SISTEMA DE VIAJES AL EXTERIOR Y EN EL EXTERIOR SVEE MANUAL DE USUARIO FUNCIONARIO CON PERMANENCIA EN EL EXTERIOR Agosto 2017 Presidencia de la República Secretaría General de la Presidencia
SECRETARIA GENERAL DE LA PRESIDENCIA MANUAL DEL SISTEMA DE VIAJES AL EXTERIOR Código Elaborado por: Nadia Ortiz Versión 1.3 Actualizado por: Francisca Coronel Número de Páginas: 32 Revisado por: Natalia Castillo Presidencia de la República Secretaría General de la Presidencia
Versión del documento Fecha de revisión (dd/mm/aa) 28/08/17 V1.3 Cambio realizado República del Ecuador Presidencia de la República Secretaría General de la Presidencia Dirección de Tecnologías de la Información Manual de Usuario para Funcionario con permanencia en el exterior Este documento se encuentra sujeto a la licencia Creative Commons Atribución-No Comercial 3.0 Ecuador. Licencia Usted es libre para: Compartir: Copiar y redistribuir el material en cualquier medio o formato Adaptar: Combinar, transformar y crear a partir del material El licenciante no puede revocar estas libertades en tanto usted siga los términos de la licencia. Bajo los siguientes términos: Atribución: Usted debe reconocer los créditos de la obra de manera adecuada, proporcionar un enlace a la licencia, e indicar si se han realizado cambios. Puede hacerlo en cualquier forma razonable, pero no de forma tal que sugiera que tiene el apoyo del licenciante o lo recibe por el uso que hace. No Comercial: Usted no puede hacer uso del material con fines comerciales. Usted no puede aplicar términos legales ni medidas tecnológicas que restrinjan legalmente a otros hacer cualquier uso permitido por la licencia. No hay restricciones adicionales. Para mayor información: Presidencia de la República Secretaría General de la Presidencia Dirección de Tecnologías de la Información (DTICs) Quito Ecuador stecnico@presidencia.gob.ec Presidencia de la República Secretaría General de la Presidencia
INDICE 1. INTRODUCCIÓN... 5 2. JUSTIFICACIÓN... 5 3. GLOSARIO DE TÉRMINOS... 6 4. PROCESO VIAJES EN EL EXTERIOR...7 4.1.1 Introducción al proceso de viajes en el exterior...7 5. SISTEMA DE VIAJES AL EXTERIOR Y EN EL EXTERIOR FUNCIONARIOS CON PERMANENCIA EN EL EXTERIOR... 9 5.1 DESCRIPCIÓN... 9 5.2 Estructura y Funcionalidad del Sistema... 9 5.2.1 Estructura...9 5.2.2 Funcionalidad del Sistema...10 5.2.2.1 Mis Solicitudes...11 5.2.2.2 Nueva Solicitud...12 5.2.2.3 Solicitudes por enviar...15 5.2.2.4 Solicitudes avaladas...17 5.2.2.5 Solicitudes por validar...17 5.2.2.6 Solicitudes incumplidas...18 5.2.2.7 Estado de Solicitudes...19 5.2.2.8 Solicitudes por Autorizar...20 5.2.2.9 Solicitudes autorizadas / rechazadas...22 5.2.2.10 Resultados del Viaje...22 5.2.2.11 Solicitudes por Finalizar...24 5.3 REQUERIMIENTOS... 32 Presidencia de la República Secretaría General de la Presidencia
1. INTRODUCCIÓN En la actualidad, el Gobierno Nacional ha considerado indispensable optimizar la asignación y uso de recursos económicos y financieros para garantizar que se cumplan los objetivos y metas previstos, ante lo cual es necesario implementar procesos de veeduría y control a las actividades que se desarrollan en los diferentes ministerios y entidades de Gobierno. La Presidencia de la República diseñó e implantó un módulo informático para analizar, controlar y dar seguimiento a los viajes al exterior que realizan los funcionarios y autoridades de las diferentes entidades del sector público. Basados en el Acuerdo Ministerial N 0026 del 29 de agosto de 2017, en el que se expide el Reglamento de viajes al exterior y en el exterior de los servidores públicos de las instituciones de la Administración Pública Central, Institucional y que dependen de la Función Ejecutiva (APCID), Art. 3.- Viaje al exterior.- Aquel realizado por las y los servidores públicos que tienen como fin diferentes destinos internacionales, partiendo desde el Ecuador. Y Art. 6.-... La autorización de los viajes se realizará a través del, administrado por la Secretaría General de la Presidencia de la República, de acuerdo al siguiente detalle: VIAJES EN EL EXTERIOR REQUIRENTE AUTORIZA Embajador jefe de misión, representantes de Máxima autoridad de la institución en el organismos internacionales y máximas Ecuador o su delegado. autoridades que se encuentren en el exterior. Cónsules Viceministro de Movilidad Humana o su delegado Servidores públicos con permanencia en el exterior Máxima autoridad de la institución en el exterior. Mediante Articulo 1 del Decreto No.5 del 24 de mayo de 2017, la Presidencia de la República, decreta, Suprímase la Secretaría Nacional de la Administración Pública y en función de este articulo transfiriendo las atribuciones que correspondían a la SNAP previstas en los artículos 13 y 15 del Estatuto del Régimen Jurídico y Administrativo de la función ejecutiva a las siguientes entidades Secretaria General de la Presidencia de la República, Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, Ministerio de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información y Ministerio de Trabajo. Adicionalmente, en el mismo Decreto se establece como atribuciones a la Secretaría General de la Presidencia de la República: f) Expedir acuerdos de autorizaciones de vacaciones, licencias con y sin remuneración, permisos y demás autorizaciones para autoridades de la Función Ejecutiva comprendidas en el grado ocho de la escala del nivel jerárquico superior. 2. JUSTIFICACIÓN Una de las responsabilidades de la Presidencia de la República es realizar el control de la gestión cotidiana de los ministerios y entidades de Gobierno, así como de liderar el proceso de información oportuna y continua, desarrollando sistemas informáticos como mecanismo de rendición de cuentas y transparencia. Página 5 de 32
Con la finalidad de disponer de una herramienta de apoyo y soporte a la gestión de la Presidencia de la República diseñó un sistema informático para almacenar la información de todos los viajes que las autoridades y funcionarios de las diferentes entidades del sector público realicen al exterior, desde la solicitud de aprobación hasta el registro del informe respectivo una vez concluido el viaje. Cabe resaltar que el diseño del está sustentado en el Acuerdo Ministerial No. 0026 de 29 de agosto de 2017. 3. GLOSARIO DE TÉRMINOS APCID SNAP SGE DTICS UATH Institución Pública SVEE SVEE-PRO Servidor Público Usuario AIQ Administración Pública Central e Institucional de la Función Ejecutiva. Secretaría Nacional de la Administración Pública Subsecretaría de Gobierno Electrónico Dirección de Tecnologías de la Información Unidad Administrativa de Talento Humano Entidad del Sector Público perteneciente a cualquier función del estado., que permite la creación, envío, autorización/rechazo, finalización e ingreso de detalle de gastos de un viaje realizado al exterior y en el exterior por parte de un servidor público y/o máxima autoridad de las entidades del Sector Público de la APCID. Sistema de Viajes al exterior y en el exterior Producción. http://viajes.presidencia.gob.ec Persona perteneciente a alguna de las entidades de la APCID. Servidor Público que utiliza el SVEE. Administrador Institucional Quipux Página 6 de 32
4. PROCESO VIAJES EN EL EXTERIOR 4.1.1 Introducción al proceso de viajes en el exterior Se describe a continuación el proceso para viajes en el exterior; se indica cada una de las etapas o actividades, con su respectiva secuencia, etapas anteriores y etapas siguientes, como se muestra en la figura 1: Figura 1. Sistema de Viajes al exterior y en el exterior para Funcionario en el exterior 1 Nueva solicitud.- El funcionario público con permanencia en el exterior, realiza la solicitud de autorización del viaje a su Máxima Autoridad; para lo cual registra los detalles del viaje (información del funcionario, información del viaje: destino, duración, motivo, objetivo del viaje, etc.). 1 y adjunta los documentos habilitantes obligatorios (invitación y/o requerimiento, itinerario o reserva, informe de justificación, agenda y certificación presupuestaria). Validación.- La Unidad Administrativa de Talento Humano (UATH) de cada institución de la APCID, valida la información enviada por el funcionario antes de pasar a la autorización de la Máxima Autoridad Institucional. En caso de que la UATH devuelva la solicitud al funcionario para modificar y/o completar la información, el sistema informático comunica inmediatamente al funcionario que desea hacer el viaje, a través de un correo electrónico y a través del sistema. Previamente, se realiza un proceso de capacitación a los responsables de cada ministerio y entidad de Gobierno, asignándoles claves de acceso y usuario. Página 7 de 32
Autorización.- La Máxima Autoridad Institucional autoriza o rechaza las solicitudes de viaje que realizan los funcionarios públicos previa validación de la UATH, aspecto que el sistema informático comunica inmediatamente al funcionario que desea hacer el viaje, a través de un correo electrónico y a través del sistema.2 Registro informe de resultados del viaje.- Una vez que los funcionarios con permanencia en el exterior retornan del viaje, ellos deben, en el sistema, realizar el registro de los logros, compromisos adquiridos, beneficios del viaje realizado (informe de resultados del viaje), el número de liquidación y el documento de liquidación presupuestaria. En caso de no realizar este registro, se restringirá automáticamente la posibilidad de realizar una nueva solicitud de viaje. Finalización del viaje.- Una vez que el funcionario haya registrado los resultados de su viaje, la Máxima Autoridad Institucional será la encargada de finalizar el proceso. En caso de que los objetivos del viaje realizado por el funcionario no cumpla con el Informe de Resultados del Viaje, la Máxima Autoridad cerrará igualmente el proceso (Finalizar con incumplimiento), no sin antes indicar la observación de incumplimiento. 2 Las autorizaciones se realizan con firma digital. Página 8 de 32
5. SISTEMA DE VIAJES AL EXTERIOR Y EN EL EXTERIOR FUNCIONARIOS CON PERMANENCIA EN EL EXTERIOR A continuación se presenta el instructivo que posibilita que los Funcionarios con permanencia en el exterior de las instituciones de la APCID, realicen las solicitudes y registro de información sobre los viajes al exterior y en el exterior a través del Internet. Tal como se estipula en el Acuerdo Ministerial N 0026, las solicitudes de viaje creadas por los funcionarios con permanencia en el exterior deben ser autorizadas por su Máxima Autoridad y, posteriormente deberán ser justificadas mediante la presentación de un informe de resultados del viaje, concreto y específico, en el cual se indique los logros, compromisos adquiridos, o beneficios del viaje realizado. Dada la importancia de la información solicitada, el Sistema de Viajes al exterior y en el exterior, permite el ingreso de datos específicos, estrictamente ceñidos a un formato preestablecido. Para ello, es necesario tener en cuenta el presente instructivo antes y durante el ingreso de información correspondiente al viaje. 5.1 DESCRIPCIÓN Es un sistema informático que permite enviar solicitudes de autorización de viajes al exterior y en el exterior, de un funcionario público con permanencia en el exterior, automáticamente a la Máxima Autoridad Institucional para su autorización, previa validación de documentación por parte de la UATH institucional. 5.2 Estructura y Funcionalidad del Sistema 5.2.1 Estructura El sistema de Viajes maneja una estructura sencilla y funcional, como se muestra en la figura 2: Información del usuario y ayuda (1) Opciones del Menú (2) Página Principal Contenido (3) Página 9 de 32
Figura 2. Estructura de la página del sistema de viajes al exterior y en el exterior 5.2.2 Funcionalidad del Sistema Para ingresar al Sistema de Viajes al exterior y en el exterior, debe conectarse a la dirección electrónica http://viajes.presidencia.gob.ec, posteriormente aparecerá la pantalla de acceso, dando clic en AQUÍ, como se muestra en la figura 3: Figura 3. Pantalla para ingresar al Sistema de Viajes al exterior y en el exterior Una vez que haya ingresado, el sistema solicitará el nombre de usuario y clave de acceso, que serán los mismos con el que el funcionario ingresa al Sistema de Gestión Documental Quipux3, y haga un clic en el botón Ingresar, tal como se muestra en la figura 4: Figura 4. Pantalla de acceso a las Solicitudes de viaje al exterior y en el exterior Nota.- En caso de no tener asignado un Usuario o no recordar la clave comuníquese con el personal técnico de la Institución a la que pertenece (AIQ). 3 El usuario debe estar creado en el Sistema Quipux y tener permisos en el Sistema de Viajes. El personal técnico de la institución debe estar capacitado en esta funcionalidad. Cualquier inquietud enviar un correo a: stecnico@presidencia.gob.ec Página 10 de 32
Los Perfiles que intervienen en la creación de una solicitud de viajes para un funcionario con permanencia en el exterior, son los siguientes: - Funcionario: Crea y da seguimiento a la solicitud de viaje UATH: Unidad Administrativa de Talento Humano valida que la información de la solicitud de viaje este correcta y completa. Máxima Autoridad Institucional o su Delegado: Autoriza o rechaza la solicitud de viaje. En este acápite se maneja toda la información relacionada con la solicitud de viaje, como aspecto previo a la autorización de la Máxima Autoridad Institucional, así como con el registro del informe de resultados una vez realizado el viaje. El sistema organiza y clasifica la información con objetos de fácil uso: listas de selección, pestañas y cuadros de texto, etc. Una vez ingresado al sistema aparece la pantalla inicial, en la que se visualizan todos los campos que forman parte del sistema, y las opciones que se presentan en la pantalla del perfil de Funcionario con permanencia en el exterior, los cuales se describen a continuación, como se muestra en la Figura 5: Figura 5. Pantalla inicial que se presenta al Funcionario al momento que ingresa al sistema. AL SOLICITAR UN VIAJE PANTALLAS PARA EL FUNCIONARIO: 5.2.2.1 Mis Solicitudes A esta opción tiene acceso todo usuario del sistema. Esta opción agrupa todas las solicitudes que tiene el funcionario con permanencia en el exterior que se encuentra logeado en el sistema, señalándose el estado en que se encuentra cada una de ellas (por enviar, en trámite, autorizada, rechazada, finalizada). También, permite visualizar la ficha técnica de datos de cada solicitud (botón Ver ). Página 11 de 32
Además, en la casilla No. se puede especificar una solicitud determinada para no visualizar todo el registro histórico de sus solicitudes; una vez que se haya digitado el No. de solicitud hacer un clic en el botón Buscar, tal como se muestra en la figura 6: Figura 6. Pantalla Mis Solicitudes 5.2.2.2 Nueva Solicitud A esta opción tiene acceso todo usuario del Sistema y puede crear dos tipos de solicitudes de viaje: - Solicitud Normal.- Esta solicitud es creada por un funcionario que haya planificado su viaje con anticipación y esté dentro de los límites de tiempo que establece el Acuerdo N 0026. Solicitud Extemporánea.- Esta solicitud es creada por un funcionario que ya realizó el viaje y que no lo registró previamente en el sistema de viajes como una solicitud normal. Al momento de crear la solicitud, el funcionario deberá seleccionar la opción INGRESO EXTEMPORÁNEO (ver Ingreso Extemporáneo). Esta opción se encuentra conformada por dos fichas de datos (Información General y Anexos) en las cuales se registra información necesaria para solicitar autorización para un viaje al exterior y en el exterior. Esta información es fundamental para que la UATH proceda con el análisis y validación, previa a la autorización o rechazo respectivo de la Máxima Autoridad Institucional, tal como se muestra en la figura 7: Página 12 de 32
Figura 7. Pantalla a la que puede acceder todo funcionario para crear una nueva solicitud Nota. Todos los campos con (*) de color rojo son obligatorios. Ficha: Información General En esta ficha, en el apartado Información del Funcionario que Viaja, se registra automáticamente toda la información personal del funcionario: nombre, cargo, teléfono, email; estos datos son tomados de Quipux. Además, es importante manifestar que al registrar el Tipo de Cargo el Funcionario con permanencia en el exterior, debe escoger Funcionario en exterior. En el apartado Información del Viaje, cada funcionario debe registrar el país de origen, ciudad de origen, país de destino, ciudad de destino, motivo, tipo de financiamiento, objetivos del viaje, resultados esperados del viaje, etc., como se muestra en la figura 8. Página 13 de 32
Figura 8. Pantalla de Información General que debe llenar el funcionario Si el funcionario ingresa una fecha de retorno menor a la fecha de salida, el sistema enviará una alerta, como se muestra en la figura 9: Figura 9: Pantalla de alerta cuando fecha de retorno es menor a fecha de salida Una vez ingresada toda la información, se debe dar clic en el botón Guardar. Es necesario aclarar que para mitigar inconvenientes durante el proceso de Autorización de solicitudes de viaje se recomienda realizar la creación/envío con tres días de antelación. Ficha Anexos Página 14 de 32
En esta ficha, el funcionario con permanencia en el exterior, debe anexar los archivos habilitantes (invitación y/o requerimiento, itinerario o reserva, informe de justificación, agenda y certificación presupuestaria) para poder enviar su solicitud de viaje, tal como se muestra en la figura 10: Figura 10. Pantalla para ingresar documentos habilitantes El tipo de archivos que se deben anexar son (.pdf) con un tamaño máximo de 3MB. En caso de no anexar los documentos obligatorios y querer enviar la solicitud, el sistema dará una alerta al funcionario, por cada anexo faltante, tal como muestra en la figura 11: Figura 11: Pantalla de aviso que ingrese los anexos faltantes 5.2.2.3 Solicitudes por enviar En esta pantalla aparecen las solicitudes que el funcionario con permanencia en el exterior creó, pero que aún no han sido enviadas a la UATH para la validación de documentación, como se muestra en la figura 12: Página 15 de 32
Figura 12. Solicitud por enviar En este campo, si el funcionario tiene lista la solicitud y decide enviarla, el sistema de viajes validará que entre la fecha de envío de la solicitud y la fecha de creación de la solicitud, no haya una diferencia mayor a 9 días (10 días desde la fecha de creación). Si el funcionario envía su solicitud de viaje luego de 10 días (contados a partir de la fecha de creación), el sistema dará una alerta, tal como se muestra en la figura 13: Figura 13. Pantalla de alerta cuando excede la fecha de envío de la solicitud 5.2.2.4 Solicitudes avaladas Página 16 de 32
Los Funcionarios con permanencia en el exterior no tendrán información en esta bandeja. Esta opción es utilizada únicamente por funcionarios en el Ecuador que necesitan de un Aval, previo al envío de la solicitud a la UATH. PANTALLAS PARA UNIDAD ADMINISTRATIVA DE TALENTO HUMANO - UATH 5.2.2.5 Solicitudes por validar Esta opción es de uso exclusivo de la UATH, pues es aquí donde la persona encargada de Talento Humano revisa toda la información enviada por el funcionario y la valida o la devuelve al funcionario, para que modifique o complete la información. En caso de devolución, el sistema automáticamente envía una notificación al funcionario indicando que su solicitud ha sido devuelta. La pantalla que se presenta a la persona de talento humano, se muestra en la figura 14: Figura 14. Pantalla que ve la persona de la UATH para validar o devolver una solicitud En caso de que el Motivo escogido por el funcionario con permanencia en el exterior haya sido Formación o Capacitación, al momento de validar, a la UATH se le mostrará una pop-up con el mensaje que se muestra en la figura 15: Página 17 de 32
Figura 15: Aviso a la UATH al validar, cuando el motivo es Formación o capacitación Una vez que el funcionario da clic en el mensaje Aceptar, ingresa a la pestaña de anexos para agregar el Informe favorable y la lista de participantes, como se muestra en la figura 16: Figura 16. Pantalla para anexar Informe favorable y lista de participantes Ya grabados los anexos se procede a enviar la solicitud para autorización de la máxima autoridad o su delegado. NOTA: Es responsabilidad de la UATH verificar que no viajen más de tres personas a un mismo evento. En caso de que haya más de tres (3) servidores públicos asistiendo al mismo evento, la UATH analizará la respectiva justificación que será emitida por la Máxima Autoridad Institucional o el Jefe Inmediato del funcionario que realizará el viaje. 5.2.2.6 Solicitudes incumplidas Esta opción es de uso exclusivo de la UATH, y agrupa todas las solicitudes de viaje realizadas por los funcionarios con permanencia en el exterior y que fueron finalizadas con una observación de incumplimiento por parte de la Máxima Autoridad Institucional Página 18 de 32
o su Delegado. La pantalla que mira la persona de la UATH que tiene este permiso, se muestra en la figura 17: Figura 17: Pantalla con listado de Solicitudes Incumplidas. Además, la persona de talento humano que tenga acceso a la opción Solicitudes Incumplidas, podrá visualizar la ficha técnica de datos de cada solicitud (botón Ver ), y acceder a la solicitud, como se muestra en la figura 18: Figura 18. Solicitud Finalizada con Incumplimiento 5.2.2.7 Estado de Solicitudes Esta opción agrupa todas las solicitudes de viaje realizadas por los funcionarios con permanencia en el exterior, señalándose el estado en que se encuentra cada una de Página 19 de 32
ellas (por enviar, en trámite, autorizada, rechazada, finalizada). También, permite visualizar la ficha técnica de datos de cada solicitud (botón Ver ). Además, en la casilla No. se puede especificar una solicitud determinada para no visualizar todo el registro histórico de sus solicitudes. De igual manera se puede buscar solicitudes por Tipo Cargo y Nombre o cédula de identidad, tal como se muestra en la figura 19: Figura 19. Lista de solicitudes realizadas por Funcionarios con permanencia en el exterior PANTALLAS PARA MÁXIMA AUTORIDAD INSTITUCIONAL 5.2.2.8 Solicitudes por Autorizar Esta opción es de uso exclusivo de la Máxima Autoridad Institucional o su Delegado, pues es aquí en donde se autoriza o rechaza cada solicitud de viaje al exterior y en el exterior. La pantalla inicial que se muestra a la Máxima Autoridad cuando tiene solicitudes por autorizar, se muestra en la figura 20: Figura 20. Pantalla que ve la Máxima Autoridad cuando tiene solicitudes por autorizar La Máxima Autoridad Institucional o su Delegado, deben ingresar a cada solicitud que tiene por autorizar y una vez ahí autorizará o rechazará el viaje, tal como se muestra en la figura 21: Página 20 de 32
Figura 21. Solicitud a ser autorizada o rechazada por la Máxima Autoridad o su Delegado Para la autorización se requiere firma digital, tal como se muestra en la figura 22: Figura 22. Solicitud de Viaje al Exterior y en el Exterior para ser firmada digitalmente Página 21 de 32
Una vez que la Máxima Autoridad o su Delegado, autorice con firma digital la solicitud, el funcionario con permanencia al exterior realizará su viaje y al retornar, ingresará con su usuario y clave al sistema para ingresar el resultado del viaje. 5.2.2.9 Solicitudes autorizadas / rechazadas Esta opción permite ver el listado de todas las solicitudes de viaje autorizadas o rechazadas por la Máxima Autoridad Institucional o su Delegado, así también permite visualizar la ficha técnica de datos de cada solicitud (botón ver ), al igual que realizar búsqueda por nombre y cédula o por No. de solicitud, tal como se muestra en la figura 23: Figura 23. Pantalla solicitudes autorizadas/ rechazadas para Máxima Autoridad AL RETORNO DEL VIAJE PANTALLAS PARA FUNCIONARIO: 5.2.2.10 Resultados del Viaje Una vez que el viaje fue autorizado el funcionario a su retorno debe ingresar al sistema de viajes para registrar el Resultado del Viaje, en esta pestaña debe ingresar la información de la gestión y resultados del viaje realizado por el funcionario. Los campos que debe ingresar, son obligatorios y son los siguientes: Logros Obtenidos Compromisos Adquiridos Beneficios de la Comisión de Servicios al Exterior Observaciones y Recomendaciones Informe de Resultados En el campo Informe de Resultados se debe anexar el archivo del informe de Resultados del viaje realizado por el funcionario, formato que se puede obtener desde el icono de descarga, como se muestra en la figura 24: Página 22 de 32
Figura 24: Pantalla para ingresar el Resultado del Viaje Una vez que el usuario agregue y guarde el Resultado del Viaje, podrá ingresar el Detalle de Gastos, para esto se desplegarán los siguientes campos: Detalle de Gastos.- Se debe ingresar la información de Tipo de Financiamiento, Tipo de Gasto y valor; si requiere ingresar otro Tipo de Gasto y Valor debe dar clic en el botón Añadir Liquidación Presupuestaria:.- Se debe ingresar el Número de Liquidación Presupuestaria y el archivo anexo correspondiente. La pantalla que aparece se muestra en la figura 25: Figura 25. Pantalla Detalle de Gastos Página 23 de 32
Nota. Si el tipo de financiamiento de la solicitud fuere Organización Anfitriona o Personal no esta obligado a ingresar el Detalle de Gastos ni la Liquidación Presupuestaria y podrá Enviar para Finalización. Nota. El funcionario tiene 30 días a partir del retorno del viaje para finalizar el proceso. En el caso de un Ingreso Extemporánea los 30 días son contados desde la fecha de creación de la solitcitud. A partir de la fecha de retorno del viaje el funcionario tiene 30 días para realizar el proceso de finalización de la solicitud de viaje, si pasado estos días no lo ha hecho automáticamente la solicitud se cerrará con el estado Cerrado con Incumplimiento ; es importante conocer que mientras tenga una solicitud cerrada con incumplimiento no podrá generar una nueva solicitud, es decir la máxima autoridad no tendrá habilitada la opción de Nueva Solicitud. Para poder generar una nueva solicitud, debe solicitar a la Secretaría General de la Presidencia la habilitación de la solicitud que fue cerrada con incumplimiento para que pueda finalizar correctamente; a partir de la habilitación tiene 5 días para finalizar la solicitud. PANTALLAS PARA MÁXIMA AUTORIDAD: 5.2.2.11 Solicitudes por Finalizar Esta opción es de uso exclusivo de la Máxima Autoridad Institucional o su Delegado, pues aquí se finalizará el proceso con o sin cumplimiento del objeto del viaje que el funcionario haya realizado el viaje, tal como se muestra en la figura 26: Figura 26: Lista de solicitudes por finalizar por parte de la Máxima Autoridad La Máxima Autoridad podrá ver la ficha técnica de datos de cada solicitud (botón ver ) por finalizar, y ahí proceder a finalizar con o sin cumplimiento, como se muestra en la figura 27: Página 24 de 32
Figura 27: Pantalla en la que la Máxima Autoridad finaliza el proceso. Si la Máxima Autoridad verifica que el funcionario no cumplió con el objeto del viaje, finalizará el proceso con incumplimiento, en donde se desplegará una pop-up para que la Máxima Autoridad Institucional o su Delegado ingrese la observación de incumplimiento y se dé por terminado el proceso, tal como se muestra en la figura 28: Figura 28: Pantalla de finalización con incumplimiento. Página 25 de 32
ALCANCE AL VIAJE Si el funcionario con permanencia en el exterior se encuentra aún en viaje y necesita hacer un alcance al mismo, ingresará al sistema de viajes al exterior y en el exterior, con su usuario y contraseña e ingresará a Mis Solicitudes y seleccionará la solicitud autorizada correspondiente al viaje que está realizando, al final de la pantalla podrá ver el botón Alcance, tal como se muestra en la figura 29: Figura 29. Pantalla que me permite realizar un Alcance al viaje Una vez que el funcionario dé clic sobre el botón Alcance (como se muestra en la figura anterior), se desplegará una nueva pantalla con Alcance No. En la cual ingresará toda la información que se necesite para solicitar el alcance requerido, tal como se muestra en la figura 30: Página 26 de 32
Figura 30: Pantalla de Alcance de solicitud al viaje Una vez que el usuario ingrese la información y proceda a guardar el Alcance, se mostrará una alerta al funcionario, como se muestra en la figura 31: Figura 31. Pantalla de confirmación del Motivo del Alcance Página 27 de 32
Cuando el funcionario confirme que el motivo del alcance es Igual al Motivo de Solicitud, guardará y enviará el Alcance y el proceso continuará igualmente que si fuera una solicitud de viaje normal (salvo que aquí no necesita anexar los documentos obligatorios, siempre y cuando el motivo del alcance sea el mismo que el de la solicitud), generándose el número de Alcance, como se muestra en la figura 32: Figura 32: Pantalla de Alcance listo para ser enviado Página 28 de 32
INGRESO EXTEMPORÁNEO Un funcionario con permanencia en el exterior, que obligadamente realizar un viaje y no pueda crear la solicitud o la fecha de creación de la solicitud no cumpla la validación de 3 días laborables de antelación al viaje, deberá realizar un ingreso extemporáneo, máximo 30 días posteriores al viaje realizado. Al retorno del viaje, el funcionario deberá crear una nueva solicitud como Ingreso Extemporáneo y automáticamente el sistema habilitará un campo Justificación por ingreso extemporáneo adicional a los campos obligatorios que hay en una solicitud, como se muestra en la figura 33: Figura 33. Solicitud por Ingreso Extemporáneo Además de los documentos obligatorios que se anexan a una solicitud normal, cuando se trata de un ingreso extemporáneo se deberá obligatoriamente subir el Anexo del Ingreso Extemporáneo tal como se muestra en la figura 34: Página 29 de 32
Figura 34. Anexos Solicitud con Ingreso Extemporáneo Una vez guardados los anexos se procede al envío de la solicitud con ingreso extemporáneo, y se continúa con el proceso de igual manera que si fuera una solicitud normal, tal como se muestra en la figura 35: Figura 35: Pantalla de solicitud enviada con ingreso extemporáneo Página 30 de 32
Es importante señalar, que en un Ingreso Extemporáneo, la fecha de salida y fecha de retorno del viaje, deben ser anteriores a la fecha de creación de la solicitud. En caso de que el funcionario ingrese fechas posteriores a la fecha de creación, el sistema enviará una alerta, como se muestra en la figura 36: Figura 36. Pantalla de alerta cuando fecha de salida es mayor a fecha de creación de solicitud en Ingreso Extemporáneo Art. 13.- Emergencia o fuerza mayor.- Si por casos de emergencia o fuerza mayor el ingreso de la solicitud no es posible con la anticipación requerida en el presente Reglamento (tres días de antelación al viaje), la entidad deberá generar una solicitud a través del hasta cinco (5) días después del retorno del viaje, solicitando el ingreso extemporáneo del mismo, con la debida justificación de la emergencia o fuerza mayor, previo el análisis de los justificativos presentados a la máxima autoridad institucional, o su delegado. Nota. En base al Articulo 13, mencionado anteriormente, de NO cumplir con la finalización de la solicitud en los 5 días habilitados el sistema automáticamente Finalizara con Incumplimiento la misma. Página 31 de 32
5.3 REQUERIMIENTOS Para que cada funcionario con permanencia en el exterior, pueda acceder y hacer uso del Sistema de Viajes al exterior y en el exterior, debe cumplir con los siguientes requisitos: Tener un navegador o browser instalado en su máquina local Tener usuario en el sistema Quipux.4 En caso de no cumplir con los requerimientos descritos, éstos deben ser solicitados a la Dirección de Sistemas de cada institución (AIQ). - 4 FIN DEL DOCUMENTO - Sistema Quipux: es un sistema de gestión documental que está disponible en la Web en la dirección: http://www.gestiondocumental.gov.ec Página 32 de 32