Complemento Add In ecierre 2016 Contenido 1. Instalación. 2 2. Archivos XML de la contabilidad electrónica... 7 3. Plantilla nueva. 8 4. Abrir plantilla.. 9 5. Importación de archivos XML. 10 6. Ajuste Anual por inflación.. 13 7. Depreciación de Inversiones... 21 8. Pagos Anticipados... 26 9. Provisiones de pasivos. 27 10. Pasivos N.D.. 27 11. Salarios Por Pagar... 28 12. Parte ND de Salario Exentos... 28 13. Costo de lo vendido Fiscal. 30 14. Inventario Acumulable... 31 15. Pérdidas fiscales de ejercicios anteriores.. 32 16. Resultado Contable y Fiscal.. 33 17. Conciliación entre el Resultado Contable y Fiscal.. 33 18. Coeficiente de Utilidad.. 36 19. Cuenta de Utilidad Fiscal Neta hasta el ejercicio 2013.. 36 20. Cuenta de Utilidad Fiscal Neta de 2014 y posteriores... 37 21. CUFIN Reinvertida. 38 22. Cuenta de Capital de Aportación Actualizada.. 39 23. Datos Informativos.. 40 24. Formulario 18 del DEM. 40 25. Ajustes de Cuentas de Orden... 41 1
Compelemento Add In ecierre 2016 Instructivo Instructivo de uso del complemento de Excel ecierre 2016 para Excel 2010 y posteriores. Con esta aplicación podrás generar los anexos para el llenado del formulario 18, para la presentación de la declaración anual del ejercicio 2016 para personas morales del Régimen General de Ley. Para ello se formularon diversas hojas en una plantilla Excel las cuales están estructuradas para que de manera intuitiva y sencilla se vayan realizando los diversos cálculos fiscales hasta obtener la información a capturar en la página del SAT. 1. Instalación. Del correo de su entrega electrónica, descargue su instalador de acuerdo a la versión de office ya sea a 32 o 64 bits Debe identificar primeramente su versión de office. Para el office 2010 vaya al menú: Archivo/Ayuda. 2
Para Office 2013 y 2016, vaya al menú Archivo/Cuenta/Acerca de Excel. El proceso de instalación consiste en ejecutar el archivo ec_setup.exe. 3
Se instalan los componentes necesarios para la instalación del sistema. Inicia el asistente de instalación del sistema ecierre 2016 y se presiona Siguiente. 4
Se determina la ruta y carpeta de instalación y se da Siguiente. La ruta es: C:\BDF\eCierre. Con esto termina la instalación y se presiona el botón Cerrar. 5
A continuación abrimos office Excel y se muestra la ventana que habilita el complemento ecierre 2016AddIn. Se ejecuta la opción Instalar para continuar. Una vez hecho lo anterior, el complemento queda instalado correctamente y se visualiza la pestaña ecierre 2016 en la lista de menús de Excel y con ello se puede acceder a todas las funcionalidades. A continuación procedemos a activar el sistema ingresando los datos solicitados. 6
2. Archivos XML de la contabilidad electrónica. Cabe mencionar que necesitamos obtener los archivos XML de catálogos y balanzas de comprobación enviados al SAT como parte de la contabilidad electrónica. Dichos archivos son generados por los diferentes sistemas contables en formato comprimido con las siguientes estructuras: Catálogo de cuentas: (RFC)_(MES)_CT.zip Balanza de comprobación: (RFC)_(MES)_BN.zip Una vez que se obtienen los archivos se pueden descomprimir con los programas gratuitos WINZIP o WINRAR. Si tenemos instalado alguno de estos programas podemos descomprimir dando clic derecho sobre el mismo y ejecutando la opción Extraer aquí como se ve en la imagen siguiente: 7
Con este procedimiento podemos tener todos los archivos XML desde el mes de enero hasta el mes de diciembre o el del último mes procesado del ejercicio. Ahora que tenemos los archivos necesarios vamos a realizar la importación a la plantilla. 3. Plantilla Nueva. Para realizar generar nuestra plantilla desde el complemento, seleccionamos la opción Nueva plantilla. A continuación se visualiza el cuadro de dialogo siguiente el cual debemos de complementar y asegurarnos de introducir correctamente el RFC de la empresa ya que de otra manera no se podrán subir los archivos XML: 8
Por lo anterior el sistema preguntará si los datos son correctos y si se desea continuar por lo que deben verificarse por última vez los datos capturados: Con lo anterior se genera la plantilla en la ruta C://BDF/eCierre /2016/ 4. Abrir Plantilla. Para abrir una plantilla generada con anterioridad se debe ejecutar la opción Abrir plantilla desde el complemento: Después de esto se ejecuta la ventana de abrir de Excel en la ruta C://BDF/eCierre/2016 para que se pueda elegir la carpeta del RFC del contribuyente generado con anterioridad: 9
5. Importación de archivos XML Para realizar la importación de datos de los archivos XML a nuestra plantilla debemos ejecuta el botón Importar Balanzas XML con lo cual se abren las opciones para cargar los archivos: A continuación elegimos la opción Catálogo de cuentas y buscamos la ruta del archivo XML correspondiente: 10
Al elegir el archivo correspondiente de manera automática se copian las rutas de los archivos de las balanzas de enero al último mes procesado sin necesidad de seleccionar todos uno a uno. Cabe recordar que todos los archivos deben estar en una misma carpeta: Una vez que se realiza este procedimiento se obtienen los saldos iniciales del mes de Enero y los saldos finales de Enero hasta el último mes procesado: 11
En la hoja Balanzas se visualizan estos datos y en la parte superior se indica si los estados financieros están debidamente cuadrados: En caso de que los estados financieros no cuadren se tendrá que revisar primeramente que la clasificación realizada del código agrupador en el sistema contable con el que se generaron los XML sea la correcta. Para ello se debe verificar que las cuentas de mayor no estén duplicadas con las cuentas de segundo o tercer nivel. Se recomienda que las cuentas de la balanza que tengan importes finales para la contabilidad electrónica estén clasificadas al segundo nivel del código agrupador. Se debe revisar también las hojas siguientes de la plantilla llamadas Resultados y Balance y comparar en su caso con los estados financieros generados por el sistema contable. En su caso y de acuerdo a los parámetros de registro de las pólizas es probable que los pasivos, los ingresos o los egresos se registren en valores negativos por lo que para efectos de cuadrar el Estado de Resultados se podrán marcar las casillas de verificación que se encuentran a la izquierda del total en la columna G para realizar un cambio de signo, como se ve a continuación: 12
Unas vez que se hayan revisado las diferentes opciones se podrá obtener estados financieros debidamente cuadrados y con ello se podrá continuar con el procesamiento de la información de las hojas siguientes. 6. Ajuste Anual por inflación. Para la determinación del ajuste anual por inflación se ocupan las hojas: Prom. Cred. M.E.: Esta hoja se puede ocupar cuando el contribuyente tiene saldos mensuales de cuentas en moneda extranjera, para ello se debe seleccionar el tipo de moneda y capturar los importes mensuales en moneda extranjera en los campos de MONEDA, con ello se obtiene la conversión a dólares americanos y a su vez la conversión a pesos mexicanos valuados a la paridad existente al primer día del mes que corresponda. 13
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En caso de que se requieran más tipos de moneda extranjera se podrán agregar desde el botón Agregar del complemento Excel. Con esta opción se agregan 3 nuevos campos en cada sección de formato, MONEDA, EQUIVALENCIA A DOLARES AMERICANOS e IMPORTE EN DOLARES AMERICANOS y de esta manera agregar un número ilimitado de monedas a promediar. En su caso se podrá utilizar el botón eliminar, el cual únicamente elimina líneas insertadas para mayor seguridad de la formulación de las hojas. 15
Prom. Cred. Dólares: En el caso de que en los estados financieros se tengan cuentas de activos exclusivamente en dólares clasificadas en las cuentas a cargo de extranjeros se podrá ocupar esta hoja para obtener los promedios de créditos. El funcionamiento consiste en convertir los saldos en pesos al final de cada mes a importe en dólares y posteriormente convertirlos a pesos valuados al primer día del mes que corresponda. Se debe tener el cuidado de no duplicar los saldos si se opta por determinar los créditos utilizando la hoja anterior, para ello se deberán desmarcar las casillas de verificación correspondientes: Otros Imp. A Favor: En el caso de los promedio de saldos a favor de impuestos estos se podrán determinar capturando el saldo a favor que corresponda así como las fechas inicial y final. Con ello se obtendrán los importes mensuales a promediar. Cabe hacer mención que de manera predeterminada los saldos a favor están considerados en la hoja Prom. Créditos, por lo que para efectos de no duplicarlos se deberán desmarcar las casillas de verificación correspondientes en dicha hoja. 16
En esta hoja se puede agregar filas y eliminar las insertadas. Prom. Créditos: En esta hoja se tienen seleccionadas de manera predeterminada los códigos agrupadores que pueden formar parte de los créditos para el ajuste anual por inflación, por lo que en caso de que no sean aplicables por estar determinados en las hojas anteriores podrán desmarcarse las casillas de verificación. En el caso de que se considere que no se pueden obtener los importes a promediar con los totales de los códigos agrupadores, se incluye una opción para seleccionar de manera individual en el catálogo, las cuentas en moneda nacional que forman parte de del ajuste anual por inflación. Para ello se deberá seleccionar la hoja Balanzas y ejecutar el botón Ocultar Ene-Nov, para visualizar únicamente las cuentas y los saldos finales: 17
En la columna T se pueden seleccionar con la palabra SI, a todas aquellas cuentas que deben formar parte de los promedios para el ajuste anual por inflación la cual se podrá visualizar en la fila 38 de la hoja Prom. Créditos. Si se requiere visualizar las cuentas que integran los créditos o las deudas se podrán utilizar las opciones Créditos Moneda Nacional y Deudas Moneda Nacional del botón Vista cuentas del complemento. Con ello se obtendrá una vista previa de las cuentas seleccionadas, la cual podrá imprimirse en su caso. Prom. Deud. M.E.: El funcionamiento es similar al de la hoja Prom. Cred. M.E. Prom. Deud. Dólares: El funcionamiento es similar al de la hoja Prom. Cred. Dólares. IMSS- Infonavit: Para determinar el promedio de las deudas por concepto de cuotas al IMSS, Retiro e Infonavit se podrán capturar el importe de las cantidades mensuales o bimestrales a cargo por estos conceptos en las 18
celdas correspondientes. Es importante mencionar que si se determinan de esta manera se tendrán que desmarcar las casillas correspondientes en la hoja Prom. Deudas, ya que de manera predeterminada se incluyen los códigos agrupadores con los saldos de estas cuentas. Otros Imp. por Pagar: De igual manera, en caso de que los importes a promediar de los impuestos por pagar no puedan determinarse con los saldos finales de los códigos agrupadores, se podrán capturar manualmente en esta hoja con la consideración de que se deberán desmarcar las casillas correspondientes en la hoja Prom. Deudas. 19
Prom. Deudas: En esta hoja se tienen seleccionadas de manera predeterminada, los códigos agrupadores que pueden formar parte de los promedios para efectos del ajuste anual por inflación. En caso de que en las hojas anteriores se hayan determinado los promedios de IMSS, Retiro, Infonavit, y otros impuestos por pagar, se deberán desmarcar las casillas correspondientes para evitar la duplicidad. Al igual que para los créditos, se pueden seleccionar individualmente las cuentas de la balanza que forman parte de las deudas, las cuales se podrán ver totalizadas en la fila 56 de esta hoja. En el caso de que los saldos de los pasivos se registren con signo negativo, se deberá marcar la casilla de la opción Los pasivos se registran en negativo en la parte superior de esta hoja, para que se visualicen en positivo y se sumen de manera correcta a los demás importes. 20
Ajuste Inflación: En esta hoja se obtiene el resumen de los créditos y las deudas y se determina el factor de ajuste para calcular en su caso el ajuste por inflación deducible o acumulable. El importe obtenido se incluye dentro de la conciliación entre el resultado contable y fiscal a efectos de la determinación del ISR del ejercicio. 7. Depreciación de Inversiones. Depreciaciones: Para efecto de la depreciación delas inversiones se necesita ingresar por cada activo los datos siguientes: Tipo de Activo Fijo. Indicar si es el activo es utilizado para operaciones de producción (Costo) o si pertenece a las cuentas de Gastos de operación (Gasto). Descripción del bien. Monto original de la inversión y Fecha de Adquisición. Opcionalmente se podrá indicar los datos siguientes: Sub-Cuenta. Si se le aplicó deducción inmediata. Fecha e importe de la venta de activo fijo. 21
En su caso se puede modificar el dato del % contable y fiscal, MOI deducible y Fecha de inicio de depreciación. En cuanto al tipo de activo fijo se puede elegir de una lista incluida la cual puede modificarse en la hoja Tablas de AF. En dicha lista se pueden realizar modificaciones a las tasas de depreciación, contables, fiscales y de deducción inmediata, además puede modificarse y agregar nuevos activos fijos y una vez agregado se deberá ordenar alfabéticamente utilizando el botón Ordenar Activos del complemento. Este procedimiento es indispensable para que la formulación de la hoja depreciaciones funcione correctamente. 22
Para que los datos de las depreciaciones se generen correctamente en la hoja Resumen Deprec. Se deberá indicar para todos los activos si está relacionado con el Costo o con el Gasto. Una vez que se agregan los datos se generan los datos necesarios para cada activo, se generan las depreciaciones contables por cada mes del ejercicio, las depreciaciones fiscales y en su caso la utilidad o pérdida en venta de activo fijo. En caso de que un activo haya sido deducido de forma inmediata, en ejercicios anteriores o se le aplique en el ejercicio actual se deberá indicar SI en la columna G, con lo que ese activo no tendrá depreciación fiscal normal y se tendrán que capturar en la hoja Deducción Inmediata. 23
Una vez capturada la información se podrán imprimir los diversos cálculos utilizando el botón imprimir depreciaciones. Los cálculos que se pueden imprimir son las depreciaciones contables, fiscales y la utilidad o pérdida en venta de activos fijo. En caso de que se requiera imprimir únicamente las depreciaciones de un solo tipo de activo o únicamente los activos adquiridos en el ejercicio, podemos utilizar los filtros de los encabezados de columna. 24
Y posteriormente utilizar nuevamente la opción de Imprimir Depreciaciones. Las columnas % Contable, MOI Deducible, Fecha de Inicio y % Fiscal, están formuladas de tal forma que de manera automática con los parámetros configurados para los activos fijo, sin embargo también pueden modificarse manualmente en caso de que se pretenda utilizar un dato diferente. 25
Los datos de las depreciaciones se visualizan en la hoja Resumen Deprec., los cuales están vinculados con la conciliación entre el Resultado Contable y Fiscal. Las celdas de depreciaciones y amortizaciones en Costo de Ventas y en Gasto de Operación de las columnas H y L están desbloqueadas para que en caso de que estos datos sean diferentes a los determinados, puedan modificarse manualmente. 8. Pagos Anticipados. Esta hoja está formulada de manera predeterminada para obtener los saldos iniciales y finales de los pagos anticipados considerando los códigos agrupadores que pueden ser considerados como pagos anticipados. En caso de que algún código incluido no sea aplicable se podrá desmarcar la casilla de verificación. 26
9. Provisiones de pasivos. Al igual que la hoja anterior se incluye el cálculo predeterminado el cual puede modificarse mediante las casillas de verificación. Estos datos a su vez se encuentran vinculados a la determinación del resultado fiscal del ejercicio. 10. Pasivos N.D. En caso de que al cierre del ejercicio actual o anterior se tengan cuentas por pagar a Personas Físicas, Sociedades Civiles, Asociaciones Civiles, Donatarias, Suministro de Agua y Recolección de Basura, estos se tendrán que relacionarse y seleccionar en la columna C si se trata de pasivos a tasa general o a tasa cero y exentos. Estos datos también se vinculan al resultado fiscal. 27
11. Salarios Por Pagar. Debido que en el código agrupador se establecen cuentas especiales para los salarios pendientes de pago al cierre del ejercicio se incluye en esta hoja el cálculo predeterminado de los saldos iniciales y finales del ejercicio y para determinar el importe de los salarios se tendrían que agregar el importe del subsidio al empleo y el importe de las deducciones de las nóminas. 12. Parte ND de Salario Exentos. Se incluye todas las cuentas de sueldos y salarios del código agrupador los cuales se podrán personalizar con las casillas de verificación. Para la determinación de la Parte No Deducible de los salarios exentos se está considerando lo establecido en el artículo 28 de la LISR así como la regla miscelánea correspondiente. 28
Una vez que se tiene la integración del total de los salarios pagados, se deberá incluir las cantidades exentas por cada tipo de salario así como los datos del ejercicio anterior para determinar las proporciones del ejercicio actual y el anterior, con los cual se podrá determinar si la parte deducible corresponderá al 47 o al 53%. Para precisar en su caso el importe correcto de los salarios se deja la columna de otros pagos en la cual se podrán incluir cantidades adicionales. 29
13. Costo de lo vendido Fiscal. Para la determinación del costo se incluye el cálculo en base a los estados financieros contables y se dejan los campos necesarios para incluir las cantidades no deducibles incluidos en las cuentas de costos. También se consideran las celdas para incluir las depreciaciones fiscales relacionadas con el proceso de producción, así como la parte de las depreciaciones incluidas en la producción en proceso de las mercancías o productos terminados. Una vez incluidos todos estos datos se podrá obtener el importe del costo de Venta Fiscal para la determinación del resultado fiscal. 30
14. Inventario Acumulable. Para los casos en que aún se tengan que acumular inventarios de mercancías del ejercicio 2004 conforme a las disposiciones transitorias, se incluye este cálculo en el cual se tendrán que agregar los datos solicitados. Al tener capturados todos los datos también se determinan las cantidades históricas y por diferencia el monto de los inventarios pendientes de acumular. 31
15. Pérdidas fiscales de ejercicios anteriores. Para la determinación de las pérdidas fiscales se requiere indicar el monto de la pérdida, el ejercicio en que se originó la pérdida, el mes inicial del ejercicio y el mes final del ejercicio para determinar correctamente los factores de actualización. Una vez capturada dicha información se obtendrá el importe actualizado de las pérdidas al último mes del ejercicio en que se generó. Para actualizarla al último mes de la primera mitad del ejercicio en sé que va aplicar se deberá capturar el año en las columnas de las amortizaciones. Se incluyen las celdas para incluir el monto de las amortizaciones realizadas en ejercicios anteriores para determinar de manera histórica la cantidad pendiente a aplicar en el ejercicio. Se deberán incluir tantas pérdidas fiscales como sean permitidas y en la parte final del formato se obtendrán los importes de las pérdidas fiscales por amortizar al inicio del ejercicio, el monto de las amortizaciones en el ejercicio y el monto de remanente por aplicar. 32
16. Resultado Contable y Fiscal. Una vez que se han complementado todas las hojas anteriores se tendrá la determinación del Resultado Fiscal a partir del Resultado Contable y se tendrá la posibilidad de agregar datos no considerados en las cedulas incluidas en este complemento Excel. 17. Conciliación entre el Resultado Contable y Fiscal. A partir de la hoja anterior se determina la Conciliación entre el Resultado Contable y Fiscal, en el cual se determina la Utilidad o Pérdida Fiscal considerando los Ingresos Fiscales No Contables, Deducciones Contables No Fiscales, Deducciones Fiscales No Contables e Ingresos Contables No fiscales. 33
Para la determinación del Resultado Fiscal se considera el importe de las pérdidas fiscales y el importe de la PTU pagada, la cual se determina de manera automática teniendo en cuenta la clasificación del Código Agrupador, con los cual tendremos el importe de la base del ISR así como la tasa y el ISR causado. 34
Para concluir con la determinación de la cantidad a pagar o a favor se deberán complementar con los importes de Reducciones de Impuestos, Estímulos Fiscales, Pagos Provisionales Enterados a la Federación, ISR Retenido y Otras Cantidades a Cargo o a Favor. En esta hoja también se determina el importe de la PTU generada durante el ejercicio considerando lo establecido en el artículo 9 de la LISR. 35
18. Coeficiente de Utilidad. Debido a que ya se tienen todos los datos para determinar el coeficiente de utilidad para aplicar en el ejercicio siguiente en la determinación de los pagos provisionales, se incluye el cálculo correspondiente con la opción de modificar en las celdas de Otros Conceptos. 19. Cuenta de Utilidad Fiscal Neta hasta el ejercicio 2013. Con el uso de esta hoja podemos determinar fácilmente el importe actualizado de la CUFIN del ejercicio 2013 y anteriores. Recordemos que esta separación en la determinación de la CUFIN se debe a que la CUFIN generada a partir del ejercicio 2014 está gravada con un 10% adicional de ISR. Los datos que se necesitan de cada ejercicio son, el Resultado fiscal, el ISR causado, la PTU del ejercicio, las partidas no deducibles y la PTU pagada. En esta hoja se pueden insertar nueva filas, las cuales corresponderán a un nuevo mes de actualización, por lo que si se pretende actualizar al cierre del ejercicio en la columna año se ingresará 2016 y en la columna mes en número 12. 36
En los casos en que se tengan movimientos de dividendos en más de un mes del ejercicio, podrán insertarse las filas necesarias e indicar el año y mes de la actualización. De esta manera podemos determinar de manera histórica desde el ejercicio en que se generó la CUFIN hasta el cierre del ejercicio y no únicamente el saldo inicial más la UFIN del ejercicio. 20. Cuenta de Utilidad Fiscal Neta de 2014 y posteriores Como ya lo mencionamos debemos calcular la CUFIN de 2014 y posteriores ya que estas estarán gravadas con un 10% de ISR. Para ello se incluye esta cédula de determinación que funciona capturando los datos de la UFIN de ejercicios anteriores. En esta hoja también se pueden agregar nueva filas como sean necesarias a fin de considerar todos los meses en que se tengan movimientos de dividendos. Para el caso de la UFIN del ejercicio se tendrá que insertar la fila que contenga el mes de diciembre del ejercicio actual y se ejecutará el botón Obtener datos UFIN, el cual va a copiar los datos de la conciliación entre el resultado contable y fiscal y los incluirá en la fila mencionada en este párrafo. 37
21. CUFIN Reinvertida. Como ya sabemos esta Cuenta se generó opcionalmente durante los ejercicios 1999, 2000 y 2001 y consiste en diferir una parte del pago de ISR de dichos ejercicios en cuanto no se pague los dividendos generados en dichos ejercicios. Es importante mencionar también que cuando el contribuyente realice algún pago de dividendo tendrá que considerarse que proviene de la CUFIN reinvertida hasta que esta se agote. Por lo anterior se incluye esta cedula en la cual se tendrá que incluir el monto de CUFINRE generada en cada ejercicio e insertar tantas filas como sean necesarias para indicar el mes en que se realiza algún movimiento hasta agotarla. 38
22. Cuenta de Capital de Aportación Actualizada. Un dato informativo que se solicita en la declaración anual es el de la Cuenta de Capital de Aportación Actualizado, por lo que para determinarlo de manera muy sencilla se incluye esta cédula la cual la calcula de manera histórica. Los datos a ingresar son muy sencillos y son, el importe de la aportación de capital inicial, la fecha en que se aportó, la fecha de actualización y en su caso los datos de las nuevas aportaciones o reducciones en el mes que se realicen. Una vez que se han capturado los datos, se calcula la CUCA actualizada y se considera dentro de los datos informativos de la declaración anual. Se pueden insertar tantas filas como sean necesarias hasta la fecha actual. 39
23. Datos Informativos. La información de esta hoja se obtiene de las balanzas conforme a la clasificación del código agrupador. Se puede colocar el cursor sobre las celdas para visualizar los códigos que lo integran o el origen de cada saldo. Es posible también precisar las cifras utilizando las columnas de Cargos y Abonos en caso de que no se obtenga una cifra definitiva de la balanza de comprobación. Se obtienen también los datos de informativos de las cifras al cierre, los dividendos distribuidos y la Participación de utilidades, los cuales posteriormente se trasladaran al formulario 18 del DEM. 24. Formulario 18 del DEM. La hoja siguiente contiene el formulario 18 del DEM con las celdas vinculadas de las hojas anteriores, por lo que están listas para imprimirse en su caso y realizar la captura en la página del SAT del contribuyente. 40
25. Cuentas de Orden. En esta hoja se obtienen los ajustes de cuentas de orden para efectos de la presentación de la balanza anual ajustada al cierre del ejercicio después del envío de la declaración anual. 41