INVITACIÓN PARA CONTRATAR UNA CONSULTORIA SOBRE LA MEDICIÓN DE CARGAS DE TRABAJO, VALORACIÓN DE CARGOS, COMPETITIVIDAD SALARIAL, Y OPTIMIZACIÓN DEL PROCESO DE COLOCACIÓN DE LEASING BANCOLDEX S.A. C.F. Bogotá D.C., Abril de 2012 1
MARCO GENERAL Antes de elaborar y presentar su propuesta, tengan en cuenta lo siguiente: 1. Verificar que no se encuentra dentro de las causales de inhabilidad e incompatibilidad, conflicto de interés o prohibición constitucional y legal para contratar. 2. Examinar cuidadosamente el contenido de los términos de la presente invitación, de los documentos que hacen parte del mismo y las normas que regulan la contratación con la Entidad. 3. Adelantar oportunamente los trámites tendientes a la obtención de los documentos que deben allegar con la propuesta y verificar que contengan la información completa que acredita el cumplimiento de los requisitos exigidos en la Ley y en la presente invitación. 4. Suministrar toda la información requerida a través de esta invitación. 5. Presentar la propuesta en original y una copia debidamente foliadas. 6. Conocer y respetar los términos que se establezcan en el presente documento los cuales son preclusivos y perentorios. 7. No presentar propuestas que condicionen a la Administración de LEASING BANCOLDEX S.A. 8. Para esta invitación, no se aceptarán propuestas parciales, el interesado debe ofertar la totalidad de los servicios y elementos requeridos. 9. La presente invitación, y la presentación de la oferta por parte del oferente, no genera ninguna obligación por parte de LEASING BANCOLDEX S.A. de aceptar la propuesta presentada. Por la sola presentación de su oferta, LEASING BANCOLDEX S.A. considera que el oferente ha estudiado en forma completa la presente Invitación y que recibió las aclaraciones necesarias sobre inquietudes o dudas previamente consultadas, y acepta que los términos de esta Invitación son completos, compatibles y adecuados para identificar y prestar a satisfacción los servicios que se contratarán, que están enterados a satisfacción en cuanto al alcance de los bienes y/o servicios requeridos por LEASING BANCOLDEX S.A., y que han tenido en cuenta todo lo anterior para fijar los precios, plazos y demás aspectos de su oferta necesarios para la debida ejecución del Contrato. Todas las deducciones, errores y omisiones que con base en sus propias interpretaciones, conclusiones o análisis, etc., obtenga el oferente respecto de las condiciones de esta Invitación, son por su exclusiva cuenta. 2
Por lo tanto LEASING BANCOLDEX S.A. no asume responsabilidad alguna por ellas. La circunstancia de no haber obtenido o estudiado toda la información que pueda influir en la determinación de la oferta no lo eximirá de la obligación de asumir las responsabilidades que le correspondan, ni le dará derecho a reclamaciones, o ajustes de ninguna naturaleza. 1. OBJETO I. ASPECTOS GENERALES DE LA INVITACIÓN LEASING BANCOLDEX S.A. se encuentra interesado en contratar una consultoría con las siguientes características: A. Medición de cargas de trabajo El proveedor debe realizar la medición de cargas de trabajo de todos los funcionarios de la Compañía, entregando como resultado un estudio técnico completo que le permita a LEASING BANCOLDEX S.A. conocer la cantidad de personal necesario para la eficiente realización de las tareas que se originan del ejercicio de su objeto social, obteniendo además un mejor aprovechamiento del recurso humano. B. Valoración de los cargos de la Compañía El proveedor debe realizar la valoración de cargos de la Compañía, entregando un estudio técnico completa que le permita a LEASING BANCOLDEX S.A., tomar decisiones acerca de las necesidades de crear, modificar o suprimir cargos de su planta de personal, en pro de optimizar sus procesos. Adicionalmente, con la valoración que haga el proveedor, LEASING BANCOLDEX S.A. debe poder analizar y comparar el contenido de los puestos con el fin de situarlos en el orden jerarquizado de manera tal que le permita obtener mayor eficiencia en la ejecución de los procesos de la Compañía. C. Competitividad Salarial El proveedor debe entregar un estudio técnico completo, que le permita a LEASING BANCOLDEX S.A. tomar decisiones acerca de la compensación salarial de sus trabajadores, con base en el conocimiento de las políticas y prácticas de remuneración y beneficios existentes en su mercado salarial competitivo. D. Optimización del proceso de colocación El proveedor debe entregar un estudio técnico completo, que le permita a LEASING BANCOLDEX S.A. tomar decisiones tendientes a optimizar el proceso de colocación, en términos de celeridad y efectividad. 3
Con este estudio técnico, se debe lograr identificar oportunidades de mejora en el proceso de colocación, y la definición de un esquema de medición integrado de la fuerza de venta en el cual se revise la gestión individual y la gestión colectiva. NOTA 1: Para la realización de la consultoría que se contrata, sus actividades, y sus entregables finales, el consultor debe cumplir, como mínimo, con los parámetros fijados por el Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP -, en la Guía de Modernización de Entidades Públicas NOTA 2: Para la realización de la consultoría que se contrata, sus actividades, y sus entregables finales, el consultor debe asumir los traslados de su personal (viáticos, gastos de viaje, etc.), a las sedes de LEASING BANCOLDEX S.A. ubicadas en Cali (Valle), Medellín (Ant.) y Barranquilla (Atl.). 2. NATURALEZA Y REGIMEN JURÍDICO APLICABLE El proceso para la selección del contratista y el contrato que se llegue a celebrar como consecuencia del mismo, se regirán por el derecho privado. Atendiendo al régimen de contratación de derecho privado al que se encuentra sometida LEASING BANCOLDEX, al formular la presente Invitación, LEASING BANCOLDEX no está presentando una oferta y por lo tanto no asume compromiso alguno de continuar con el procedimiento de selección o de concluirlo mediante celebración de un contrato. En todo caso, de llegarse a aceptar alguna oferta, LEASING BANCOLDEX lo hará estrictamente de acuerdo con lo requisitos y criterios establecidos en el presente documento y en el contrato. 3. CRONOGRAMA El cronograma del presente proceso es el siguiente: Publicación en la Web o Solicitud de Abril 24 de 2012 Cotización por parte de LEASING BANCOLDEX Recepción de Ofertas Mayo 4 de 2012 Evaluación de Ofertas Mayo 10 de 2012 4. PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS Los interesados deberán presentar sus propuestas así: - Un sobre que contenga la oferta original foliada - Un sobre que contenga la oferta en copia foliada - Un sobre que contenga el valor económico de la oferta - Un CD que contenga toda la oferta completa 4
5. PRESENTACIÓN DE OFERTAS Las ofertas deberán ser radicadas en la ventanilla de correspondencia de LEASING BANCOLDEX, ubicada en el Piso 21 de la Calle 28 No 13A - 15 Piso 21 de Bogotá D.C. El plazo máximo para presentarla es el 4 DE MAYO DE 2012 a las 5:00 P.M. En la fecha y hora señaladas, quedará cerrado el proceso de contratación y se procederá a la elaboración del Acta contentiva de las ofertas recibidas. La hora será la establecida por la Superintendencia de Industria y Comercio. 6. CAUSALES DE RECHAZO La oferta será rechazada cuando se presente al menos una de las siguientes causales: 1. La ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o al proponente de carácter habilitante que no sean subsanados. 2. Cuando el proponente como persona jurídica o su representante legal, se encuentre incurso en las causales de inhabilidades o incompatibilidad o conflicto de intereses fijadas por la Constitución y la ley. 3. Cuando el objeto social principal del oferente, no tenga una relación directa con el objeto de la contratación. 4. Si la vigencia de la sociedad (en caso de que el proponente sea persona jurídica), es inferior al término de duración del contrato y un (1) año más. 5. Cuando se entregue la propuesta en LEASING BANCOLDEX después de la fecha y hora establecida en la presente Invitación. 6. Cuando se presente falsedad o inexactitud en los documentos presentados. 7. En general cuando se presente cualquier discrepancia o desviación apreciable que se halle con respecto a lo que se establece en los invitación. 8. Por estar incluido el proponente en listas inhibitorias, según las disposiciones que tenga la Compañía en materia de SARLAFT. 9. Las demás contempladas en la Constitución Nacional, la Ley y en este pliego de condiciones. 7. ACEPTACIÓN DE OFERTAS La suscripción del contrato será la única manera como se aceptará la oferta del oferente seleccionado. Todo acto anterior a la suscripción tendrá el carácter de preparatorio y no expresará la aceptación de la oferta por parte de LEASING BANCOLDEX S.A. 5
Cuando el oferente favorecido, sin justa causa a criterio de LEASING BANCOLDEX, se abstenga de celebrar el correspondiente contrato o de presentar la garantía de cumplimiento necesaria para el inicio de su ejecución, LEASING BANCOLDEX podrá iniciar las acciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados. 8. POLIZAS El proveedor deberá entregar con su oferta una garantía de seriedad de la misma por el 10% del valor de la oferta, vigente por 90 días calendario contados a partir de la fecha máxima establecida para entregar las propuestas. Igualmente, la Garantía deberá acompañarse con certificado u otro medio idóneo donde conste que el tomador pagó la totalidad de la prima y que la garantía no se extingue aunque se produzca la terminación unilateral del contrato por parte de la Compañía de Seguros. La garantía debe consistir en una póliza de una compañía de Seguros legalmente establecida en Colombia de reconocida experiencia, trayectoria e idoneidad en el país, con póliza matriz aprobada por la Superintendencia Financiera de Colombia y debe corresponder a las que se otorgan a favor de entidades privadas. Para la ejecución del contrato, el contratista deberá prestar garantía de cumplimiento con los amparos que se describen a continuación, garantía que debe ser aprobada por LEASING BANCOLDEX y su corredor de seguros: Cumplimiento. por el 20% del valor del contrato, para garantizar el cumplimiento del mismo, vigente durante el término de duración del contrato. Calidad del servicio. Por el 20% del valor del contrato, para garantizar la calidad del servicio objeto del contrato, con una vigencia igual al término de duración del contrato. Pago de Salarios y Prestaciones sociales. Por el 10% del valor del contrato, vigente durante la duración del contrato y 3 años mas. 9. FORMATOS Con su propuesta, el oferente deberá aportar diligenciados los siguientes formatos con los documentos de soporte que en ellos se exige: - FORMATO 1: CARTA DE PRESENTACIÓN - FORMATO 2: ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD - FORMATO 3: REGISTRO DE PROVEEDORES PERSONA NATURAL O JURIDICA - FORMATO 4: AUTORIZACIÓN DE CONSULTA EN CENTRALES DE RIESGO 6
- FORMATO 5: DECLARACIÓN ORIGEN DE FONDOS II. ASPECTOS TÉCNICOS 1. CRONOGRAMA DE TRABAJO Con su propuesta, el proveedor debe entregar el cronograma de trabajo con la descripción de cada una de sus etapas, fechas de inicio y de finalización. 2. EQUIPO DE TRABAJO El proveedor debe entregar con su propuesta las hojas de vida del personal que empleará para la realización de la consultoría que se contrata, presentando además la estructura de su equipo de trabajo. 3. ENTREGA DE ESTUDIOS TÉCNICOS El proveedor debe entregar dos (2) estudios técnicos así: a. Un estudio técnico que contenga la medición de cargas, la valoración de cargos de la Compañía, y la competitividad salarial, una vez finalizado los análisis relacionados con estos ítems. b. Un estudio técnico que contenga los análisis y recomendaciones sobre las mejores prácticas que permitan optimizar el proceso de colocación, una vez finalizado los análisis relacionados con estos ítems. Todos los estudios técnicos que entregue el contratista, deben cumplir, como mínimo, con los parámetros fijados por el Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP - en la Guía de Modernización de Entidades Públicas LEASING BANCOLDEX S.A. podrá solicitarle al proveedor todas las aclaraciones y explicaciones que considere necesarias a efectos de tomar las decisiones que correspondan en los asuntos materia de la consultoría. Del mismo modo, LEASING BANCOLDEX S.A. podrá solicitar al proveedor que presente el resultado de sus estudios técnicos a los órganos de dirección y/o control de la Compañía. 4. FORMA DE PAGO La forma de pago será divida en tres (3) partes, así: El 10% con la aprobación de la póliza de cumplimiento 7
El restante con la entrega de cada uno de los estudios técnicos, debiendo el proveedor indicar en su propuesta los porcentajes de pago con la entrega de cada estudio. III. SELECCIÓN 1. ASPECTOS DE VERIFICACIÓN O HABILITACIÓN A. JURÍDICOS a. Las ofertas deberán tener una validez mínima de noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre del presente proceso de selección. La validez de la oferta se entenderá cumplida con el término de vigencia de la Garantía de Seriedad de la Oferta. b. La carta de presentación de la oferta debe estar firmada por el Representante Legal de la Sociedad oferente o el apoderado constituido para el efecto, según el caso c. El proponente persona jurídica deberá anexar el Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por la Cámara de Comercio respectiva, o su equivalente, con no más de treinta (30) días calendario de antelación a la fecha del cierre del presente proceso, en el cual conste que la sociedad está registrada o tiene sucursal domiciliada en Colombia y que el término de duración de ésta no es inferior a un (1) año. Así mismo, su objeto social debe corresponder a las actividades, bienes y/o servicios objeto de la presente contratación. En el evento que del contenido del Certificado expedido por la Cámara de Comercio, se haga la remisión a los estatutos de la Sociedad para establecer las facultades del Representante Legal, el oferente deberá anexar copia de la parte pertinente de dichos estatutos, y si de éstos se desprende que hay limitación para presentar la propuesta en cuanto a su monto, se deberá igualmente adjuntar desde el momento de la presentación de la oferta, la autorización específica para participar en este proceso de selección y suscribir el contrato, en caso de resultar seleccionado. Si la propuesta se presenta a nombre de una Sucursal se deberá anexar los Certificados tanto de la Sucursal como de la Casa Principal. d. De conformidad con lo estipulado por el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, el proponente deberá anexar la respectiva certificación en la cual se indique que se encuentra cumpliendo y/o a paz y salvo en el pago de las contribuciones al Sistema Integral de Seguridad Social EPS, Pensiones y ARP-, así como de los Aportes Parafiscales SENA, ICBF, Cajas de Compensación Familiar-, y Subsidio Familiar a que haya lugar, de todos los empleados a su cargo. La certificación deberá ser 8
suscrita por el revisor fiscal cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de ley o por el representante legal, durante un lapso equivalente al que exija el respectivo régimen de contratación para que se hubiera constituido la sociedad, el cual en todo caso no será inferior a los seis (6) meses anteriores a la presentación de la propuesta. En el evento en que la sociedad no tenga más de seis (6) meses de constituida, deberá acreditar los pagos a partir de la fecha de su constitución. e. Acuerdo de Confidencialidad suscrito por el representante legal del proponente. B. FINANCIEROS El proponente deberá presentar copia de sus estados financieros (balance general y estado de resultados) de los años 2010 y 2011. LEASING BANCOLDEX S.A. podrá verificar ante la Junta Central de Contadores, los antecedentes disciplinarios de quienes suscriben la información financiera, en calidad de Contador y Revisor Fiscal (cuando aplique). Con esta información, LEASING BANCOLDEX analizará la siguiente información del proponente: - Margen de Solvencia - Capital de Trabajo - Índice de Liquidez - Nivel de Endeudamiento C. TÉCNICOS El proponente deberá entregar con su propuesta los certificados que acrediten que tiene experiencia mínima de tres (3) años en la realización de la consultoría solicitada en la presente Invitación. Debe entregar mínimo dos (2) certificaciones de experiencia, y máximo cinco (5), siendo requisito que por lo menos una de las certificaciones acredite experiencia en proyectos realizados en empresas que deben cumplir con los parámetros fijados por el Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP - en la Guía de Modernización de Entidades Públicas 2. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS LEASING BANCOLDEX S.A. designarán un Grupo que evaluará y calificará las propuestas y presentará un informe con las evaluaciones y sus recomendaciones. El Grupo Evaluador verificará el cumplimiento de todos los requisitos legales, las condiciones contractuales y la documentación exigida de acuerdo con lo indicado en esta Invitación y se reserva el derecho de rechazar las propuestas incompletas. Se solicitará 9
aclaración de las propuestas cuando el Grupo Evaluador lo estime necesario. De no obtenerse aclaración por parte del proponente en el término indicado en la solicitud de aclaraciones, dicha propuesta podrá no ser tenida en cuenta. La propuesta seleccionada será aquella que haya cumplido los aspectos de habilitación o verificación, y además haya obtenido el mayor puntaje final, de acuerdo con los criterios de calificación. LEASING BANCOLDEX S.A. se reserva el derecho de dar a conocer los resultados de la calificación dado a cada proponente, por lo tanto, no tendrá que hacer públicas las calificaciones, ni dar explicación alguna por dicho concepto. LEASING BANCOLDEX S.A. se reserva el derecho de modificar, ampliar o cancelar en cualquier momento la presente invitación para la selección del proponente, todo lo cual no dará derecho a reclamación o solicitud de indemnización por concepto alguno. 4. PUNTO DE CONTACTO Sr (a) : PAOLA RAMIREZ PABON Cargo: Directora Gestión de Activos y Administración Dirección: Calle 28 No. 13 A 15 Piso 21 Bogotá Colombia Teléfono: (57) (1) 3534999 Ext. 1715 Fax: (57) (1) 3534999 Email: paola.ramirez @leasingbancoldex.com 10