos Filtros Avanzados

40 Filtros Avanzados: Puede seleccionar las transacciones que desee imprimir, y el estatus de la transacción, además de imprimir por clientes, y seleccionar el documento deseado. Deberá seleccionar que tipo de operaciones de Inventario desea visualizar en el listado, esta posibilidad extiende el manejo de la información de una manera amplia y completa. Ejemplo: Si solo desea obtener las ventas y dentro de las mismas solo facturas y devoluciones entonces deberá marcar esas dos únicamente y las demás deberán estar desmarcadas. Inventario: transferencia, cargos, descargos y ajustes de existencia Compras: órdenes de compra, órdenes de servicio, compra de mercancía, devoluciones en compra, nota de entrega proveedor. Ventas: presupuestos, pedidos, facturas, devoluciones en ventas, notas de entrega y apartados.

41 Estatus de los Documentos: a2 administrativo está capacitado para guardar y cargar las operaciones, importar cualquier documento de un lugar a otro de forma fácil y sencilla a través de estas opciones, existiendo ciertas normas para convertir documentos de un tipo a otro: Tipos de Documentos Estatus Procesados: El estatus de procesados se logra al totalizar Facturas, Apartados y Devoluciones, también al cargar cualquier operación en tránsito y convertirla en factura. Pendientes: Son todos los documentos guardados. Tránsito: Se llaman en tránsito a aquellas transacciones que realizan una venta pero no han sido facturadas, por ejemplo una nota de entrega o pedido totalizado. Anuladas: Todas las transacciones que han sido anuladas. Tipos de documentos que manejan Status: Presupuestos Facturas Devoluciones Notas de Entrega Apartados Pedidos

42 Presupuestos Pueden Manejar: Pendientes. Este Status indica que no está completado que fue guardado sin haberlo totalizado. Tránsito. Totalizado pero no facturado. Procesadas. Presupuesto totalizado y Facturado Anuladas. Facturas pueden Manejar: Pendientes. Transito Procesadas Los Pedidos, Apartados y las Notas de Entrega pueden Manejar: Pendientes Transito Procesadas Anuladas Clientes: Posibilidad de emitir el listado por un cliente especifico Clasificación: Este campo podemos clasificar las retenciones del IVA 75% por pagar y retenido. Documento: Posibilidad de emitir el reporte por un documento especifico Usuario: Por un usuario especifico. Centro de Costo: Por un centro de costo específico

43 Menú Mantenimiento:(Departamentos) Estadísticas y Proyecciones: El Módulo de Estadísticas y Proyecciones de a2, es una herramienta poderosa para el estudio de las distintas variables disponibles por la aplicación y del comportamiento de cada ente en cuestión. Entes que poseen Estadísticas y Proyecciones: Departamentos Depósitos Inventario Zonas Clientes Vendedores Tarjetas de Crédito Monedas Proveedores Bancos Conceptos Beneficiarios Estadísticas y Proyecciones

44 Las Variables Disponibles para los Departamentos son: Inventario Inicial (Moneda): Cantidad de productos introducidos al momento de crear el producto. Compras Unidades: Cantidad de ítems de inventario comprados. Compras (Moneda): Monto en moneda del total de compras. Ventas Unidades: Cantidad de ítem de inventario vendidas. Ventas (Moneda): Monto en moneda del total de ventas realizadas. Costos Ventas: Monto en moneda del costo total de las Ventas realizadas. Descuentos (Moneda): Monto en moneda del total de descuentos otorgados en los procesos de ventas. Utilidades (Moneda): Monto en moneda del margen de ganancia obtenido. Total Comisiones: Monto en moneda de las comisiones generadas a los vendedores en los procesos de ventas. Cargos Unidades: Cantidad de unidades ingresadas al inventario a través de la transacción de Cargos de Inventario. Cargos (Moneda): Monto en moneda del total generado por las transacciones de Cargos de Inventario. Descargos Unidades: Cantidad de unidades ingresadas al inventario a través de la transacción de Descargos de Inventario. Descargos (Moneda): Monto en moneda del total generado por las transacciones de Descargos de Inventario. Transferencias Unidades: Cantidad de unidades ingresadas al inventario a través de la transacción de Transferencia de Inventario. Solo para el Archivo de depósitos. Transferencias (Moneda): Monto en moneda del total generado por las transacciones de Transferencia de Inventario. Solo para el Archivo de depósitos. Configuración de Valores: En la ventana de valores está dividida en 5 sectores los cuales son: Años: Muestra los últimos tres años para así poder seleccionar cual desea graficar. Periodos: Muestra los nombre de los meses seguidos por los periodos transcurridos, según la configuración hecha a los mismos en la opción de Títulos y Correlativos. Operaciones Disponibles: Listado de variables según el ente seleccionado. Escala: Relación de la escala a utilizar en el gráfico. Acumulado: Establece la forma de expresar los valores de los periodos seleccionados, los cuales se pueden agrupar en Periodos, Trimestre, Semestre o Doce Periodos

45 Posibilidad de manejar 3 años de Estadísticas y Proyecciones, si se utiliza la opción de cierre mensual serian 36 períodos (Meses para este caso), pero si se manejan los períodos anuales manejaría 36 años. Está en una de las características más resaltantes de a2, la posibilidad de definir los períodos como le sea más adecuado al usuario, si el manejo de transacciones no es tan elevado es recomendable los cierres anuales pero si son de un alto número es necesario el cierre mensual. También es importante recalcar que existe la posibilidad de tener los períodos anuales y hacer cierres de estadísticas mensuales esta posibilidad la ampliaremos más adelante. Estadísticas y Proyecciones (Operaciones Disponibles) Acumulado por: Posibilidad de acumular la información en: Un Período, Trimestre, Semestre, Doce Periodos La descripción de los períodos se puede modificar pudiendo de esta manera ponerles el nombre adecuado para su operación, este cambio lo podrá efectuar en la opción Títulos y Correlativos. Menú Mantenimiento: (Departamentos) Estadísticas y Proyecciones: Tipos de Gráficos: Barra Barras Horizontales Área Torta Línea Puntos El gráfico de tipo Área, representa las barras en forma de cintas, no es un gráfico de torta o pie.

46 Barra: Menú Varios: Guardar: Almacena el gráfico actual como un dibujo formato Bitmap de Windows *.bmp. Imprimir: Envía a la impresora el gráfico actual. Herramientas: Muestra o no las herramientas presentadas en la parte inferior del gráfico.

47 Herramientas: Cuadro de Verificación 3D: Activa o desactiva la visualización 3D, es decir la profundidad del gráfico. Las siguientes opciones no están disponibles si está desactivada esta opción. %3D: Porcentaje proporcional al eje x para la profundidad del gráfico. Zoom Texto: Al estar activo el cuadro de verificación aplica el estado del zoom a los textos del gráfico, de lo contrario los mismos son mostrados en un solo tamaño. Ortogonal: En estado desactivado, permite modificar los parámetros de Rotación, Elevación y Perspectiva. En caso contrario los valores están preestablecidos. Rotación: Gira el gráfico en sentido de las agujas del reloj. Elevación: Gira el gráfico en el eje Z. Perspectiva: Aleja o acerca el gráfico con un punto de fuga en el punto 0 del eje X y Y.

48 Menú Mantenimiento: (Departamentos) Consolidado: Reporte que le permite visualizar en un consolidado toda la información de cada uno de los departamentos: Inventario Inicial, Compras, Cargos, Costos de Ventas, Descargos, Inventario Actual, Diferencia y Beneficio. Posibilidad de Exportar la información: (ASCII, Documento, Excel y Html). Raíz directorio donde indica la ubicación del archivo exportado (ASCII, Documento, Excel y Html).

49 Menú Mantenimiento: Depósitos de Inventario (Almacén): Formulario para la caracterización de los depósitos o sitios donde se almacenan o disponen los productos para su venta o almacenamiento de los mismos. Diseñar los depósitos de forma correcta y real es muy importante ya que al existir movimientos de artículos, no se pueden eliminar, a lo sumo se pueden desactivar y sus artículos también quedan desactivados, en este estado, los artículos no pueden ser vendidos ni se puede realizar ningún tipo de transferencia de inventario. Descripción es el nombre del depósito donde se almacena la mercancía, éste va escrito en mayúscula Descripción detallada hace referencia de la mercancía almacenada en el depósito. Responsable es la persona encargada con nombre y apellido, de llevar un control de la mercancía en el depósito Archivo de Depósitos Paso a Paso: Crear un depósito: 1. Haga clic en el botón Incluir en la barra de botones para crear un depósito, llene las casillas con los datos correspondientes. 2. Para almacenar los cambios, presione el botón Grabar Para salir, presionar el botón Salir. Modificar un registro: 1. Haga clic en el botón Modificar de la barra de botones para editar la información. 2. Edite el registro actual. 3. Para almacenar los cambios, presione el botón Grabar Para salir, presionar el botón Salir. Eliminar: 1. Haga clic en el botón de Borrar en la barra de botones para eliminar un depósito. 2. En la ventana de mensaje confirme o no su acción. 3. Haga clic en el botón Salir.

50 Menú Mantenimiento: Productos por Depósito: (Depósitos): Esta opción presenta los productos del inventario que contiene el Depósito que se está Modificando. Para este caso específico en el Deposito Almacén existen estos ítems: Nota: Para poder ver el contenido del almacén, previamente debe tener inventario con su respectivo precio, éste tema se explicará más adelante en el módulo Inventario. Productos por Deposito (Almacén) Una vez seleccionado alguno de los Ítems que la ventana despliega, se activará la opción de Detalle con esta podrá obtener información adicional para ese artículo del inventario: Opción Detalle Depósitos (Almacén)

51 Opción Detalle: Costos y Precios Ítem del Inventario (Depósitos): La información que se puede apreciar en esta ventana viene de los datos que se generan en los procesos administrativos y puede ser visualizada desde la ficha de inventario, desde archivo de depósitos no puede ser modificada, solo se podrá visualizar. Es decir todas estas opciones que nos presenta el botón de Detalle son solo para consulta. Nota: Para poder ver la herramien Costos Impuesto s (IVA) Precios de ventas Precio 1 de venta Utilidad Redondeo Precios de Venta

52 Menú Mantenimiento: Operaciones de Inventario (Depósitos) Filtros Básicos:

53 Reporte de Operaciones de Inventario (Depósito): Se puede visualizar con este reporte todos los movimientos de inventario que seleccionamos en el botón filtrar-avanzado, en donde se especifica todas las transacciones que deseamos sean contempladas para la elaboración del mismo. Filtros Avanzados:

54 Filtros Avanzados Operaciones de Inventario Depósitos El resultado es que obtendremos un reporte que considerará los datos de las siguientes transacciones seleccionadas: Inventario Transferencias Cargos Descargos Ajustes de existencias Compras Compras de Mercancía Devoluciones en Compra Notas de Entrega Proveedor Ventas Facturas Devoluciones en Venta Notas de Entrega Clientes Manual educativo Fin de la demostración.