Microsoft Access 2003

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ÍNDICE 1. Las bases de datos 5 Qué es una base de datos? 5 Tipos de Bases de datos 5 Bases de datos jerárquicas 5 Base de datos de red 5 Base de datos relacional 5 Bases de datos multidimensionales 6 Bases de datos orientadas a objetos 6 Base de datos deductivas 7 Qué es Microsoft Access? 7 Objetos de una base de datos 8 Tablas 8 Consultas 8 Formularios 9 Informes 9 Páginas 9 Macros 9 Módulos 9 2. Primeros pasos con Access 10 Abrir la aplicación 10 3. Creación de una base de datos 11 4. Las tablas 13 Crear tablas 13 Definición de los campos 16 Tipos de datos 16 Introducir, eliminar y modificar registros en las tablas 17 Introducir registros 18 Eliminar registros 19 Modificación del diseño de una tabla 20 Manipulación de columnas desde la vista hoja de datos 20 Cambiar el ancho de las columnas 21 Ocultar y mostrar columnas 21 Mover una columna 22 Inmovilizar columnas 22 5. Claves principales y relaciones 23 Definición de una clave principal 23 Relaciones 23 Tipos de relaciones 26 Uno a uno 26 Uno a varios 26 Varios a varios 26 6. Consultas de selección 28-2 -

Creación de consultas 28 Introducir criterios de selección 30 Operadores de comparación de una consulta 32 Operadores Y (AND) y O (OR) 32 Las cláusulas ENTRE, EN y COMO 33 Entre 33 En 33 Como 33 Consultas de selección calculadas 34 Generador de expresiones 35 Ordenación de los datos 36 Consultas de totales 37 Consultas de parámetros 39 7. Consultas de acción 41 Consulta de creación de tablas 42 Consulta de actualización 43 Consulta de datos anexados 44 Consulta de eliminación 45 8. Diseño de consultas avanzadas SQL 46 Una breve historia de SQL 46 La sintaxis SELECT de SQL en Microsoft Access 46 Nombre de la columna 47 Cláusula FROM 47 Consultas de Acción SQL 48 Sentencia DELETE 48 Sentencia INSERT 49 Sentencia SELECT INTO 49 Sentencia UPDATE 50 9. Los formularios 51 Encabezados, secciones de detalle y pies 51 Los Autoformularios 51 Desplazamiento a través de un formulario y tratamiento de los datos 52 Diseño de formularios 54 El cuadro de herramientas 55 La lista de campos 58 La hoja de propiedades 58 Desplazamiento y cambio de tamaño de los controles 59 Simplificación de la introducción de datos con un formulario 60 Cuadros combinados 60 Cuadros de lista 64-3 -

Propiedad column de los cuadros de lista o cuadros combinados 65 Crear una plantilla con Access 66 Crear un autoformato en Access 66 10. Informes 69 Origen de los datos en un informe 69 Creación de informes utilizando el asistente 70 Encabezados, secciones de detalle, pies y grupos 75 Configuración de la impresión 77 11. Macros 78 Creación de una macro 78 Guardar una macro 79 Asignación de una macro 80 Conversión de las macros a Visual Basic 81 12. Módulos 82 Objetos de módulo 82 Módulos de formulario e informe 82 La ventana del editor de Visual Basic 82 Variables y constantes 83 Ámbito de una constante y de una variable 84 BiBLIOgrafÍa: 86 - Ayuda de Microsoft Access 2003 86 - Running Microsoft Access 2000 Guía Completa. Autor: John Viescas. Editorial: McGraw Hill 86 - Paso a Paso Access 2003 Editorial: McGraw Hill 86-4 -

1. LAS BASES DE DATOS Qué es una base de datos? Una base de datos es el equivalente en informática a una lista de información organizada. Normalmente, esta información posee un aspecto o finalidad común. Un ejemplo muy claro podría ser la guía telefónica de nuestra ciudad, que probablemente se encuentre en una estantería cerca de nosotros. Si queremos encontrar el teléfono de alguna persona podremos hacerlo fácilmente ya que la información se encuentra organizada de forma comprensible. Tipos de Bases de datos Bases de datos jerárquicas Éstas son bases de datos que, como su nombre indica, almacenan su información en una estructura jerárquica. En este modelo los datos se organizan en una forma similar a un árbol (visto al revés), en donde un nodo padre de información puede tener varios hijos. El nodo que no tiene padres es llamado raíz, y a los nodos que no tienen hijos se los conoce como hojas. Las bases de datos jerárquicas son especialmente útiles en el caso de aplicaciones que manejan un gran volumen de información y datos muy compartidos permitiendo crear estructuras estables y de gran rendimiento. Una de las principales limitaciones de este modelo es su incapacidad de representar eficientemente la redundancia de datos. Base de datos de red Éste es un modelo ligeramente distinto del jerárquico; su diferencia fundamental es la modificación del concepto de nodo: se permite que un mismo nodo tenga varios padres (posibilidad no permitida en el modelo jerárquico). Fue una gran mejora con respecto al modelo jerárquico, ya que ofrecía una solución eficiente al problema de redundancia de datos; pero, aun así, la dificultad que significa administrar la información en una base de datos de red ha significado que sea un modelo utilizado en su mayoría por programadores más que por usuarios finales. Base de datos relacional Éste es el modelo más utilizado en la actualidad para modelar problemas reales y administrar datos dinámicamente. Tras ser postulados sus fundamentos en 1970 por Edgar Frank Codd, de - 5 -

los laboratorios IBM en San José (California), no tardó en consolidarse como un nuevo paradigma en los modelos de base de datos. Su idea fundamental es el uso de "relaciones". Estas relaciones podrían considerarse en forma lógica como conjuntos de datos llamados "tuplas". Pese a que ésta es la teoría de las bases de datos relacionales creadas por Edgar Frank Codd, la mayoría de las veces se conceptualiza de una manera más fácil de imaginar. Esto es pensando en cada relación como si fuese una tabla que está compuesta por registros (las filas de una tabla), que representarían las tuplas, y campos (las columnas de una tabla). En este modelo, el lugar y la forma en que se almacenen los datos no tienen relevancia (a diferencia de otros modelos como el jerárquico y el de red). Esto tiene la considerable ventaja de que es más fácil de entender y de utilizar para un usuario esporádico de la base de datos. La información puede ser recuperada o almacenada mediante "consultas" que ofrecen una amplia flexibilidad y poder para administrar la información. El lenguaje más habitual para construir las consultas a bases de datos relacionales es SQL, Structured Query Language o Lenguaje Estructurado de Consultas, un estándar implementado por los principales motores o sistemas de gestión de bases de datos relacionales. Durante su diseño, una base de datos relacional pasa por un proceso al que se le conoce como normalización de una base de datos. Durante los años '80 (1980-1989) la aparición de dbase produjo una revolución en los lenguajes de programación y sistemas de administración de datos. Aunque nunca debe olvidarse que dbase no utilizaba SQL como lenguaje base para su gestión. Bases de datos multidimensionales Son bases de datos ideadas para desarrollar aplicaciones muy concretas, como creación de Cubos OLAP. Básicamente no se diferencian demasiado de las bases de datos relacionales (una tabla en una base de datos multidimensional podría serlo también en una base de datos multidimensional), la diferencia está más bien a nivel conceptual; en las bases de datos multidimensionales los campos o atributos de una tabla pueden ser de dos tipos, o bien representan dimensiones de la tabla, o bien representan métricas que se desean estudiar. Bases de datos orientadas a objetos Este modelo, bastante reciente, y propio de los modelos informáticos orientados a objetos, trata de almacenar en la base de datos los objetos completos (estado y comportamiento). Una base de datos orientada a objetos es una base de datos que incorpora todos los conceptos importantes del paradigma de objetos: - 6 -

Encapsulación - Propiedad que permite ocultar la información al resto de los objetos, impidiendo así accesos incorrectos o conflictos. Herencia - Propiedad a través de la cual los objetos heredan comportamiento dentro de una jerarquía de clases. Polimorfismo - Propiedad de una operación mediante la cual puede ser aplicada a distintos tipos de objetos. En bases de datos orientadas a objetos, los usuarios pueden definir operaciones sobre los datos como parte de la definición de la base de datos. Una operación (llamada función) se especifica en dos partes. La interfaz (o signatura) de una operación incluye el nombre de la operación y los tipos de datos de sus argumentos (o parámetros). La implementación (o método) de la operación se especifica separadamente y puede modificarse sin afectar la interfaz. Los programas de aplicación de los usuarios pueden operar sobre los datos invocando a dichas operaciones a través de sus nombres y argumentos, sea cual sea la forma en la que se han implementado. Esto podría denominarse independencia entre programas y operaciones. Se está trabajando en SQL3, que es el estándar de SQL92 ampliado, que soportará los nuevos conceptos orientados a objetos y mantendría compatibilidad con SQL92. Bases de datos documentales Permiten la indexación a texto completo, y en líneas generales realizar búsquedas más potentes. Tesaurus es un sistema de índices optimizado para este tipo de bases de datos. Base de datos deductivas Un sistema de base de datos deductivas, es un sistema de base de datos pero con la diferencia de que permite hacer deducciones a través de inferencias. Se basa principalmente en reglas y hechos que son almacenados en la base de datos. También las bases de datos deductivas son llamadas base de datos lógica, a raíz de que se basan en lógica matemática. Qué es Microsoft Access? Microsoft Access, es un sistema de gestión de bases de datos relacionales (SGBDR), dicho de otra forma, es un aplicación para la creación y la gestión de bases de datos del tipo relacional, explicadas con anterioridad. Esta aplicación viene integrada en el sistema Microsoft Office - 7 -

Objetos de una base de datos Una base de datos contiene diferentes objetos, en la figura siguiente, que muestra la ventana principal de la base de datos de Access, podemos ver todos los que pueden intervenir en nuestra aplicación. Para cada objeto de Access tendremos dos o más vistas. Normalmente vista diseño y Vista hoja de datos para las tablas y consultas. Vista diseño y vista formulario o vista diseño y vista informe. Desde la vista diseño podremos editar la estructura del objeto y desde la otra podremos ver y editar los datos de las tablas. Tablas De todos estos, solo uno de ellos se utiliza para almacenar la información: las tablas. Podríamos decir que es el elemento más importante pues sin el no podríamos tener una base de datos. Los objetos de la base de datos, se utilizan para gestionar, tratar, analizar, recuperar, visualizar o publicar la información de las tablas. Consultas Es una de las formas por las que podremos localizar la información en una base de datos. Una consulta puede considerarse una pregunta que nosotros le hacemos a Access para que nos muestre una serie de datos de una tabla. - 8 -

Formularios Es un ventana en la que se pueden colocar controles para ofrecer a los usuarios información o permitir la introducción de la información. Access ofrece un cuadro de herramientas que incluye muchos de los controles estándar de Windows, como etiquetes, cuadros de texto, botones de opción o casillas de verificación entre otros. Los formularios nos permitirán introducir, modificar y eliminar registros de las tablas de forma cómoda. Informes Los informes nos permitirán visualizar la información de una tabla en un formato atractivo y preparado para imprimir. Un informe puede incluir elementos de información seleccionados procedentes de varias tablas y consultas. Valores calculados a partir de la información de la base de datos y elementos de formato como encabezados, pies y títulos. Páginas También llamadas páginas de acceso a datos, las podremos utilizar para permitir que los usuarios visualicen y gestionen la información de una base de datos a través de una intranet o de Internet. Trabajar con una página de acceso a datos en la Web es muy parecido a trabajar con una tabla o formulario directamente en Access. Macros Una macro se puede definir como un comando que responde a un evento generado por Access. Es decir, en el momento que se pulse un botón, podemos hacer que Access ejecute una macro que abra o cierre un formulario, por ejemplo. Trabajar con macros, puede permitir que ciertos usuarios no experimentados, manipulen nuestra base de datos de forma cómoda y sencilla. También garantizará que las tareas se lleven a cabo siempre del mismo modo. Módulos Son más potentes que las macros. Son programas realizados con Visual Basic para Aplicaciones (VBA). VBA es un lenguaje de programación de alto nivel desarrollado por Microsoft cuya finalidad es la de crear aplicaciones Windows. Todos los programas de Microsoft Office utilizan un conjunto común de instrucciones VBA, además de su propio conjunto. Utilizaremos visual Basic para llevar a cabo tareas que son demasiado complejas como para ser tratadas con macros. - 9 -

2. PRIMEROS PASOS CON ACCESS Abrir la aplicación Para poder crear o manipular una base de datos, tendremos que empezar por abrir la aplicación. Normalmente Access, se encuentra en el menú Inicio Todos los programas Microsoft Office Microsoft Access 2003. Al hacerlo, aparecerá la ventana de la aplicación. Como Microsoft Access forma parte del sistema de Microsoft Office, los objetos básicos el interfaz, menús, barras de herramientas, cuadros de diálogo, etc., funcionan básicamente de la misma forma que en los demás productos de Office o de otras aplicaciones de Microsoft Windows. - 10 -

3. CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS La creación de la estructura de una base de datos es muy sencilla. Pero una base de datos en blanco no es más útil que un documento en blanco de Microsoft Word. Cuando se crea o desarrolla una base de datos con los datos de las tablas es cuando verdaderamente comienza a cumplir su propósito. Para crear una base de datos, podremos realizarlo de diferentes formas. Utilizando el botón Nuevo o bien desde el menú Archivo Nuevo. Cualquiera de las dos opciones, nos mostrará el panel Nuevo archivo. Desde el que podremos crear nuestra base de datos utilizando diferentes modelos. Desde la opción base de datos en blanco crearemos una base de datos vacía, donde después podremos ir creando los diferentes elementos que necesitemos, tablas, consultas, formularios, etc. También podremos utilizar la opción En mi PC, del apartado Plantillas para poder crear nuestra base de datos, bien sea con una plantilla determinada o con alguno de los asistentes que nos ofrece Access. Un asistente de creación de bases de datos nos permitirá ir siguiendo una serie de pasos para poder escoger la estructura de nuestras tablas y el diseño que tendrá nuestra base de datos de forma muy cómoda y sin emplear demasiado tiempo. Al hacer clic en la opción En mi PC, aparecerá el cuadro de diálogo de las plantillas de Access. - 11 -

Desde la pestaña Bases de datos, podremos encontrar las plantillas comentadas con anterioridad. Cuando hacemos clic sobre el icono de la creación de base de datos, aparecerá el cuadro de diálogo para que elijamos el lugar y el nombre con el que queremos guardar nuestro archivo de base de datos. - 12 -

4. LAS TABLAS Crear tablas Al igual que muchos de los objetos de las bases de datos, las tablas podremos crearlas manualmente, desde la vista diseño o bien utilizando algunos de los asistentes que proporciona Microsoft Access. Para crear una tabla utilizando un asistente, primero nos ubicaremos en la zona de las tablas de la ventana principal de la base de datos y a continuación pulsaremos el botón Nuevo, para luego escoger la opción Asistente para tablas, del cuadro emergente Figura 4.1. Cuadro de diálogo Nueva tabla o bien haremos doble clic en la opción Crear una tabla utilizando el asistente de la propia ventana. Figura 4.2. Crear una tabla utilizando el asistente De cualquier forma, aparecerá el asistente para la creación de nuestra tabla - 13 -

Figura 4.3. Asistente para tablas Desde este, el primer paso será escoger aquellos campos que necesitaremos para nuestra tabla desde las diferentes opciones que tenemos, iremos siguiendo todos los pasos hasta conseguir todo lo que necesitemos. Los botones centrales del cuadro nos ayudarán a seleccionar aquellos campos que necesitemos. Estos botones, los podremos encontrar en muchos de los asistentes de Access. Figura 4.4. Botones opción asistente De todas formas la mejor forma de crear una tabla será hacerlo de forma manual a través de la vista diseño, empezando desde cero, ya que será cuando realmente la adaptaremos a nuestras necesidades al cien por cien. Para hacerlo, nos dirigiremos al botón Nuevo y escogeremos Vista diseño en el cuadro emergente. - 14 -

Figura 4.5. Ventana Vista diseño tabla En la parte superior de esta ventana, definiremos los campos y sus tipos de datos y en la parte inferior, las propiedades de cada unos de los campos que coloquemos. Dependiendo del tipo de datos escogido, las propiedades podrán cambiar. Una vez creada nuestra tabla, podremos guardarla desde el botón guardar de la barra de herramientas o bien desde la opción Guardar, del menú Archivo. Nos pedirá un nombre y haremos Aceptar. - 15 -

Figura 4.6. Cuadro Guardar como de las tablas Definición de los campos Desde la vista diseño de una tabla, podemos definir los campos. Escribiremos en la columna Nombre del campo el nombre que deseemos asignarle y a continuación en la columna Tipo de datos, escogeremos el tipo que necesitemos dependiendo de los datos que posteriormente tengamos pensado de introducir. Figura 4.7. Tipos de datos Tipos de datos Los diferentes tipos de datos que podremos colocar son: Texto: Datos alfanuméricos hasta 255 caracteres Memo: Texto extenso, o combinación extensa de texto y números. Hasta un máximo de 65.535 caracteres. Número: Datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Podremos utilizar diversos tamaños, 1, 2, 4 u 8 bytes, dependiendo del tamaño escogido. Fecha/Hora: Cualquier dato que se pueda identificar como una fecha o una hora. Moneda: Valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo. Autonumérico: Número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumérico no se pueden actualizar. - 16 -

Sí/No: Valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado). Objeto OLE: Objeto (como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, sonidos u otros datos binarios, procedentes de otras aplicaciones Windows) vinculado o incrustado en una tabla de Microsoft Access. Hipervínculo: Texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo, para dar acceso a una página Web o archivo en la WWW o en la intranet, en una red o bien en el propio ordenador. Introducir, eliminar y modificar registros en las tablas Una vez diseñada nuestra tabla, llega la hora de la introducción de registros en la misma o bien su manipulación. Para hacerlo, tendremos que acceder a la tabla en la vista hoja de datos. Esto podremos llevarlo a cabo, haciendo doble clic sobre la tabla guardada en la ventana principal de la base de datos Figura 4.8. Ventana principal Base de datos O si nos encontramos en la vista diseño, pulsar el botón Vista Hoja de datos de la barra de herramientas. Figura 4.9. Botón vista hoja de datos Aparecerá la ventana de introducción de registros - 17 -

Figura 4.10. Ventana de la tabla en Vista hoja de datos Introducir registros En esta podremos ir introduciendo los registros uno debajo del otro. El campo Autonumérico se generará automáticamente cuando empecemos a escribir en cualquiera de los otros campos de la tabla. Al hacerlo, además aparecerá el símbolo de un lápiz al lado del selector de registro, esto nos indicará que el registro todavía no ha sido guardado. Figura 4.11. Registro no guardado El asterisco nos indica que es la zona preparada para introducir un registro nuevo. Debajo de todas las ventanas de Access que sirven para enseñar los datos y manipularlos, aparecen lo que se llaman botones de desplazamiento. Estos nos servirán para movernos por todos los registros de la tabla. - 18 -

Figura 4.12. Botones de desplazamiento Eliminar registros Si queremos borrar uno de los registros de la tabla, nos colocaremos sobre cualquier zona del registro que deseamos eliminar y podremos utilizar las siguientes opciones: Desde la barra de herramientas, pulsaremos el botón eliminar registro Figura 4.13. Eliminar registro Podríamos hacerlo a través de la opción eliminar registro del menú Edición También con el botón derecho clicando en la el selector de registro y escoger la opción eliminar registro Figura 4.14. Selector de registro O Haciendo un clic en el selector de registro y pulsando la tecla Supr. Con cualquiera de estas opciones aparecerá siempre un cuadro de diálogo que nos solicitará la confirmación para la eliminación de dicho registro, advirtiéndonos que esta eliminación será permanente y no podremos deshacer. - 19 -

Figura 4.15. Confirmación de eliminación Modificación del diseño de una tabla Para modificar el diseño de una tabla podremos abrir nuestra tabla a través del botón diseño de la ventana principal de la base de datos, previo selección de la tabla que deseemos modificar. Figura 4.16. Diseño de tabla O bien utilizando el botón vista diseño si tenemos abierta la tabla en modo vista hoja de datos. Figura 4.17. Botón Vista diseño Manipulación de columnas desde la vista hoja de datos Cuando trabajamos con los datos de nuestra tabla, podremos modificar el tamaño de las columnas para ver más cantidad de datos, ocultarlas porque no las necesitamos visualizar todas, cambiarlas de lugar o simplemente fijarlas porque necesitamos que siempre se encuentre en la parte izquierda para servirnos como referencia al ojear la tabla. - 20 -

Cambiar el ancho de las columnas En ancho predeterminado de las columnas, a veces es demasiado grande para el contenido de las mismas o demasiado pequeño para mostrar todo el contenido, por ese motivo podremos cambiar el tamaño para ajustarlo a nuestras necesidades. Para hacerlo, la forma más cómoda será utilizar la posibilidad que nos proporciona el Access desde la propia columna: Figura 4.18. Ancho de columna Clicar y arrastrar para conseguir el ancho necesario o bien hacer doble clic para ajustar automáticamente a la anchura exacta. También podremos cambiar el ancho desde el menú Formato Ancho de columna, donde aparecerá el siguiente cuadro, desde el que podremos modificar la anchura numéricamente. Figura 4.19. Cuadro ancho de columna Ocultar y mostrar columnas Podremos ocultar una o varias columnas porque necesitamos solo visualizar unas cuantas para nuestro trabajo, para hacerlo podremos igualmente ir al menú Formato Ocultar columnas o bien con el botón derecho encima del nombre de la columna y escogiendo la opción con el mismo nombre. Para mostrarlas podremos ir al Formato Mostrar columnas y marcaremos aquellas que necesitamos que vuelvan a aparecer. - 21 -

Mover una columna Para mover una columna de ubicación simplemente tendremos que arrastrarla, habiéndola seleccionado con anterioridad. Lo podremos realizar con una o con varias columnas a la vez, siempre y cuando estén seleccionadas. Inmovilizar columnas La inmovilización de columnas es necesaria cuando tenemos tantos campos que al desplazarnos hacia la derecha perdemos la noción del registro donde nos encontramos ubicados. Cuando inmovilizamos una o varias columnas, estas se mueven al primer lugar de la hoja de datos, cuando quitamos esta movilización, lamentablemente no vuelven a su lugar originario. Para inmovilizar/liberar columnas a través del menú formato inmovilizar columnas o bien con el botó derecho encima de la columna a inmovilizar. Para volver a liberarlas (todas a la vez, no podremos liberar una sola columna), también lo haremos desde el menú Formato Liberar todas las columnas o bien con el botón derecho encima de cualquier columna. - 22 -

5. CLAVES PRINCIPALES Y RELACIONES Estos dos conceptos se explican conjuntamente dado que tienen una relación entre ellos, una clave principal no serviría de mucho sin que estuviera relacionada con otro campo de otra tabla; y una relación, a veces no ofrecería sus mayores prestaciones si al menos uno de los campos relacionados no fuera una clave principal. Definición de una clave principal Cualquier tabla de una base de datos relacional tendría que tener una clave principal (aunque no es obligatorio, si es muy recomendable). Un buen diseño de base de datos relacional incluye que cada uno de los registros de cualquier tabla debe ser identificado de forma única. Es decir, algún campo (o combinación de campos) de la tabla debe albergar un valor único para cada registro de la tabla. Este identificador único es lo que se llama Clave Principal. Siempre que sea posible se debería utilizar los datos más sencillos que proporcionen valores únicos para crear una Clave principal, como por ejemplo en una base de datos de clientes, el campo que se encargue de guardar el NIF/CIF o DNI del cliente sería una clave principal bastante lógica ya que sería un campo que irremediablemente no tendría porqué repetirse en nuestra tabla, ya que el cliente únicamente lo tendremos introducido una sola vez. Para indicar a Access que campo tiene que ser nuestra Clave principal, primero tendremos que abrir en vista diseño la tabla en cuestión y seleccionar el campo o campos que necesitamos que sea la Clave Principal. A continuación solo tendremos que pulsar el botón de la clave principal que se encuentra en la barra de herramientas. Figura 5.1. Clave principal Relaciones Después de haber confeccionado las tablas y claves principales de cada una de ellas, deberíamos indicarle a Access cuál es la relación existente entre ellas. De esta forma, Access - 23 -

sabrá cómo enlazar todas sus tablas cuando las utilicemos más tarde en consultas, formularios, páginas de acceso a datos o informes. Para definir las relaciones, necesitamos regresar a la Ventana de base de datos cerrando cualquier ventana Tabla que esté abierta y haciendo clic en la Ventana Base de datos para activarla. A continuación, debemos elegir la orden Relaciones que se encuentra en la barra de herramientas. Figura 5.2. Botón relaciones Si es la primera vez que accedemos a las relaciones, cuando se abra la ventana aparecerá el cuadro de diálogo mostrar tabla para que podamos escoger las tablas o consultas que queremos relacionar, a través del botón Agregar. Figura 5.3. Cuadro de diálogo Mostrar tabla Una vez seleccionadas las tablas y agregadas, al cerrar el cuadro veremos algo así: - 24 -

Figura 5.4. Tabla de relaciones Para relacionar dos campos, simplemente arrastraremos uno de ellos hacia el que queremos crear la relación, cuando soltemos el ratón se nos mostrará el cuadro de modificar relaciones Figura 5.5. Modificar relaciones En este nos indicará el tipo de relación que se está creando ya que nosotros de manera directa no podemos escoger el tipo de relación que necesitamos, sino que lo creará Access automáticamente cuando creemos las relaciones y dependiendo de los campos que sean claves principales creará uno de los tres tipos de relaciones que existen - 25 -

Tipos de relaciones Uno a uno Cuando los dos campos que se relacionan son claves principales. Ocasionalmente podría ser que tuviéramos que dividir una tabla, debido a que parte de la información, se utiliza con poca frecuencia o porque algunos datos son muy delicados y no deben estar disponibles para ciertas personas. En estos casos se creará una clave principal en cada una de las tablas que serán las que estarán relacionadas entre ellas. Uno a varios Es el tipo de relación más común. Es cuando para una registro de una tabla, existen varios registros coincidentes para la segunda tabla. Este tipo de relación será cuando relacionemos un campo que sea clave principal, con uno que no lo sea. Por ejemplo, un cliente puede tener varios pedidos, pero un pedido solo lo puede realizar un solo cliente. Varios a varios Cuando varios registros de una tabla, tengan de alguna forma que estar relacionados con varios registros de la otra tabla. Pero en estos casos, Access, no nos permitirá crear una relación de varios a varios directamente entre las dos tablas, sino que tendremos que crear una tabla de intersección o enlace para gestionar la relación. Por ejemplo en una base de datos de facturación, una factura puede tener varias líneas de factura pero el artículo que nosotros colocamos en una factura podría estar en otras facturas a su vez. En la imagen siguiente se pueden comprobar que para un caso similar al expuesto en el ejemplo anterior necesitaríamos una tercera tabla que realice las funciones de puente entre las dos. Fijémonos que la tabla tb_facturas está unida a la tabla tb_artículos por medio de la tabla tb_liniasfactura - 26 -

Figura 5.6 Relaciones varios a varios Para que una relación después no nos acarree más de un problema, los campos a relacionar entre las dos tablas, tendrán que ser del mismo tipo y con el mismo tamaño de campo, aunque el nombre del campo no tiene porqué ser el mismo, es aconsejable que lo sea, para que cuando estemos montando las relaciones no nos despistemos. Aunque esto no tendría que ocurrir si hubiéramos realizado un diseño previo de nuestra base de datos. - 27 -

6. CONSULTAS DE SELECCIÓN Como ya se ha explicado con anterioridad, una consulta es el elemento de Access que nos servirá para poder seleccionar aquellos datos de las tablas que nos interesen mostrar en cualquier momento. Creación de consultas Para confeccionar una consulta tendremos que acceder previamente al apartado de las consultas y a través de este, podremos generar la consulta de varias formas, utilizando el botón nuevo de la barra de la ventana de la base de datos: Figura 6.1. Crear consulta nueva También podremos hacerlo utilizando el asistente de las consultas a través de la opción Crear una consulta utilizando el asistente, o bien utilizando directamente la opción Crear una consulta en vista diseño. Que aparecerá la siguiente ventana. - 28 -

Figura 6.2. Ventana diseño de consulta Lo primero que veremos en la ventana del diseño de la consulta es el cuadro Mostar tabla, desde el que podremos escoger que tablas y/o consultas utilizaremos para las construcción de nuestra consulta. En este cuadro podremos hacer doble clic sobre el objeto para colocarlo en la ventana de la consulta o bien un clic en el objeto y a continuación pulsaremos el botón Agregar. Una vez tenemos los objetos colocados en la ventana, podremos escoger aquellos campos que tienen que participar en nuestra consulta, haciendo doble clic sobre el campo que nos interese. - 29 -

Figura 6.3. Diseño de nuestra consulta Introducir criterios de selección Introducir criterios en una consulta, nos servirá para que esta, muestre aquellos registros que cumplan una serie de requisitos, como por ejemplo una listado de todos aquellos clientes de una cierta población. Para buscar un valor sencillo, simplemente lo escribiremos en la fila Criterios correspondiente al campo que deseamos comprobar. Si el campo donde escribimos el criterio es un texto, este tendrá que estar entre comillas, normalmente Access ya las coloca automáticamente. Para los valores numéricos no se incorporará ningún carácter adicional. Para los tipos de datos fecha, los introduciremos entre el símbolo de la parrilla (#), aunque normalmente también lo hace Access automáticamente. Los valores lógicos (Sí/No, VERDADERO/FASO), tampoco tendrán ningún carácter adicional. - 30 -

Figura 6.4. Introducción de criterios Podremos visualizar los resultados pulsando el botón vista de la barra de herramientas: Figura 6.5. Botón vista La ventana vista hoja de datos, realmente es exactamente igual que la ventana hoja de datos de una tabla, con la diferencia que no aparecen todos los campos de la tabla, sino solo aquellos que nosotros hayamos escogido en la consulta, tendrá el siguiente aspecto. - 31 -

Figura 6.6. Ventana vista hoja de datos Operadores de comparación de una consulta > Mayor que < Menor que >= Mayor o igual que <= Menor o igual que <> Diferente de Si lo que queremos es que sea una igualación, únicamente colocaremos el valor, sin necesidad de colocar el símbolo igual previamente. Operadores Y (AND) y O (OR) Si quisiéramos mostrar clientes de varias poblaciones, tendríamos que utilizar le operador lógico O, o bien colocar los diferentes criterios en las diferentes filas O preparadas para la ocasión: Ejemplo: Barcelona O Badalona El operador O, mostraría todos aquellos registros que cumplieran una condición u otra. Teniendo en cuenta que en una celda a la vez, solo puede existir un valor, cuando tenga que ser igual a este, siempre utilizaremos el operador O. Por otro lado, si quisiéramos que los dos valores se cumplieran a la vez, utilizaremos el operador Y. Este, normalmente lo utilizaremos cuando utilicemos los operadores de comparación - 32 -

Ejemplo: En una tabla de alumnos de un colegio, si queremos mostrar todos aquellos alumnos que tienen menos de 15 años, haríamos los siguiente en el apartado criterios del campo Edad: >15 Si por el contrario quisíeramos aquellos alumnos que se encuentran en edades comprendidas entre 10 y 15 años, sería el siguiente criterio: >=10 Y <=15 Las cláusulas ENTRE, EN y COMO Además de los operadores de comparación, Access nos ofrece la posibilidad de utilizar tres cláusulas de predicado especiales que son útiles para especificar los datos deseados en las hoja de respuestas. Entre Resulta de gran utilidad para especificar un rango de valores. Ejemplos: La cláusula Entre 10 y 20 Sería lo mismo que >=10 Y <=20. En Es muy útil cuando necesitamos especificar una lista de valores, en la que cualquiera de ellos puede coincidir con el contenido del campo que está siendo buscado. Ejemplos: La cláusula Sería lo mismo que Barcelona O Badalona O Mataró O Martorell O Tárrega EN( Barcelona ; Badalona ; Mataró ; Martorell ; Tárrega ) Como Para buscar modelos en campos de texto. Podemos incluir caracteres especiales y rangos de valores en las cadenas de comparación. Utilizaremos los llamados caracteres comodín. El carácter? cuando queramos indicar un carácter cualquier en esa posición. Un * para indicar cero o más caracteres en esa posición. - 33 -

Ejemplo: Imaginemos que sabemos una parte del apellido de un cliente y no conocemos el resto, sabemos que se llama Gómez pero no en que posición se encuentra ese Gómez en el nombre, haríamos lo siguiente: Como *Gómez* Consultas de selección calculadas Utilizando las columnas libres en la vista diseño, podremos realizar cálculos con los campos de las tablas. Para hacerlo tendremos que tener en cuenta que un campo siempre tiene que ir encerrado entre corchetes [Nombre del campo] cuando actúa como campo en un cálculo. Podremos utilizar los siguientes operadores matemáticos: + Sumar - Restar * Multiplicar / Dividir & Permitirá crear cadenas de texto. Figura 6.7. Cálculos en una consulta Si hacemos un clic en la fila campo de de la columna deseada y a continuación pulsamos la combinación de teclas Mayús + F2, se abre la ventana Zoom, desde donde es más cómodo introducir la expresión deseada. - 34 -

Figura 6.8. Ventana Zoom Generador de expresiones Si no sabemos muy bien como podríamos colocar los campos, símbolos, etc. dentro de una expresión, o resulta demasiado compleja para hacerla manualmente, podríamos utilizar el Generador de Expresiones. Figura 6.9. Generador de expresiones Para acceder a esta ventana, haríamos un clic en el botón Generar situado en la barra de herramientas de las consultas. - 35 -

Figura 6.10. Botón generar Desde el generador, utilizando las diferentes partes de la ventana, podremos realizar todo tipo de expresiones. En la parte izquierda de la tabla, veremos una lista de todos los objetos de Access, cuando cliquemos sobre uno de ellos, en la parte central se nos colocarán los elementos que forman parte de este objeto y al hacer un clic sobre este elemento, en la parte derecha se nos mostrarán las propiedades del mismo. También desde esta ventana podremos acceder a todas las funciones que tiene incorporadas Access. Figura 6.11. Generador de expresiones Funciones Ordenación de los datos Normalmente, Access presenta las filas de la hoja de respuestas en el orden en que se recuperaron de la base de datos. Sin embargo, podemos ordenar la información en una consulta, utilizando la fila Orden del campo por el que deseamos ordenar. Los métodos para ordenar serán Ascendente o Descendente. - 36 -

Figura 6.12. Ordenar campos de una consulta Consultas de totales Podría ser que por alguna razón no necesitáramos ver toda la información de los datos de una tabla, sino que únicamente necesitamos totalizar estos datos, agrupándolos por algún o algunos campos concretos. Para ello, accederemos al menú Ver Totales y a continuación procederemos a agrupar por el campo que necesitamos y a escoger la función que queremos que nos realice dicho cálculo. También podríamos pulsar el botón Totales de la barra de herramientas. - 37 -

Figura 6.13. Botón totales en la barra de herramientas Una vez realizados estos pasos para convertir la consulta de selección en una consulta de totales, Access, visualiza Agrupar por en la fila Total de todos los campos que se encuentran en la cuadrícula de diseño. En este momento, los registros de cada campo estarán agrupados pero no totalizados. Si ejecutáramos la consulta, obtendríamos una fila para cada conjunto de valores únicos, pero no totales. Podemos crear totales reemplazando el ajuste Agrupar por, por alguna de las funciones que se incorporan. - 38 -

Figura 6.14. Funciones de totales Consultas de parámetros Hasta ahora, nos hemos basado en introducir criterios de selección directamente en la ventana consulta en vista diseño. Sin embargo, no tenemos que decir los valores que deseamos que Access busque exactamente en el momento de diseñar la consulta. En su lugar, podemos incluir un parámetro en la consulta y Access emitirá un mensaje para que indiquemos el criterio antes de ejecutar la consulta. Para establecer un parámetro, introduciremos un nombre o una frase encerrada entre corchetes [Nombre o frase que deseemos colocar], en lugar de introducir un valor en la fila de criterios. Lo que encerremos entre corchetes se convertirá en el nombre por el que Access conocerá el parámetro. Access visualizará este nombre en un cuadro de diálogo cuando se ejecute la consulta, de modo que sería una buena idea introducir una frase que describa lo que en realidad deseamos. Como podemos introducir varios parámetros en una consulta cada nombre o frase debe ser única e informativa. - 39 -

Figura 6.15. Parámetros en una consulta Cuando ejecutemos la consulta aparecerá un cuadro de diálogo que nos solicitará la información del parámetro: Figura 6.16. Cuadro de diálogo solicitud de parámetro - 40 -

7. CONSULTAS DE ACCIÓN Una buena descripción para las consultas de acción, es que son un poco peligrosas ya que modifican datos de una tabla, se recomienda que antes de ejecutarlas se realicen copia de los registros de las tablas por lo que pudiera pasar. Existes cuatro tipos diferentes de consultas de acción, cada uno de ellos actuará de una manera diferente con los registros de nuestras tablas. Consulta de Creación de tablas Consulta de Actualización Consulta de Datos anexados Consulta de eliminación Para crear una consulta de acción, empezaremos a crear una consulta como si de una de selección se tratara y para convertir una consulta de selección a cualquiera de las consultas mencionadas, haremos un clic en la opción correspondiente del menú Consulta. Figura 7.1. Consultas de acción También podríamos hacerlo a través la opción correspondiente del botón Tipo de consulta de la barra de herramientas - 41 -

Figura 7.2. Botón tipos de consulta Para ejecutar una consulta de acción, sólo tendremos que hacer clic en el botón ejecutar de la barra de herramientas de la ventana de la vista diseño de la consulta Figura 7.3. Botón ejecutar o bien, abriendo la consulta desde la ventana de la base de datos. De cualquier forma, nos indicará siempre lo que estamos a punto de modificar. Figura 7.4. Cuadro de aviso de eliminación de registros (Consulta de eliminación) Consulta de creación de tablas Servirá para almacenar como una nueva tabla, los resultados que son extraídos de una consulta de selección. Si ejecutamos la misma consulta una y otra vez sobre datos que no son modificados, puede que sea más rápido acceder a los datos desde la tabla en lugar de hacerlo desde una consulta, particularmente si esa consulta debe unir varias tablas. - 42 -

Figura 7.5. Consulta de creación de tablas en la ventana de la base de datos Al indicar a Access que queremos crear una consulta de creación de tablas, aparecerá una ventana que nos pedirá el nombre y la ubicación de la nueva tabla de datos. Figura 7.6. Cuadro de diálogo crear tabla Consulta de actualización A veces es necesario modificar un conjunto indeterminado de registros en una tabla basándose en unos criterios concretos y hacerlo manualmente sería perder demasiado tiempo. Para ello, crearemos consultas de actualización, que servirán precisamente para modificar los datos de una tabla. - 43 -

Figura 7.7. Consulta de Actualización en la ventana de la base de datos Consulta de datos anexados Este tipo de consultas, nos permitirá copiar un conjunto seleccionado de información e insertarlo en otra tabla. También podremos utilizar una consulta de datos anexados para traer datos procedentes de otra fuente a la base de datos (por ejemplo, una lita de nombres y direcciones obtenidas a partir de una empresa de lista de correos). Figura 7.8. Consulta de Datos anexados en la ventana de la base de datos Cuando le indicamos a Access, que queremos convertir la consulta de selección en una consulta de datos anexados, primero nos pedirá que le indiquemos como se llama la tabla a la que queremos agregar los datos y a continuación en la ventana de diseño, aparecer una fila nueva llamada anexar a, donde, si los campos se llaman igual automáticamente colocará cada uno de los nombres a los que queremos añadir los datos correspondientes y sino, podremos escogerlos manualmente desde la lista correspondiente de los nombres de campo. - 44 -

Figura 7.9. Escoger campos anexar Consulta de eliminación La utilizaremos para eliminar de forma masiva los datos de una tabla, siguiendo unos criterios determinados. Figura 7.10. Consulta de Eliminación en la ventana de la base de datos - 45 -

8. DISEÑO DE CONSULTAS AVANZADAS SQL Una breve historia de SQL En el trasfondo de todas las consultas de Microsoft Access se encuentra el lenguaje de órdenes de base de datos SQL. Aunque podemos diseñar la mayoría de las consultas utilizando el interfaz gráfico de la cuadrícula de diseño, Access guarda cada consulta que ha sido diseñada como un mandato SQL. Para aquellos tipos de consultas avanzadas que utilizan los resultados de una segunda consulta como condición de comparación, necesitamos conocer SQL para poder definir la segunda consulta (denominada subconsulta). Además, no podremos utilizar la cuadrícula de diseño para construir todos los tipos de consultas disponibles en Access; para algunas de ellas deberemos utilizar SQL. A principios de los años setenta, en sus proyectos de investigación, IBM ideó un lenguaje denominado Structured English Query Language (SEQUEL) para construir un sistema de gestión de base de datos relacional. Este lenguaje evolucionó hasta convertirse en SEQUEL/2 y finalmente en Structured Query Language (SQL, Lenguaje de consulta estructurado). Además, hubo otras empresas que se interesaron por el concepto de bases de datos relacionales y el interfaz SQL que había surgido. Relational Software, Inc (actualmente Oracle Corporation) creó un producto denominado Oracle en el año 1979. En 1981, IBM lanzó su primer producto, denominado SQL Data System (SQL/DS). La sintaxis SELECT de SQL en Microsoft Access La sentencia SELECT forma el núcleo del lenguaje de base de datos SQL. Utilizaremos la sentencia SELECT para seleccionar o recuperar las filas y columnas deseadas a partir de las tablas de nuestra base de datos. Las sintaxis de la sentencia SELECT consta de cinco cláusulas principales, construidas normalmente de la siguiente manera. Sintaxis: SELECT <lista de campos> FROM <lista de tabla> WHERE <especificación de selección de fila (criterios)> GROUP BY <especificación de agrupaciones> HAVING <especificación de selección de grupo> ORDER BY <especificación de ordenación>; - 46 -

Nombre de la columna El nombre de la columna (normalmente el campo) será especificado por el nombre de la tabla o consulta de donde se extrae el dato y a continuación el nombre del campo que queremos separado por un punto. Ejemplo: Para especificar un campo llamado NumFactura de una tabla denominada Tb_Facturas utilizaremos lo siguiente: Tb_Facturas.NumFactura Si la tabla o el campo tuvieran espacios en blanco, estos tendrían que estar encerrados entre corchetes. Para especificar un campo llamado Num Factura de una tabla denominada Tb_Facturas utilizaremos la siguiente sintaxis: Tb_Facturas.[Num Factura] Cláusula FROM Especifica las tablas o consultas que proporcionan los datos de origen para su consulta. Sintaxis: FROM {Nombre de tabla Nombre de consulta de selección Tabla combinada},... IN <especificación del origen> {INNER LEFT RIGHT} JOIN (para hacer las relaciones entre tablas) {Nombre de la tabla Nombre de la consulta tabla combinada} ON <especificación de combinación> Ejemplo: Para seleccionar la información acerca de los clientes cuyas compras superen los 100 euros, introduciremos los siguiente cejemppedidocliente>100 Código completo a utilizar: SELECT tblclientes.idcliente, tblclientes.nombre, tblclientes.apellidos, tblpedidos.fechapedido, tbldetallespedido.númeroisbn, tbllibros.título, tbldetallespedido.cantidad, tbldetallespedido.descuento, tbllibros.preciosug, Round(CCur((tblDetallesPedido.Cantidad*tblLibros.PrecioSug)*(1- - 47 -

tbldetallespedido.descuento)),2) AS PrecioExt FROM (tblclientes INNER JOIN tblpedidos ON tblclientes.idcliente = tblpedidos.idcliente) INNER JOIN (tbllibros INNER JOIN tbldetallespedido ON tbllibros.númeroisbn = tbldetallespedido.númeroisbn) ON tblpedidos.idpedido = tbldetallespedido.idpedido WHERE (((Round(CCur(([tblDetallesPedido].[Cantidad]*[tblLibros].[PrecioSug])*(1- [tbldetallespedido].[descuento])),2))>100)); Consultas de Acción SQL Utilizaremos este tipo del consulta SQL para eliminar, insertar o actualizar datos o para crear una tabla nueva a partir de datos existentes. Las consultas de acción son particularmente potentes dado que nos permiten operar sobre conjuntos de datos, no sobre simples filas. Sentencia DELETE Elimina una o más filas de una tabla. La cláusula WHERE es opcional. Si no especificamos una cláusula WHERE, serán eliminadas todas las filas de la tabla que se especifican en cláusula FROM. Si especificamos una cláusula WHERE, la condición de búsqueda será aplicada a cada una de las filas de la tabla, y solamente serán eliminadas aquellas filas que cumplan las condiciones. Sintaxis DELETE [<Lista_de_Selección] FROM {(Nombre_de_tabla [ [AS] nombre_de_correlación ] nombre_consulta_de_selección [ [AS] Nombre_de_correlación ] } <tabla combinada>}, (IN <especificación_del_origen>) [WHERE <criterios>]; Ejemplos Para eliminar todas las filas de la tabla tbldetallesdepedido, introduciremos lo siguiente: DELETE FROM tbldetallespedido; Para eliminar todos los registros de la tabla tblibros que son libros de MS-DOS, introduciremos los siguiente: DELETE tblibros.*, tblibros.numeroisbn FROM tblibros WHERE (((tblibros.numeroisbn) IN SELECT tbcategoriaslibros.numeroisbn FROM tbcategorias INNER JOIN TbCategoriasLibro ON tbcategorias.idcategoria = tbcategoriaslibro.idcategoria WHERE tbcategorias.categoria = MS-DOS ))); - 48 -

Sentencia INSERT Inserta uno o más registros nuevos en la tabla especificada. Cuando utilicemos la cláusula VALUES, solamente será insertada una fila. Si utilizamos una sentencia de selección, el número de filas insertado será igual al número de registros devueltos por la sentencia de selección. Sintaxis: INSERT INTO nombre_de_tabla [((nombre_campo), )] IN <especificación_del_origen> ] (VALUES ((literal), ) sentencia_de_selección) Ejemplo: Para insertar una nueva fila en la tabla tblibrerias, introduciremos los siguiente: INSERT INTO tblibrerias (NombreLibreria, Direccion, ciudad, Provincia, CP, Pais, Telefono, Fax, Mail) VALUES ( El buen libro, C/ Nueva, 33, Igualada, Barcelona, 08700, España, 938044433, 938044433, info@buenlibro.es ) Para calcular los totales de las ventas realizadas en un determinado mes e insertarlos en una tabla de trabajo de totales, introduciremos los siguiente: PARAMETERS [Año a resumir:] SHORT, [Mes a resumir:] SHORT; INSERT INTO zsumventas (NumeroISBN, Titulo, MesVentas, TotalVentas) SELECT tblibros.numeroisbn, TbLibros.Titulo, Formato([FechaPedido], mmmm, yyyy ) AS MesPedido, Suma(Round(CMoneda(([Cantidad]*[PrecioSug])*(1-[Descuento]), 2)) AS TotalPedido FROM tbpedidos INNER JOIN (TbLibros INNER JOIN tbdetallespedido ON tblibros.numeroisbn = TbDetallesPedido.NumeroISBN) ON (TbPedidos.IDPedido = TbDetallesPedido.IDPedido WHERE (((Año [FechaPedido])) = [Año a resumir:]) AND ((Mes([FechaPedido])) = [Mes a resumir])) GROUP BY TbLibros.NumeroISBN, TbLibros.Titulo, Formato([FechaPedido], mmmm, yyyy ); Sentencia SELECT INTO Crea una nueva tabla a partir de los valores seleccionados de una o más tablas. Sintaxis: SELECT [ALL DISTINCT DISTINCTROW TOP número [PERCENT] ] <lista_de_selección> INTO nombre_nueva_tabla [IN <especificación_del_origen>] FROM { {nombre_de_tabla [ [AS] nombre_de_correlación] nombre_consulta_seleccion [ [AS] nombre_de_correlacion]} <tabla_combinada> }, [IN <especificación_del_origen>] [WHERE <criterios>] - 49 -