Interfaz de Alexia
INTRODUCCIÓN 3 OBJETIVOS 3 Capítulo 1: Pantalla Principal 4 1.1 Inicio de la sesión en Alexia 4 1.2 Pantalla principal 5 1.2.1 Menú del programa 6 1.2.2 Menú de módulos 8 1.2.3 Menú de opciones del módulo 9 1.2.4 Menú de favoritos 9 Capítulo 2: Pantalla Mantenimiento 10 2.1 Estructura de la pantalla de mantenimiento 10 2.1.1 Área de consulta 10 2.1.1.1 Opciones de la rejilla 11 2.1.1.1.1 Filtrar 11 2.1.1.1.2 Buscar 12 2.1.1.1.3 Selección de columnas 12 2.1.1.1.4 Exportar 13 2.1.1.1.5 Mostrar sólo los matriculados 13 2.1.1.1.6 Mostrar sólo dados de alta 13 2.1.1.1.7 Mostrar sólo dados de baja 13 2.1.1.1.8 Otras opciones 13 2.1.2 Barra de herramientas 14 2.1.2.1 Añadir 14 2.1.2.2 Editar 14 2.1.2.3 Guardar 14 2.1.2.4 Cancelar 14 2.1.2.5 Ocultar / mostrar área de consulta 14 2.1.2.6 Avanzar / retroceder 14 2.1.2.7 Filtrar 15 2.1.2.8 Borrar 15 2.1.2.9 Cerrar 16 2.1.3 Área de trabajo 16 2.1.3.1 Datos libres 16 2.1.3.2 Documentador 18 Capítulo 3: Pantalla Asistente 19 3.1 La pantalla Asistente 19 2
Introducción En los centros educativos existe gran cantidad de información que es necesario gestionar de forma correcta, útil y eficaz. La suite educativa Alexia ofrece al centro la posibilidad de trabajar con dicha información de forma segura ayudando al usuario en su labor de administración de centro. Alexia es una plataforma multi-idioma diseñada para cubrir las necesidades actuales y futuras de un centro educativo. En constante crecimiento, Alexia integra el área de gestión académica y administrativa, la comunicación entre centro y familias y las funcionalidades más novedosas, con la tecnología más avanzada. Objetivos A lo largo de este manual aparecen las herramientas necesarias para alcanzar los siguientes objetivos: 1. Conocer los elementos principales de Alexia y sus funcionalidades. 2. Distinguir la utilidad de las herramientas que ofrece Alexia. 3. Reconocer los tipos de pantallas que existen en la suite. 4. Ser capaz de introducir datos, guardarlos y modificarlos. 3
Capítulo 1: Pantalla Principal 1.1 Inicio de la sesión en Alexia Para iniciar la sesión en Alexia el usuario hará doble pulsación sobre el icono de acceso que tiene en el escritorio. De esta forma aparecerá la pantalla que muestra la figura 1. Para acceder a Alexia el usuario necesita un nombre de usuario y un código de acceso. Fig.1 Desde la pantalla de acceso, figura 1, el usuario podrá: Acceder a Alexia: introduciendo su nombre de usuario y código de acceso y pulsando sobre el botón Entrar. Configurar: Pulsando sobre el botón Configurar indicará la ruta donde se encuentra la base de datos sobre la que se va a trabajar. Figura 2. Comprobar la versión: en el ejemplo que muestra la figura 1 la numeración corresponde a la versión 2.3.11.2. Recordar el usuario: esta opción es útil para posteriores accesos con el mismo usuario. Salir de la pantalla de acceso. 4
Fig.2 1.2 Pantalla principal La pantalla principal, figura 3, consta de las siguientes partes: A. Menú del programa B. Menú de módulos C. Menú de opciones del módulo D. Menú de favoritos E. Versión de Alexia F. Acciones de ayuda, minimizar, maximizar y cerrar pantalla G. Identificación del centro y curso escolar H. Área de pantalla de mantenimiento Fig.3 5
1.2.1 Menú del programa El menú del programa, sección A de la figura 3, está formado por las siguientes carpetas: Archivo: con la acción de Salir Datos: con la acción Usuario. Al pulsar sobre ella se abrirá la carpeta en la que Alexia hará la exportación de archivos del tipo soporte bancario u otros. Ventana: o con la acción Pantalla completa maximizará el espacio. Para volver a mostrar la pantalla el usuario deberá pulsar la tecla F11. o Al tener más de una ventana abierta permite la posibilidad de acceder a una u otra. Figura 4. El menú del programa está formado por las carpetas: Archivo Datos Ventana Herramientas Ayuda Fig.4 Herramientas: o Cambiar código de acceso: permite cambiar el código con el que el usuario accede a Alexia. Figura 5. Fig.5 o Cambiar curso escolar: el usuario podrá trabajar sobre otros años escolares. Ver nota. o Cambiar de usuario: el usuario podrá acceder a la aplicación con otro perfil diferente tanto de su mismo centro como de otro si tiene acceso a una cuenta multicentro. Figura 6. 6
Fig.6 o Suprimir personalización: Alexia permite personalizar el aspecto de las ventanas emergentes, algunos de los datos que éstas contienen, etc. La opción suprimir personalización devuelve a Alexia su aspecto inicial. o Diagnóstico: esta opción permite hacer un análisis del estado de algunos de los datos del centro. Para ello el usuario necesitará un código de acceso que C&A le dará. Ayuda: El objetivo principal de esta sección es el de facilitar ayuda al usuario. o Soporte remoto: Esta herramienta permite establecer una comunicación entre el usuario y el servicio de consultoría de C&A, de manera que ésta puede visualizar Alexia y tener control remoto sobre ella. Fig.7 7
o A cerca de : Tal como muestra la figura 8 esta opción muestra los datos de la versión de la aplicación. Fig.8 Nota: Para mayor información sobre el acceso a otro curso escolar podrá consultar el manual Cambio de curso escolar. 1.2.2 Menú de módulos El usuario tendrá acceso a los módulos de Alexia dependiendo del contrato con Cospa&Agilmic y de sus permisos. Fig.9 El usuario tendrá acceso a los módulos de Alexia dependiendo del contrato con Cospa&Agilmic y de sus permisos. Los módulos básicos son: Archivo Utilidades Los módulos opcionales son: Evaluación Facturación Ventas Incidencias Actividades 8
Cada módulo tiene un/os objetivo/s y funcionalidades concretos y comparte la información y los datos con los demás módulos de manera que existen múltiples interconexiones entre todos ellos. A través de permisos según la LOPD, Alexia permite al usuario acceder a los datos de otros módulos, si dispone de ellos. Nota: Para mayor información podrá consultar el manual Ley Orgánica de Protección de Datos: asignación de permisos. Cada módulo tiene un/os objetivo/s y funcionalidades concretos y comparte la información y los datos con los demás módulos de manera que existen múltiples interconexiones entre todos ellos. 1.2.3 Menú de opciones del módulo En el menú de opciones del módulo, sección C de la figura 3, el usuario podrá acceder a las opciones que ofrece el menú sobre el que está trabajando. En todos los módulos aparecerá el espacio Informes desde donde podrá obtener listados de la información. 1.2.4 Menú de favoritos Este menú permite acceder de forma directa a las opciones que el usuario registre como favoritas. Para añadir una opción a este menú el usuario deberá situarse encima de dicha opción, pulsar sobre el botón derecho del ratón y elegir Añadir a favoritos. Para eliminar una opción de este menú el usuario deberá situarse encima de dicha opción desde el menú de favoritos, pulsar sobre el botón derecho del ratón y elegir Borrar En el menú de favoritos el usuario podrá incluir los enlaces directos a las opciones que él haya elegido como tales. 9
Capítulo 2: Pantalla Mantenimiento 2.1 Estructura de la pantalla de mantenimiento La pantalla de mantenimiento, por lo general, está formada por las siguientes partes: A. Área de consulta B. Barra de herramientas C. Área de trabajo Como cualquier pantalla emergente, además, tiene los botones de minimizar, maximizar y cerrar la pantalla. La pantalla de mantenimiento por lo general está formada por: A. Área de consulta B. Barra de herramientas C. Área de trabajo Fig.10 2.1.1 Área de consulta El objetivo del área de consulta es mostrar todas las fichas dadas de alta que corresponden a la función sobre la que se está trabajando. Por ejemplo, si el usuario está trabajando sobre los alumnos, el área de consulta mostrará todos los alumnos dados de alta en Alexia. 10
2.1.1.1 Opciones de la rejilla Para mostrar las opciones que Alexia ofrece al usuario, éste pulsará sobre el botón situado en la parte superior izquierda del área de consulta. Fig.11 Dependiendo de la pantalla de mantenimiento sobre la que el usuario esté trabajando, aparecerán unas opciones u otras para la búsqueda, muestra o exportación de información. Figura 12. Fig.12 2.1.1.1.1 Filtrar Esta opción ofrece la posibilidad de filtrar los datos a partir de cada columna. Es por ello que al activarla aparece en la cabecera de cada columna el icono Filtrar, figura 13. Si el usuario pulsa sobre el icono se desplegará el menú con las opciones: Todo: mostrar todas las fichas eliminando cualquier filtro que se haya aplicado con anterioridad Personalizar: hacer una búsqueda personalizada En blanco: mostrar las fichas que tienen el vacío campo que contiene la columna No en blanco: mostrar las fichas que tienen el campo cumplimentado Mostrar las fichas que tienen un dato determinado. Por ejemplo los alumnos de 1º de bachillerato. Con la opción filtrar el usuario podrá buscar los registros desde cada columna. 11 Fig.13
2.1.1.1.2 Buscar El objetivo de esta opción es la búsqueda de fichas a partir de diferentes columnas, acotando los resultados. Fig.14 El usuario escribirá el texto que quiere buscar, especificará en qué columna/s quiere hacer la búsqueda, el criterio de búsqueda (igual, empieza por, etcétera), indicará la dirección en la que quiere realizar la búsqueda (todo, arriba o abajo). A su vez podrá indicar a Alexia si quiere que distinga o no las mayúsculas y/o los acentos. 2.1.1.1.3 Selección de columnas Con esta opción el usuario podrá indicar a Alexia qué columnas quiere que aparezcan en el área de consulta. Figura 15. 12 Fig.15
2.1.1.1.4 Exportar Con esta opción el usuario podrá hacer una exportación del contenido del área de consulta en un archivo de formato Excel. Los datos que incluya el archivo dependerán de las columnas que estén seleccionadas. El usuario guardará el archivo indicando a Alexia la ruta de acceso de la carpeta contenedora. 2.1.1.1.5 Mostrar sólo los matriculados Esta opción pertenece a la pantalla de mantenimiento de alumnos. Si está activada sólo se visualizarán los alumnos matriculados en el Centro, en una o más secciones. Si no está activada se mostrarán todos los alumnos del centro. 2.1.1.1.6 Mostrar sólo dados de alta Esta opción pertenece a la pantalla de mantenimiento de alumnos. Si está activada se visualizarán los alumnos que estén dados en el presente curso escolar 2.1.1.1.7 Mostrar sólo dados de baja Esta opción pertenece a la pantalla de mantenimiento de alumnos. Si está activada se visualizarán los alumnos que se hayan dado de baja en el presente curso escolar. 2.1.1.1.8 Otras opciones Además de las opciones explicadas en los puntos anteriores, el usuario podrá: Ordenar los registros de cada columna por orden alfabético ascendente o descendente. Para ello pulsará sobre la cabecera de la columna sobre la que quiere realizar la ordenación una o dos veces. Ampliar el ancho de cada columna Ampliar el área de consulta o la de trabajo situando el cursor en la línea que las separa y desplazándose según interese al usuario. Nota: La personalización de pantalla permanecerá hasta que el usuario pulse la opción con ruta Herramientas\Suprimir personalización de la barra de programa explicada en el capítulo 1 de este manual. 13
2.1.2 Barra de herramientas Las pantallas de mantenimiento tienen la barra de herramientas que muestra la figura 16. 2.1.2.1 Añadir Fig.16 Dependiendo de la ficha de trabajo en la que esté el usuario la herramienta Añadir podrá realizar una de estas acciones: activar el asistente con el que introducir los datos. Por ejemplo: Archivo\Mantenimiento\Alumno\Nuevo. habilitar los campos de la ficha de trabajo. Por ejemplo: Archivo\Mantenimiento\Equipamiento\Edificios\Nuevo. 2.1.2.2 Editar Con esta herramienta el usuario podrá introducir o modificar datos que ya existan. 2.1.2.3 Guardar Antes de cerrar el asistente o la ficha de trabajo el usuario deberá pulsar sobre esta herramienta para guardar los cambios. 2.1.2.4 Cancelar Esta herramienta deshabilita la edición de los datos sin guardar los cambios que el usuario haya realizado. 2.1.2.5 Ocultar / mostrar área de consulta Si el usuario pulsa sobre este icono, Alexia dejará de mostrar el área de consulta. Para que vuelva a aparecer deberá pulsar sobre el icono que ha aparecido en su lugar. 2.1.2.6 Avanzar / retroceder Estos dos iconos permiten avanzar o retroceder al siguiente o anterior registro que aparecen en el área de consulta. 14
2.1.2.7 Filtrar En algunas ocasiones el usuario necesitará buscar registros o fichas. Para ello introducirá una serie de criterios de búsqueda en la pantalla que muestra la figura 17. Fig.17 Si el usuario desea introducir otros criterios de búsqueda puede pulsar sobre el botón Limpiar de la misma pantalla de filtraje. 2.1.2.8 Borrar Para borrar un registro el usuario deberá seleccionarlo y pulsar sobre el icono Borrar. Para mayor seguridad Alexia pedirá que confirme esta acción. Dependiendo de la repercusión de la acción de borrar Alexia pedirá que el usuario confirme respondiendo sí o escribiendo un texto dado, sin comillas. Figura 18. 15 Fig.18
2.1.2.9 Cerrar El usuario podrá cerrar el área de trabajo de dos formas distintas bien pulsando sobre el icono de la barra de herramientas, bien pulsando sobre el icono de cerrar de la pantalla. 2.1.3 Área de trabajo Las partes del área de trabajo, sección C en la figura 10, son las siguientes: A. Datos principales: aparecen fijos en el área de trabajo a pesar de que el usuario esté trabajando sobre una u otra carpeta. B. Carpetas: dependiendo del tipo de ficha sobre la que esté trabajando aparecerán unas u otras carpetas. C. Desplegable de carpetas: pulsando sobre este botón aparecerán las mismas carpetas que aparecen en el espacio señalado con la letra B en la figura 19. D. Datos de las carpetas: Cada carpeta gestionará unos u otros datos. Es este espacio el usuario podrá introducir o modificar dichos datos con las herramientas que se han explicado en el punto 2.1.2. E. Acciones específicas: en ocasiones Alexia ofrecerá al usuario la posibilidad de disponer de acciones que están muy relacionadas con el trabajo que está realizando a pesar de que pertenezcan, a otro módulo de Alexia. 2.1.3.1 Datos libres 16 Fig.19 Alexia permite al usuario que incluya en la ficha del registro, otros datos comunes a todos los elementos de la lista, por ejemplo nivel de inglés. Estos datos serán visibles para todos o algunos usuarios según el nivel de LOPD que se le asigne.
Para crear un dato libre es necesario: 1. Pulsar sobre la herramienta Editar. 2. Elegir la carpeta Datos libres de la pantalla de mantenimiento sobre la que se esté trabajando. 3. Pulsar sobre el icono Definir. Posiblemente Alexia muestre una pantalla con el texto Si continua perderá los cambios no guardados. Desea continuar?. Confirme la pregunta siempre que esté seguro de haber guardado los cambios realizados anteriormente. 4. Nuevo dato libre: el usuario definirá el dato que quiere incluir, dándole un nombre reducido, el nombre del dato, su descripción, el orden que ocupa el dato con respecto a los otros datos libres del registro y el nivel de LOPD que ha de tener con el fin de que sea visible para algunos o para todos los usuarios según el nivel de confidencialidad. Figura 20. En Alexia el mismo usuario podrá crear campos para registrar datos distintos a los que Alexia ofrece. Fig.20 5. Tipo de respuestas que se pueden dar: o Booleano: respuesta sí o no. o Codificado: da respuesta a partir de la elección de uno u otro valor. Para ello el usuario deberá definir los valores y su respuesta, por ejemplo 1.Sábados, 2.Domingos, 3.Siempre, 4.Nunca. o Fecha o Hora o Numérico o Texto 17
2.1.3.2 Documentador Esta carpeta almacenará archivos del tipo fotocopia del carnet de la seguridad social del alumno, título universitario del profesor, etcétera, en formato PDF, Word, jpg, u otros. El usuario deberá: 1. Elegir el registro, por ejemplo el alumno J.Gómez, y pulsar sobre editar. 2. Pulsar sobre la carpeta Documentos y sobre la opción Definir categorías, dándole un nombre y otorgándole un nivel de LOPD, básico, medio o alto. 3. Pulsar sobre el botón Alta y cumplimentar los datos indicando la ruta de acceso al documento a insertar. 4. Guardar los cambios realizados. En Alexia el usuario podrá adjuntar a las fichas archivos en formatos pdf, Word, jpg, etc. Si es necesario el usuario podrá modificar o borrar los datos que ha introducido en Alexia con los botones que corresponde en cada caso. 18
Capítulo 3: Pantalla Asistente 3.1 La pantalla Asistente La primera pantalla del asistente informa de los pasos que el usuario va a tener que seguir para realizar la tarea, por ejemplo dar de alta un alumno nuevo, figura 21. Si el usuario desea no volver a ver esta pantalla marcará el check No volver a mostrar. Fig.21 En el margen inferior izquierdo de la ventana del asistente se mostrará el paso en el que se encuentra el usuario. Figura 21. Cada asistente tiene un número concreto de pasos. En las pantallas que aparecerán en cada paso el usuario podrá realizar acciones como introducir datos, elegir entre distintas opciones u otras. Figura 22. 19
Fig.22 Para avanzar de una pantalla a otra el usuario pulsará sobre los botones. Alexia utilizará los datos guardados en la gestión de otros asistentes o registros. En ocasiones la última pantalla visualiza un resumen de los datos que el usuario ha introducido. Al pulsar sobre guardará toda la información introducida. Alexia 20