GUÍA de EXTERNALIZACIÓN de SERVICIOS: CRITERIOS LEGALES Este documento tiene como objeto determinar los requisitos que debe reunir una actividad para ser externalizada como una obra/proyecto o servicio. Direccion General de Recursos Humanos- Relaciones Laborales y Sociales
ÍNDICE 1 OBJETIVO... 3 2 A QUIÉN VA DIRIGIDO... 3 3 DEFINICIONES... 3 3.1 Qué es un servicio, una obra o un proyecto?... 3 3.2 Qué actividades se pueden externalizar?... 3 3.3 Cómo se formaliza la externalización de la actividad?... 3 4 ACTIVIDADES DESARROLLADAS POR MAPFRE... 4 4.1 Actividades que constituyen el objeto social... 4 4.2 Otras actividades... 5 5 LA EXTERNALIZACION DE ACTIVIDADES... 5 5.1 Requisitos de las empresas contratistas... 6 5.2 Requisitos de la actividad objeto de externalización... 6 DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS Página 2
1 OBJETIVO Este documento tiene como objeto determinar los requisitos que debe reunir una actividad para poder externalizarla como una obra/proyecto o servicio, diferenciando además las que corresponden a la propia actividad de la empresa de las que no, dado que, de ello, dependerá el procedimiento de gestión a seguir. Este documento, junto con la Guía para la Gestión de Externos, sirve de apoyo al Procedimiento de Gestión de las Contrataciones Externas, elaborado por la Dirección General de Recursos Humanos. 2 A QUIÉN VA DIRIGIDO Estos criterios van dirigidos a todo el personal de MAPFRE con responsabilidad en analizar la viabilidad de la exteriorización de una actividad que se viene realizando con personal propio, o a la contratación externa de un nuevo servicio o actividad. 3 DEFINICIONES 3.1 Qué es un servicio, una obra o un proyecto? Un servicio es el conjunto de actividades que se desarrollan para una entidad y que buscan responder a las necesidades de un cliente. Según la naturaleza de la prestación de servicios, su concreción y/o prolongación en el tiempo, también se puede denominar obra o proyecto. A modo de ejemplo, una empresa de MAPFRE puede tener contratado con otra empresa el servicio de mantenimiento de las instalaciones eléctricas, de limpieza, de seguridad o de desarrollos tecnológicos. Las empresas externas a nuestra organización desarrollarán su actividad de acuerdo con lo que se haya acordado en el correspondiente contrato mercantil de prestación de servicios, obra o proyecto. 3.2 Qué actividades se pueden externalizar? Respecto a las actividades a desarrollar por terceras empresas a favor de empresas de MAPFRE, éstas pueden ser muy variadas y pueden corresponder a la propia actividad de la empresa de MAPFRE que las contrata o a una actividad accesoria, no fundamental pero sí recomendable o necesaria para una mayor eficacia del negocio. 3.3 Cómo se formaliza la externalización de la actividad? El acuerdo por el que una empresa se compromete a realizar un servicio a favor de otra debe formalizarse mediante un contrato mercantil de prestación o arrendamiento de servicios o a través de un contrato de ejecución de una obra y/o proyecto. DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS Página 3
4 ACTIVIDADES DESARROLLADAS POR MAPFRE 4.1 Actividades que constituyen el objeto social El conjunto de actividades que puede desarrollar una empresa son las recogidas en sus Estatutos Sociales, dentro de lo que se denomina el objeto social de la empresa o entidad. Estas actividades las puede desarrollar una entidad de forma directa o a través de terceros (empresas o personas físicas autónomos). Para una mayor claridad en la definición de este concepto, a continuación, se incluyen, como ejemplos, el objeto social de dos entidades de MAPFRE: 1) MAPFRE TECH El artículo 2 de los Estatutos de MAPFRE TECH establece que su objeto social está constituido por las siguientes actividades: a) La distribución de seguros y otros servicios por Internet y otros canales, medios o dispositivos electrónicos para las distintas entidades del Sistema MAPFRE. b) El suministro de tecnología y servicios a las entidades de MAPFRE, a fin de que apliquen las posibilidades que ofrece estos canales para la mejora de su gestión propia y de los servicios que prestan a sus clientes. c) La construcción, mantenimiento y gestión de las bases de clientes, usuarios y registrados necesarias en estos canales, así como los sistemas de identificación y acceso a los mismos, y la aplicación de medidas de seguridad de índole legal, organizativa y técnica. d) La distribución de productos y servicios por Internet y otros canales, medios o dispositivos electrónicos para terceras personas (físicas o jurídicas) distintas a las entidades de MAPFRE (comercio electrónico), con las que se establezcan acuerdos de colaboración, así como la prestación a las mismas de los servicios indicados en los apartados b y c. Por lo anterior, todo lo que implique suministro, construcción, mantenimiento y desarrollo de aplicaciones informáticas va a tener la consideración de propia actividad de MAPFRE TECH. 2) MAPFRE FAMILIAR. Conforme se recoge en el artículo 2 de sus Estatutos Sociales, constituye el objeto social de MAPFRE FAMILIAR: la práctica de las operaciones de seguro y reaseguro relativas a los ramos y modalidades de cobertura de riesgos de accidentes, vehículos terrestres (no ferroviarios), vehículos ferroviarios, vehículos aéreos, vehículos marítimos, lacustres y fluviales, mercancías transportadas, incendio y elementos naturales, otros daños a los bienes, responsabilidad civil en vehículos terrestres automóviles, responsabilidad civil en vehículos aéreos, responsabilidad civil en vehículos marítimos, lacustres y fluviales, responsabilidad civil en general, crédito, caución (directa e indirecta), pérdidas pecuniarias diversas, defensa jurídica, asistencia y decesos, así como otras actividades complementarias, DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS Página 4
accesorias o relacionadas con aquéllas, en cuanto sean permitidas por la legislación de seguros. Así, considerando el objeto social de MAPFRE FAMILIAR, toda actividad que implique operaciones de seguro y reaseguro de cobertura de riesgos de accidentes, de vehículos de todo tipo, bienes, decesos, responsabilidad civil, y el resto de actividades recogidas en el mismo, tales como defensa jurídica, va a tener la consideración de propia actividad. 4.2 Otras actividades Con independencia de las actividades que conforman su objeto social, las empresas, desarrollan igualmente otras actividades o servicios que tienen el carácter de accesorio a la actividad principal y que no forman parte de la misma. Como ejemplos de estas actividades tenemos las siguientes: 1. Tareas de reparación y mantenimiento de las instalaciones de la empresa. 2. Promoción, comercialización, distribución, transporte. 3. Vigilancia y seguridad, limpieza, servicios de comedor y cafetería. Estas actividades se denominan actividades accesorias, complementarias o instrumentales y los servicios vinculados a las mismas pueden prestarse por la empresa de forma directa o subcontratarse con terceros. 5 LA EXTERNALIZACION DE ACTIVIDADES Las empresas tienen la opción de externalizar tanto aquellas actividades que, incluidas en su objeto social, forman parte del ciclo productivo de su negocio (actividades principales o de propia actividad), como aquellas otras actividades o servicios que puedan ser considerados como complementarios (actividades accesorias). La externalización suele instrumentalizarse a través de lo que se denominan contratas, que no es sino una relación contractual mercantil (arrendamiento de obra o servicios) que se concierta entre una empresa principal (MAPFRE) y una empresa auxiliar (contratista o proveedor), por la que ésta última se compromete a realizar para la primera determinadas obras o servicios aportando para ello su propia organización y sus trabajadores. Nada impediría que, a priori, el contratista o proveedor pudiera a su vez subcontratar con un tercero parte del servicio o de la obra a realizar, si así se recoge en el contrato mercantil que suscriba con MAPFRE, o bien se le otorgue autorización expresa en ese sentido. La externalización de actividades (propias o accesorias) es una práctica totalmente legal y legítima siempre que se cumplan ciertos requisitos y procedimientos, ya DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS Página 5
que, de lo contrario, se podría incurrir en una práctica ilícita y fraudulenta, como es la cesión ilegal de trabajadores. 5.1 Requisitos de las empresas contratistas Las empresas contratistas o proveedores que vayan a desarrollar una actividad o servicio deben cumplir con los siguientes requisitos: a) Poseer una organización productiva propia, contar con los medios materiales y personales necesarios, y utilizarlos para el desarrollo de la actividad contratada. b) Asumir los riesgos, obligaciones y responsabilidades propias del desarrollo de la actividad empresarial. c) Ejercer directamente las facultades de organización y dirección sobre el trabajo desarrollado por sus trabajadores tanto en sus instalaciones como en los trabajos desarrollados en las instalaciones del cliente. d) Disponer de recursos humanos, en su nivel directivo y productivo, con la formación necesaria. 5.2 Requisitos de la actividad objeto de externalización Por otra parte, no es suficiente que la empresa contratista o proveedor sea real y con entidad para prestar el servicio, sino que es necesario que la actividad o el servicio a subcontratar reúna ciertos requisitos, en especial, cuando su trabajo, por necesidades de la prestación del servicio, se desarrolla en las instalaciones de la empresa principal. De lo contrario, podría interpretarse que se está ante una situación irregular como es la cesión (ilícita) de trabajadores. En ausencia de unos requisitos legales concretos, para diferenciar el mero suministro de mano de obra (ilegal) de una lícita descentralización productiva, la jurisprudencia ha recurrido a la aplicación ponderada de diversos criterios de valoración que no son excluyentes entre sí, sino complementarios, y que tienen un valor indicativo. Entre los criterios aludidos, y que como hemos indicado, deben considerarse siempre y en todo caso de forma conjunta y global y no de forma aislada, se encuentran los siguientes: 1. Justificación técnica de la contrata. Para ello se puede tener en cuenta la duración del contrato de servicios y la actividad permanente y habitual desarrollada por la contrata. 2. Autonomía de su objeto. Se trata de concretar si se está ante una actividad específica e identificable de las que realiza la empresa principal, bien sea relativa a una actividad principal bien sea accesoria. DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS Página 6
A modo de ejemplo, se puede subcontratar con una empresa de informática el desarrollo de una aplicación específica, pero no sería adecuado que trabajadores del contratista/proveedor gestionaran indistintamente con trabajadores propios de la empresa principal una aplicación en uso. Se puede aceptar la externalización de un servicio de cafetería, pero no sería admisible que solo los camareros fueran externos. 3. Aportación de medios propios por el contratista. No es suficiente que la empresa contratista o el proveedor tengan trabajadores sino que debe poder dotarlos de medios y recursos propios. Las herramientas de trabajo deben ser facilitadas por el empleador. Lo anterior no impide que, en determinados supuestos, para el adecuado desarrollo del servicio contratado, sea preciso acceder a las instalaciones o a los equipos del empresario principal. 4. Ejercicio de poderes de dirección del contratista/proveedor sobre sus trabajadores. Quien establece las condiciones de trabajo y quien tiene la capacidad de sancionar a sus trabajadores es el contratista/proveedor. El empresario principal, MAPFRE, no tiene potestad alguna para imponer horarios de trabajo, vacaciones o sanciones a los trabajadores del contratista/proveedor. Cualquier incidencia deberá ser comunicada al contratista/proveedor, y éste actuará consecuentemente según lo acordado en el contrato mercantil suscrito con la empresa principal. 5. Realidad empresarial del contratista que cuenta con capital, patrimonio, solvencia, estructura productiva, etc. Se trata de acreditar que se está contratando con una empresa real y no con una ficticia que opera a modo de pantalla y que no cuenta con los recursos necesarios para desarrollar actividad alguna. Que una empresa sea real y actúe como tal en el mercado, no implica automáticamente la legalidad de la situación, pero sí facilita que la externalización sea correcta, situación que, no obstante, habrá que validar mediante un adecuado análisis previo y un correcto seguimiento de la actividad subcontratada. ******************************** DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS Página 7