SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES MODULAR (SIGM) MANUAL DE USUARIO DE ARCHIVO PRÉSTAMOS Y CONSULTAS SIGM v3 Administración Local Soluciones
Control de versiones Versión Fecha aprobación Cambio producido 01 07-07-2007 Versión inicial. 02 10-09-2007 Se completa el manual en todos sus apartados. Se corrige el nombre del documento, que era incorrecto: SGM_2007_06_Manual de Usuario Archivo.doc 03 27-06-2008 Se cambian imágenes de la aplicación, a la última versión de la aplicación y se detalla la Transferencia entre archivos. 04 20-04-2009 Se divide el manual por módulos AL SIGM v3 Manual de Usuario Archivo Préstamos y Consultas 2
ÍNDICE 1 OBJETO... 4 2 ACCESO AL PROGRAMA... 5 2.1 ACCESO A LA ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO... 5 2.2 ACCESO A LA APLICACIÓN DE ARCHIVO... 6 3 PRÉSTAMOS, CONSULTAS Y DEVOLUCIONES... 9 3.1 SOLICITUD DE PRÉSTAMOS... 10 3.2 AUTORIZACIÓN O RECHAZO DE LA SOLICITUD DE PRÉSTAMO... 12 3.3 ENTREGA Y DEVOLUCIÓN DEL PRÉSTAMO... 12 3.4 PRÓRROGAS Y RECLAMACIONES DE PRÉSTAMOS... 14 3.4.1 Reclamaciones... 16 3.5 CREACIÓN DE UNA CONSULTA... 17 3.6 AUTORIZACIÓN O RECHAZO DE LA SOLICITUD DE CONSULTA... 19 3.7 ENTREGA Y DEVOLUCIÓN DE LA CONSULTA... 20 3.8 CONSULTAS INICIADAS DESDE EL ARCHIVO... 20 3.9 RESERVAS DE CONSULTAS Y PRÉSTAMOS... 21 3.10 BÚSQUEDA DE PRÉSTAMOS Y CONSULTAS... 21 3.11 DEVOLUCIONES... 22 AL SIGM v3 Manual de Usuario Archivo Préstamos y Consultas 3
1 Objeto Este documento tiene por objeto ser un Manual de la aplicación de Archivo para el proyecto SIGEM SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN MUNICIPAL. AL SIGM v3 Manual de Usuario Archivo Préstamos y Consultas 4
2 Acceso al programa Para acceder a la aplicación de archivo, se debe disponer bien de un usuario administrador del sistema SIGEM, o de un usuario dado de alta en dicha aplicación de archivo, y que previamente pertenezca al sistema de autenticación usado en SIGEM (ver apartado de gestión de usuarios de archivo). 2.1 Acceso a la Administración de Archivo Los usuarios administradores accederán a través del enlace Administración de Archivo del portal, y podrán consultar toda la información y realizar toda la funcionalidad disponible en la aplicación. La aplicación de archivo dispone de una gestión propia de perfiles y permisos; si bien los usuarios administradores tienen perfil de administración, determinadas acciones pueden estar restringidas a los usuarios propietarios o responsables de los distintos objetos de la aplicación. Se mostrará a continuación la siguiente pantalla de autenticación: El usuario podrá seleccionar el idioma con el que desea trabajar en la aplicación, de entre los configurados en el sistema. Esta aplicación ofrece distintos modos de autenticación: Un usuario administrador con permisos sobre la aplicación podrá acceder a la misma introduciendo los datos de Usuario y Contraseña y pulsando el botón Aceptar. Un usuario interno con permisos sobre la aplicación, tras seleccionar el control correspondiente ( ), podrá: o Autenticarse mediante Usuario y Contraseña, pulsando el botón Aceptar. AL SIGM v3 Manual de Usuario Archivo Préstamos y Consultas 5
o Acceder mediante certificado digital, seleccionando dicho enlace ( ), y a continuación eligiendo el certificado de entre los instalados en su navegador. Para que este modo de autenticación sea posible, el usuario interno debe haber proporcionado su identificador de certificado, como se indica en el Manual de Usuario Estructura Organizativa. Una vez introducidos los datos correctamente y habiendo sido validados por la aplicación, el sistema muestra la Ventana Principal de la aplicación. 2.2 Acceso a la Aplicación de Archivo Los usuarios internos al sistema accederán a través del enlace Aplicación de Archivo del portal. Se mostrará a continuación la siguiente pantalla de entidad: El usuario podrá seleccionar el idioma con el que desea trabajar en la aplicación, de entre los configurados en el sistema. En instalaciones multientidad, el usuario deberá seleccionar la entidad a la que quiere acceder, de entre las disponibles para él. Una vez se indique la endidad correspondiente, se llevará a cabo la autenticación de la aplicación para esa entidad. AL SIGM v3 Manual de Usuario Archivo Préstamos y Consultas 6
Esta aplicación ofrece distintos modos de autenticación: Un usuario interno con permisos sobre la aplicación, dados por un administrador de AL SIGM para acceder a la aplicación, podrá: o o Autenticarse mediante Usuario y Contraseña, pulsando el botón Aceptar. Acceder mediante certificado digital, seleccionando dicho enlace ( ), y a continuación eligiendo el certificado de entre los instalados en su navegador. Para que este modo de autenticación sea posible, el usuario interno debe haber proporcionado su identificador de certificado, como se indica en el Manual de Usuario Estructura Organizativa. La pantalla de autenticación también permite el cambio de contraseña, mediante el enlace ( ). Tras introducir la autenticación, se indicará qué tipo de usuario es el usado para acceder a la aplicación (ver apartado de gestión de usuarios de archivo). Una vez introducidos los datos correctamente y habiendo sido validados por la aplicación, el sistema mostrará la pantalla principal, donde aparecerá, en la parte izquierda de la misma, el menú con las acciones disponibles para el usuario, y en la parte derecha, la bandeja de entrada del mismo con el resumen de sus actividades abiertas y realizadas. AL SIGM v3 Manual de Usuario Archivo Préstamos y Consultas 7
A continuación se explican las distintas acciones del menú, agrupadas por módulos funcionales. AL SIGM v3 Manual de Usuario Archivo Préstamos y Consultas 8
3 Préstamos, Consultas y Devoluciones (Servicios de Préstamos, Consultas y Devoluciones) La realización de préstamos y consultas, tanto a las unidades administrativas, como a los ciudadanos, es una de los servicios centrales en un Archivo. El préstamo consiste en la entrega física a órganos administrativos, previa solicitud y por un periodo de tiempo establecido, de unidades documentales transferidas y custodiadas en el Archivo. En cambio, la consulta de unidades documentales se realiza en las instalaciones del Archivo y durante un horario determinado. Desde el menú Servicios se tiene acceso a: Crear: abre y genera un proceso de préstamo o consulta. Gestionar: le permite acceder a la gestión de este servicio a través de un listado que muestra todos los préstamos/consultas según su estado (solicitado, entregado ) Buscar: para localizar préstamos o consultas. AL SIGM v3 Manual de Usuario Archivo Préstamos y Consultas 9
Devoluciones: le permite realizar devoluciones masivas de unidades prestadas o en consulta. 3.1 Solicitud de Préstamos En el menú Servicios se seleccionará Préstamos Crear. Algunos de los datos requeridos, serán completados de manera automática por el sistema: órgano solicitante y solicitante. Si existen varios Archivos en el sistema, que pueden gestionar préstamos, se habilitará un listado para seleccionar uno de ellos. (Si desea reservar las unidades para un uso futuro, marque Solicitar reserva. Véase: Reservas) Se ha creado un préstamo en estado abierto. Si ya existe un préstamo abierto, el sistema no le permitirá abrir otro. En este caso puede localizar el préstamo que ya está abierto en la bandeja de entrada, en Préstamos en elaboración, o bien a través del Menú Préstamos Gestionar. Los préstamos en estado abierto se pueden eliminar. Se pulsará el botón Añadir para incluir unidades documentales en su solicitud de préstamo. Hay que localizar las unidades documentales que va a solicitar. La búsqueda puede realizarse por signatura o bien por número de expediente. Se indicará uno o varios de los términos incluidos en la signatura o el número de expediente. Se precisará si la signatura empieza, termina o contiene esos términos. Si se desconoce la signatura o el número de expediente, se pueden averiguar realizando una consulta por el campo título, desde la bandeja de entrada. AL SIGM v3 Manual de Usuario Archivo Préstamos y Consultas 10
Entre los resultados de la búsqueda se seleccionarán las unidades que va a solicitar en préstamo y se pulsará Aceptar. Entre los resultados seleccione las unidades que va a solicitar en préstamo Seguidamente se solicitará el préstamo, pulsando Solicitar, si todo está conforme. Podrá realizar otras acciones desde la misma pantalla: Comprobar Disponibilidad: puede comprobar la disponibilidad de las unidades antes de solicitarlas, para saber si alguna de las unidades ya está en consulta o préstamo. Eliminar: para borrar completamente del sistema el préstamo. Añadir: puede añadir otras unidades documentales al préstamo. Eliminar: para quitar de la solicitud alguna de las unidades documentales. Una vez que se ha pulsado sobre Solicitar, el estado del préstamo pasa de abierto a solicitado. AL SIGM v3 Manual de Usuario Archivo Préstamos y Consultas 11
3.2 Autorización o rechazo de la solicitud de préstamo El usuario gestor de préstamos al conectarse al sistema encuentra en la bandeja de entrada un link que le avisa de que tiene un préstamo que gestionar. O bien en el menú: Servicios Préstamos Gestionar, puede acceder a las diferentes solicitudes de préstamos para darles curso. El gestor de préstamos, autorizará o denegará la solicitud de todas o de alguna de las unidades documentales solicitadas. Mediante Comprobar disponibilidad se verifican que las unidades no se encuentran ya prestadas o en consulta para otros usuarios. Autorizar: autoriza el préstamo. Denegar: rechaza una o todas las unidades que se han solicitado. Si todo está conforme, se pulsará Autorizar y Finalizar autorización. El solicitante comprobará en su bandeja de entrada o en el menú: Préstamos Gestionar que el préstamo ha sido autorizado. 3.3 Entrega y devolución del Préstamo En la bandeja de entrada del usuario gestor de préstamos, se indican los préstamos que están autorizados y pendientes de entrega: También se puede localizar los préstamos pendientes de entrega, en el menú: Préstamos Gestionar. Cuando el responsable de la recogida de la documentación se persona en el archivo, se produce la entrega de la documentación. AL SIGM v3 Manual de Usuario Archivo Préstamos y Consultas 12
El siguiente paso es imprimir las papeletas para localizar las unidades en el depósito y como resguardo de la entrega: Imprimir Papeletas: Cuando se imprimen las papeletas, se generan los siguientes informes: Solicitud de préstamo: contiene una relación de las unidades y deberá firmarla el solicitante en el momento de la entrega: Testigo de Préstamo: es una orden de salida por cada unidad documental solicitada. Se quedará como testigo en el hueco correspondiente del depósito: AL SIGM v3 Manual de Usuario Archivo Préstamos y Consultas 13
El sistema calcula de manera automática el plazo de devolución de las unidades. En el ejemplo, el sistema se ha configurado para que los plazos de préstamos sean de un mes. Una vez devuelta la documentación al archivo, el gestor de préstamos lo localiza entre los que tiene para gestionar, para hacer la devolución en el sistema informático. Se puede localizar el préstamo desde la bandeja de entrada o bien el menú Préstamos Gestionar. Otra forma de localizarlo es a través de la consulta de préstamos. A la hora de Recibir Devolución, el sistema permite seleccionar todas o un número determinado de unidades prestadas. Se genera un Informe de devolución por cada una de las unidades documentales devueltas: 3.4 Prórrogas y reclamaciones de préstamos Próximo a vencer el plazo marcado por el archivo, para la devolución de las unidades o una vez cumplido, el solicitante puede pedir una prórroga. Para solicitar una prórroga, localice el préstamo a través del menú: Préstamos Gestionar o por medio de una búsqueda. Una vez localizado el préstamo seleccione: Solicitar Prórroga. El gestor de préstamos en Archivo comprobará que existe una petición de prórroga: AL SIGM v3 Manual de Usuario Archivo Préstamos y Consultas 14
Ejemplo: el tramitador oficina ha devuelto una de las unidades documentales, por eso el estado es devuelto incompleto, y ha solicitado la prórroga de la otra unidad que se incluía en el préstamo: Solicitar Prórroga. Si se autoriza la prórroga, el plazo de devolución quedará ampliado por el periodo que se fijó en la configuración del sistema. AL SIGM v3 Manual de Usuario Archivo Préstamos y Consultas 15
3.4.1 Reclamaciones Si se cumple el plazo de devolución y el solicitante no ha devuelto las unidades, el préstamo estará caducado, lo que se indicará con el símbolo: Ante un préstamo no devuelto, cabe la posibilidad de prorrogarlo, pero también es posible reclamar la devolución de las unidades. Para reclamarlo, localice el préstamo que va a reclamar y seleccione la opción Reclamar. El sistema le permite imprimir un informe de la reclamación realizada. El préstamo ha sido reclamado y en el listado de préstamos del solicitante se mostrará con un símbolo de alarma : Si la primera reclamación es ignorada por el solicitante, puede realizarse una segunda reclamación. Esta segunda reclamación puede enviarse una vez transcurrido un plazo configurado por el administrador del sistema. Enviada la segunda reclamación y transcurrido otro plazo de espera, la unidad documental podrá ser eliminada del sistema. El solicitante del préstamo se ha negado repetidas veces a la devolución de la unidad documental. La unidad documental se borra en Archivo, se emite un informe de eliminación. Las unidades documentales podrían volver a Archivo por medio de una transferencia extraordinaria. AL SIGM v3 Manual de Usuario Archivo Préstamos y Consultas 16
3.5 Creación de una consulta Se recuerda el menú de Préstamos, Consultas y Devoluciones: Para iniciar una consulta, desde el menú Servicios Consultas Crear: Se indicará el tema, motivo de la consulta y el Archivo al que va dirigida la consulta. Si se desea reservar las unidades para un uso futuro se marcará la casilla Solicitar reserva. Se crea una consulta en estado abierto: Si ya existe una consulta abierta, el sistema no le permitirá abrir otra. En este caso puede localizar la consulta que ya está abierta en la bandeja de entrada, en Consultas en elaboración, o bien a través del Menú Consultas: Gestionar. AL SIGM v3 Manual de Usuario Archivo Préstamos y Consultas 17
Las consultas en estado abiertas se pueden eliminar. Se pulsará Añadir para incluir unidades documentales en su solicitud de consulta. Se localizarán las unidades documentales que se van a solicitar. La búsqueda puede realizarse por signatura o por número de expediente. Se indicará uno o varios de los términos incluidos y se localizarán las unidades documentales que se van a solicitar. La búsqueda puede realizarse por signatura o bien por número de expediente. Se indicarán uno o varios de los términos incluidos en la signatura o en el número de expediente, y se precisará si la signatura empieza, termina o contiene esos términos. Si desconoce la signatura o el número de expediente, puede averiguarlos realizando una búsqueda por el campo título, en la consulta de la bandeja de entrada. Entre los resultados de la búsqueda, seleccione las unidades que va a solicitar en préstamo y pulse Aceptar. Seguidamente se solicitará la consulta, si todo está conforme. Entre los resultados seleccione las unidades que va a solicitar en consulta AL SIGM v3 Manual de Usuario Archivo Préstamos y Consultas 18
Se podrán realizar otras acciones desde la misma pantalla: Comprobar la disponibilidad de las unidades antes de solicitarlas, seleccionando: Comprobar disponibilidad Eliminar para borrar completamente del sistema el préstamo. Añadir otras unidades documentales a la consulta Eliminar de la solicitud alguna de las unidades documentales Una vez que se ha pulsado Solicitar, el estado de la consulta pasa de abierta a solicitada. 3.6 Autorización o rechazo de la solicitud de consulta El usuario gestor de consultas, observa que en la bandeja hay un aviso de que tiene una consulta que gestionar. Desde el menú Servicios Consultas Gestionar puede acceder a las diferentes solicitudes de consultas, para darles curso. El gestor de consultas autorizará o denegará la solicitud de todas o de alguna de las unidades documentales solicitadas. Comprobar disponibilidad, se verifican que las unidades no se encuentran ya prestadas o en consulta para otros usuarios. Autorizar: autoriza la consulta. Denegar: rechaza una o todas las unidades que se han solicitado. Si todo está conforme, se pulsará Autorizar y Finalizar Autorización. El solicitante comprobará en su bandeja de entrada o en el menú Consultas Gestionar, que la consulta ha sido autorizada. AL SIGM v3 Manual de Usuario Archivo Préstamos y Consultas 19
3.7 Entrega y devolución de la consulta En la bandeja de entrada del usuario gestor de consultas, se indicarán las consultas que están autorizadas y pendientes de entrega: También se pueden localizar las consultas pendientes de entrega en el menú Consultas Gestionar. Se seleccionará la consulta pendiente de entregar para ver el detalle de las unidades documentales y se pulsará en el botón Entregar Se imprimirán las papeletas Solicitud consulta, para que la firme el solicitante y la papeleta Testigo de consulta, para localizar las unidades en el depósito y servir de testigo. Las unidades de la consulta se devuelven al depósito en el mismo día de la entrega. Para devolver las unidades en consulta al depósito, se localizará la petición de consulta en Gestionar. Se pulsará sobre Devolver. Se podrán imprimir las papeletas de Devolución al depósito. 3.8 Consultas iniciadas desde el Archivo El Archivo presta también servicio de consulta a diferentes organismos, a ciudadanos y a investigadores. En este caso, la solicitud de consulta se inicia en el propio Archivo. Se seleccionará Crear en el menú Servicios Consultas Crear. Se podrá elegir entre tres tipos de solicitantes: Ciudadano Órgano Investigador Según el tipo de solicitante se requerirán una serie de campos: Ciudadano Órgano Investigador Nombre órgano Órgano tema representante usuario Motivo tema tema motivo motivo AL SIGM v3 Manual de Usuario Archivo Préstamos y Consultas 20
3.9 Reservas de consultas y préstamos Al crear una consulta o un préstamo existe la posibilidad de reservar las unidades documentales que se van a solicitar para una determinada fecha. Si desea hacer una reserva, marque la casilla Solicitar reserva, se habilitará un calendario en el que señalar la fecha en que hará uso de la documentación. Al solicitar una reserva se habilita un calendario donde se puede señalar el día en que se hará uso de las unidades documentales La reserva impide que otros usuarios soliciten esas unidades de documentación reservadas en las mismas fechas. El usuario gestor de préstamos y consultas, siguiendo el proceso habitual, autoriza la consulta o el préstamo que aparecerá en estado reservada. En la fecha en que la reserva debe hacerse efectiva, las reservas aparecerán destacadas en rojo en el listado de préstamos o consultas: Se habilitará la opción Entregar, que hasta ese momento, estaba inhabilitada. 3.10 Búsqueda de préstamos y consultas A través del menú Servicios Préstamos Buscar es posible localizar unos determinados préstamos. Los préstamos se pueden buscar por estado. Esta opción resulta muy útil para localizar los préstamos pendientes de devolución o devueltos incompletos. Otra opción muy interesante, es por situación, que permiten buscar los préstamos según su situación: con prórroga, caducados, denegados, etc. AL SIGM v3 Manual de Usuario Archivo Préstamos y Consultas 21
Los campos de las búsquedas, se pueden combinar entre ellos para realizar una consulta muy precisa. Los resultados se pueden exportar a diversos formatos de ficheros. Para ver el detalle de uno de los préstamos, se seleccionarán en la lista de resultados, haciendo clic sobre el que le interesa. A través del menú: Servicios Consultas Buscar se pueden localizar unas determinadas consultas. Una de las posibilidades es localizar las consultas según su estado: solicitadas, reservadas, devueltas Los campos se combinan, solicitante y una fecha, por ejemplo y los resultados pueden exportarse a diversos ficheros. Se pueden exportar a excel los resultados de consultas y préstamos, en unas determinadas fechas para realizar las estadísticas de los servicios. 3.11 Devoluciones Existe una opción para realizar devoluciones masivas de unidades documentales al depósito: desde menú Servicios Devoluciones. Desde esta pantalla, se pueden localizar varios préstamos o consultas pendientes de devolución. Se introducirá, para localizarlos uno o varios de los términos que componen la signatura o el número de expediente (puede ser al comienzo, al final o en el contenido). AL SIGM v3 Manual de Usuario Archivo Préstamos y Consultas 22
Una vez que se muestren los resultados, seleccione los que son préstamos y consultas entregadas y pendientes de devolución. Localice las unidades que desea devolver al depósito mediante Buscar. Seleccione los resultados y pulse Añadir Se repetirá la operación, tantas veces como sea necesario. Una vez que las unidades documentales se encuentran en la pantalla de devoluciones, se seleccionarán y se pulsará Devolver. También se puede imprimir un informe de devoluciones, desde el botón: Informe Devoluciones, en el que se muestran todas las unidades documentales devueltas del depósito en una determinada fecha o rango temporal. AL SIGM v3 Manual de Usuario Archivo Préstamos y Consultas 23