ESTUDIO DE LA VIABILIDAD DEL SISTEMA Como ya sabemos el objetivo del estudio de viabilidad del sistema es el análisis de un conjunto concreto de necesidades para proponer una solución a corto plazo, que tenga en cuenta restricciones económicas, técnicas, legales y operativas. La solución obtenida como resultado del estudio puede ser la definición de uno o varios proyectos que afecten a uno o varios sistemas de información ya existentes o nuevos. Para ello, se identifican los requisitos que se ha de satisfacer y se estudia, si procede, la situación actual(nosotros lo haremos). A continuación se redactan los siguientes puntos: Situación Actual de la Empresa. Análisis de Alternativas. Selección y Justificación de la Solución. Contando con un equipo de trabajo formado por: Comité de Dirección, un Jefe de Proyecto y un conjunto de análistas; comenzamos a analizar los puntos mencionados anteriormente. En este punto identificamos el estado en el que se encuentra la empresa en el momento de inicio del estudio. Dentro de todos los sectores de nuestra empresa el sector que será objeto de estudio es el de ventas. Para comenzar diremos que la sede cuenta con unos 200 empleados. De los cuales alrededor de 20 se encargan de la organización de los productos. Es decir, decidir como y donde colocar los productos existentes. Nuestra sede cuenta con unos raíles por lo que circulan robots automatizados, encargados de colocar los productos con un cierto rigor, es decir, los productos de un mismo tipo se encontrarán separados de otros productos en diferentes sectores.
Aproximadamente otros 100 son los encargados de la venta de los productos, en este grupo están incluidos comerciales, lugares de distribución y ventas por Internet. Su objetivo es aumentar las ventas, para ello tanto los comerciales como la venta por Internet poseen una amplia gama de catálogos facilitando que los compradores lleguen a los lugares de distribución con una idea clara en la mente del producto deseado. Otro grupo de unas 50 personas son las encargadas del transporte de los productos, contando con una amplia flota de vehículos (camiones y furgonetas) mediante el cual se realiza el transporte por los alrededores de está sede. Se distinguen dos tipos de transporte; uno para particulares haciendo uso de vehículos más pequeños y otro para empresas (centros comerciales, otros centros de distribución, almacenes externos a Mecalux ). Además contamos con un grupo de 15 personas para los temas de nóminas, administración, pago de facturas, contabilidad, etc. En este grupo se realizan todos los balances económicos relacionados con Mecalux, estando formado por expertos en la materia. Por último, el resto del personal se encuentra destinado a tareas ajenas a cualquier uso y cométido de la empresa; por ejemplo encargados de limpieza, mecánicos (proporcionados por un seguro externo), seguridad, etc. Teniendo en cuenta todo esto; pensamos que la mejor opción para aumentar la productividad y el rendimiento y reducir el coste en la plantilla es la creación/instalación de un proyecto software específico encargado de: Ventas de Productos: Instalación de un software para creación de páginas WEB, publicidad por la red, catálogos online, etc. Actualizar catálogo: Instalación de un software para la actualización de los productos a vender,y todas sus características.
ANÁLISIS DE ALTERNATIVAS Habiendo evaluado todas las alternativas y todos los riesgos que poseen nuestras alternativas, llegamos a la conclusión de que nosotros mismos diseñaremos/crearemos un software(haciendo uso del equipo mencionado, es decir, analistas, jefe de proyecto ) que se adapte a nuestras necesidades. SELECCIÓN Y JUSTIFICACIÓN DE LA SOLUCIÓN En esta sección detallaremos cada uno de los paquetes, para ver la solución final. Iremos describiendo el funcionamiento de cada paquete. - Software de Ventas: Actualmente nuestra empresa carece de tecnologías aplicables al sector de ventas.lo que buscamos es la aplicación de nuevas tecnologías combinándolas con un software especializado, para lograr que las ventas personales y la administración de ventas sean más eficaces respecto al coste. Se sabe que en la actualidad tanto los dispositivos móviles, como ordenadores, tablets, son herramientas que pueden conectarse a Internet. En ello se basa nuestra idea. A través de estas herramientas creamos una conexión a la base de datos de la empresa pudiendo obtener información actualizada para lo que se necesite, mediante estas herramientas y nuestro software especializado ayudamos a mejorar el servicio a los clientes, apoyamos la toma de decisiones de los vendedores, agilizamos los procesos de venta e informamos a la empresa. Gracias a ello, el vendedor puede realizar tareas tan importantes como: -Manejo de agenda. -Administración de la ruta de visitas. -Personalización de las entrevistas con los clientes. -Toma de pedidos. -Verificación del nivel de stock en tiempo real. -Facturación. -Revisión del histórico de pedidos y pagos de cada cliente. -Mensajería con otros vendedores. -Contacto con la gerencia de ventas (Envío de informes de ventas,gastos,...).
-Obtención de datos del mercado (de clientes y de la competencia). Si consiguiésemos una correcta utilización de lo mencionado anteriormente conseguiríamos unas ventajas bastantes grandes como: -Vendedores mejores informados: Porque tiene la opción de conseguir los datos que necesita en cualquier momento. Esto es determinante cuando los vendedores tienen que tomar decisiones para cerrar ventas, por ejemplo cuando necesita que se le asegure la cantidad de stock disponible para entrega inmediata. -Gestiones de ventas mas ágiles y dinámicas: Ya que el cliente puede realizar el pedido y el comercial enviarlo a la empresa para su facturación inmediata. -Mas información a la empresa: Gracias a las herramientas electrónicas y a Internet, los comerciales o vendedores pueden enviar un correo electrónico en el que informan de aspectos como los nuevos precios de la competencia, el lanzamiento de un nuevo producto, la oferta especial que le hicieron a un cliente -Base de datos actualizada: Gracias a las herramientas electrónicas y el software especializado los vendedores pueden obtener continuamente información de sus clientes y enviarlas vía Internet a una computadora central que organiza y clasifica cada dato recibido. De esa manera, la empresa puede tener información actualizada de cada cliente. -Clientes satisfechos: Este beneficio es el resultado de una atención ágil y personalizada a los clientes gracias a un sistema automatizado que se utiliza adecuadamente, por ejemplo: Cuando el cliente solicita algún tipo de información relacionado con el producto, éste le llega en un tiempo muy corto e incluso en el momento. Por otra parte, el vendedor le demuestra durante la entrevista que sabe el tipo de productos que ha estado comprando últimamente y las condiciones de pago que prefiere. Y para terminar, el cliente recibe la cantidad de producto que el vendedor le ha prometido proveerle y en el tiempo acordado mediante un transporte bien gestionado. Un aspecto a considerar y creemos que bastante importante es que la implementación de herramientas electrónicas y software implica que sean personas capacitadas las que las van a utilizar, lo cual, puede traer consigo cierta incertidumbre de los vendedores (al menos en el inicio) y un periodo en el que los errores suelen ser frecuentes (que se produce cuando los vendedores están aprendiendo a utilizar el sistema). Para ello habría cursos que agilizarían el aprendizaje de los vendedores desde su incorporación inmediata, ahorrando así a la empresa muchos errores que como hemos comentado antes suelen ser frecuentes en ese periodo de aprendizaje.
En conclusión reducimos el coste del proceso de ventas, ayudamos a diversos campos (como administración, gestión, contabilidad ), mejoramos la productividad y establecemos un amplio conocimiento del mercado incluso en tiempo real. - Software de Inventario: se trata de un software en el que podamos tener una información actualizada en tiempo real sobre nuestros clientes, almacenes y servicios contratados. Este software se conectará directamente con nuestra base de datos y podrá operar así con todos los datos de nuestros clientes y gestionar todo el espacio disponible en nuestro almacén y en las distintas sedes repartidas a lo largo del mundo. Por supuesto, estaríamos hablando de un software capaz de conectarse en red y estar sincronizado con todas las sedes. Este software dispondrá de un algoritmo de ordenación, para poder aprovechar al máximo el espacio en todos y cada uno de los almacenes y tener todo organizado de tal modo que cada cliente tenga, en la misma zona de almacenaje (estantería o sección) todos sus productos. Nuestro programa, también, estará interconectado con: El software de ventas: así, cuando un cliente nos pida que necesita almacenar determinada carga en un sitio X, el software de ventas accedería al de inventario para así comprobar si hay huecos libres, donde están, y si es posible ubicar ahí toda su carga. Ventajas de nuestro software de inventario Información actualizada en tiempo real: como el software está conectado en red, se puede consultar y modificar desde cualquier sede el espacio disponible en los almacenes y los clientes que tenemos y los nuevos que contraten nuestros servicios. Así evitamos las llamadas telefónicas entre sedes para poder sincronizarse y demás consultas. Interconexión entre secciones: como dijimos anteriormente, podemos estar sincronizados con la sección ventas. Así conseguimos agilizar los procesos de consultas, y como consecuencia dar nuestros servicios más rápidamente. Reducción de la plantilla de almacén: solo necesitaríamos unas pocas personas en el almacén, unos 5 miembros, que se encarguen de gestionar el software. Así,reduciríamos el presupuesto para sueldos, el cual podríamos invertir en otras labores para mejorar nuestra empresa. Facilidad y eficiencia en la gestión del almacén: aquí la ventaja es evidente, ya que es el programa creado quién se encarga de decidir en que parte del almacén va cada carga para colocarlo todo de una manera eficiente mediante un algoritmo, evitamos una mala planificación del almacén al no intervenir el factor humano (nuevos empleados que tardan un tiempo en aprender donde se encuentra cada carga de cada cliente, despiste u olvidos tras períodos vacacionales ) Para llevar a cabo la automatización de nuestro sistema, debemos actualizar la
plantilla de la empresa, ya que necesitaríamos personal cualificado (conocimientos informáticos). Según estudios realizados y viendo la progresión de otros empresas del sector que tienen instalado un software parecido, creemos que vamos a tener ganancias económicas, publicitarias, de clientes y sobre todo de productividad. Tras haber realizado, las pruebas necesarias por parte del personal externo (profesionales de la materia) y el personal de la empresa (tras haberlos orientado y disciplinado), terminaremos la fase de pruebas. Por último, según los ingresos que tiene nuestra sede, es posible que tras pasar el primer año y un trimestre del segundo todo esté amortizado, y por lo tanto: tras pasar estos 15 meses nuestros ingresos se verán muy favorecidos. Es recomendable que nuestro sistema sea revisado, cada año y medio, para tener un buen mantenimiento (nuevas funciones, nuevos mercados, nuevos precios, etc). Por todas estas razones, se aprueba la solución planteada.