DIVISION JURÍDICA Al contestar refiérase al oficio No. 06993 Señor Rodrigo Aguilar S. Área de Licitaciones BANCO DE COSTA RICA 21 de julio de 2010 DJ-2906-2010 Estimado señor: Asunto: Se concede el refrendo al Contrato suscrito entre el Banco de Costa Rica y la empresa Seguridad y Protección de Centroamérica SPC S.A., cuyo objeto es la compra de una solución y sistema de integración y administración del video digital, contratación directa número 2009CD-000201-01. Estimado señor: Se atiende su oficio No. OCP-299-2010, mediante el cual solicita el refrendo del contrato suscrito entre el Banco de Costa Rica y la empresa Seguridad y Protección de Centroamérica SPC S.A., cuyo objeto es la compra de una solución y sistema de integración y administración del video digital, contratación directa que se realiza invocando el artículo 131 inciso a) del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. Realizado el análisis de rigor, conviene señalar: Antecedentes Mediante Oficio DJ-1473 del 22 de abril de 2010, se requirió información adicional para continuar con el estudio del presente contrato, solicitud que fue atendida mediante Nota OCP-147-2010. Vista la respuesta dada, al considerar este órgano contralor que no se remitió la totalidad de la información requerida, se realizó vía Oficio DJ-1697 del 06 de mayo, un nuevo requerimiento, siendo que el Banco solicitó varias prórrogas para su remisión, habiendo esta Contraloría General denegado la última de ellas, mediante Oficio No. 05149 del 01 de junio de 2010. El 22 de junio de 2010, el Banco presenta una nueva solicitud, la cual se conoce y genera la presente gestión.
2 Sobre la presente gestión Mediante Oficio de fecha 11 de agosto de 2009, el señor Randall Ruiz Parajeles, en su condición de supervisor de seguridad electrónica del Banco, dirige una nota al señor Osvaldo Villalobos González, jefe del Área de Contratación Administrativa, en dicho documento hace una exposición acerca del Plan Estratégico de Seguridad Institucional que ha fomentado el Banco desde el año 1998, a partir del cual ha realizado una serie de contrataciones, indicando que como parte de dicho Plan, para los años 2009-2011, se ha planteado la necesidad de maximizar los recursos electrónicos con los que cuentan en la actualidad, mediante la implementación de un proceso de automatización e integración utilizando como enlace herramientas y tecnología de punta, que permitan la convergencia de los software que la integran. Señalado lo anterior, indica: se torna imperante la adquisición de los siguientes sistemas para la seguridad: a) Solución y Sistema de Integración y Administración del Video Digital (CCTV). El Banco de Costa Rica actualmente tiene instalada y funcionando una eficiente plataforma de video Digital marca Honeywell, la cual en estos momentos no tiene la capacidad ideal para el desarrollo de sus funciones, por el crecimiento comercial de nuestra Institución y la apertura de nuevas oficinas y ATMSs. Esta situación deviene en urgente la adquisición de un sistema de administración e integración de las distintas tecnologías en esta materia para mejorar el nivel de seguridad remota a nivel nacional. Como proceso natural en la vida de soluciones de tecnología, se hace necesario cada cierto periodo, actualizar los sistemas en producción para que se puedan adaptar transparentemente al medio y satisfacer mediante sus nuevas y mejoradas funcionalidades las cambiantes necesidades que se presentan. Para el caso que citamos hemos llegado al tope donde la estructura y su envergadura del CCTV han crecido a un nivel donde es necesario y de conveniencia institucional, realizar una actualización y preparación del sistema para soporte de nuevas tecnologías compatibles con la plataforma actual. ( ) Por esto y los siguientes argumentos es que recomendamos y solicitamos muy respetuosamente se realice la compra directa de este producto a la empresa Seguridad y Protección de Centroamérica S.A. (SPC S.A): 1. Incompatibilidad de sistemas. ( ) d. Al existir ya una plataforma de video digital que resuelve con sus propios elementos las necesidades, el camino natural y de menor costo es ampliar la plataforma con elementos 100% compatibles. e. Honeywell se distingue por proveer la plataforma MAX PRO VMS-Rapid Eye, que no está limitada a integrar soluciones de video, sino que provee un nivel de integración con los sistemas electromecánicos existentes en los edificios en donde se implante ( ) f. No omitimos manifestar que tras una extensa investigación en el mercado, encontramos que no existen sistemas sucedáneos al sistema Max PRO VMS de Integración y administración para video digital Honeywell que trabajen con nuestros grabadores de video digital de la serie Rapid Eue Multimedia, Rapid Eye LT y Rapid Eye DSP de la marca Honeywell. ( ) 4. Distribuidor exclusivo y certificaciones de calidad Honeywell además certifica como distribuidor exclusivo de la línea de productos de Grabación Digital Rapid Eye, actualizaciones, mejoras y software de integración MAX PRO VMS, HVMS, Rapid Report, DVM y IDM a Seguridad y Protección de Centroamerica S.A. ( ).
3 De esta forma el Banco justifica una contratación directa, para comprar la marca de equipo y solución propuesta, con la empresa que tiene la exclusividad de la misma en Costa Rica, a saber SPC de Centroamérica S.A., en adelante SPC, siendo que la causal que resguarda este supuesto de contratación, el cual es invocado por el Banco, es el artículo 2 inciso d) de la Ley de Contratación Administrativa, que se complementa con lo dispuesto en el artículo 131 inciso a) del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. Consta también en el expediente los siguientes oficios: Oficio DJ-NHM-0302-2009, del 09 de diciembre de 2009, suscrito por Nelson Hernández M., abogado de la División Jurídica del Banco, en el cual se indica: Analizado el expediente se determinó que en la contratación de marras se justificó fehacientemente el uso de la causal eximente de los procedimientos ordinarios, cumpliéndose con todos los requisitos legales del procedimiento exigidos por la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento y no se observó que existan vicios que puedan causar su nulidad ( ). (Folio 174 y 175). Oficio OCP-609-2009 del 10 de diciembre de 2009, suscrito por Osvaldo Villalobos González, de la Oficina de Compras y Pagos, dirigido al Comité Ejecutivo del BCR, en el cual se recomienda promover la compra que origina la presente gestión y adjudicarla a la empresa SPC. (Folios 176 y 177). Acto de adjudicación tomado por el Comité Ejecutivo, en reunión 05-10 CE, del 17 de febrero de 2010, recaído a favor de SPC para la compra de la solución y sistema de integración de video digital (Folios 180 a 182 y 185). Adicionalmente junto con su Nota OCP-299-2010, y a fin de acreditar la exclusividad que mantiene la empresa SPC de Honeywell, se remite con la solicitud de refrendo los siguientes tres documentos, suscritos por Carmen Pilar Barret AKA Gavy Barrett, los cuales se encuentran debidamente consularizados: Nota en la cual se indica que SPC es integrador autorizado de Honeywell Security Group y distribuidor exclusivo de los equipos Rapid Eye, así como de sus productos asociados: Max Pro, HVMS, Rapid Report, DVM e IDM en Costa Rica, siendo el único integrador certificado en el país de acuerdo a los requerimientos de Honeywell. Nota en la cual Gavy Barret, quien firma como directora internacional de ventas de Honeywell Security & Communications, señala que en dicha condición y como funcionaria de esa compañía desde año 1983, confirma y certifica que legalmente le es otorgada la potestad para comparecer como firmante de las certificaciones emitidas para sus distribuidores e integradores a nivel de Caribe, Sur y Centroamérica y específicamente de las calidades de exclusividad que algunos de ellos, como en el caso de SPC, tienen ciertas líneas y segmentos de mercado. Asimismo se indica en la nota que el señor Sergio Quesada G., cédula 4-0113-0859, Gerente Regional de Ventas, tiene las misma potestad para firmar dichas certificaciones para América Central.
4 Nota de fecha 11 de mayo de 2010, en la cual se da respuesta a inquietudes planteadas por esta Contraloría General, mediante oficio DJ-1697. Considerando la información descrita, la oferta, así como el expediente administrativo remitido, en cumplimiento del artículo 8 del Reglamento sobre Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, se concede el refrendo al contrato de marras; aprobación que se condiciona a lo siguiente: Existencia de contenido presupuestario. Según certificación s/n, suscrita por el señor Mario Alvarado Arrieta, Jefe de la Oficina de Finanzas e Información Ejecutiva, de fecha 16 de marzo de 2010 y visible a folio 201del expediente administrativo. Garantía de Cumplimiento. De previo a la ejecución del contrato, deberá solicitarse al contratista ajustar la vigencia de la garantía de cumplimiento, conforme a los términos del cartel que se estableció. Razonabilidad de precio Queda bajo la responsabilidad de esa Administración la razonabilidad del precio adjudicado, tema al que se hace referencia en los oficios sin número, de fechas 11 de agosto de 2009 y 01 de diciembre de 2009, ambos dirigidos al señor Osvaldo Villalobos González, Jefe del Área de Contratación Administrativa y suscritos por el Randall Ruiz Parajeles, en su condición de Jefe de Seguridad de la Supervisión de Seguridad Electrónica de ese Banco. Contrataciones futuras Considerando que: PRIMERO, en el contrato, visible a folios 203 a 225 del expediente administrativo, se indica que: - A folio 209, al describir las especificaciones de la Administración de video DVM del MAX PRO VMS, para las interfases de servicio y clientes, se indica Arquitectura abierta para visualización de video en formato M-PEG, M-PEG-2, M-PEG-4 para sesiones de video en vivo... y de seguido se indica, Soporte de una amplia gama de fuentes de video IP nativos fijos y PTZ - A folio 212, quinta viñeta, al describirse las características para la interfase de servicio y clientes de MAX PRO VMS, se indica Arquitectura abierta del Framework para permitir a este sistema integrarse con una multitud de componentes de otros fabricantes.
5 - A folio 216, al describirse la capacidad de cada una de las 16 unidades remotas de grabación y transmisión de video digital que se van a adquirir con esta compra, se señalan las características con las cuales éstas deben contar, entre las cuales se detalla en el punto 25 la siguiente: Fácil integración con sistemas existentes y nuevos de CCTV. SEGUNDO, que en el oficio de fecha 27 de mayo de 2010, suscrito por Randall Ruiz Parajeles y dirigido a Osvaldo Villalobos González, incorporado al expediente administrativo a folios 304 a 311, se indica que: Honeywell a través de open Technology Alliance, hace que MAXPRO VMS se convierta en una herramienta para la integración de plataformas y cámaras IP de otros fabricantes a través de las herramientas de desarrollo e integración construidas en el sistema y los Sdks disponibles de equipos de terceros. TERCERO, que la presente compra difiere de las anteriores promovidas con esta misma empresa, toda vez que se trata de la adquisición de una solución y un sistema de integración y administración del video digital; CUARTO, que de la lectura del oficio parcialmente trascrito al inicio de este Oficio, que corresponde a nota enviada por Randall Ruiz Parajeles y dirigido a Osvaldo Villalobos González, incorporado al expediente administrativo a folios 1 a 27, mediante el cual se motiva y justifica la necesidad de la Administración y la propuesta para satisfacerla, así como la recomendación de comprar a SPC, se tiene una dependencia tecnológica en materia de grabadores digitales, la cual origina la contratación con una marca exclusiva. QUINTO, que el despacho de la Contralora General de la República, emitió la Resolución R-CD-26-2007 del 7 de junio de 2007, publicada en La Gaceta No. 119 del 21 de junio de ese año, la cual corresponde a Normas técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de Información, siendo que a partir de lo dispuesto en sus artículos 6 y 7, las Administraciones debían cumplir con lo regulado por tales normas. SEXTO, que en la actualidad, en materia de grabadores de video existe una evolución tecnológica, a manera de ilustración sistemas analógicos a digitales, almacenamiento en cintas a discos duros, evolución hacia arquitectura tipo computadoras. Se tiene que en el caso de marras, si bien los grabadores digitales le han generado una dependencia, lo cierto es el equipo que se adquiere (la solución y sistema de integración y administración del video digital), está en capacidad de conectarse con una diversidad de otros equipos, inclusive de otros fabricantes, a partir de lo cual ante una ampliación, variación, modificación, entre otros que se desean hacer a dicha solución y sistema, así como la compra de nuevos grabadores, deberá considerarse lo siguiente, específicamente acreditar en el expediente que el BCR:
6 - Está cumpliendo con las Normas técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de Información - Ha realizado las evaluaciones del equipo y sistema con el que cuenta - Que su propuesta incorpora el avance tecnológico en este tipo de equipo y sistema - Que se permite la integración al sistema de equipo de otros fabricantes, con las explicaciones técnicas y de razonabilidad de precio correspondientes. Otros De previo a girar la orden de inicio, esa Administración deberá verificar lo siguiente: - Que el contratista se encuentra al día en sus obligaciones ante la Caja Costarricense del Seguro Social - Que la señora Gavy Barret, quien suscribe los documentos referenciados en este oficio, goza de las facultades respecto a las cuales ella misma certifica. Atentamente, Lic. Marco Vinicio Alvarado Quesada Gerente Asociado Licda. Carolina Cubero Fernández Fiscalizadora Ing. Héctor Picado Venegas, MATI Fiscalizador CCF/mgs Anexo: Un expediente azul C: Archivo Central Ni: 12168-2010 G: 2010000882-2