Gestor de Firmas
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Índice de contenidos Índice de contenidos Introducción Cómo acceder a la aplicación Acceso desde dentro de la red del ayuntamiento con certificado digital Acceso desde dentro de la red del ayuntamiento con usuario/contraseña Acceso desde fuera de la red con certificado digital Acceso desde fuera de la red con usuario/contraseña Cómo salir de la aplicación Pantalla inicial Datos del usuario Pestañas de opciones Clasificación de Documentos Gestión de ausencias Cómo firmar un documento (certificado local) Cómo puedo filtrar y ordenar documentos para firmarlos Cómo firmar un documento (certificado en servidor) Cómo consultar documentos firmados o rechazados Búsqueda simple Búsqueda Avanzada Cómo configurar el Gestor de Firmas Cómo crear alertas Cómo configurar la Gestión a Terceros del Gestor de Firmas Cómo configurar la Seguridad de la Firma del Servidor Cómo Deshabilitar el Certificado Cómo realizar un Cambio de Clave Qué hacer si olvidamos nuestra clave Cambiar el número de Teléfono móvil Requisitos del Sistema Cómo consultar la información de versiones del Gestor de Firmas Otras configuraciones Gestión de Ausencias Configurar un nuevo periodo de ausencia Modificar un periodo de ausencia Cómo cancelar un periodo de ausencia Cómo crear, modificar y configurar las carpetas Creación de una carpeta Cómo modificar una carpeta Anexo: nombres de entidades Créditos del Manual 3 4 5 5 6 7 8 9 10 10 11 12 13 14 19 22 27 27 28 31 32 36 38 38 40 42 43 44 45 46 46 47 49 50 51 51 55 57 58 Índice de contenidos 3
Introducción El Gestor de Firmas (o portafirmas web, como también se le denomina) es una aplicación web que sirve para firmar documentos electrónicamente, permitiendo clasificar y organizar la cola de documentos pendientes de firma de manera muy sencilla a través de carpetas y subcarpetas. Podremos pues, revisar los documentos desde la misma aplicación vía web, decidiendo cuáles queremos firmar, cuáles rechazar y cuáles dejaremos para otro momento. Accedemos al Gestor de Firmas utilizando cualquier dispositivo, incluyendo móviles y tabletas digitales, siempre que tengamos acceso a Internet, utilizando para ello nuestro certificado digital, bien contenido en un navegador o tarjeta criptográfica, bien almacenado en el servidor. A lo largo de este manual explicaremos los distintos elementos y pantallas que componen la aplicación, así como las diferentes maneras de clasificar, firmar y/o rechazar documentos. Introducción 4
Cómo acceder a la aplicación Al ser el gestor de firmas una aplicación web, será necesario disponer de un navegador de Internet para poder acceder a la aplicación, independientemente del dispositivo (PC, tablet, móvil, etc.) que utilicemos. Una vez iniciado el navegador, introduciremos en la barra de direcciones del mismo la dirección de la aplicación gestor de firmas. Esta dirección dependerá de dos factores: 1. Situación del dispositivo: estamos intentando acceder desde un equipo conectado a la red interna de la entidad o desde fuera de la misma? 2. Tipo de identificación: estamos utilizando nuestro certificado digital para autentificarnos, o nuestro usuario y contraseña?!"#$$%!$& ' () )) Acceso desde dentro de la red del ayuntamiento con certificado digital Si estamos utilizando un equipo situado dentro de la red de la entidad (un PC conectado a la red de nuestro ayuntamiento, por ejemplo), la dirección se compondrá de la siguiente manera: Dónde: https://apl.nombre_ayto.local:3334/código_ayto/portafirmasweb nombre_ayto es el nombre interno asignado por Eprinsa a nuestro ayuntamiento, normalmente el mismo que usamos para acceder al servidor de ficheros, y que suele coincidir con el nombre del municipio. codigo_ayto: es un código numérico también asignado por Eprinsa a nuestro ayuntamiento. Se asignan de forma ascendente y por orden alfabético, empezando por le 1001 para Adamuz y terminando con el 1075 de Zuheros. Las ELAs tienen los números a continuación. Supongamos, por ejemplo, que estamos intentando acceder al gestor de firmas del ayuntamiento de Montilla. La URL sería la siguiente: https://apl.montilla.local:3334/1042/portafirmasweb * +, + & * ) -& Cómo acceder a la aplicación 5
Una vez introducida la dirección correcta, se nos presentará la pantalla de selección de certificado digital. Elegiremos el certificado con el que deseemos autenticarnos, introduciremos la clave privada del mismo y accederemos a la aplicación. +)*. / ( ()''' )))+)' +0 1$2 134565789:;:745:<:96 Acceso desde dentro de la red del ayuntamiento con usuario/contraseña Se lleva a cabo exactamente igual que en el caso anterior, pero añadiendo el sufijo ldap a la dirección: https://apl.nombre_ayto.local:3334/código_ayto/portafirmaswebldap Continuando con el ejemplo de Montilla: https://apl.montilla.local:3334/1042/portafirmaswebldap Cómo acceder a la aplicación 6
Una vez introducida la dirección correcta (con el el sufijo ldap, no lo olvidemos), se nos presentará la pantalla de acceso, donde deberemos introducir nuestro usuario y contraseña de aplicaciones Eprinsa y pulsar el botón [Aceptar] para poder acceder al gestor de firmas: Acceso desde fuera de la red con certificado digital Si estamos utilizando un equipo situado fuera de la red de la entidad (un móvil o tablet con acceso a Internet, por ejemplo), la dirección se compondrá de la siguiente manera: https://e-admin.eprinsa.es/nombre_entidad /portafirmasweb De nuevo, nombre_entidad será el nombre interno que desde Eprinsa se ha asignado a nuestra entidad. Continuando con el ejemplo anterior, si estuviéramos intentando acceder al portafirmas de Montilla desde fuera de la red del ayuntamiento, introduciríamos la siguiente dirección: https://e-admin.eprinsa.es/montilla/portafirmasweb Una vez introducida la dirección correcta, se nos presentará la pantalla de selección de certificado digital. Como se ha explicado anteriormente, elegiremos el certificado con el que deseemos autenticarnos, introduciremos la clave privada del mismo y accederemos a la aplicación. Cómo acceder a la aplicación 7
Acceso desde fuera de la red con usuario/contraseña Se lleva a cabo exactamente igual que en el caso anterior, pero añadiendo el sufijo ldap a la dirección: https://e-admin.eprinsa.es/nombre_entidad /portafirmaswebldap Continuando con el ejemplo de Montilla: https://e-admin.eprinsa.es/montilla/portafirmaswebldap Una vez introducida la dirección correcta (con el el sufijo ldap, no lo olvidemos), se nos presentará la pantalla de acceso, donde, como se ha explicado anteriormente, deberemos introducir nuestro usuario y contraseña de aplicaciones Eprinsa y pulsar el botón [Aceptar] para poder acceder al gestor de firmas. Cómo acceder a la aplicación 8
Cómo salir de la aplicación Pulsaremos el botón [Salir] que está situado en la parte superior central cuando acabemos de utilizar el Gestor de Firmas. De esta forma cerraremos la sesión y volverá a pedirnos la contraseña al iniciar la aplicación la próxima vez. * < ; =>, + - Cómo salir de la aplicación 9
Pantalla inicial Al abrir el Gestor de Firmas nos encontramos con la página principal, compuesta por una serie de elementos o paneles, como podemos ver en la siguiente imagen. De arriba abajo, y de izquierda a derecha podemos encontrar los siguientes paneles: Datos del usuario En la parte superior, tras la palabra Usuario vemos los datos del propietario del certificado con el que hemos accedido a la aplicación. Así mismo, si tenemos cargado en el servidor un certificado de firmas veremos en la parte de arriba el icono y se nos mostrará un panel en la parte inferior derecha de la pantalla con el nombre Firma en Servidor. Pantalla inicial 10
Pulsando en el icono mencionado anteriormente o en la palabra aquí del panel podremos comprobar la información del certificado alojado en el servidor. Pestañas de opciones Arriba a la derecha, justo bajo los datos del usuario, tenemos las pestañas para movernos por las diferentes opciones de la aplicación, que explicaremos posteriormente en sus correspondientes apartados. Pantalla inicial 11
Clasificación de Documentos En la parte de la izquierda tenemos el panel Mis documentos con las carpetas existentes en los que se clasifican los documentos. En el panel central aparece un resumen de los documentos pendientes de firma, que se encuentran clasificados en su carpeta correspondiente. Pantalla inicial 12
Gestión de ausencias En el panel superior derecho encontramos Ausencias. Lo utilizaremos para gestionar los periodos en los que deseemos delegar la firma de documentos a los suplentes que hayamos designado. Pantalla inicial 13
Cómo firmar un documento (certificado local) En este apartado veremos qué debemos hacer para firmar digitalmente un documento desde el portafirmas web cuando tenemos el certificado instalado en el navegador o almacenado en una tarjeta criptográfica. Para ello, seguiremos los siguientes pasos: 1. Hacemos clic sobre la carpeta deseada para ver los documentos que están asociados a ella. 2. Aparece el nombre de los documentos asociados a la carpeta. Pulsamos sobre el que deseemos ver. Cómo firmar un documento (certificado local) 14
3. Una vez que hemos pulsado se despliega el resumen de la información que contiene el documento. Haremos clic sobre la opción [Ver documento] si queremos revisarlo.,.,, Cómo firmar un documento (certificado local) 15
4. Se abrirá en una ventana emergente el documento en formato pdf. Una vez revisado, lo cerramos para continuar con el proceso de firma. Cómo firmar un documento (certificado local) 16
5. Posteriormente marcamos el/los documento(s) a firmar y pulsaremos el botón [Firmar selección] o [Rechazar firma] en su caso. / + * =; > * 6. Esperamos mientras los documentos se preparan. Cómo firmar un documento (certificado local) 17
Continuamos esperando hasta que se complete el proceso de preparación de documentos. 7. En ese momento, aparecerá el botón de firma, con la información del certificado con el que vamos a firmar los documentos. Desde esta pantalla podremos hacer clic en el botón [Firmar] para firmar definitivamente los documentos, o [Abandonar] para abortar el proceso de firma. Cómo firmar un documento (certificado local) 18
Una vez firmado/s (o rechazados) el/los documentos nos redirigirá a la carpeta que estamos visualizando. Cada documento pasará a clasificarse de Pendientes a Terminados, y dentro de ésta categoría, se situará en Firmados o Rechazados en función de lo que hayamos hecho con él. *,, *,, * Cómo puedo filtrar y ordenar documentos para firmarlos Para facilitar la búsqueda de un determinado documento, o varios, que queremos firmar tenemos un panel justo arriba del listado de documentos llamado Filtrado y ordenación de documentos, si pulsamos sobre Mostrar filtro y ordenación se desplegarán los siguientes campos: Descripción : es un campo que contiene un breve resumen del documento para identificarlo. Fecha de inserción : se refiere a la fecha en la que el documento fue insertado. CSV : (código seguro de verificación): es el código único que tiene un documento para autentificar su originalidad en el verificador de documentos de la sede electrónica de la entidad. Ordenar por : en este campo seleccionamos en la primera pestaña desplegable la opción por la que deseemos que se ordenen los documentos (por descripción, csv, Cómo firmar un documento (certificado local) 19
fecha de inserción o título del documento) y en la segunda pestaña orden ascendente o descendente. Introducimos los datos en los campos que prefiramos para filtrar la búsqueda y pulsamos el botón [Ejecutar consulta]. Cómo firmar un documento (certificado local) 20
Nos aparecerán a continuación la lista de documentos que coincidan con las condiciones introducidas en los campos. En un apartado posterior veremos cómo acceder a la carpeta Firmados y Rechazados para poder ver documentos firmados o rechazados anteriormente. Cómo firmar un documento (certificado local) 21
Cómo firmar un documento (certificado en servidor) Si tenemos instalado un certificado en el servidor y queremos firmar con él, debemos seguir los siguientes pasos: Cuando vayamos a firmar el/los documento/s estaremos en la ventana que vemos a continuación. Debemos marcar la casilla de verificación que se sitúa tras Deseo utilizar mi certificado instalado en servidor (1). Posteriormente firmaremos, o rechazaremos si es el caso, el/los documento/s deseado/s (2). $&?. @. + - *+ @,. Cómo firmar un documento (certificado en servidor) 22
Esperamos mientras los documentos se preparan. Gestor de Firmas Continuamos esperando hasta que se complete el proceso de preparación de documentos. Una vez preparados los documentos, procedemos a la firma. Para ello, y por seguridad, debemos introducir dos claves: 1. La clave de firma del certificado, es decir, la que se eligió al subirlo al servidor, que consta de ocho a diez caracteres. 2. La clave privada del certificado, es decir, la clave con la que utilizamos habitualmente el certificado cuando trabajamos en local. Cómo firmar un documento (certificado en servidor) 23
En primer lugar escribiremos la clave de firma. Para ello, sólo debemos introducir las posiciones que nos piden. Por ejemplo supongamos que nuestra clave es: agosto13, y que se nos ha solicitado introducir las posiciones que aparecen en la siguiente imagen: En nuestro caso introduciríamos los caracteres g, s, t y 3, que son los correspondientes a las posiciones de la clave de firma que se nos piden. Posteriormente pasamos a teclear la clave privada del certificado. Esta clave es la misma que obtuvimos al obtener el certificado digital, la misma que utilizamos siempre que usamos el certificado local. Cómo firmar un documento (certificado en servidor) 24
Una vez introducida ésta y con la del servidor ya completada podremos firmar el/los documento/s seleccionados. Suponiendo que nuestra clave del certificado es 1 2 3 4 5 6: 9 * + ) ) ) Cómo firmar un documento (certificado en servidor) 25
Pulsaremos el botón [Firmar] si queremos terminar el proceso firmando el/los documento/s pendiente/s o [Abandonar] para cancelar el proceso de firma. Una vez firmado/s (o rechazado/s) el/los documentos nos redirigirá a la carpeta que estamos visualizando. Cada documento pasará a clasificarse de Pendientes a Terminados, y dentro de ésta categoría, se situará en Firmados o Rechazados en función de lo que hayamos hecho con él. Cómo firmar un documento (certificado en servidor) 26
Cómo consultar documentos firmados o rechazados Para poder consultar los documentos que hayamos firmado o rechazado con anterioridad, pulsamos la pestaña [Terminados] que está situada en el menú superior. Búsqueda simple Al pulsar entramos en la consulta de documentos terminados. Tenemos que seleccionar el tipo de documento que queremos ver en la pestaña desplegable: [Firmados] o [Rechazados]. El paso siguiente es seleccionar en el calendario el periodo en el que deseamos buscar. Pulsamos en el campo de texto que está después de con fecha desde y aparece el calendario, seleccionamos la fecha de inicio y realizamos lo mismo con el siguiente campo de texto, que corresponde al final del periodo de búsqueda. Cómo consultar documentos firmados o rechazados 27
Pulsamos en el botón [Ejecutar consulta] Gestor de Firmas Una vez finalizada la consulta aparecerá la lista de documentos firmados o rechazados en función de la opción que hayamos seleccionado anteriormente. Búsqueda Avanzada Desde la pestaña [Terminados], pulsamos la opción Mostrar búsqueda avanzada situada a la izquierda de la pantalla. Nos dirige al menú de Búsqueda Avanzada. Tenemos varios campos de los que podemos utilizar los que consideremos oportunos para delimitar la búsqueda: Cómo consultar documentos firmados o rechazados 28
Fecha de inserción : se refiere a la fecha en la que el documento fue insertado. Gestor de Firmas CSV : (código seguro de verificación): es el código único que tiene un documento para autentificar su originalidad en el verificador de documentos de la sede electrónica de la entidad. Título : nombre que tiene el documento. Tipo : es la categoría del documento que deseamos buscar. Descripción : es un campo que contiene un breve resumen del documento para identificarlo. Documentos : en este apartado indicamos el documento que buscamos (firmado o rechazado) y el periodo en el que buscamos. De esta forma cuando tengamos un gran número de documentos podremos filtrar la búsqueda para encontrar más fácilmente el documento que deseamos revisar. Cómo consultar documentos firmados o rechazados 29
Introducimos los datos en los campos que prefiramos para filtrar la búsqueda y pulsamos el botón [Ejecutar consulta]. Nos aparecerán a continuación la lista de documentos que coincidan con las condiciones introducidas en los campos. Así podremos revisar y ver los detalles de los documentos firmados o rechazados. Cómo consultar documentos firmados o rechazados 30
Cómo configurar el Gestor de Firmas Visualizamos la pantalla principal del Gestor de Firmas. Pulsamos sobre la pestaña [Configuración] situada en el menú superior. Nos redirige directamente a la primera pestaña de las opciones de Configuración, justo debajo de las pestañas principales: [Resumen de documentos]: en esta opción tenemos las diferentes alertas para recibir avisos de los documentos que hay pendientes de firma. [Gestión a Terceros]: esta opción sirve para seleccionar o modificar el usuario que gestiona los documentos del gestor de firmas. [Seguridad Firma Servidor]: nos permite configurar las diferentes opciones relacionadas con la seguridad del Gestor de Firmas (deshabilitar certificado, cambio de clave, olvido de clave y cambio de teléfono móvil). [Requisitos Sistema]: visualizamos los requerimientos necesarios para un correcto funcionamiento de la aplicación. [Información Versiones]: en este apartado tenemos la información de las versiones utilizadas del Gestor de Firmas. Cómo configurar el Gestor de Firmas 31
Cómo crear alertas Una vez que pulsamos en la pestaña [Configuración], elegimos la opción [Resumen de documentos]. Tenemos distintas opciones para crear recordatorios de los documentos que están pendientes de firma: Introducimos nuestro correo electrónico en el campo de texto que hay tras e-mail. Cuando terminemos el proceso de activación de la alerta recibiremos diariamente un resumen de los documentos pendientes de firma. Cómo configurar el Gestor de Firmas 32
Si deseamos que nos envíe mediante sms el resumen diario de los documentos pendientes de firma introduciremos el número de móvil en el campo de texto que hay tras Móvil como se muestra en la imagen inferior. También podemos recibir alertas por chat: se recibirá una avisando de que hay documentos pendientes de firma cada 20 minutos. Introduciremos el tramo horario en el que deseamos activar la alerta: la hora de comienzo en el campo de texto que hay tras Hora inicio chat y la de finalización tras el campo situado detrás de hasta. Cómo configurar el Gestor de Firmas 33
Cuando ya hayamos introducido los datos necesarios para crear la/s alerta/s que deseemos pulsamos el botón [Aceptar]. Ya aceptados los datos introducidos confirmamos en la parte inferior, en las casillas de verificación, la/s alerta/s que deseamos recibir. Pulsamos con el ratón el botón [Aceptar]. Cómo configurar el Gestor de Firmas 34
A continuación, nos aparece debajo de la casilla para activar el aviso por sms los días de plazo para recibir alertas a partir de la recepción del documento pendiente de firma. Escribimos en el campo de texto los días de plazo a partir de los que deseamos recibir la alerta. Volvemos a pulsar el botón [Aceptar]. ;* + Cómo configurar el Gestor de Firmas 35
Cómo configurar la Gestión a Terceros del Gestor de Firmas Estando ya en la pestaña de [Configuración] pulsamos la segunda pestaña de las opciones de configuración, [Gestión a Terceros]. Esta opción la utilizamos para seleccionar o modificar el usuario que gestiona los documentos del gestor de firmas. Si no tenemos ningún gestor 1 seleccionado veremos en la pantalla el texto No hay usuario gestor asignado. Pulsaremos el botón que se sitúa a la derecha [Seleccionar gestor] para asignarlo. 1 El gestor es una persona de confianza que tiene acceso al portafirmas de un cargo y permisos para organizar (e incluso rechazar) los documentos en las diferentes carpetas del Gestor de Firmas. Cómo configurar el Gestor de Firmas 36
A. * Nos aparecerá un nuevo campo para seleccionar el gestor con una lista desplegable de valores, seleccionamos el usuario deseado. A continuación, seleccionado el usuario que nos gestionará el gestor de firmas hacemos clic en el botón [Aceptar]. Ahora nos aparece tras el texto Usuario gestor el usuario seleccionado. Hemos finalizado la selección del usuario que nos gestiona las firmas. Cómo configurar el Gestor de Firmas 37
/?,, A. 7 + Gestor de Firmas Cómo configurar la Seguridad de la Firma del Servidor Estando ya en la pestaña de [Configuración] pulsamos la tercera pestaña de las opciones existentes, [Seguridad Firma Servidor]. Cómo Deshabilitar el Certificado Vemos en la pantalla un nuevo menú de pestañas con las opciones de [Seguridad Firma Servidor], al pulsar en esta opción nos dirige directamente a la primera [Deshabilitar Certificado]. Su función es deshabilitar el certificado para firma que tenemos cargado en el servidor. Cómo configurar el Gestor de Firmas 38
Pulsamos el botón [Aceptar] para deshabilitar el certificado para firma. Gestor de Firmas A continuación aparece una ventana emergente que nos pregunta si deseamos continuar el proceso. Pulsamos la opción [Aceptar]. Al aceptar hemos deshabilitado el certificado para firma del servidor. (Imagen 25) (.+ B< C Cómo configurar el Gestor de Firmas 39
Cómo realizar un Cambio de Clave Si deseamos cambiar la clave para permitir la firma en el servidor pulsamos la segunda pestaña [Cambio de clave]. Ya en la pestaña [Cambio de clave] nos pide introducir la clave actual, nueva clave y confirmar la clave nueva. Recordemos que estamos cambiando la clave de firma del servidor y no la clave privada del certificado. Cómo configurar el Gestor de Firmas 40
Introducimos los datos y pulsamos [Aceptar]. Gestor de Firmas Si hemos introducido correctamente los datos nos aparecerá la imagen inferior confirmándonos el cambio de clave. En caso contrario, nos aparecerá un mensaje de error indicando por qué no se ha podido completar el proceso. Deberemos revisar los datos y repetir los pasos anteriores. Cómo configurar el Gestor de Firmas 41
Qué hacer si olvidamos nuestra clave Si olvidamos la clave pulsaremos la opción [Olvido de clave], que nos permite restaurarla. Hacemos clic en el botón [Restaurar Clave] y nos será enviada una nueva clave a nuestro número de teléfono móvil. 7?,,,.?,, B7 La pantalla nos muestra la confirmación del envío de la clave al teléfono móvil. Cómo configurar el Gestor de Firmas 42
Cambiar el número de Teléfono móvil Para cambiar el número de teléfono móvil al que nos llegan las alertas de la aplicación, pulsaremos en la opción [Cambio de Teléfono móvil]. Para modificar el teléfono móvil, deberemos introducir el nuevo número de móvil en el que queremos recibir las alertas y la clave del Certificado (1). Después, pulsamos [Aceptar] (2). Visualizaremos en la pantalla un mensaje que nos confirma que hemos modificado el número de teléfono móvil. Cómo configurar el Gestor de Firmas 43
Requisitos del Sistema Si deseamos visualizar los requisitos del Sistema deberemos pulsar la pestaña [Configuración] y la cuarta pestaña [Requisitos Sistema] de las opciones de Configuración. Aparecen en la pantalla los requisitos del sistema requeridos para un correcto funcionamiento del gestor de firmas. Cómo configurar el Gestor de Firmas 44
Cómo consultar la información de versiones del Gestor de Firmas Si deseamos ver la información de las versiones anteriores de la aplicación, así como de los cambios introducidos en cada una de ellas, pulsamos la última opción de [Configuración] que tiene el nombre de [Información Versiones]. En la pantalla aparecerá un historial de versiones del gestor de firmas en diferentes fechas. Si deseamos ver los detalles de una versión pulsaremos sobre [Mostrar información de la versión ] de la versión que nos interesa. Cada vez que se libere una nueva versión nos aparecerá al iniciar la aplicación una ventana emergente con este historial de versiones. Nos aparecen los detalles de la versión seleccionada y las fechas en las que se instaló y se dejó de utilizar si actualmente hay una versión posterior. A continuación, se detallan las novedades más importantes que presenta la versión seleccionada. Cómo configurar el Gestor de Firmas 45
Otras configuraciones En este epígrafe vamos a explicar cómo gestionar los periodos en los que estemos ausentes para que los documentos pendientes de firma pasen a firmarlos nuestros suplentes, además de cómo podemos crear, modificar y configurar las carpetas del Gestor de Firmas. Gestión de Ausencias Se utiliza para el periodo de tiempo en el cual no entraremos en el Gestor de Firmas, y por tanto, los documentos pendientes los firmarán los suplentes que se designen para esa labor desde GEX o ADM por parte del administrador de aplicaciones de la entidad. En la pantalla principal del Gestor de Firmas tenemos un panel en la parte derecha en el que está el botón [Gestión de ausencias], hacemos clic en él. En la pantalla principal de Gestión de ausencias vemos los periodos de ausencia en los que los documentos han sido firmados por los suplentes que designamos. Otras configuraciones 46
Configurar un nuevo periodo de ausencia En la página principal de Periodos de ausencias pulsamos el botón [Nuevo periodo de ausencia]. Ahora pasamos a la pantalla en la que configuramos el periodo en el que delegaremos la firma. Introducimos en el campo de texto que hay tras Fecha / hora inicio la fecha de comienzo del periodo y la hora (1) y en el campo de texto situado tras Fecha / hora fin elegimos la fecha y la hora en la que terminará nuestro periodo de ausencia (2). +.DD(DD+#E(! Otras configuraciones 47
Una vez introducidas las fechas de inicio y fin, así como las horas si lo deseamos, pinchamos en el botón [Aceptar]. Nos aparecerá en la pantalla principal de Gestión de ausencias el nuevo periodo de ausencia creado. Otras configuraciones 48
Modificar un periodo de ausencia Seleccionamos en la pantalla principal de los Periodos de Ausencias el que deseemos cambiar y pulsamos el botón [Modificar periodo]. El Gestor de Firmas nos redirigirá a la siguiente pantalla, en la que vemos la fecha y hora de inicio y la fecha y hora de fin del periodo, una vez introducidos los cambios de fecha que deseemos hacemos clic en el botón [Aceptar]. Otras configuraciones 49
Nuestro periodo de ausencias ya está modificado con las nuevas fechas introducidas. Gestor de Firmas Cómo cancelar un periodo de ausencia En la pantalla principal de Gestión de ausencias seleccionamos sobre el periodo deseado y a continuación hacemos clic en el botón [Cancelar periodo]. La página se actualiza y el periodo de ausencia queda ya eliminado del Gestor de Firmas, como vemos a continuación. Otras configuraciones 50
F, + *, < ;+ =;* >. < ; Gestor de Firmas Pulsando el botón finalizaremos el periodo de ausencia que teníamos programado. Cómo crear, modificar y configurar las carpetas En este apartado explicaremos la organización de las carpetas, la forma de configurarlas y los tipos de documentos que clasificamos en ellas. Creación de una carpeta Visualizamos la pantalla principal del Gestor de Firmas. Pulsamos sobre la última pestaña [Carpetas] en el menú superior. Otras configuraciones 51
Vemos la interfaz principal de [Carpetas], que consta de los siguientes elementos: Gestor de Firmas 1. En el centro aparece debajo de Detalle de la carpeta el detalle de la carpeta seleccionada. 2. A continuación de Tipos de documentos que recibe en la carpeta la lista de los tipos de documentos que están asignados para adjuntar a la carpeta. 3. Por último, a la izquierda de la página vemos el menú Mis carpetas donde encontramos las distintas carpetas existentes creadas. Ahora que ya conocemos la pantalla de la pestaña carpetas, pasamos a explicar cómo las configuramos. Si deseamos crear una nueva carpeta nos dirigiremos al menú de la izquierda, debajo de la lista de carpetas existentes pulsaremos el botón [Nueva carpeta]. Otras configuraciones 52
1. En este paso asignaremos el nombre de la carpeta en el campo de texto que hay tras Nombre. Posteriormente pulsaremos en la lista desplegable que hay detrás de Padre, que es la carpeta que precede a la que seleccionemos, y pulsamos en el nombre que deseemos. 2. Para seleccionar el tipo de documentos que irán a la nueva carpeta pulsaremos el botón [Nuevo] que está debajo de Tipos de documentos que recibe en la carpeta. G BGC B C *, &. < ;+, Aparecerá una ventana emergente en la que podemos asignar los tipos de documento que recibirá la carpeta, debajo de Tipos de documentos que puede recibir en Portafirmas, y el listado de documentos que tiene asignada la carpeta, situado tras Listado de mis tipos de documentos. Para asignar un tipo de documento podemos introducir en el campo de texto el nombre o parte de él para delimitar la búsqueda, o bien pulsar el botón [Buscar] directamente. Al hacerlo de esta forma nos aparecerán todos los tipos de documentos existentes. Solamente nos Otras configuraciones 53
aparecerán aquellos documentos en los cuales podamos firmar, si buscamos un documento concreto y no aparece será porque no tenemos permiso para poder firmarlo. Tenemos la lista completa de tipos de documentos, con lo que marcamos en las casillas de verificación los tipos de documentos correspondientes que queremos asignar a la carpeta. En el momento que finalicemos pulsaremos el botón [Confirmar selección]. Otras configuraciones 54
.+ @. En este punto ya tenemos configurada la carpeta, si estamos conformes con los ajustes realizados confirmaremos los cambios pulsando [Guardar cambios].. BGC,. Cómo modificar una carpeta Seleccionamos en el menú de la izquierda la carpeta correspondiente. Otras configuraciones 55
Cuando ya la hemos seleccionado aparece la configuración de la carpeta: en la parte superior el nombre de la carpeta y la carpeta padre asignada como Padre (1), mientras que en la parte inferior está el listado de los tipos de documentos que recibe la carpeta (2). Para cambiar la configuración de la carpeta seguiremos los pasos explicados más arriba en el apartado de Creación de una carpeta. Otras configuraciones 56
Anexo: nombres de entidades En la siguiente tabla pueden consultarse los nombres de las distintas entidades que tienen acceso actualmente a las aplicaciones de Eprinsa, y el valor que debería utilizarse en cada caso en el campo Conexión de la ventana Configuración de la conexión : Entidad MM del Alto Guadalquivir MM de la Campiña Sur CEJ Córdoba Cemer Consorcio de extinción de incendios CPDE CTMAC Diputación Emproacsa Consorcio de la Energía de Córdoba Epremasa Fundación Botí Mamcomunidad del Guadiato ICHL IPBS Mancomunidad de los Pedroches Provicosa Consorcio de la ruta del vino Montilla-Moriles Mancomunidad de la Subbética Patronato de turismo Patronato de turismo de los Pedroches UCUA Mancomunidad de la Vega del Guadalquivir Conexión altoguadalquivir campisur cejcordoba cemer consorcioincendios cpde ctmac diputacion emproacsa energiacordoba epremasa fboti guadiato ichl ipbs noroestepedroches provicosa rutavinomontillamoriles subbetica turiscordoba turismolospedroches ucua vegaguadalquivir Anexo: nombres de entidades 57
Créditos del Manual El presente manual ha sido realizado por el Departamento de Formación de la Empresa Provincial de Informática, de la Excma. Diputación de Córdoba y fue terminado y preparado para su distribución el día 22 de agosto de 2013. Para obtener una copia, puede dirigirse al propio departamento de Formación de Eprinsa (Telef.: 957-21-12-18) o descargarlo en el enlace Manuales del campus virtual de Eprinsa: http://www.eprinsa.net/campus : Créditos del Manual 58