PLIEGO DE CLÁUSULAS TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIO DE ORGANIZACIÓN INTEGRAL DEL SALÓN DE ALIMENTOS NEUQUINOS Y SALÓN DE VINOS DE LA PATAGONIA, EDICIÓN 2013 1. OBJETO El Objeto del presente es la contratación del organizador del Salón de Alimentos Neuquinos y Salón de Vinos de la Patagonia, con arreglo a las condiciones que se detallan en el presente Pliego. Las empresas interesadas en realizar la organización integral de los eventos mencionados, deberán presentar una propuesta original, que contemple los antecedentes y objetivos generales de las ediciones anteriores. La misma deberá incluir propuestas de lay out, ambientación, servicios adicionales (clases de cocina, degustaciones, charlas, etc), presupuesto general del evento, y demás detalles a considerar. Deberán presentar los montos por honorarios y por venta de sponsors. Es obligatorio presentar un plan de comercialización. 2. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES El servicio a prestar por la empresa organizadora incluye las siguientes tareas (en adelante los servicios ) que se detallan seguidamente: Funciones Operativas, y de Producción, Supervisión y Coordinación integral del Evento Actividades previas Producción, supervisión y coordinación integral del Evento. Presentación durante los primeros 15 días de firmado el contrato, del plan de tareas. Actualización quincenal del mismo. Elaboración del presupuesto general: presentación de 2 presupuestos de cada item (si correspondiera), actualización del presupuesto cada 15 días, incluyendo los sponsors por canje. Elaboración de notas y presupuestos para obtención de fondos externos. Elaboración de Cronogramas de tiempos para cada Área. Presentación de lay out del evento. Propuesta de ambientación a acordar entre las partes.
Armar una agenda de los contactos del evento (proveedores, servicios, etc) Elaboración del cash-flow. Armado de la carpeta de venta, propuestas comerciales y organización de los sponsors. Venta de los sponsors, según lo estipulado. Presentación de informes quincenales con los avances en la comercialización del evento. Elaboración de los guiones del Evento Supervisión de las empresas contratadas prestadoras de servicios específicos, para dar fiel cumplimiento a los plazos de entrega y calidad. Coordinación de los diseños y materiales de impresión, teniendo en cuenta las acciones previas al evento. Esto implica que es responsabilidad del contratado previa validación del contratante. Realizar todos los trámites necesarios para la obtención de las autorizaciones necesarias (SADAIC, AADICAPIF, Bromatología, Municipalidad, ambulancias, seguro, seguridad) Asistencia permanente a reuniones preliminares, cuyos días y horarios serán fijados de común acuerdo entre Las Partes. Logística y Coordinación de las actividades de Marketing, Prensa, y Publicidad. Presentación de propuesta y cronograma de acciones. Redacción del reglamento de la feria y fichas de inscripción correspondientes. Envío de convocatoria. Ventas de stands, sujeto a acuerdo entre las partes. Redacción, envío y coordinación general de las licitaciones de restaurante, espacio de los chicos, vinoteca y otras que correspondieren. Coordinar y llevar a cabo la conferencia de prensa previa al evento: coordinar lugar, catering, invitaciones, sonido, programa, material para prensa, etc. Coordinar y llevar a cabo al menos 2 (dos) eventos previos al evento: coordinar lugar, catering, invitaciones, sonido, programa, material para prensa, etc. Coordinar, administrar y supervisar la venta anticipada de entradas. (Debe quedar establecido claramente la cantidad de invitaciones especiales y comunes que se imprimirán y como se administrarán cada una de ellas) Durante el evento Supervisión en el montaje y dirección del Evento; asignación de lotes y modificaciones al plano; servicios de iluminación, sonido, limpieza, y demás servicios necesarios. Coordinación integral del acto de apertura del evento. Son responsables directos de la ejecución del mismo.
Armado del sector de clases de cocina, de degustaciones (catas) y charlas; y coordinación de las mismas. Coordinación del área de acceso de público, impresión de tickets, personal, cobro de entradas, etc. La rendición del total de las entradas deberá efectuarse a las 48 hs. De finalizado el evento. Armado y entrega de credenciales e invitaciones a los expositores y acreditados. Atención al Expositor durante el transcurso del Evento (entendiendo al mismo desde la confirmación de su participación hasta el desarme de los stands) organización y supervisión de armado y desarme. Presencia permanente durante los días del evento en el Espacio DUAM, con tres horas de antelación, y dos horas después del cierre. Supervisión y coordinación del personal y servicios contratados. Post-evento Elaboración de un informe con la información del evento y las conclusiones. Seguimiento y control de cobro de los sponsors. Seguimiento y control de todos los pagos correspondientes. Rendición de ingresos de entradas, venta de stands, etc. Elaboración de carpeta con todo el material publicado en los medios sobre el evento Presentación de carpeta con todo el material impreso del evento. Elaboración de la liquidación de gastos final. Control de ingresos y egresos monetarios. 3. ELECCION DE LA EMPRESA ORGANIZADORA. El Centro PyME ADENEU se reserva el derecho de la elección y contratación de la empresa/persona organizadora que mejor satisfaga las necesidades del evento. Se evaluará la propuesta general del evento: las características presentadas, originalidad y demás detalles presentado. Y también se tendrá en cuenta la experiencia en la temática, así como los antecedentes y referencias. 4. CONDICIONES Presentar la propuesta en sobre cerrado en las instalaciones del Centro PyME ADENEU, sito en Sarmiento 802 de la ciudad de Neuquén, hasta el 10 de mayo a las 10:00 hs.. Presentar la propuesta por escrito, detallando características del evento y cronograma tentativo de trabajo. Detallar honorarios. Con relación al I.V.A., el Centro PyME-ADENEU es Exento, por lo que no se deberá discriminar el mismo en los precios cotizados.
Adjuntar Curriculum Vitae actualizado, antecedentes y referencias comprobables. Anexar fotocopia de DNI del organizador o de los titulares de la empresa, y comprobante de CUIT. 5. PLAZO de 2013. El plazo por el que se adjudica el contrato es desde la fecha de recepción de Orden de Compra hasta el 15 de octubre 6. PERSONAL Todo el personal, ya sea empleado fijo o temporario de la empresa deberá contar con alta temprana y ART y/o seguro de accidentes personales. 7. CONDICIÓN DE PAGO La condición de pago es la siguiente: ANTICIPO DEL 20% A LOS 30 DIAS DE FIRMADO EL CONTRATO, 30% UN MES ANTES DEL EVENTO Y EL 50% RESTANTE A LOS 7 (SIETE) DIAS FINALIZADO EL EVENTO. Para efectivizar cada uno de los pagos anteriormente mencionados deberá presentar: un informe y el mismo será validado por el coordinador del programa y además toda la documentación requerida por la Administración del Centro PyME-ADENEU. Centro Pyme-ADENEU no reconocerá ningún tipo de pago que no esté validado con su respectiva Orden de Compra. Los anticípos que se efectúen se llevarán a cabo en un todo de acuerdo al artículo 25 del Decreto Reglamentario de la Ley de Administración Financiera y Control N 2.141. PROPIEDAD DEL EVENTO La empresa organizadora reconoce al CENTRO PYME ADENEU como único propietario del Salón de Alimentos y a LA CAMARA BODEGAS EXPORTADORAS DE LA PATAGONIA ARGENTINA como único propietario del Salón de vinos, y a ambos como diseñadores del Evento por lo por cual la organización del mismo se realizará de acuerdo al lineamiento que estos organismos le impartan. El CENTRO PYME ADENEU se compromete a prestar a la empresa organizadora toda su colaboración a fin de que ésta pueda realizar eficientemente todas las tareas descriptas, tanto antes, como durante el desarrollo de El Evento, y una vez finalizado el mismo.
La empresa organizadora se compromete a mantener en estricta confidencialidad toda la información escrita, gráfica y/o verbal que haya recibido o reciba de CENTRO PYME ADENEU con motivo de este contrato.